项目档案管理作业指引.docx
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项目档案管理作业指引.docx
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项目档案管理作业指引
项目档案管理作业指引
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修改内容
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批准人
一、流程概况
1.1目的:
加强公司项目建设过程中的档案归档管理工作,统一档案资料的归档要求及标准,遵照国家相关技术档案管理的规定,确保其有效性和保密性。
1.2适用范围:
适用于公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的各种载体形式的技术文件材料及相关图纸。
1.3术语/定义:
无
1.4流程要素
阶段/内容
要素
项目建设过程阶段
项目建设完工后期阶段
流程关键点
项目资料的收集、整理
档案的归档、保管
主责部门
各部门
项目公司行政人事部
参与部门
无
相关部门
决策人
各部门专兼职档案管理员
集团运营管理中心
前置条件/输入成果
项目建设过程中归档资料的形成
项目归档资料收集完成
输出成果
归档资料
项目档案
时间要求
及时
项目结束后规定时间内
1.5流程关键业绩指标
流程KPI
责任部门/岗位
数据来源
档案资料移交的及时性及完整性
集团及项目公司各部门
档案资料归档的及时性
集团运营管理中心/项目公司行政人事部
二、流程职责
部门/岗位名称
流程职责
备注
主责部门
集团
运营管理中心
1)负责制定集团档案管理工作的各项规章制度;
2)指导、监督集团项目建设过程中形成的档案的收集、分类、整理立卷和录入归档工作及编制的档案检索工具;
3)对各项目公司的档案管理工作进行监督和指导;
项目公司
行政人事部
1)负责项目公司各部门的档案的统筹归档管理及编制档案索引目录(含档案索引目录编制、各阶段档案串联、装订和保管)
各部门的专、兼职档案员
1)负责本部门项目建设过程中形成的档案的收集、整理、立卷和卷内目录编制工作,完成后同卷内目录电子版一同移交行政部
三、关键活动描述
1..
2..
3..
3.1..总则
3.1.1.建设单位在进行招投标与勘查、设计、施工、监理等单位签订合同时,应对竣工档案的套数、费用、移交时间和违约责任等提出明确要求。
3.1.2.项目公司各部门要指定专/兼职人员负责本部门的文件材料的档案管理并建立档案专用储备空间。
档案管理人员应按本细则的相关要求,切实履行各自职责,对文件材料档案进行规范化管理和合理化利用,按期将归档内容移交给行政人事部。
此项工作应纳入各相关部门的工作日程,作为项目管理的重要内容和依据。
3.1.3.项目公司文件材料档案采取按项目分类的方法进行备案归档,每个项目的档案内容包括三部分:
1)各相关部门移交给公司和物业的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸,主要范围详附录A。
2)移交城建档案馆的竣工资料,各地区均不一致,严格参照当地规定的存档范围
3.1.4.为了便于统一管理,上述项目公司各相关部门负责办理的有关工程的证件及批文原件,办理好后统一归行政人事部档案管理人员备案登记,如有需要,办理相关借阅手续。
3.1.5.各单体工程竣工后,所有需要移交物业备案的资料,应统一交给工程部档案管理员登记,由工程部负责组织移交物业,并做好移交登记手续。
移交登记手续应包括移交内容的目录及交接人员签字,在移交物业同时将移交手续的登记备份交由行政人事部档案管理人员存档。
3.1.6.各个项目公司在工程竣工后由行政人事部负责将项目电子档案移交到集团运营管理中心,纸质档案保管在项目公司行政部。
3.2..归档范围及归档要求
3.2.1.管理范围
a)对项目建设有关的重要活动、记载项目建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。
b)移交公司和物业文件材料及图纸档案的具体归档范围详附录A。
3.2.2.管理要求
a)归档的工程文件应为原件。
若为复印件应指名原件存放处,并加盖部门红图章。
b)文件的内容必须真实、准确,与实际相符合。
c)归档的文件应采用碳素墨水或签字笔书写。
字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
d)文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面。
e)所有竣工图均应加盖新的竣工图章(50mm×80mm),示例如下:
但部分地区依照地方标准,请遵从地方归档规定
竣工图
施工单位
编制人
审核人
技术负责人
编制日期
监理单位
总监
现场监理
f)竣工图章应使用不易退色的红印泥,应盖在图标栏上方的空白处。
g)利用施工图改绘的竣工图,可以采用杠改、叉改、补绘、注改、大样图等修改,并标明变更修改依据,凡有重大改变,或变更部分超过图面的1/3的,应当重新绘制竣工图。
3.3..立卷、归档要求
3.3.1.组卷
a)各相关部门按集团并结合当地归档范畴进行编册组卷(以卷、册、盒为主要形式),前期文件及竣工文件应按同一事项先批复后请示,先正文后附件,先文件材料后附图的顺序组卷,设计文件应按设计程序、单位工程、专业等组卷;施工文件应按项目、单位工程、专业等组卷,其中有共性的材料可按项目或单位工程集中组卷;监理文件应按阶段、单位工程、专业等组卷;竣工图应按单位工程组卷,单位工程内应按专业组卷;一个建设项目工程内所有的文件及图纸应按工程立项、设计、施工、竣工的建设程序组卷;卷内要有卷内文件目录及备考表。
卷内所有文件需要装订成册。
案卷厚度不应超过3公分。
b)待工程阶段性竣工完成后,或达到一定时间后由各部门档案管理员将附有卷内目录、备考表的案卷移交给行政人事部档案管理人员。
各部门档案管理人员应对立卷归档工作全面负责。
c)行政人事部档案管理人员需对各阶段档案进行汇总整理,并编制竣工档案编制说明、项目信息要素表、案卷目录形成竣工档案索引目录,注释:
案卷目录为移交的本项目所有卷册名称,形成系统完整的目录资料。
案卷目录中的“案卷号”由行政人事部档案管理人员统一编制,并通知部门档案管理员校核。
3.3.2.编目
a)编制卷内文件页号应符合下列规定:
Ø卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷按年度单独编号,页号从“1”开始;
Ø页号编写位置:
单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角,反面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角;
Ø成套图纸自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写卷内目录。
b)卷内目录的编制应符合下列规定:
Ø顺序号:
应按卷内文件排列的先后顺序从“1”开始依次填写。
Ø案卷号:
应与案卷目录中对应的案卷号保持一致。
Ø文件(图纸)编号:
文件应填写原有的文号即文件的发文号或文件的编号,图纸应填写原有的图号。
Ø文件(图纸)名称:
填写文件标题或图纸名称的全称。
Ø页数:
应填写一份文件所有页数的总数。
Ø页号:
卷内文件均应按书写内容的页面编号,每一个案卷从“1”开始依次编号,一份文件的首页填入起,末页填入止,只有一页。
起、止为同一数。
Ø卷内目录排列在卷内文件首页之前。
c)卷内备考表的编制应符合下列规定:
Ø本卷情况说明:
填写卷内文件借阅、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名,标注时间。
没有需要说明的事项可不必填写说明。
Ø另需标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)。
Ø卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
d)案卷目录中的编制应符合下列规定:
Ø案卷目录的式样宜符合下列要求。
案卷号:
以一本案卷为单位,内容包括基建档案代号、项目代号、阶段代号、阶段中保管单位流水号、项目总流水号。
如:
西水东
JXSD—X—X/X
总流水号
阶段内流水号
阶段代号
西水东代号
基建档案代号
Ø阶段代号:
应根据建设项目(工程)的立项、设计、施工、竣工四个不同阶段填写,并应分别以罗马字母Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ表示,对于多个单体的,通常应在施工阶段代号后标明单体工程代号。
如:
西水东5#楼施工组织设计在总流水号中排行第100卷,在阶段中排行第80卷,即案卷号为:
JXSD-Ⅲ(5)-80/100
Ø案卷名称:
应简明、准确地揭示卷内文件的内容,案卷题名应包括工程项目名称、单位工程名称、卷内文件等内容。
Ø责任人:
提供档案的部门兼职档案管理员。
Ø编制人:
行政人事部档案管理人员。
3.4..归档时间和手续
3.4.1.归档时间
a)每一项目的立卷归档,一般应在该阶段性项目全部竣工结束(移交物业)后两个月内完成。
b)具体的文件移交归档时间参照附录A。
部门
序号
归档文件
原件或复印件
移交时间
归档部门
保管期限
备注
第一阶段:
前期文件
一
立项文件
1
项目建议书审批意见及项目建议书报告和附件
原件或复印件
行政部
永久
2
可行性研究报告审批意见及可行性研究报告和附件
原件或复印件
行政部
永久
3
建设项目列入年度计划的申报文件
原件或复印件
行政部
永久
4
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
原件或复印件
行政部
永久
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件
原件或复印件
行政部
永久
6
环境影响评价及卫生预评价报告及审批文件
原件或复印件
行政部
永久
7
调查资料及项目评估研究材料
原件或复印件
行政部
永久
二
建设用地、征地、拆迁文件
原件或复印件
行政部
永久
1
选址申请及选址规划意见通知书
原件或复印件
行政部
永久
2
用地申请报告及建设用地批准书
原件或复印件
行政部
永久
3
拆迁安置意见、协议、方案等
原件或复印件
行政部
永久
4
建设用地规划许可证的通知
原件或复印件
行政部
永久
5
建设用地规划许可证及其附件
原件或复印件
行政部
永久
6
土地出让、转让合同及附件、土地招拍文件及拍卖、中标通知
原件或复印件
行政部
永久
7
土地勘查定界报告
原件或复印件
行政部
永久
8
国用土地使用证
原件或复印件
行政部
永久
三
工程建设许可、备案文件
原件或复印件
行政部
永久
1
建设工程规划许可证及其文件
原件或复印件
行政部
永久
2
建设工程规划许可证所附地形图、总平面图
原件或复印件
行政部
永久
3
建设工程规划许可证所附其他图纸
原件或复印件
行政部
永久
4
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见、有关行政主管部门(人防、环保、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、白蚁防治、卫生等)批准文件、备案文件或取得的有关协议
原件或复印件
行政部
永久
四
招投标文件(不含未中标的投标文件)含招标书、投标书、评标记录、中标通知书、合同
原件或复印件
行政部
永久
1
勘查、设计招投标文件承包合同
原件或复印件
行政部
永久
2
施工招投标文件合同
原件或复印件
行政部
永久
3
监理招投标文件及合同
原件或复印件
行政部
永久
4
设备等其他招投标文件及合同
原件或复印件
行政部
永久
第二阶段:
设计文件
原件或复印件
行政部
永久
一
勘查、测绘、设计基础文件
原件或复印件
行政部
永久
1
工程地质勘查报告
原件或复印件
行政部
永久
2
水文地质勘查报告、自然条件、地震调查
原件或复印件
行政部
永久
3
地形测量成果报告
原件或复印件
行政部
永久
4
申报的规划设计条件及规划条件通知书
原件或复印件
行政部
永久
二
设计文件及设计图
原件或复印件
行政部
永久
1
建筑工程规划设计
原件或复印件
行政部
永久
2
建筑工程规划设计要求审批文件
原件或复印件
行政部
永久
3
方案设计图纸和说明
原件或复印件
行政部
永久
4
方案设计各政府部门审批意见
原件或复印件
行政部
永久
5
初步设计图纸和说明
原件或复印件
行政部
永久
6
初步设计评审意见
原件或复印件
行政部
永久
7
施工图及其说明
原件或复印件
行政部
永久
8
设施说明书及设计计算书
原件或复印件
行政部
永久
9
建筑工程施工设计文件审查通过文件
原件或复印件
行政部
永久
10
工程投资估算文件
原件或复印件
行政部
永久
11
工程设计概算文件
原件或复印件
行政部
永久
12
施工图预算材料
原件或复印件
行政部
永久
第三阶段:
施工文件
原件或复印件
行政部
永久
一
开工审批文件
原件或复印件
行政部
永久
1
建筑工程开工审查表
原件或复印件
行政部
永久
2
建筑工程施工许可证(含掘路许可)
原件或复印件
行政部
永久
3
工程质量监督手续文件
原件或复印件
行政部
永久
二
建筑工程施工文件
原件或复印件
行政部
永久
(一)
施工组织设计、质量计划文件
原件或复印件
行政部
永久
1
施工组织设计(方案、质量计划)审批表
原件或复印件
行政部
永久
2
施工组织设计(方案、质量计划)
原件或复印件
行政部
永久
(二)
质量管理文件
原件或复印件
行政部
永久
1
建筑工程质量人员从业资格审查表
原件或复印件
行政部
永久
2
建筑工程特殊工种人员上岗审查表
原件或复印件
行政部
永久
3
工程开工报告
原件或复印件
行政部
永久
4
工程复工报告
原件或复印件
行政部
永久
5
工程竣工报告
原件或复印件
行政部
永久
6
图纸修改依据汇总表
原件或复印件
行政部
永久
7
图纸会审
原件或复印件
行政部
永久
8
技术核定单
原件或复印件
行政部
永久
9
设计变更通知单
原件或复印件
行政部
永久
10
技术质量交底记录
原件或复印件
行政部
永久
11
地基验槽记录
原件或复印件
行政部
永久
12
水准点、标高测量成果报告
原件或复印件
行政部
永久
13
建(构)筑物测量复核单
原件或复印件
行政部
永久
14
建(构)筑物沉降观测成果
原件或复印件
行政部
永久
15
建(构)筑物沉降观测点、基准点、专用水准点平面位置布置图
原件或复印件
行政部
永久
16
垂直测量成果表
原件或复印件
行政部
永久
17
隐蔽工程验收单及汇总表
原件或复印件
行政部
永久
18
各类专业工程施工现场质量管理检查记录
原件或复印件
行政部
永久
19
沉桩工程开工令
原件或复印件
行政部
永久
20
试打桩记录
原件或复印件
行政部
永久
21
各类桩施工记录汇总表
原件或复印件
行政部
永久
22
各类桩施工记录
原件或复印件
行政部
永久
23
混凝土预制桩、钢管桩、钢筋混凝土预制桩、PHC等桩外观检查记录
原件或复印件
行政部
永久
24
钻孔灌注桩成孔、钢筋笼制作、吊放等验收记录
原件或复印件
行政部
永久
25
桩位轴线、标高、偏差汇总表
原件或复印件
行政部
永久
26
打桩桩位编号、标高、偏差图
原件或复印件
行政部
永久
27
各类施工试验记录表
原件或复印件
行政部
永久
28
工程质量一般事故报告表
原件或复印件
行政部
永久
29
工程质量重大事故报告表
原件或复印件
行政部
永久
30
工程质量保修书
原件或复印件
行政部
永久
31
施工日记
原件或复印件
行政部
永久
32
工程联系单、签证、收发文件登记表及其他
原件或复印件
行政部
永久
(三)
质量保证文件
原件或复印件
行政部
永久
1
各类材料、设备试验报告汇总表
原件或复印件
行政部
永久
2
各类材料试验报告
原件或复印件
行政部
永久
3
各类材料、设备质量证明书、复试报告汇总表
原件或复印件
行政部
永久
4
各类材料、设备质量证明书、复试报告及质量证明书
原件或复印件
行政部
永久
5
桩身质量检测报告
原件或复印件
行政部
永久
6
灌注桩成孔测试报告
原件或复印件
行政部
永久
7
桩基承载能力试验报告
原件或复印件
行政部
永久
8
一、二级焊缝无损检测报告
原件或复印件
行政部
永久
9
生活给水水质检测报告
原件或复印件
行政部
永久
10
各类检测报告
原件或复印件
行政部
永久
11
各类设备安装记录
原件或复印件
行政部
永久
12
各类设备调试记录
原件或复印件
行政部
永久
(四)
质量验收文件
原件或复印件
行政部
永久
1
单位(子单位)工程质量竣工验收记录
原件或复印件
行政部
永久
2
单位(子单位)工程质量控制资料核查记录
原件或复印件
行政部
永久
3
单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
原件或复印件
行政部
永久
4
单位(子单位)工程观感质量检查记录
原件或复印件
行政部
永久
5
分项工程质量验收证明书
原件或复印件
行政部
永久
6
地基与基础分部(子分部)工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
7
主体结构分部(子分部)工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
8
建筑装饰装修分部(子分部)工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
9
建筑屋面分部(子分部)工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
10
钢结构分部(子分部)工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
11
建筑给水、排水及采暖分部(子分部)工程验收记录
原件或复印件
行政部
永久
12
建筑电气分部(子分部)工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
13
智能建筑分部(子分部)工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
14
通风与空调分部(子分部)工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
15
电梯分部(子分部)工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
16
建筑节能各子分部工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
17
分项工程质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
18
检验批质量验收记录
原件或复印件
行政部
永久
19
质检机构签发的质量不合格项目通知(含整改通知、停工单暂缓施工指令
原件或复印件
行政部
永久
20
各专业工程施工单位工程质量竣工报告(施工质量验收报告)
原件或复印件
行政部
永久
第三阶段:
监理文件
原件
行政部
永久
1
监理规划
原件
行政部
永久
2
监理实施细则
原件
行政部
永久
3
监理部总控制计划
原件
行政部
永久
4
监理月报
原件
行政部
永久
5
监理例会纪要
原件
行政部
永久
6
工程开、复工审批表
原件
行政部
永久
7
施工组织设计(方案)报审表
原件
行政部
永久
8
分包单位资质报审表
原件
行政部
永久
9
分包单位资质材料
原件
行政部
永久
10
成品、半成品供货单位资格报审表
原件
行政部
永久
11
供货单位资质材料
原件
行政部
永久
12
各类材料报审表
原件
行政部
永久
13
监理测量复核记录
原件
行政部
永久
14
工程款支付申请表
原件
行政部
永久
15
监理工程师通知单及回复单
原件
行政部
永久
16
工程临时延期回复单
原件
行政部
永久
17
费用索赔申请表
原件
行政部
永久
18
工程材料、构配件、设备报审表
原件
行政部
永久
19
工程竣工报验单
原件
行政部
永久
20
有关进度、质量、造价控制的监理工程师通知单
原件
行政部
永久
21
工程暂停令
原件
行政部
永久
22
质量事故报告及处理意见
原件
行政部
永久
23
工程临时延期审批表
原件
行政部
永久
24
工程最终延期审批表
原件
行政部
永久
25
费用索赔审批表
原件
行政部
永久
26
预付款报审与支付
原件
行政部
永久
27
月付款报审与支付
原件
行政部
永久
28
监理工作联系单
原件
行政部
永久
29
工程变更单
原件
行政部
永久
30
设计变更、洽谈费用报审与签认
原件
行政部
永久
31
工程竣工决算审核意见书
原件
行政部
永久
32
合同争议、违约报告及处理意见
原件
行政部
永久
33
工程项目施工阶段质量评估报告
原件
行政部
永久
34
监理工作总结
原件
行政部
永久
第四阶段:
竣工文件
原件或复印件
行政部
永久
1
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