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负责公司办公资产的购置、登记、管理、报废、清查等,对各子公司办公资产的管理进行规范和检查。
4.2各子公司行政管理部门为本单位办公资产的归口管理部门:
负责本单位办公资产的购置、登记、管理、报废、清查等;
负责安排专人担当本单位资产管理员;
配合公司总经理办公室做好办公资产的购置、清查、调拨等日常管理工作。
4.3公司财务管理部负责公司办公资产的账务管理,督导、检查公司办公资产管理状况,做到账实相符;
各子公司财务管理部门负责本单位办公资产的账务管理,督导、检查本单位办公资产管理状况,做到账实相符。
4.4各职能部门必须设立一名兼职资产管理员,负责本部门使用的固定资产及低值易耗品的实物进行管理,包括资产领用、报修、调拨、报废等工作。
5办公资产采购原则
5.1所有办公固定资产、低值易耗品的费用必须在预算额度内支出。
5.2办公资产采用按需购置的原则,根据实际需求情况,实施动态采购。
6办公资产的购置
6.1办公资产的申购流程
6.1.1各部门根据实际工作需求申购固定资产,须在OA办公系统软件中填写《设备采购申请表》,列明名称、规格、数量等内容,报上级审批。
6.1.2购置申请的审批流程:
部门申请人---部门总监---行政专员---行政负责人---财务费用稽核---分管副总---财务总监---总经理---行政专员。
6.1.3零星办公资产采购,由各子公司行政管理部门汇总各部门提报的采购申请,经审批人批准后,根据招标或采购标准进行统一购置。
6.1.4如属原有资产报废或达折旧年限而新增资产,除应有预算外,上报购物申请前必须有原有资产的报废申请。
6.2办公资产供应商选择办公资产采购,须货比三家,选择质优价廉的正规供应商。
6.3办公资产的采购及结算
6.3.1办公资产采购根据大宗物资集团集采配送、零星采购各单位自行购置的原则进行。
6.3.2采购须双人进行,特殊办公设备技术指标要求较高时由申请部门协助。
6.3.3采购经办人是采购责任人,对采购用品的性能、数量和价格的真实性负责。
6.3.4采购经办人应向供应商索要购货清单和符合财务要求的正规发票。
6.3.5采购人员要密切关注办公物资的主要材料、市场供求、价格变动等相关情况,趋势预测,及时进行市场调查询价,随时与供应商洽谈,维护公司利益。
6.4办公资产的入库管理与费用报销
6.4.1采购的物资均须及时办理入库手续,并填写入库单,入库单须由经办人、保管人签字。
6.4.2验收时必须严格核对商品规格、型号、数量并检查商品质量及状态,对批量包装的应进行拆包抽查。
对问题商品,保管人有权拒绝入库。
7办公资产的领用
7.1低值易耗品的领用,由需求部门直接到保管员处领取,并在《低值易耗品领用记录》中登记确认,保管员应登记入账。
7.2固定资产的领用,由需求部门兼职资产管理员填写《固定资产领用记录》,需求部门、行政管理部门,财务管理部相应变更资产管理台账。
8办公资产的使用、管理和维护
8.1低值易耗品的使用
对日常办公用品的使用坚持爱惜和节俭的原则,不得乱丢乱弃。
8.2固定资产的使用与维护管理由公司总经理办公室或各子公司行政管理部门对大件资产的管理登记造册,并确定相应的责任人或使用维护人,使所有大件办公资产都处于受控管理范围之内。
部门公用办公资产,如橱柜、沙发等,由部门负责人指定专人负责日常的使用、清洁及管理工作;
员工单独使用的办公资产,由员工自己负责日常的使用、清洁与管理工作;
固定资产出现故障或损坏时,在保修期内,由采购经办人负责协调供应商维修;
若保修期外,使用部门需上报维修申请单,说明原因、过程,分清责任;
因违规操作造成的损失,当事人须进行赔偿。
9低值易耗品的库存管理、盘点
9.1公司总经理办公室或各子公司资产管理员做好低值易耗品的日常库存管理:
办公资产入库后,保管员做好记账登记工作,要求账物相符;
办公资产存放库房要做到常整顿、常清洁,物资合理分类,摆放整齐,无灰尘污渍;
库存物资要科学地存放,防潮,防火,并做好保质期的管理;
未经保管人员批准,外来人员严禁进入库房。
9.2低值易耗品应于每季度末定期盘点,并填写《库存物资盘点表》,盘点时需要有指定的监督人。
10固定资产的盘点
10.1固定资产盘点责任人
公司总经理办公室或各子公司资产管理员为固定资产盘点的责任人,负责按计划发起固定资产的盘点工作;
各部门兼职资产管理员配合做好本部门固定资产的盘点。
10.2公司公共资产由总经理办公室负责;
各子公司公共资产由各单位行政管理部门负责。
10.3资产清查的组织和方法:
业子公司由行政管理部门牵头,财务部监督,其它部门配合组织实施;
公司本部由总经理办公室牵头,财务管理部监督,各职能部门配合组织实施。
盘点周期规定如下:
固定资产每半年盘点一次;
各子公司资产盘点结束后,需将资产盘点情况报公司总经理办公室汇总、备查。
10.4资产标识牌
公司及各子公司所有办公资产须粘贴资产标识牌,标识牌需含:
资产名称、资产编号、购置时间、规格型号、部门/责任人等信息。
资产编号应按照统一规则进行,按照“单位代码-资产类别代码-顺序号”排,如XXXX电脑的编号为:
“XXXX-DN-01”,XXXX办公桌的编号为:
“XXXX-BGZ-01”等。
具体的编号规则以公司总经理办公室下发的编号文件为准。
11闲置资产的管理
为了使公司的闲置资产得到充分的利用,提高资产利用率,现对闲置资产的管理规定如下:
11.1闲置资产的确认
属于固定资产的范畴;
因经营调整本单位已不需用或资产超过三个月无使用人,经过鉴定状况良好的固定资产。
11.2闲置资产的上报
各子公司资产盘点时,单独盘点本单位闲置资产,经本单位负责人审核后,由公司总经理办公室分类汇总,确定意见后反馈至各子公司资产管理人员,以便各单位资产管理人员能充分了解公司闲置资产情况,便于内部调拨。
11.3闲置资产处置
闲置资产的处置方式:
子公司留存备用、子公司或公司职能部门之间调拨再利用、申请资产转让。
12资产的内部调拨与借用
12.1公司总部与子公司、子公司之间的办公资产相互调拨,按以下规定办理调拨手续:
12.1.1由使用部门填制《办公资产调拨单》,调出、调入部门资产管理员、负责人签字、公司财务管理部、总经理办公室审批。
12.1.2调入、调出部门根据《办公资产调拨单》分别变更办公资产台账。
12.1.3资产调拨时做好交接,将资产包装完整,调拨物品到位后调入单位资产管理人员负责组织人员当场验收,如出现资产损坏、丢失等情况,必须当日反馈调出单位资产管理人员,落实原因后提出处理方案。
12.2资产的借用
12.2.1各子公司之间、职能部门之间或子公司与职能部门之间借用资产,需办理资产借用手续。
12.2.2所有借出资产必须经过资产管理员办理资产借用手续,借出业务单位或部门需要建立《资产借用记录表》。
12.2.3资产借用单位或部门需要提前一天向借出单位或部门提出申请,由借出单位或部门的负责人同意后,方可办理资产借用。
12.2.4在归还资产时,需要资产借用部门、借出部门的资产管理员共同鉴定资产的使用状况,确认无误后登记在《资产借用记录表》中。
12.2.5借用资产在搬运过程中要轻拿轻放,在办理完毕资产借用手续之后,直到资产归还之前,借用部门的经办人都是该资产的维护责任人。
13资产的报废
13.1资产报废首先由使用部门或保管部门OA填写《设备报废申请表》,列明资产的报废原因等基本情况,财务管理部就报废资产进行监督,并估算残值。
13.2经批准报废的资产,相应部门同时在有关账表上减少固定资产数量。
13.3经批准报废的资产,有残余价值的一律由资产管理员单独建档进行实物管理;
报废资产应及时处置,资产管理部门与财务部门共同办理,残值上交财务部。
14人员岗位异动时的资产交接管理
员工交接时,所领用办公资产由资产管理员负责监督,调动单或离职单必须由资产管理部门签字后方可办理后续手续;
资产管理员工作交接时由行政管理部门负责监督。
离职员工资产被调剂其他部门或者行政管理部门收回,需将资产变动情况表交财务管理部调整资产明细表。
15处罚措施
15.1提前报废:
由于使用不当及日常保养不到位至使资产提前报废,将由设备责任人、部门负责人对该资产的现有净值予以赔偿。
15.2资产由于使用不当及保养不到位至使资产提前进入维修期,使维修费增加,将由相关责任人对该资产的维修费的50%进行赔偿。
15.3部门间随意调动、使用部门乱摆乱放资产的,视情节轻重对部门负责人通报处理。
15.4未建立有效的资产管理台账,或资产盘点不及时的,对资产管理人员及部门负责人做一定处罚。
15.5对于盘亏的办公资产,由相关责任人按净值进行赔偿,盘亏部门的负责人负连带管理责任。
15.6出现违反本制度规定的其他行为或事项,根据实际情况落实责任。
16附则
本质度由总经理办公室和财务管理部负责解释。
本制度自发布之日起执行,原编号为XXXX的《XXXX有限公司规定资产管理规定》同时废止。
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总经理办公室
2019年9月4日
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