费用管理制度.docx
- 文档编号:23346865
- 上传时间:2023-05-16
- 格式:DOCX
- 页数:14
- 大小:134.89KB
费用管理制度.docx
《费用管理制度.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《费用管理制度.docx(14页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
费用管理制度
一、目的:
为进一步降低非营运性成本,明确公司各部门业务招待费、差旅费、办公费、电话费支出标准及监控管理,保证费用开支能严格控制在公司预算范围内,提高公司整体竞争能力
二、适用范围:
公司各部门、各门店
三、制度内容:
第一章总则
第一条为进一步降低非营运性成本,明确公司各部门业务招待费、差旅费、办公费、电话费支出标准及监控管理,保证费用开支能严格控制在公司预算范围内,提高公司整体竞争能力,特制订本实施细则。
第二条本制度适用于公司所有部门及门店。
第二章招待费管理制度
第三条业务招待费是指公司内经理级以上干部及驻外主管级以上职员和其他有关人员在承担难度较大的业务和重要接待活动中必要的费用开支,主要指餐费、礼品费、礼金等。
第四条公司对各部门的业务招待费实行总额控制,由各部门在预算内集中管理,自行控制,但原则上不允许分解指标。
业务招待费标准参见附表一。
第五条由综合部优先3-5家酒店,分高、中、低档三类,原则上作为招待定点单位,以便获得价格优惠、质量保障。
第六条费用发生前各部门应采用事先申报制度,事先由相关单位填写《业务招待费用申请表》(见附表二),交相应部门主管审核,100元以下由主管经理审批,100-300元由主管副总经理审批,超过300元以上呈总经理审批。
除特殊情况或总经理批准外,对采用先开支后申报的单据,财务有权拒绝报销,超标准部份由经办人自行承担。
自费用发生之日启3个工作日内到财务报销,否则,财务有权拒绝报销。
(见流程图一)
第七条凡是因工作需要对外赠送礼品(包括公司商品)、礼金的,由相关部门提出申请,由总经理或其授权人审批后,方可执行,否则自行承担。
第三章办公费管理制度
第八条办公费是指公司内各单位办公文具、办公通讯器材、小电器以及电脑配件、易耗材料等(不在固定资产管理范围内)物品的购置费用。
第九条各部门月末25日前填写次月《办公用品购置申请表》(见附表三)报综合部,综合部根据部门属性审核其合理性,同时综合部根据各门店分类(大、中、小)按门店编制预算,核定费用标准,编制《办公费月度预算》,审核后明细下发各部门、门店及配送中心予以执行。
第十条综合部根据《办公费月度预算》汇总,首先核实仓库是否有库存、供应商比价,后提交《物资请购单》,并报财务部、职能副总审批和总经理审批后采购,公司办公费用涉及物品由综合部在预算额度内统一购买,办公用品购置实行多家比价、定点采购管理,所有采购的办公用品必须遵守先入库后领用原则。
(见流程图二)
第十一条办公用品领用由配送中心根据《办公费月度预算》统一控制。
总部由综合部统一领用,并设专人对办公用品进行领用、登记、发放管理;门店通过系统请货,配送中心审核,控制超范围领用。
第十二条次月5日前综合部对上月部门及门店办公用品领用及预算执行情况进行汇总分析,对超出费用门店、部门的店长或部门负责人给予超出部份60%处罚。
第十三条严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品,否则,由此发生的费用,将不予报销。
第四章通讯费管理制度
第十四条通讯费是指公司内各部门、各门店和相关人员使用电话所支出的费用(包括:
移动电话费用补贴)。
第十五条公司各岗位移动电话费标准实行定额定人管理,部门固定电话根据部门属性核定电话费用标准,门店固定电话费用按门店每季月均销售额,分为大、中、小门店核定电话费用标准,具体补贴和核定标准见(附件表四)。
第十六条相关要求
1、所有享受话费补助的人员必须加入公司短号;
2、已免费拿公司手机人员,因为每月0.1元/分钟,共360分钟的免费通话时长,故只享受差额部分的话费补助;
3、所有补贴话费在工资中发放,固定电话由财务统一缴纳;
4、享受20元及以上话费补贴的人员24小时不得关机,以保证通讯信号畅通,如无不能接听电话的场合电话关机或通后无人接听,除取消当月话费补贴外,并处责任人10元罚款/次;如有故意不接电话者,另处以20元/次罚款。
第十七条对部门和门店固定电话超出当月核定费用标准部份,由该部门负责人或门店负责人(或部门负责人指明相关责任人)承担,月末财务部统计上报人力资源部从工资中扣除。
非本单位人员不得使用公司电话,不得用办公电话办理私事,否则罚款当事人、部门负责人或店长10元/次,最高可以按所用话费2倍罚款。
第五章差旅费管理制度
第十八条差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。
因公出差按出差地点分为:
国内临时出差、国内长期出差。
第十九条员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准(见附表五)。
一、长途交通费经理级以下人员未经主管副总经理或总经理批准,擅自乘坐飞机的费用,不予报销。
二、原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华仓,夜间行走超过8个小时方可乘坐软卧。
特殊情况下,经总经理书面批准,可以报销。
三、出差期间内未报经授权主管批准(预计费用300元以下的主管副总批准,300元以上的总经理批准)业务招待费开支或市内的士费支出,一概不予以报销。
四、公司委派的各种外出会议的费用开支,凭会议通知上注明的相关费用报销;已包食宿的,相关住宿费、伙食补贴不予以报销。
五、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定。
六、公司自行组织的会议、培训、学习、检查等交通费用,按实际发生的城乡公交费用报销,的士费支出一概不予以报销。
组织会议、培训、学习的主管部门要备有《签到簿》,月末上报人力资源部,外出检查、维修人员事先到综合部做外出登记,以备审核,否则不予以报销。
发票齐全的费用按费用报销流程报销,没有发票的月末经授权主管审核,上报人力资源部,人力资源部审核后,补到当月工资中。
(见流程图三)
七、公司委派家住城区到乡镇门店工作人员,由部门汇总上报经主管副总、总经理审批报人力资源部,按每月4*2次该城乡公交费用补到当月工资中。
第二十条国内临时出差实行事先申报制度。
经理(含)以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度,依据差旅费标准和预计出差时间填报《出差(长途)申请表》(见附表五),原则上市内出差审批人为主管副总经理,市外及国外出差审批人为总经理。
且审批人对差旅费申请标准按以下授权金额范围执行,300元以下报主管副总经理审批,超过300元以上报总经理审批。
因特殊原因未能事前申请的,应于回公司后一周内补办申请审批手续。
没有经过批准的《出差(长途)申请表》,财务部不予借款和报销。
第二十一条国内长期出差实行过程控制,各职能单位可在公司规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法。
报批后报财务部备案。
第二十二条出差借款、报销程序:
一、各类出差人员需借款者,在填报临时出差申请表同时填报《借款单》(注明累计借款额及逾期借款额),参照审批权限报经核准后,转财务部门复查并办理借款。
对借款额及逾期情况注明不符者,财务有权退回当事人更正,重新报批。
二、出差后的各类发票、单据,按业务招待费、差旅费(长途交通费、住宿费)分类填报。
《差旅费用报销单》后附《出差(长途)申请表》,其中:
业务招待费填写《费用报销单》,长途交通费、住宿费填写《差旅费报销单》,短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在《差旅费报销单》的其他栏中,并入差旅费报销。
三、除县内短途无票需在月末统一上报外,其他费用在出差回公司后3个工作日内报销,否则财务不予报销,本市区内无票月末统一报销除外。
四、出差期间发生的共同费用报销,报销单需有同行人员签名确认。
五、严禁人为将同批次差旅费开支项目拆零分次报销,绕避监管,一经发现,财务有权不予受理未报销拆零部分,并在报销单上标识核销。
第六章处罚规定
第二十三条报销人营私舞弊、弄虚作假,对违规违纪金额不予报销,对已经报销的,除退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规报销金额5-20%的罚款。
第二十四条部门负责人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的,对部门负责人予以违规报销金额3%-15%的罚款。
第二十五条财务审核人员审核不严使公司造成损失的,或者未执行本办法规定处罚责任,擅用职权受理违规费用报销者,对财务审核人员并处违规报销金额3%-15%的罚款。
第二十六条除公司统一组织活动外,禁止公司内各单位之间相互请客及送礼,列支费用。
一经查核,该费用直接转由经办部门负责人工资内扣除。
第二十七条如果违反上述开支标准或手续不齐全,报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销,财务有权拒绝受理。
第二十八条借款逾期满三天,当事人未能及时提供有效书面情况说明,并办理延期手续者,财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。
第二十九条因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款,或者无法从工资扣回逾期借款者,由经办责任人(含:
各级审批人)应承担不低于流失款总额50%的经济责任。
按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额,并在坏帐当期应发工资中扣还。
第三十条报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行,在未进入财务审核程序之前,由相关部门最后审核人员承担责任。
第七章附则
第三十一条本细则由财务部制订并解释,修订亦同。
第三十二条各报销人员提供的报销凭证、发票、单据的填报要求及标准见《各类单据指引》(见附件七)。
第三十三条本细则自公司总经理审批之日起生效,以前公司的相关制度与本制度相抵触的,以本制度为准。
流程图一
流程图二
流程图三
附件一
业务应酬费标准一览表
单位:
元/人
陪同
级别
就餐地点
国内
国外
备注
主管
45
国外部分以临时预算形式报总经理审批
陪餐人数原则上不超就餐人数的50%,且最多不超过四人
经理
60
副总经理
90
总经理
实报实销
说明:
(1)本标准为业务接待支出的最高限额,若为一般性接待应从俭;
(2)就餐标准为部门负责人控制开支的参考标准;
(3)部门按年度预算总额控制。
附件二
业务招待费用申请表
单位:
申请日期:
年月日
申请人
部门
职务
被接待主要人员情况说明
我司陪同人员
姓名
职务
备注
共人
接待事由说明:
费用项目
小计
金额(元)
总经理单位经理业务
(授权人)负责人(主任)经办
附件三
办公用品购置申请表
部门:
序号
物品名称
规格
数量
具体要求
用途
申请人
1
2
3
4
5
6
部门负责人签字:
综合部负责人审核:
副总经理签批:
附件四
通讯费补助及核定标准
岗位
金额(元/月)
备注
门店销售员、收款员、组长
公司集团彩铃费用
1、公司集团彩铃费用由公司按月缴到移动公司;
2、门店类型划分标准,季度月均销售30万元以上为大型门店、30-15万元为中型、15万元以下为小型门店。
总部各级文员、专员、水电工(后勤采购员、拓展人员、数据员外)、门店店长助理
20
副店长、店长、后勤物质采购员、司机、督导、招聘负责人、总部各级主管、非全面负责本部门工作的部门副职、总经理助理
30
部门正职、全面负责部门工作的副职、拓展人员、数据员
50
副总
100
总经办(89666131\89666130\89666109\89666115)
200
门管部(89666132)
50
商品部(89682345\89681234)
300
质量部(89666130)
50
综合部(89666107\89666113\89666102)
200
财务部(89666127)
50
人力资源部(89666105)
200
配送中心(85371100\89666510)
80
门店按大、中、小类型费用标准分别为
40、30、20
附件五
国内差旅费标准一览表
单位:
元/人天
出差人
员级别
出差
地点
住宿费
凭票报销
伙食费
定额补助
市内交通
定额补助
长途交通
凭票报销
职员
一类地区
二类地区
三类地区
180
150
120
40
30
30
40
30
20
除汽车、火车硬卧外,乘坐飞机须经主管副总以上人员事先同意;以及因特殊性客户接待,或者随行携带贵重物品,需乘坐的士或接待用餐的,报经部门分管副总以上人员核准,且不再核发该区域范围内交通补贴,伙食费补贴。
经理
一类地区
二类地区
三类地区
200
170
140
50
40
30
40
40
20
经理
以下
市外周边地区
当日往返
30
15
宿迁市区
30
公交费用
乡镇
15
公交费用
副总经理及以上人员
当日未往返的所有地区
实报实销
实报实销
实报实销
说明:
1.一类地区:
北京、上海、深圳、珠海等沿海特区开放城市;
2.二类地区:
汕头、厦门、海口、青岛、天津等沿海开放城市,以及各省会直辖市;
3.三类地区:
除上述一、二类地区外的,当日不能往返的城市或地区;
4.市内周边地区:
50公里以内的地区;
5.一般主管到一、二类地区出差,外派常驻人员出差,从广州有直达火车且路程时间不超过24小时的,应乘火车;
6.外派常驻人员统一安排住房是指公司已在当地购买商住楼,或统一租用生活用房以及租用的办公楼部分用于住房等。
7、飞机乘坐标准。
除总经理可乘商务舱以上标准外,其他人员只能乘坐普通经济舱,特殊情况由总经理特批。
附件六
出差(长途)申请表
单位:
申请日期:
年月日
出差人姓名
科室
职务
费用预算(元)
出差起止时间:
年月日至年月日
长途交通费
陪同人员:
住宿费
地点与事由:
业务招待费
其他
合计
拟定借款金额:
万仟佰拾元角分
长途交通工具:
总经理单位经理业务
(授权人)负责人(主任)经办
附件七
报销单据规范指引
一、报销单的填写要求
各项资金及费用的报销单的填写由各归口部门负责填写,《差旅费报销单》和《费用支出报销单》的各项要素必须填写齐全,严格按文件的审批流程进行审批。
二、报销单据的粘贴要求
各种单据粘贴应当整齐、牢固,单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。
三、各种车票据的要求
各类长途机、车、船票均有日期、起止地址、发票专用章,票面金额清楚,界线正确(以划界最明显的大写金额为核报金额)。
背面应有经办人签名。
明显超过本销售区域或月度计划项目以外的飞机、船车票背面必须有主管总监以上人员签名核准。
四、其它票据的要求
所有的报销票据需正式发票,发票应当清晰记明单位名称、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章,经办人在票据背面签字并注明时间,所有的报销票据不得涂改、挖补,否则视为无效。
住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等,背面必须有入住人签名。
明显超越业务区域的住宿发票背面必须有主管总监以上人员签名核准。
公司规定允许不需办理入仓管理的特殊采购项目,报销发票(发票或提货清单必须货物名称、型号、单价项目)背面必须有经办人、验收人、部门负责人签名。
电话费用必须凭邮电部门开具的有效发票为报销凭证。
发票遗失等无发票报销需写明原因并经总经理签批方可报销。
五、各类报销单据凡不符合本标准的,财务部有权拒绝报销。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 费用 管理制度