Word常用操作正确使用方法Word文件下载.docx
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Word常用操作正确使用方法Word文件下载.docx
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当按下Alt键不放,再同时按与该字母键时,即打开该菜单。
与单击菜单效果一样。
常用工具栏
常用工具栏位于菜单栏下方,其中包含许多按钮,用鼠标单击某一按钮,便执行该按钮所对应的功能。
例如,要打开一个文档,只需用鼠标单击“打开”按钮(
),选择指定的文档即可打开。
使用工具栏命令按钮,可以使操作更便捷。
格式工具栏
格式工具栏位于常用工具栏下方,利用格式工具栏中的按钮,可以设置字符的字体、大小及其修饰,设置段落的对齐格式,建立项目符号和编号等。
格式工具栏中按钮的用法同常用工具栏。
标尺
有垂直标尺和水平标尺,位于“格式”工具栏下方的是水平标尺。
利用标尺可快速设置段落缩进、调整页边距及设置制表位等。
标尺既可以显示在屏幕上,也可以被隐藏,其方法是选择菜单项:
视图|标尺。
文本区
窗口中间大部分的空白区域叫做文本区,用户创建文档、编辑文档和查看文档,都是在文本区中完成的。
文本区中有一个闪烁的垂直线称为插入点,插入点表明当前输入字符的位置,即当前输入的字符出现在插入点位置。
选定栏
选定栏是位于文本区左端的一个隐含栏,即不可见的栏。
鼠标指针在该区时变为指向右上方的箭头。
利用选定栏可对文本进行大范围的选择。
滚动条
在窗口的右边沿和下边沿各有一个滚动条,分别称为垂直滚动条和水平滚动条,滚动条上的矩形块称为滚动块。
通过拖动滚动条内的滚动块或单击箭头按钮,可以浏览查看整个文档内容。
状态栏
状态栏位于屏幕底部,状态栏显示插入点所在的节号、页号,行号、列号、文档中总页数、操作步骤等信息。
创建新文档
创建创建文档是使用Word2000开始工作的第一步。
Word2000中文版可以用不同的创建方各种各样的文档。
1.创建一个空白文档
在刚启动Word2000中文版时,系统会自动建立一个空文档让你输入文本,并自动以“文档1”作为此文档的文件名。
此时若需要再建立一个新文档,可使用如下操作:
∙选择菜单项:
文件|新建,打开如图4-2所示的新建对话框。
∙选择“常用”选项卡。
∙在列表框中双击“空白文档”图标,或先选中空白文档图标,再单击“确定”按钮。
图4-2新建对话框
还可以单击常用工具栏中“新建空白文档”按钮()或按Ctrl+N组合键可快速创建一个新文档。
2.使用模板创建文档
Word2000还提供了一些预先设计的模板供选用。
模板就是文档的基本框架和套用的样板。
使用模板可以快速地生成一种类型文档的基本框架。
在Word中,把模板按照不同的类别分放在相应的标签中。
这些模板可以用来创建信件,还可以快速地创建标准的传真、简历等专业文档。
我们只需将精力集中于文档中的内容,而不必在文档的设计方案或格式上花费太多的时间。
保存文档
建立文档之后,应将文档保存到磁盘上供以后使用。
1.保存新文档
当第一次保存某个文档时,(即文档名暂被命名为“文档1”、“文档2”等),我们至少要考虑两件事情:
一件是给这个新文档起名字,另一件是把这个文档存放在某个位置,以便以后查找。
选择菜单项:
文件|保存,或者单击常用工具栏中的“保存”按钮。
打开“另存为”对话框。
(如图4-3)。
图4-3另存为对话框
在“文件名”文本框中,Word根据文档第一行的内容,自动给出文件名。
我们可以输入一个便于记忆的新名字来取代它。
比如:
example
单击“保存位置”列表框的下箭头,从下拉列表中选择所需驱动器,比如C:
盘,该驱动器中的所有文件夹和Word2000文档名会显示在列表框中。
双击文档列表框中要使用的文件夹图标,比如:
Mydocuments,然后单击“保存”按钮,该文档就以example为文件名,被保存在C:
盘的Mydocuments文件夹中。
2.保存已有文档
对于已命名并保存过的文档,只需要随时单击常用工具栏中的“保存”按钮,或单击文件菜单中的保存命令来保存当前文档。
系统将自动将当前文档的内容保存在同名的文档中。
不再显示“另存为”对话框。
视图介绍
用户是通过屏幕查看文档中的文本及其格式效果的。
为了方便用户进行文字编辑及格式编排,Word2000提供了多种显示模式,也称为视图。
1.普通现图
普通视图是用户进行文字输入、编辑及格式编排时,Word2000所默认的视图。
普通视图简化了版面布局,以方便用户输入、编辑文字及进行格式编排,但是用户看不到页边距、页眉、页脚等效果。
如果用户已在其它视图下操作,要回到普通视图,可采用下列两种方法中的一种:
⑴选择菜单项:
视图|普通。
⑵单击水平滚动条左边的“普通视图”按钮,即左边的第一个按钮(
)。
2.页面视图
在页面视图下,用户可以看到文档的真实打印效果,包括页边距、页眉、页脚及脚注等在页面上的位置及图文框中各项目的确切位置,如不满意可及时修改。
单击水平滚动条左边的“页面视图”按钮(
),可切换到页面视图。
3.大纲视图
在大纲视图下,用户可以创建或修改文档的大纲,组织文档结构。
可以只显示标题,将标题下的文本内容隐藏,也可以将标题的层次提升或降低。
单击水平滚动条左边的“大纲视图”按钮(
),可切换到大纲视图。
4.主控文档视图
在主控文档视图下,可方便地将长文档分成若干个子文档进行编辑,也可将多个Word文档组合成一个文档,然后可对该文档进行更改(例如添加索引或目录)而不用打开单个的文档。
这样就解决了因文件过大而工作速度慢的问题,同时又能将多个文档当作一个文件进行目录制作。
要切换到主控文档视图,首先将视图方式切换到大纲视图方式下,然后在“大纲”工具栏上单击“主控文档视图”按钮(
)。
5.全屏视图
全屏视图将屏幕上的标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、滚动条及状态栏全部隐藏,用整个屏幕显示文档内容。
要进入全屏视图,只需选择菜单项:
视图|全屏视图。
在全屏视图下,屏幕上出现一个“全屏显示”菜单,单击“关闭全屏显示”按钮,便返回到全屏视图前的视图。
6.Web版式视图
Web版式视图的最大优点是:
在屏幕上阅读和显示文档时效果极佳,它的正文显示得更大,并且自动换行以适应窗口,而不是显示实际打印的形式。
也就是说,不管Word的窗口大小如何改变,在文档编辑区中,每一行文本都会随着窗口缩小而适当地自动换行以适应窗口的大小,始终显示文档的所有文本内容。
此外,在Web版式视图方式下,还可以设置文档的背景颜色,进行浏览和制作网页等。
单击水平滚动条左边的“Web版式视图”按钮,即左边的第二个按钮(
在文档中输入文本
1.输入文字
Word2000可以支持五笔、标准、区位、郑码、全拼和双拼等多种汉字输入法,按组合键Ctrl+Shift可以在不同的输入法之间切换。
在文档中输入文字时,文本将在一行的最右端自动换行。
如果要结束一个段落,按回车键即可。
可以选择在插入或者改写状态下输入文本。
在插入状态下,字符在插入点处写入,其后的字符顺序后移;
在改写状态下,输入的字符将替换鼠标指针所到处的字符。
切换插入或改写状态的方法有两种,一种是按Insert键,一种是用鼠标双击状态栏上的“插入/改写”按钮(
2.即点即输
使用即点即输功能可以在文档的空白区域中快速插入文字、图形、表格或其它容。
在页面视图和Web版视图下,文档中的大部分空白区域都可以插入内容。
例如,可用即点即输功能在文档未尾的下面插入图形,而不必先按Enter键添加空行,或者在图片右边输入文字,而不必手动加入制表位。
在使用即点即输功能时,不能在以下区域内使用:
多栏、项目符号和编号列表、浮动对象旁边、具有上下型文字环绕方式的图片左边或右边、缩进的左边或右边。
要使用即点即输功能插入文本,必须首先确认已经启用了即点即输功能:
工具|选项菜单项→打开“选项”对话框→选择“编辑”选项卡→选中“启用即点即输”复选框,然后单击“确定”按钮。
设置完毕,切换到页面视图或Web版式视图。
在文档中,将鼠标指针移到要插入文本的位置,然后单击页面,以启用即点即输指针。
指针的形状表明了对要插入的内容将对应哪种格式。
例如,如果指向页面中间,指针形状为I,表示内容将居中放置。
双击页面,然后照常输入文本或插入内容。
如果不想在双击的位置插入内容,只需双击其它区域,即可撤消插入状态。
3.输入标点符号和特殊符号
可以输入像书名号“《》”和温度单位“℃”之类的标点符号和特殊符号。
在Word2000中,将标点符号和特殊符号分成两大类:
符号和特殊字符。
将符号类又分成标点符号、特殊符号、数学符号、单位符号、希腊字母、旧体拼音、日语符号和俄语等几种。
特殊字符类中包括长划线、短划线、不间断连字符、省略号等字符。
输入符号的操作步骤如下:
插入|符号,出现如图4-5所示的符号对话框。
移动和复制
1.剪贴板
剪贴板是内存中的一块存贮区域。
在进行复制或移动操作时,先把选定的内容“复制”或“剪切”到剪贴板上,然后再将其粘贴到插入点所在位置。
例如:
可以先在MicrosoftExcel中复制一个图形对象,然后切换到MicrosoftPowerPoint中复制项目符号列表,再切换到另一个Word文档复制一段文字,最后切换至正在编辑的Word文档并粘贴复制的内容。
所有被复制或剪切的内容都将自动置于Office剪贴板之中。
收集到的内容将保留在“Office剪贴板”上,直到关闭了计算机上的所有运行程序。
视图|工具栏|剪贴板,即可打开如图4-8所示的“剪贴板”工具栏。
但是,剪贴板工具栏可能会被隐藏。
例如,在切换到其他Office程序时,剪贴板工具栏可见,但在复制、剪切和粘贴命令无效的视图中,或在非Office程序中工作时,工具栏将消失。
Office剪贴板最多可容纳12项内容。
在MicrosoftOffice程序中,当用户试图复制第13项内容时,将会出现一条信息,询问用户是否要放弃Office剪贴板上的第一项内容并将新内容添加到剪贴板的尾部。
用户可以查看Office剪贴板中的前50个文字字符,只需将鼠标指针停留在该项目的图标之上,即可出现一个消息框。
如果项目是图形对象或图片,或不包含文字的项目,Word将显示标签(如“图片2”),表示项目复制的顺序;
对于图形对象和图片的编号标签,只表示图形对象和图片的复制顺序;
对于不包含文字项目的编号标签,则表示所有项目的复制顺序。
与其它的Windows工具栏一样,剪贴板工具栏也是一个活动的工具栏。
它既可以悬浮于窗口中,也可以固定在工具栏区域或者窗口左侧或右侧。
固定剪贴板工具栏的方法很简单,只要用鼠标指向剪贴板工具栏的标题栏,然后将其拖动到合适的位置就可以了。
如果剪贴板中的项目不再有用,可以清空Office剪贴板中的所有项目;
以备容纳新的内容。
清空剪贴板的方法是:
单击剪贴板工具栏上的“清空剪贴板”按钮(
2.移动文本或图形
移动文本或图形。
将文本或图形从一个位置移到另一个位置,可按如下步骤操作:
⑴选定要移动的文本或图形。
⑵选择菜单项。
编辑|剪切,或单击常用工具栏中的“剪切”按钮(
),或按
Ctrl+X组合键将要移动的文本或图形移到剪贴板中。
⑶选择菜单项。
编辑|粘贴,或单击常用工具栏中的“粘贴”按钮(
),或
按Ctrl+V组合键将要移动的文本或图形移到插入点所在位置,插入点位置处原来内
容向后移动。
也可以用鼠标拖动选定的文本或图形移动文本或图形。
当用鼠标拖动选定的文本或图形时,鼠标指针变成一个带有虚竖直线和虚方框的箭头。
松开鼠标左键时,虚竖直线的位置就是被拖动内容移到的目标位置。
3.复制文本或图形:
要将文本或图形在另一位置进行复制,可按如下步骤操作:
⑴选定要复制的文本或图形。
⑵选择菜单项:
编辑|复制,或单击常用工具栏中的“复制”按钮(
),或按Ctrl+C组合键将要移动的文本或图形复制到剪贴板中。
⑶选择菜单项:
编辑|粘贴,或单击常用工具栏中的“粘贴”按钮,或按Ctrl+V组合键便将要复制的文本或图形复制到插入点所在位置,插入点位置处原来内容向后移动。
可以用一种十分简便的方式来进行文本的复制,那就是使用鼠标拖动的方法。
在移动或复制文字和图形时,用鼠标右健拖动选定内容,在释放鼠标右键时,将出现一个快捷菜单,其中将显示移动和复制的有效选项。
选择“复制到此位置”命令,即可实现复制操作。
上面介绍的移动或复制的操作,既可以在一个文档中进行,也可以在不同文档之间或不同的应用程序之间进行。
如果需要复制的项目在其它程序或文档中,需要切换到该程序或文档,在其中选择需要复制的项目。
然后,单击剪贴板工具栏上的“复制”按钮,如果视图或程序中没有显示剪贴板工具栏,可选择菜单项:
编辑|复制。
重复该操作,直到复制了所有需要复制的项目,但不能超过12项。
复制完毕,切换到要粘贴项目的Word文档中,单击需要粘贴项目的位置。
用户可以选择粘贴全部项目还是只粘贴某些特定项目。
如果需要粘贴所有项目,可单击剪贴板工具栏上的“全部粘贴”按钮:
如果不需要粘贴所有项目,则可以粘贴特定项目。
删除文本
若想删除一段文本,首先要选定这段文本,然后,对这段文本进行剪切操作,将文本暂存在剪贴板中,也可以将该文本永久地删除。
对一段文本进行剪切操作,也就是从当前文档中将该文本删除,只不过暂时还保留在Office剪贴板中,如果没有打开剪贴板工具栏,则在下一次使用剪切操作时,新的剪切内容就会剪贴板中原有内容。
1.除插入点左右的文本
按Backspace键一次,删除插入点左边的一个字符或汉字,插入点及其后边的内容向前移动一个字符或汉字位置。
按Delete键一次,删除插入点右边的一个字符或汉字,插入点不动,其后面内容向前移动一个字符或汉字位置。
2.删除选定的文本
用下面3种方法可以删除选定的文本。
按Delete键或Backspace键;
编辑|清除;
编辑|剪切,或单击常用工具栏中的“剪切”按钮,便将被选定的文本移
入剪贴板,而从原位置删除。
用这3种方法也可以删除选定的公式、图形或其它对象。
字符格式化
Word字型、字体和字号的缺省设置值是常规字形、宋体、5号字。
字符格式设置方法:
方法一:
先选择文字,后用字符格式化命令,设置所选文字格式;
方法二:
不选择文字,先用字符格式化命令,则设置插入点位置输入的文字格式。
1、设置字型、字体和字号等:
使用格式工具栏设置;
或单击鼠标右键,单击快捷菜单中的“字体”命令;
或选择“格式”菜单的“字体”命令,在“字体”选项卡中设置。
2、设置字符间距:
在“字体对话框”的“字符间距”选项卡可以调整字间距。
3、设置字符效果:
在在“字体对话框”的““文字效果”选项卡中设置。
4、格式刷:
用于快速复制格式。
选择要复制的对象A,单击格式刷可将格式复制到一个对象上;
双击格式刷则可以将格式复制到多个对象上,鼠标每拖动一次,都会复制一次格式,直到再次单击格式刷按钮或按Esc键或修改或插入文档的内容。
5、查看字体、字形、字号
选择文字后,格式工具栏上显示这段文字的字体、字形和字号。
如选择了有不同字体或字号格式的文字,则工具栏的对应框不显示任何信息,即为空白。
设置纸张大小、页面方向及纸张来源
在打印文档之前首先需要设置纸张大小、纸张使用的方向及纸张来源。
我们经常使用的纸张大小有A4,A3,B5,16开等。
纸张使用的方向是指纵向打印或横向打印,纵向指纸张的高度大于宽度,横向指高度小于宽度。
纸张来源指打印所用的纸是由手动送纸、送纸盒送纸还是其它方式送纸。
Word2000默认的纸张大小是A4,纸张使用的方向是纵向。
纸张来源依据打印机的不同而有所不同。
设置纸张大小及页面方向的操作步骤如下:
文件|页面设置,出现页面设置对话框,如图4-17所示。
也可以双击水平标尺打开页面设置对话框。
图4-17页面设置对话框
⑵选择“纸型”选项卡,在“纸型”的下拉列表框中选择纸张大小,默认设置为A4纸,也可以在“宽度”和“高度”文本框中键入或选择用户自定义纸张的大小。
通过选择“纵向”或“横向”单选按钮来选择页面打印方向。
⑶选择“页边距”选项卡,在“上”、“下”、“左”和“右”文本框中分别键入或选择上页边距、下页边距、左页边距和右页边距,页眉、页脚与边界的距离。
⑷单击“确定”按钮,完成设置。
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