金蝶k主流程体验修改稿.docx
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金蝶k主流程体验修改稿
金蝶K/3软件实训
7.1金蝶K/3系统实训准备
7.1.1“南海实业有限公司”背景介绍
公司名称:
南海实业有限公司
公司简介:
南海实业有限公司是一家以生产和销售电扇为主的综合性企业,公司总资产逾10亿元人民币,2006年销售额达30亿元人民币。
该公司属于典型的离散型制造企业,产品所需的物料配套性较高,需要进行准确的规划以保证生产,同时要尽量降低库存,以降低成本、减少资金占用。
组织结构:
公司目前存在的主要问题:
销售管理方面:
交货延迟现象时有发生;无法准确掌握可承诺量;个性化订单难以快速处理;销售计划无法快速调整并与生产衔接;难以掌握销售订单的执行情况;对于销售人员业绩缺乏有效的考核手段;信用管理不够全面,应收账款居高不下。
生产管理方面:
生产与采购计划难以与销售计划始终保持协调一致;生产、采购及委外计划编制工作量大,周期长;停工待料时有发生,生产不均衡,产能发挥不理想。
库存管理方面:
出入库工作效率低;账实常常不符,原因难以查找。
采购管理方面:
不能适时、适量;不能适价、适质;对供应商没有进行规范管理。
财务管理方面:
出纳工作强度大,出错概率高;没有摆脱事后记帐、算帐、报帐,不能实现对业务的监控;不能精确分析和有效控制成本;无法准确预测资金收支情况;财务提供的财务分析报告不宜阅读和理解,分析不全面,不成体系。
为了从根本上解决公司经营管理中存在的诸多问题,企业领导者意识到了必须要建立一套高度集成的信息化系统,实现对销售、生产、采购、财务等环节的统一监控和管理。
公司2007年8月购买了金蝶K/3ERP系统,在做好企业信息化的前期准备后,2008年1月启用该系统。
7.1.2软件实训总体设计思想
金蝶K/3软件实训主要分为建账及业务系统初始化和金蝶K/3主流程体验两大环节,基本流程如图所示。
建账及系统初始化是企业使用ERP软件系统进行日常经营管理的基础,是一个将物质世界的实际企业转化为ERP系统中的数字化企业的过程。
该环节通过账套建立设置企业的名称和对应的数据库账套,通过系统设置及核算参数设置构建企业的经营模式和原则,通过基础资料设置勾画出数字企业运营蓝图,最后通过初始余额录入、启动业务系统完成整个系统初始化的过程。
这样,学员就可以对实际企业转化为数字化企业的过程有一个较为全面的了解和把握。
ERP系统主流程体验,通过模拟一个企业的主业务流程的运作过程,展现ERP系统功能组织的全貌,主要涉及金蝶K/3ERP系统中的供应链管理子系统、生产管理子系统和财务财务会计子系统。
具体包括:
(1)依照客户需求录入销售订单;
(2)依据订单进行计划管理;
(3)依照计划管理生成的采购申请单安排采购;
(4)到货后进行验收入库和应付款的处理;
(5)依照计划管理生成的生产计划准备原料安排生产,通过工艺管理控制和调整整个生产过程;
(6)产成品入库后发货和销货后应收款项的处理;
(7)期末结账处理,主要包括:
供应链系统期末结账、应收、应付系统期末结账和总账系统期末结账。
通过这样简单的业务处理,一方面让学员体验企业各部门的工作是如何被有机地组合在各类业务流程之中的,从而突出企业基于业务流程进行经营管理的思想和方法;另一方面体验ERP系统的运作流程及操作方法,使学员对金蝶K/3软件的主体流程有一个较为全面、清晰的认识。
7.2建账及系统初始化
内容提要
建账及系统初始化是企业使用K/3系统进行日常经营管理的基础。
本节实验涉及两大模块:
新建账套和业务系统初始化。
账套是企业进行日常业务操作的对象与场所,企业的各种财务数据、业务数据、辅助信息都依据一定的规则存放在账套中,所以在使用K/3系统时,首先要新建账套;初始化工作主要是指完成企业基础设置和初始数据录入的操作,是一切K/3系统的开始,所以设置及其重要。
重点
◆掌握建账及ERP系统初始化的目的与方法;
◆掌握系统参数的设置方法;
◆掌握基础资料设置的基本方法;
◆了解基础设置与企业日常业务的相互关系。
7.2.1建账
本实验通过账套管理,完成公司数据库账套创建、本公司用户信息的录入及相应用户的权限授予,完成数字化企业搭建的第一步——建立数字公司名称、数据库账套及用户信息录入。
通过此实验,目的在于:
●了解数字化企业构建过程;
●掌握建立账套的基本程序及注意事项。
建账基本流程:
【实验要求】
按照下述给出的资料通过K/3中间层服务器建立一个账套并对其进行属性设置,启用账套。
【实验资料】
2008-01-01南海实业有限公司开始实施ERP,在软硬件环境搭建完成后,开始使用K/3系统创建数据库。
【实验环境】
时点:
2008-01-01
操作人员:
系统管理员
公司:
南海实业
【实验步骤】
第1步:
建立组织机构。
案例
机构代码:
001
机构名称:
南海实业
从开始→程序→金蝶K/3→K/3中间层服务部件→账套管理,以Admin登录,如图7-4所示。
图7-4账套登录界面
进入账套管理界面后,选择【组织机构】菜单,点击【添加机构】功能,添加机构代码和名称,如图7-5所示。
图7-5建立组织机构
说明:
●“机构代码、名称”是用户的标识,在进入系统登录界面时,需要选择该机构;
●此公司信息为具有独立法人的企业实体,集团性质企业则需要根据组织结构建立多个分公司信息(本实验是独立法人的企业)。
第2步:
新建账套。
案例
账套号:
001.01
账套名:
南海实业
账套类型:
标准供应链解决方案
数据实体:
系统会自动给出,不需要客户命名
数据库文件路径:
D:
\文件夹(姓名+学号)
按照实验资料,选择【数据库】菜单,点击【新建账套】功能,在向导中录入案例中的相关信息。
图7-6新建账套
第3步:
设置账套属性。
(双击账套,按照如下资料进行设置)
案例
公司名称:
南海实业有限公司
记账本位币:
人民币货币代码:
RMB小数点位数:
2
启用年度:
2008年启用期间:
1期
总账:
凭证过账前必需审核
会计期间:
自然年度会计期间
第4步:
添加用户。
案例
表7-1用户资料
用户名
认证方式
用户组
权限
学员姓名
密码认证(不设密码)
Administrators(系统管理员组)
不需授权
点击【用户】,弹出【用户管理】对话框,在菜单【用户管理】中选择【新增用户】功能,即可新增用户。
提示:
●如需对用户授权,可在菜单【功能权限】中点击【功能权限管理】功能,选择相应权限,对用户进行授权。
第5步:
账套的备份和恢复。
在【账套管理】中,选中待备份账套,点击【备份】按钮,选择备份路径,【确定】备份后,系统生成﹡.bak和﹡.dbb文件。
在【账套管理】中,点击【恢复】按钮,“选择数据库服务器”,其应与当时新建账套时的系统账号一致,点击【确定】后,选择原备份路径,并选中﹡.dbb文件,修改账套编号和账套名,点击【确定】即可恢复原账套。
提示:
●一般情况下,建议选择“完全备份”方式,每天覆盖前一天的备份即可;在初始化阶段或特殊阶段也可以选择修改文件名称不覆盖前一天的备份方式,而保存关键阶段的备份数据。
第6步:
建账结束,退出系统。
说明:
?
?
●本实验要求学员体验金蝶K/3业日常业务处理完整流程,因此,本实验的操作员可以为系统管理员,完成本章全部操作任务。
也可以设定操作员为操作者本人,完成本章全部操作任务。
?
?
●本实验如需要分角色操作,系统也具备该项功能。
首先以系统管理员身份登录,在“系统设置”模块中查看或新增用户信息,进行人员权限分配,然后分角色重新登录系统,进行分角色操作。
初次使用该系统,建议以系统管理员身份或系统管理员组用户身份登录,进行全程操作。
【实验解析】
本实验通过账套管理,建立了公司账套并录入用户信息。
建立账套之后,需要将公司的组织原则、各种信息和数据设置到本账套中,完成数字化企业的构建。
接下来将进行业务系统初始化工作,它直接关系到ERP系统能否应用实施成功!
而且,系统今后的应用和效率发挥很大程度上也取决于初始化!
因此,企业在初始化前作好充分的准备,吃透每个参数档案的含义及对未来业务的影响,同时参数和档案等设置要留有余地,便于今后的升级与扩展!
7.2.2系统初始化
系统初始化是指企业财务账务和业务的基础资料设置和启用账套时期初数据的录入。
通过系统设置及核算参数设置,完成数字化企业搭建的第二步——设置企业的经营模式和原则;通过基础资料设置,完成数字化企业搭建的第三步——设置企业各业务模块的数据;通过各系统初始数据的录入,完成数字化企业搭建的第四步——设置企业期初数据;通过启动业务系统完成数字化企业搭建。
通过此实验,目的在于:
●了解ERP系统的集成思想和方法;
●理解系统设置的主要目的、设置方法;
●理解系统参数的含义与作用;
●理解基础资料设置的主要目的,掌握基础资料设置的基本方法。
业务系统初始化基本流程:
【实验要求】
根据下述给出的资料,按顺序完成系统基础资料的维护及初始数据录入,结束初始化工作。
【实验环境】
时点:
2008-01-01
操作人员:
系统管理员
公司:
南海实业
系统设置
系统设置主要是对企业运营规则的设置。
系统设置基本流程:
一、会计科目设置
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【科目】,进入【科目】维护窗口。
点击工具栏中的【新增】按钮,进入会计科目新增界面,依照案例设置依次录入下列科目代码和名称。
案例
表7-2会计科目设置
科目代码
科目名称
科目代码
科目名称
1001
库存现金
2203
预收账款
1002
银行存款
2211
应付职工薪酬
1002.01
建设银行
2221
应交税费
1002.02
中国银行
2221.01
应交税费——增值税
1002.03
工商银行
2221.01.01
销项税
1121
应收票据
2221.01.02
进项税
1122
应收账款
4001
实收资本
1221
其他应收款
4104
本年利润
1231
坏账准备
5001
生产成本
1401
材料采购
5101
制造费用
1402
在途物资
6001
主营业务收入
1403
原材料
6051
其他业务收入
1405
库存商品
6401
主营业务成本
1405.01
产成品
6402
其他业务支出
1405.02
自制半成品
6601
销售费用
1601
固定资产
6602
管理费用
1602
累计折旧
6602.01
坏账损失
1604
在建工程
6603
财务费用
2001
短期借款
6603.01
利息
2202
应付账款
6603.02
汇兑损益
“2202-应付账款”,启用往来业务核算,科目受控系统设置为应收应付,核算项目为供应商;“1122-应收账款”,启用往来业务核算,科目受控系统设置为应收应付,核算项目为客户;“2203预收账款”科目受控系统设置为应收应付。
注意:
●设外币核算的科目时,一定要注意选择相应币别,如果一级科目下有明细科目按外币核算的,则一级科目要设为核算所有币别。
●设置数量金额辅助核算的物料明细科目时,注意必须先新增物料明细科目,再去系统资料维护处添加具体的“物料”资料,否则易出现错误信息。
另外,别忘了在设数量金额明细科目时选择计量单位组和缺省单位。
●如果已录入明细科目后在系统资料界面看不到,可在“工具”菜单下选择“选项”中的显示明细科目一项即可。
说明:
●在会计科目下挂接核算项目的方式设明细账,与在科目下直接增加明细科目实现的账簿结果是一样的,而且还可解决科目设置工作重复、臃肿的麻烦,但不是必须要求一定这样设置,关键是要结合企业的实际情况灵活掌握。
提示:
●用户也可通过【文件】菜单下的【从模板中引入科目】,进入科目模板窗口,选择相应类型,单击【引入】,即可引入相应会计科目。
在引入会计科目时,用户可以有选择性地引入一套会计科目中的某一部分,如果没有特殊情况建议引入一整套会计科目体系,可方便以后报表系统的使用。
二、设置系统参数
1、设置物流系统的核算参数:
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【初始化】、【存货核算】、【系统参数设置】,根据案例要求进行设置。
案例
南海实业有限公司物流系统核算参数设置情况如下:
(1)启用年度:
2008年启用期间:
1期
(2)核算方式:
数量、金额核算
(3)库存更新控制:
单据保存后立即更新
(4)门店模块设置:
不启用门店管理
说明:
●对于供应链系统的采购管理系统、销售管理系统、仓存管理系统、存货核算系统四者的初始设置参数设置是一致的,如果其中一个模块进行了设置,其他功能模块也相应完成设置。
●核算参数一经设定并初始化后将不能返回再修改。
2、设置总账系统的参数:
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【系统设置】、【总账】、【系统参数】,进入总账系统参数设置界面,根据案例要求进行参数设置。
案例
南海实业有限公司总账系统参数设置情况如下:
启用往来业务核销;不允许进行跨财务年度的反结账;凭证过账前必须经过审核;现金银行存款赤字报警。
注意:
●此窗口所设置功能直接影响到某些操作功能的实现,这些功能请学员熟练掌握。
3、设置应付系统参数:
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【系统设置】、【应付款管理】、【系统参数】,进入应付系统的参数设置界面,按照案例要求进行设置。
案例
南海实业有限公司应付系统参数设置情况如下:
启用期间是2008年1月;其他应付单、付款单、预付单、采购发票、退款单、应付票据的科目设置均为2202应付账款;应交税金的科目代码为2221.01.02—进项税;核算科目类别为供应商;反审核人与审核人为同一人;期末处理前凭证处理应该完成;启用对账与调汇。
注意:
●选择结账与总账期间同步,应付款管理系统必须先于总账系统结账。
●选择期末处理前本期凭证处理应该完成,结账以前,凭证处理模块列示的所有单据必须已生成记账凭证。
●选择期末处理前本期单据必须全部审核,则结账以前,所有当前期间的单据必须已经审核。
●选择单据核销前必须审核,则进行核销处理时,只显示所有已审核的单据,没有审核的单据不能进行核销。
4、设置应收系统参数:
从k/3主控台,依次选择【系统设置】、【系统设置】、【应收款管理】、【系统参数】,进入应收系统的参数设置界面,按照应案例要求进行设置。
案例
南海实业有限公司应收系统参数设置情况如下:
启用期间是2008年1月;坏账计提方法为备抵法、应收账款百分比法;坏账损失科目代码为6602.01坏账损失;坏账准备科目代码为1231坏账准备;计提坏账科目为1122应收账款,计提方向为借方,比率0.5%;其他应收单、收款单、销售发票、退款单的科目设置均为1122应收账款;预收单的会计科目设置为2203预收账款;应收票据科目代码为1121应收票据;应交税金的科目代码为2221.01.01—销项税;核算科目类别为客户;反审核人与审核人为同一人;期末处理前凭证处理应该完成;启用对账与调汇。
注意:
●选择结账与总账期间同步,应收款管理系统必须先于总账系统结账。
说明:
对于总账及应收、应付系统,
●企业具体设置时可根据自己的情况进行设定。
●系统参数设置后,除会计期间外,您可以随时对系统参数进行修改。
三、工厂日历设置
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【初始化】、【生产管理】、【工厂日历】,进入“工厂日历”设置界面,按照案例进行设置。
案例
工厂日历起始日为:
2008-01-01;周六、周日是休息日
四、系统参数维护
1、单据编码设置
从【系统设置】、【采购管理】、【系统设置】、【单据设置】,进入界面进行下列设置:
单据编码规则(按系统默认设置),不做更改。
2、供应链整体选项
1)选择“审核人与制单人可为同一人,反审核人与审核人为同一人”;
2)去掉“若应收应付系统未结束初始化,则业务系统发票不允许保存”的“√”;
其他默认。
3、核算系统选项
“暂估冲回凭证生成方式”选项,选择“单到冲回”。
其他默认。
4、仓存系统选项
全部默认。
5、生产任务管理系统选项
1)选择“生产任务改制时自动记录任务改制影响表”;
2)选择“下达生产任务时自动审核投料单”;
3)选择“下达生产任务时自动审核工序计划单”。
6、车间作业管理系统选项
1)选择“启用车间系数管理”;
2)选择“允许首工序接收数大于工序计划单的计划数量/成品率”;
3)选择“允许派工数量大于工序接收数量”;
4)选择“允许工序汇报实作数量大于工序接收数量”。
【实验解析】
完成了系统设置,即完成了企业业务运营规则的设置。
系统初始化阶段,除了设置企业业务运营规则等系统参数,还要设置公司一些公共的基本信息。
按照参数的要求,确定企业运行必须具备的基础数据。
公共资料维护
K/3系统中的公共资料包括:
科目、物料、部门、职员、客户、供应商、仓库、工作中心、计量单位等。
公共基础资料是运行K/3相关系统的基础,在系统使用过程中进行更改的可能性较小,因此又称为静态数据。
基础资料的处理流程:
一、币别设置
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【币别】,就可以进入“币别”维护界面,单击【新增】按钮,按照案例进行设置。
案例
表7-3币别设置
币别代码
币别名称
记账汇率
折算方式
汇率类型
HKD
港币
1.08
原币×汇率=本位币
浮动汇率
USD
美元
8.45
原币×汇率=本位币
浮动汇率
二、凭证字设置
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【凭证字】,进入“凭证字”维护界面,单击【新增】按钮,按照案例进行设置。
案例
南海实业有限公司的凭证字采用“记”。
三、设置计量单位
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【计量单位】,就可以进入“计量单位”维护界面,单击【新增】按钮,按照案例进行设置。
案例
表7-4计量单位设置
计量单位组
代码
计量单位名称
系数
重量组
KG
公斤
1
T
吨
1000
数量组1
J
个
1
X
包
10
数量组2
R
台
1
说明:
●计量单位组主要用于对计量单位进行分组,以划分不同换算关系的计量单位。
●一个计量单位组系统只默认一个计量单位,默认计量单位的系数为1。
此计量单位组中其他的计量单位都为辅助计量单位,辅助计量单位的系数是多少,则其为默认计量单位的多少倍。
注意:
●如果计量单位组下有计量单位,必须先将计量单位删除,才能删除该计量单位组。
●在设置物料信息时,物料只能获取到默认的计量单位,所以用户有多少必须要用的计量单位,则必须要设置多少个计量单位组。
四、设置结算方式
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【结算方式】,就可以进入“结算方式”维护界面,单击【新增】按钮,按照案例进行设置。
案例
表7-5结算方式设置
代码
名称
JF06
支票
五、设置相关核算项目资料
1、设置供应商资料
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【供应商】,就可以进入“供应商”维护界面,单击【新增】按钮,按照案例进行设置。
案例
表7-6供应商资料
代码
名称
代码
名称
01
东龙区(上级组)
02
天路区(上级组)
01.01
衡河电机厂
02.01
天润钢材公司
01.02
樟木五金公司
02.02
天和塑胶公司
2、设置客户资料
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【客户】,就可以进入“客户”维护界面,单击【新增】按钮,按照案例进行设置。
案例
表7-7客户资料
代码
名称
代码
名称
01
龙宝区(上级组)
02
南岗区(上级组)
01.01
现代公司
02.01
佳柯公司
01.02
美能公司
02.02
索通公司
3、设置部门资料
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【部门】,进入部门维护界面,单击【新增】按钮,按照案例进行设置。
案例
表7-8部门资料
部门代码
部门名称
部门属性
成本核算类型
01
办公室
非车间
期间费用部门
02
质检部
非车间
期间费用部门
03
仓管部
非车间
期间费用部门
04
采购部
非车间
期间费用部门
05
销售部
非车间
期间费用部门
06
人事部
非车间
期间费用部门
07
行政部
非车间
期间费用部门
08
财务部
非车间
期间费用部门
09
计划部
非车间
期间费用部门
10
市场部
非车间
期间费用部门
11
售后服务部
非车间
期间费用部门
12
剪切车间
车间
基本生产部门
13
冲压车间
车间
基本生产部门
14
机加车间
车间
基本生产部门
15
注塑车间
车间
基本生产部门
16
喷涂车间
车间
基本生产部门
17
装配车间
车间
基本生产部门
注意:
●部门中的“成本核算类型”是判断企业发生的费用是否计入生产成本的依据,基本生产车间和辅助生产车间发生的费用要计入生产成本,期间费用部门发生的费用不计入生产成本。
4、设置职员资料
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【职员】,进入职员维护界面,单击【新增】按钮,按照案例进行设置。
案例
表7-9职员资料
代码
名称
部门名称
性别
01
王均瑶
剪切车间
男
02
王利民
冲压车间
男
03
王永民
冲压车间
男
04
李青
机加车间
男
05
江山
机加车间
男
06
张明
注塑车间
男
07
刘昆
注塑车间
男
08
贾俊
喷涂车间
男
09
李琳
喷涂车间
女
10
林立
装配车间
男
11
何竺竺
装配车间
女
12
吴伟
采购部
男
13
杨柳
销售部
女
14
周化
销售部
女
15
陈东明
计划部
男
16
何佳
仓管部
女
注意:
●需要使用工资模块的用户,在增加职员时,职员类别、名称、部门名称开户银行及账号必须输入。
5、设置仓库资料
进入K/3主控台,依次选择【系统设置】、【基础资料】、【公共资料】、【仓库】,进入仓库维护界面,单击【新增】按钮,按照案例进行设置。
案例
表7-10仓库资料
库房代码
库房名称
仓库属性
仓库类型
01
原材料仓
良品
普通仓
02
半成品仓
良品
普通仓
03
产成品仓
良品
普通仓
04
待检仓
在检品
待检仓
05
赠品仓
良品
赠品仓
06
代管仓
良品
代管仓
说明:
●金蝶K/3系统
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