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Subject:
ScheduledProductionEnvironmentforSaturday
October31
DearPartners,
Thecompany'
sProductionenvironmentwillbetakenofflineonSaturday,Oct312010forascheduledmaintenance.AcompletelistofthechangesbeingmadeinthismaintenancecanbefoundatfollowingURL
Date:
Saturday,Oct.31,2010
Time:
2300hrs~2400hrs
Duration:
1hour
Purpose:
SoftwareUpgrades
Pleasenotethatduringthismaintenanceperiod,ourcompany'
sCustomerCenterwillbeoffline.
Ifyourequireadditionaldetailsregardingthismaintenance,pleasecontactusviaemailat
BestRegards,
TomMoore
CustomerService
Ifyou’rereadingthis,there’sagoodchancethatyouhaveanemailaccount.Youmaywellhaveseveral–perhapsseparateaccountsforprofessionalandpersonalcontacts.
如果你正在阅读这篇文章,你肯定有一个或若干个甚至是不同帐号的私人或办公邮箱。
It’seasytoassumethatweknowhowtouseemaileffectively:
it’sbeenaroundforlongenough.Butifyoufindyourselfstrugglingtocommunicateeffectivelybyemail,thesesixtipsshouldhelp:
邮件这样的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中,因此可以说大多数人都能有效地使用邮件与他人交流。
但如果你发现自己还没做得足够有效,我想以下这六点可以帮到你:
1.StartWithanAppropriateSalutation
邮件开头称呼要恰当:
Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa“hi”.It’spolitetoaddasalutation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike:
有些人写邮件不喜欢加称呼,甚至连简单的“你好”都忽略,直接开始正文内容。
孰不知就像在传统的信件上一样,写上称呼是一种礼貌的象征。
称呼可以这样写:
#DearSir/Madam亲爱的先生/女士
#DearMr.Johnson亲爱的约翰逊先生
#HiSue苏,你好
#HelloFred你好,福瑞德
Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyou’rewritingtoaprospectiveemployer,“DearMr.Johnson”isprobablythebestwaytogo.“HiBob”isgoingtolookunprofessional.
称呼必须恰当。
若邮件对象是你未来的上司,“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。
像“你好,鲍勃”更适用于随意的场合。
Butdon’tassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyou’rewritingtoafriendofafriend,using“Dear”plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted.
那么,是不是正式的用语就万能呢?
绝对不是。
若你给你朋友的朋友写邮件,那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。
Ifindoubt,“Dear[firstname]”willusuallyworkjustfine.
当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适,你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。
2.GetStraighttothePoint
直奔主题
Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwaffle–sogetstraighttothepoint.Ifyou’rewritingtosomeoneoutoftheblue,don’tgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest.
相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论,所以你需要直奔主题。
如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友,开头先把你的建议亮出来,然后再用你的亲身经历来辅助说明。
Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail(afterthesalutation)lookssomethinglikethis:
直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样:
#I’mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions.
我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章,不知道您有没有时间回答3个问题呢?
#Couldyousupplymewithaquoteforthefollowingproject?
可否对下面的设计项目进行引证?
#I’dliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?
我想和你谈谈修订的事。
这周二下午两点您有空吗?
#I’veattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday.
昨天会议上您要求的文件已附上,请查收。
Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestioncomestoofardown,therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply.
当然,你需要再增加更多的细节内容。
若将邮件重点放到内容的开头,你将收到更加及时的回复信息。
如果你的问题在邮件后头,收信人可能都不会意识到你在等他回复。
3.KeepitShort
内容言简意赅
Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too–longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein.
尽可能将你的邮件内容写得简单明了。
文章太长不易阅读和吸收。
Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthat’srequired.Youmightfindthatit’sbesttoofferthisasanattachment–you’llhavemoreflexibilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily.
若对方需要通过你的邮件来做决策,那你一定要在邮件中将相关信息写完整。
为了能更灵活地排版,你可以把这些信息作成附件形式,以方便对方将其打印出来。
4.UseNumberedPoints
将内容编号
Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake,it’sveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forinstance:
对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件,最好将问题一点一点的列举出来,以便于他人对每个问题作答,尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。
例如:
#Couldyouletmeknow:
能否告知:
#1.Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign
1.网站设计费用
#2.Howmuchforthewebsitedesignplusatri-foldbrochure
2.网页设计加一份三页宣传册的费用
#3.Whetheryoucouldcomplete#2bytheendofApril
3.您能否在四月底完成第二点所述工作?
It’salsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;
ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed.
将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的,倘若你用一段话将几个点全部涵盖,那对方有可能会漏看其中的几点。
5.Re-readandUseSpell-Check
重新阅读一遍,校对拼写错误
Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassing–orevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:
amissing“not”,forinstance,couldpotentiallycauseproblems.
排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。
尤其当你用邮件来沟通专业性内容时,这样的错误就很尴尬,甚至有些失礼。
它可能改变你整个邮件的意思。
比如:
少写了个“不”,就可能会引起某些问题。
Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakes–butuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwon’tpickup.Ifyou’reemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyou’vetyped.
因此检查拼写将避免你犯这些低级错误,但这里强调——不仅仅用眼睛检查,还得用大脑思考。
有些错误不一定能轻易检查出来。
如果你的邮件系统有字句联想功能和自动纠错功能,一定要把写出来的内容再通读检查一遍。
6.MakeYourSignatureUseful
充分利用邮件签名
Doyouhaveanemailsignature?
(That’sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail.)Somepeopledon’tuseoneatall;
othershaveafunnyquoteorfavoritesaying.
你设置过邮件签名吗(它将会在你每次邮件内容的下方自动生成)?
有些人从来都没有使用过它,但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。
Whetheryou’reusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean:
无论你是为了工作还是私人聊天,加注签名对你和邮件接收者都有好处,因为这意味着可以:
Givingthelinktoyourwebsite
加上你的网页链接
Includingyourworkaddressand/orphonenumber
写上你的工作地址或电话号码
Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts
注上你的社会媒体工具帐号(例如博客,微博,论坛)
Puttinginalinetopromoteyourrecentbook/blog/product
宣传你最新的书籍,博文或产品
Ifyouremailproviderallowsit,youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes(e.g.oneforemailingfriends,onefornewbusinesscontacts).
有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务(比如:
一个对朋友使用,一个对新结识的企业伙伴使用)。
Forthepast18monthsorso,I'
vebeensendingamonthlyemailouttoalistofafewthousandpeople(whovoluntarilygavemetheiraddresses!
)Myopenrateissomewherebetween35percentand44percent.
在过去的18个里,我每个月给那些自愿给我邮件地址的人发邮件,大概每月要发几千封邮件。
这些邮件的打开率大概在35%到44%之间。
Thispastmonth,Ihadarealization:
thehighestopenratestendedtooccurduringthemonthsthatIsenttheemailonaSundayafternoon.
上个月我发现:
在我发送邮件的几个月里,在周日下午发送出的邮件是打开率最高的。
Thisdidnotseemintuitivetome.Indeed,I'
dactuallyavoidedsendingtheemailonweekendsbecauseIthoughtitwouldlowertheopenrate.MostofustrytobeplacesotherthanourdesksonSundays,anddoingthingsthatdon'
tinvolveemail.
一开始我并没有想过会是这样的结果。
事实上,我会避免在周末发送邮件,因为我认为周末的邮件阅读率不会高。
星期天大多数人都不会选择待在书桌前办公,而是去做些其他的事情,当然不包括查看邮件。
ButaftertalkingwithAlexMoore,CEOofBaydin,anemailmanagementservice,Istartedtothinkaboutwhatwasgoingon.Mooretoldmethatemailssentfrom6a.m.to7a.m.areaboutthreetimesmorelikelytobeopenedthanemailssentat4p.m.
但是在和电子邮件管理服务公司Baydin的行政总裁AlexMoore谈过之后,我开始思考到底发生了什么事。
Moore告诉我,早晨6-7点发出的电子邮件,得到阅读的可能性是下午4点发出的邮件的三倍以上。
Manyofusknowthatweshould"
nevercheckemailinthemorning"
.Yetwedo.Weshowupatourworkplaces,grabourcoffee,andstartpeckingawayatourinboxes,startingwiththefirstunopenedemails--thosesentat6a.m.orso.Anyemailsentthenis"
towardthetopofthepile,"
saysMoore,soitgetsread.
许多人都知道这句话“绝对不要在早晨查看电子邮件”。
但事实上我们一直都在这么做。
我们出现在工作的地方,手拿咖啡杯,开始查看收件箱,点开第一封没打开的邮件——那些早晨6点左右发送的邮件。
Moore说,在这个时间发送的任何邮件都有可能“排在未读邮件列表的前列”,因此这些邮件更有可能被阅读。
Bytheendoftheday,though,anygivenemailgetsburiedinanavalancheofotheremails.Peoplearetriagingandtryingtogetoutthedoorandanythingmarginalornotrelatedtothetaskathandwilljustgetdeletedorignored.That'
swhymorningemailsworksowell.
而在一天结束的时候,任何邮件都将被其他邮件给沉下去。
人们会权衡轻重,把那些不重要的、或与当前任务无关的邮件删除或忽略。
这就是为什么早晨发邮件会很有效的原因了。
Whichmakessense--butdoesn'
texplainwhatIwasfinding.WhywasSundayafternoonworkingsowellforme?
这种说法有一定的道理,但还是不能解释我的发现,那就是为什么周日下午发送邮件会效果特别好呢?
Itturnsoutthatinthesmartphoneera,manypeopledocheckemailonSundays.AnyresolvetostayoutoftheinboxendswithSaturday.Sittinginthebleachersatasoccergame,orwaitingforagametocomeon,orputteringaroundthehouse,they'
resomewhatbored,andwillingtodosomethingthatseemssemi-productive.SincenottoomanymessagescomeinonSunday,yoursmightgetread.Andasforpeoplewhodon'
tcheckemailonSunday?
A4p.m.Sundayemaillooksalotlikea6a.m.Mondayemailfromthatperspective.They'
rebothatthetopofthepile.
原因应该是:
在智能手机的时代,许多人会在星期天查看邮件。
任何远离电子邮件的措施,在星期六就结束了。
坐在看台上,等待足球赛开始,或者在屋子里闲逛,人们有时候会感到无聊,就想做点有意义的事情。
既然星期天没有太多的新消息,那么你的邮件就很有可能被打开阅读了。
对于在星期天不看邮件的人来说,从某种角度来看,星期天下午4点发的邮件看起来很像星期一早晨6点发出的邮件,因此也将被排在邮件列表的顶端。
Soifyouwantanemailtogetread,senditSundayafternoonorearlyinthemorning.
所以如果你想让人读到你的邮件,那就在周日下午或清晨发送吧。
1.发传真必备第一句:
你能把它传真给我吗
经典表达:
Couldyoupleasefaxtheinvoice/invitat
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