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财务审批制度
八、财务审批制度
财务审批制度
第一章 总 则
第一条为加强财务管理,提高工作效率,规范经营活动,理顺业务关系,根据集团相关管理制度及组织架构设置,特制定本制度。
第二条集团所有的经济活动纳入计划、预算管理,计划,预算内的支出审批从简,计划预算外出的支出严格控制。
第二章 借款审批
第三条私人借款
私人借款限额500元,由个人提出申请,总经理审批。
特殊情况下的福利性借款,由个人申请,部门负责人、总经理批准。
第四条因公借款
因公借款由个人凭相关业务审批报告原件,填写“借款申请单”(出差凭“员工出差申请单”),限额内的借款由财务部审批。
超限额的经财务审核后,报总经理或相关受权委托人审批。
借款限额标准如下:
序号
借款限额
借款审批权限
部门主管
部门经理
财务经理
总经理或受权人
1
500元以内
审核
审核
2
500-2000元
复核
审核
审核
3
2000元以上
复核
审核
批转
批准
第五条营销策划、采购物流部人员因公借款长途出差人员办理借款按“预计出差天数*日出差补助标准+长途交通费+部分备用金”的标准办理借支。
出差后报销费用必须先冲减借款余额。
总经办负责及时将公司离职或调动情况事前通知财务部。
营销人员因离职造成的损失从部门总额中扣减。
第六条财务部门遵循“及时报帐,前期不满,后期不清”的借款管理原则。
要求借款人借款时必须注明还款计划。
借款人收到催款通知后,逾期不还借款或不报帐者,财务部通知行政文秘从当月工资中扣除。
第七条备用金管理
各业务部门需3000以下备用金,可书面申请事由,报总经理批准后方可办理借支。
财务部门每月报表对该部分需作出数据显示,协助总经理监控使用。
第三章 付款审批
第八条所有的付款必须根据合同协议及预算内业务报告编制资金计划,费用支出必须编制预算。
计划内的付款由财务及上述授权委托人签字办理,计划外的付款一律报总经理审批。
第九条用款部门每周五下班前编制“付款计划周报表”,由财务复核,主管责任人审核,总经理审核(“付款计划周报表”格式见附表)。
第十条已审批“付款计划周报表”付款项目由财务部出纳直接办理付款手续。
第十一条付款申请发票未到的,财务部在“付款计划周报表”备注栏说明,财务部确认收到发票后再办理付款。
第十二条计划外付款一般情况下财务当月不再办理付款,紧急付款由经办部门申请(填写“付款申请单”),经财务审核,主管负责人批转,送总经理审批。
第十三条出版社结算管理
1、大批图书采取现汇结算的方式,采购价格也应以现汇结算的前提确定,我方在图书入库后15天内办妥有关手续。
2、结算时间原则上三个月结算一次,特殊情况机动处理。
3、特殊采购的付款方式经总经理批准,并在合同中签明。
第十四条财务付款审核单据
1、装修工程:
业务报告、合同、发票、工程竣工验收单、工程预(决)算书、原则上附二家以上的报价单(一家报价必须说明原因);
2、办公设备、工具器具等固定资产采购:
业务报告、合同、发票、设备交接单(验收单)。
3、广告实施、宣传促销、赞助;业务报告、合同发票、赞助(域推广)证明;
4、广告制作品(小礼品):
业务报告(附二家以报价单)、发票、进仓验收单(质量由仓库验收);
5、其它按规定不需要合同的采购:
业务报告、发票、进仓单。
第四章 费用报销审批
第十五条费用支出实行预算管理
各分公司、部门根据年度考核费用分解指标每月28前申报下月费用预算,由财务部综合平衡之后报总经理审批。
各分公司、部门根据审批后的预算控制本部门费用开支,对超预算费用或预算项目之外的支出,应事前报总经理审批,否则,财务部门不予办理付款、报销手续。
各区域分公司具体的差旅费、电话费标准及管理制度由分公司制定,送总公司财务部备案后实施。
第十六条经常性五项费用
预算内业务招待费用、差旅费、办公费、电话费、汽车费由经办人填写“费用报销单”或“差旅费报销单”,属本部公共费用支出由总经办审批,专项业务费用由具体的业务主管负责人审批。
业务部门月度五项费用根据销售进度同步考核,每月由财务部按额度办理借款,业务部门在预算内开支,部门经理把关,超额由部门共同承担(从工资中分摊扣除),每月由业务部门自行将费用单据归集,送财务部审批报销。
费用报销审批程序:
经办人申请→直接上级复核→财务审核→总经理或授权人审批
授权范围如下:
1.授权高校副总经理:
负责高校服务项目正常单笔2000元以下费用的审批,年度总费用不得超过*比例销售额度;
2.授权区域分公司经理:
负责各自区域内正常单笔2000元以下费用的审批,年度总费用不得超过*比例销售额度。
3.财务及综管部经理:
负责行政,财务,公共费用,及业外投资项目2000元以下费用的审批,特殊情况请示总经理。
4.若有非正常情况需加大各项费用的支出,需请示总经理,在保证完成年度计划利润情况下,酌情审批。
6.以上经授权的责任人直接发生的费用,由总经理审批。
7.授权出版策划副总经理:
负责出版项目费用2000元以内的支出权限,超过部分由董事长直接审批。
8.授权总经理:
单笔5000元以内费用的审批权限。
并审核各部门相关累计费用不得超出年度总预算。
超出部分需请示董事长签字报销。
9.总经理个人直接费用由董事长签字报销。
10.单项非正常费用或赞助超出5万元,董事长需召开高层管理人员会议说明情况,并征求三分之二以上成员同意方可支出。
参加人员为经理或以上级别。
一:
业务费
1、预算内业务费由主管责任人在限额标准内审批。
2、出差人员每报销一单业务招待费,相应扣减一天的出差伙食补助。
3、财务审核时如发现超标准开支和超预算的业务应酬费,超出部分不予报销。
4、业务费应在发生之日起一个月内报销(出差人员自出差返回之日起计算),超期报销视为费用自理。
5、日常业务应酬参照以下标准执行:
日常业务招待费开支标准限额表
陪同级别
就餐地点
合计月
招待限额
备注
指定招
待餐厅
国内
采购员
工作餐
(20元/人)
50元/人
200元
陪餐人数不超过就餐人数的50%,且最多不超过四人。
跟单员
80元/人
300元
经理
100元/人
800元
总经理/副总
实报实销
注:
1、如在指定接待餐厅必须经经理、副总等批准才能订围餐。
2、就餐标准为部门负责人控制开支的参考标准,按年度预算总额控制,超出部分冲减部门或负责人年终分红。
二:
差旅费
1、员工出差衽事前申报制度,出差前填制“员工出差申请单”,经上级主管审批。
境外出差报集团董事长批准。
2、差旅费报销由出差员工填写“差旅费报销单”(附“出差申请单”),经部门负责人审核确认后送财务部审批。
超预算费用一律自理,财务不予报销。
出差后的各类发票、单据、按业务费、差旅费(长途交通、住宿费)、出租车费、电话费、杂费等分类填报合计数。
每次出差发生的费用只能一次报销,不能分次报销。
3、员工出差借款应结清上次借款,否则,不办理新的借款。
4、新招聘的外地专业人员用于报到的单程路费及行李托运费予以报销,由总经办、财务部审批。
其他费用原则上不予报销,特殊情况应报总经理审批。
5、员工国内临时出差和长期出差所发生的差旅费按国内差旅费标准(见列1)开支和管理。
附表1国内关旅费标准一览表
单位:
元/天/人
出差人员级别
出差地点
住宿费
(凭票报销)
伙食费
(定额补助)
交通工具(凭票报销)
飞机
火车
市内交通
主管级及以下
一类地区
150
30
待批
硬卧
30(定额补)
二类地区
12
20
待批
硬卧
20(定额补)
广州市内(从化、增城、番禺除外)
当日往返
10元/餐
公汽
公汽
公汽
市外周边地区
当日往返
15元/餐
公汽
公汽
公汽
经理级及以上
一类地区
180
40
经济仓
硬卧
40(定额补)
二类地区
150
30
经济仓
硬卧
30(定额补)
广州市内(从化、增城、番禺除外)
当日往返
20元/餐
出租车(或公司派车)
市外周边地区
当日往返
30元/餐
总经理及以上
所有地区
实报实销
实报实销
头等仓
软卧
出租车或专车
说明:
1)一类地区:
北京、上海、深圳、珠海、汕头、厦门、海口、青岛等沿海开放城市;
2)二类地区:
省外城市和地区,广东省内当日不能往返城市或地区;
3)市外周边地区:
广州市以外地区(含从化、增城、花都、番禺);
4)参加会议、学习期间不享受差旅费补助;
5)长驻区域分公司人员根据当地分公司标准执行;
6、员工境外(含港、澳地区)出差所发生的差旅费统一按出国人员差旅费标准(见表2)开支和管理。
7、境外出差必须根据差旅费标准、预计出差时间填报出差预算,报集团管委会审批。
附表2出国、境外出差人员差旅费标准一览表
单位:
人民币/元/人
前往国家、地区
人员级别
住宿费
出差补助
其他国家
普通职别
600
300
主管级
800
500
经理级及以上
1200
600
香港、澳门、台湾
普通职员
300
200
主管级
500
300
经理级及以上
800
400
三:
办公费
办公费主要指公司办公家具、办公通讯器材、电大以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。
个人办公文具由总经办统一购买,以旧换新领取。
(员工宿舍用品纳入办公费)
四:
电话费
1、电话费是指安装、使用电话、手机所支出的一切费用。
2、总经理负责人以上人员电话费实报实销。
3、经理级以上人员按集团以下统一标准实行电话补贴。
管理人员电话费用限额补助标准
单位:
元/月/人民币
序号
级别
限额标准
备注
1
主管级
150
2
经理级
200
3
总助/副总
300
4
总经理
实报实销
注:
电话费凭发票报销,不足补助标准的按实际数报销。
特殊岗位电话费用限额补助标准
单位:
元/月/人民币
序号
级别
限额标准
备注
1
司机,
150
2
外勤出纳等,
150
3
业务主管及外勤业务员
200
4、一次通话半小时以上而又不能说明原因的,相应扣减有关主管责任人员的工资。
5、出差工人员异地发生的特殊长途电话、传真、邮寄等费用计入差旅费,凭票报销。
五:
汽车费
1、所有车辆使用必须填写《汽车行驶记录月报表》,详细记录车辆使用的情况,由用车人签字作为汽车各项使用费按月报销凭证。
路桥停车费应凭《汽车行驶记录月报表》按月报销,记录卡中无记载的费用不予报销。
2、各区域分公司、部门汽车使用费实行预算总额控制。
3、经理级员工因公司没有派车而乘座出租车的费用纳入汽车费用总额。
第十七条物品采购类费用:
预算内工具、维修零配件、后勤等采购费用报销,经办人凭业务报告、发票、验收单填写“费用支出报销单”,由总经办、财务部审批。
第十八条广告联谊、公关赞助费
1、广告联谊、公关费实行计划管理、预算控制。
营销策划部每年12月31日前编制下一年度广告推出、联谊活动、公关策划计划、费用预算,经总经理审批后,送财务部备案。
对年度计划外的广告投放、联谊活动及特殊公关,应事前将方案报总经理审批,送财务部备案后,方可立项签定合同执行。
2、广告联谊、公关费付款、报帐。
广告联谊、公关费付款由营销策划部每月28日之前按付款单位编制“付款审批明细表”,经营销策划部经理审批,财务部复核,总经理审批。
第十九条运输费用
1、承运本公司图书采购的运输单位、运费单价、服务信誉,采取招标询价的方式确定。
运输公司的招标具体由采购物流组织实施,中标运输单位、运费价格财务部审核,总经理审批。
运输单位、运费价格应根据市场变化,至少每年进行一次招标。
2、与中标运输公司应签定运输配送合同。
3、采购物流部负责办理运费结算、索赔等日常事务。
4、运输费用一律实行“一车一单”制度,配送中心根据“出仓单”发货。
5、运费结算:
采购物流部每月28日前编制下月“付款审批明细表”,财务部复核,总经理审批。
财务部根据数量短少和包装破损应赔偿金额开收据,数量短少清单和赔偿收据用于办理运输索赔。
第五章 处罚办法
第二十条报销人营私舞弊、弄虚作假,对违规违纪金额不予报销,对已报销的,除退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规金额50%-100%的罚款。
第二十一条部门负责人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真的情况下签名准予报销的,对部门负责人予以违规报销金额3%-15%的罚款。
第二十二条财务审核人员不严使公司造成损失的,对财务审核人员按违规报销金额3%-15%的罚款。
第六章 附 则
第二十三条本制度由财务部负责制定、修改、解释。
第二十四条本制度自发布之日起执行,公司在些前下发的相关制度同时废止。
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二OO六年十一月二十日
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