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策划终稿
上海对外贸易学院自励中心第四届新生节系列活动之
新生导航
—贸院学生组织全接触
一、活动目的
新生在刚进入大学的时候,思维方式都仍未转变,对大学生活的知之甚少,特别是在学生活动方面,多数人单纯认为大学里只有学生会和社团,而对其他的各类学生组织毫不知情。
这导致了很多同学在第一学期各类学生组织招新时由于学生组织太多而不知所从,盲目选择,错失机会。
通过本次交流活动,新生可以在各组织招新前对我校众多的学生组织有一个很直观的了解,可以帮助他们正确选择自己适合、感兴趣的学生组织,让其在今后能充分发挥能力,得到锻炼,丰富大学生活,同时也可以让各组织招收更多合乎需要的人才,以更好地开展学生工作。
另外,借此机会,也能让新生更多地了解自励,感受到自励理念与特色,为自励壮大队伍做好准备。
二、活动意义
本次交流会旨在为各组织提供一个平台,向09级新生展示其特色与职能,为其随后的招新工作扩大宣传。
让新生对我校各类学生组织特别是自励能有直观的认识,了解各组织的工作特点,帮助其正确地选择即将报名参加的学生组织,以达在今后充分发挥其才能、锻炼其能力、丰富其大学生活,优化资源配置的目的,促进我校各项学生活动更加顺利地开展。
同时,以此为契机加强自励与其他各组织间的合作与沟通,将自励的真诚与友好展示给各组织,促进相互间今后的合作;并且更好地宣传自励,扩大自励的影响力,在新生中树立自励专业、高效的优秀品牌形象。
三、活动时间
活动时间:
2009年9月9日晚18:
00—19:
40(时长可视具体情况调整)
四、活动形式
活动形式:
嘉宾交流、组织展示与咨询会结合的形式
五、活动规模与邀请组织
活动规模:
预期为220人左右
邀请嘉宾:
唐旭生
邀请组织(排名不分先后):
居委会,团委,社团联,学生会,SIFE、学生创业中心,共计邀请6个学生组织
六、活动地点
上海对外贸易学院松江校区三百人报告厅
七、活动流程
(一)前期准备
1、物资准备
三百人报告厅的场地申请;
设计制作各组织的邀请函;
活动前期
汇总并制作各学生组织参与本次活动的人员名单,制作签到表(电子版);
设计制作本次交流会的横幅1条、海报3张、传单800份、活动须知250份(包括活动流程与温馨提示)、路标10张(活动当天为新生指路用)、新生签到表、反馈表250份(反馈表包含2个版本,一种为新生反馈表230份,一种为各学生组织的反馈表20份);
自励展示的材料制作、搜集(包括PPT、演讲稿、视频、自励宣传资料【备咨询会时用】);
各学生组织的展示材料(包括PPT与视频,事先须汇总);
各学生组织的席卡6张;
活动当天
有线话筒,备用无线话筒,无线话筒电池4节(话筒需事先踩点时测试,保证能正常使用);
投影设备(事先踩点时须测试,保证能正常使用);
播放视频所需的笔记本电脑1台,签到用电脑3台;
相机二台(要求有备用电池),摄像机一台(待定);
2、活动宣传
网络宣传:
开学前,由专人负责在云间城论坛、CA2U论坛的外贸板块,外贸贴吧以及新生群中发布活动宣传稿。
论坛与贴吧上的帖子要求始终保持首页位置,新生群中的宣传稿要求每周发布2次。
整体宣传:
报道当天,在各学院发放给新生的资料袋中,会有自励的新生
节活动宣传单,其中包括本次活动的相关信息。
另外可在自励的摊位上悬挂活动海报。
宣讲会:
军训期间,将由自励工作人员到每个连队开展简短的宣讲会,期
间简要提及本次活动。
传单发放:
采取扫寝室楼与委托临招在连队中发放的方式。
扫寝室楼
要求每个寝室发放一张即可,委托临招在每个班级发放10张。
海报张贴与横幅悬挂:
在D楼大厅与食堂门前张贴海报,在自励楼前悬
挂活动横幅。
联系临招:
这一部分联系非常重要,因为临招之夜和参观自励的这两个
活动之后,本活动可以利用他们已经联系的临召资源,通知临召,宣传本活动
(二)活动当天具体流程
1、场地准备—————————————————————15:
00到16:
30
工作人员在负责人的带领下,将所需物资带到三百人报告厅。
然后将活动现场的桌椅按要求摆放好,并布置好场地(张贴海报、悬挂横幅、张贴路标、摆放好席卡与饮用水等)。
完成各项物品的最后确认与摆放。
(桌椅摆放要求为:
将场地左右两侧最靠边的两列中的一列桌椅作为咨询台摆放,每个组织有2张桌子与3张椅子作为咨询台,并摆放成U型。
另外一列撤出场地,放至于场地外。
舞台上不摆放任何桌椅,U型内部保持场地原样,舞台上不摆放任何桌椅。
另外在舞台靠窗一侧摆放一张长桌,以放置饮用水等物品)
可能出现的突发状况及应对措施:
●提前一天彩排时,各项音像设备均需进行调试(包括现场插线板的设置也需有指定位置摆放),若出现故障,立即联系相关负责人进行维修,务必在第二天中午前解决完毕
2、各组织代表进场准备—————————————————17:
10到17:
30
各学生组织本次活动的负责人到达活动现场,并在三百人报告厅的入场处签到。
签到后由工作人员引导至其对应的咨询台处,各组织的代表做好准备工作。
可能出现的突发状况及应对措施:
●若某些组织携带带有明显招新性质的宣传、登记资料,活动负责人需立即以适当的方式与其交涉,请其在活动期间不要将此类资料发放
●活动当天若用于播放音像资料的笔记本电脑出现故障等,立即换以备用电脑(2台电脑上均需事先拷贝好相关资料)
3、活动准备阶段————————————————————17:
30到18:
00
在本阶段,09级新生进场时需在入口处签到,负责签到的人员需注意发放自励名片。
将循环播放事先搜集并整理好的各组织的宣传视频(每个视频时长务必控控制在5分钟左右),现场的工作人员需引导新生就座并维持现场秩序,并发放本次活动的活动须知与反馈表以及自励新生节活动的宣传资料,提醒新生在活动结束时将反馈表交与工作人员处。
●如果活动当天新生人数众多,则我们应该预备更多的空间(自励)和椅子提供给新生。
4、嘉宾交流——————————————————————18:
00到18:
40
18:
00时由主持宣布本次活动正式开始,并按展示顺序介绍参与本次活动的组织。
此后由主持人邀请嘉宾上台为同学做交流,即为其介绍在大学中除开学习,还有其他很多同样很有意义的事,以此为新生提供指导,方便其日后选择大学生活方式。
可能出现的突发状况及应对措施:
●话筒事先应调试好至少2个,保证其电量充足,若在嘉宾交流期间出现话筒故障,由主持人立即上前予以更换
●若嘉宾事先预备PPT或是任何多媒体素材,需事先预演确定没有播放问题
5、各组织展示—————————————————————18:
40到19:
20
然后由各组织按顺序,派事先安排好的两名代表上台为新生做展示,展示的主要形式为Presentation。
其中一名为主讲,另外一名负责切换PPT。
由于时间限制,每个组织的展示时间需控制在5分钟以内。
可能出现的突发状况及应对措施:
●嘉宾交流结束后,立即更换新电池,保证其电量充足,若在组织展示期间出现话筒故障,由主持人立即上前予以更换
●若组织展示时长超过5分钟,则可以给予其最后1分钟迅速结束,同时以响铃提示其注意掌控时间(前一天彩排时这一环节需要做详细说明)
5、咨询会———————————————————————19:
20到19:
40
展示部分结束后,由主持人宣布接下来进入咨询会时间,新生们可以到自己感兴
趣的学生组织的咨询台处咨询。
此部分为自由交流的形式。
同时,会继续循环播放各组织的视频资料。
工作人员需维持现场秩序。
可能出现的突发状况及应对措施:
●此环节所有工作人员需注意维持现场秩序,若出现人员过于拥堵的情况,工作人员应予以疏导
6、活动结束———————————————————————————19:
40
活动结束后,场地复原,打扫清洁,整理资料。
备注:
1、参展学生组织的人员与工作人员当天务必着正装
2、各学生组织可带宣传、介绍类海报以张贴
(三)后期整理
工作要求与分配见“六、资源需要与预算”中“
(一)人力资源”中的后期整理。
八、资源需要与预算
(一)人力资源
整个活动过程需要工作人员16人左右,工作分配如下(具体工作分配待人员确定后安排):
工作类别
工作要求
人数
前期准备
(10人)
通讯
联系并邀请相关组织,并确认其参加人数、负责人的联系方式以及各组织的展示资料,交由活动负责人处汇总
4
行政资料制作
制作邀请函,2种签到表(学生组织、09新生),2种反馈表,活动须知以及席卡
场地申请
打印场地申请表格,在唐老师签字后交由有关部门以申请三百人报告厅场地
1
宣传资料制作
设计制作本活动的海报、横幅、传单、自励名片以及准备自励展示所需材料
3
物品采购
购买所需的饮用水、一次性杯子与无线话筒的电池
1
前期宣传
按照宣传方案进行宣传
10
活动当天(6人)
主持
负责在活动当天开场、中场与结束时的主持
项谦谦
陈迁
展示
负责当天展示部分时自励展示的讲解,要求事先根据展示资料自备讲稿.另外,其中一人负责播放PPT
潘睿棋
前台
负责在入口处签到并负责发放活动须知与反馈表,
2
引导
负责引导各学生组织对号入座,引导新生入座,维持现场秩序(其中一名为音控负责人)
2
摄影
负责当天活动的照片拍摄
曹
负责人
负责现场人员的调度,保证活动的顺利进行
邓
负责输送
2临时
后期整理(6人)
新闻稿撰写
筛选合适的照片,根据活动当天的情况撰写新闻稿,审核合格后,与照片一并交予相关部门在校内和官网发布
1
数据统计
统计调反馈表上的数据,并向有关部门反馈
1
活动参与者资料备案
将参与本次活动的新生资料提交给客服部,并撰写飞信模板,以给新生群发飞信
2
总负责人
监督各项工作的进展,撰写活动总结,参与以上所有环节。
另需在云间、CA2U上发布新闻稿
1
(二)物力资源(已有)
各组织的联系方式
三百报场地申请表
有线话筒
备用无线话筒
投影设备
DV
照相机
笔记本电脑
桌子
椅子
各组织宣传片
各组织展示资料
正装
(三)预算
前期
宣传
邀请函 5*0.5=2.5
横幅(10m) 1(10m)*6=60
海报 3*10=30
传单 800*0.07=56
物资
路标、10*1=10
席卡6*0.5=3
小计161.5
中期
物资
活动须知250*0.07=17.5
自励宣传资料250*0.07=17.5
反馈表250*0.07=17.5
饮用水(550ml)25*2=50
电池8*1.9=15.2
小计117.7
机动款(预算的5%)14
总计293.2
九、附件
附件一自励展示方案
1、展示形式:
Presentation(PPT辅助)
2、展示者:
主持人:
另需播放PPT者一名(由工作人员担任)
3、展示时长:
5分钟
4、展示材料需要:
主持稿(主持人制作,8月10日-8月20日之间制作完成),自励展示PPT(由播放PPT的人制作),讲稿(由展示者制作)
5、PPT制作方案:
主要内容:
本PPT将以自励简介与自励所有活动介绍为主,自励简介预计用时
1分钟,自励活动介绍预计用时4分钟。
附件二活动须知
1、本次活动时间为18:
00——19:
40,历时1小时40分钟。
请各位新生在进场时务必在前台签到。
2、参加本次活动的学生组织包括贸院居委会、团委、学生会、社团联合会、SIFE、学生创业中心、学生自励中心(排名不分先后),共计7个组织。
3、本次交流会分为三个部分:
17:
00—18:
00前期准备与新生入场时间,期间我们会提供循环播放各组织宣传短片(若贵组织需要播放并提供短片,请将短片时间控制在5分钟,谢谢)
18:
00—18:
40由我们请到的嘉宾为新生做开场演讲,贵组织代表将于我们为贵组织设立的专用咨询台处就坐
18:
40—19:
25各组织进行为时5分钟的展示,展示形式为结合PPT的演讲
19:
20—19:
40新生到各组织的咨询台处与各组织代表的自由交流会
19:
40活动结束
4、展示顺序:
(展示顺序与展台位置将由各组织代表抽签决定)
5、请参加本次活动的同学在活动结束时,将入场时由我们的工作人员发放的反馈表填好交于入场的签到处,以便今后我们能更好地提高工作质量与效率,谢谢配合!
现场示意图:
上海对外贸易学院学生自励中心项目管理服务公司
2009年9月
附件三:
选择各组织的理由
1、贸院居委会:
宿舍生活是大学生活核心组成部分之一,每个大学生也都希望能有舒适的生活环境。
贸院居委会作为生活区管理组织,在宿舍管理、丰富同学课余生活有着不小的贡献。
他们是同学和学校之间沟通的桥梁,将同学们的想法及时上报给学校,促进改善生活区的环境质量。
所以,新生也应当参与到其中来,为自己,也为大家。
2、团委、学生会、社团联:
作为全国各高校都拥有的最为老牌、最为人熟知的学生组织,它们在学生工作方面的成绩也十分显著,负责组织学校的许多活动,诸如志愿者招募、各类文艺与学术类活动等,对于新生来讲,它们的吸引力不小,自然不能缺。
3、学生创业中心:
与自励同属创新型学生组织,是我校的特色组织之一。
其性质与我校的商科性质契合度很高,学生在创业中心可以了解到很多有关创业、业务等方面的知识,实践能力会有很大的提升。
附件四:
给各组织的活动说明
尊敬的xxx:
为保证本次活动能够顺利开展,自励中心特作以下几点说明:
a)“新生导航—贸院学生组织全接触”定于2009年9月9日晚18:
00—19:
40在我校信息楼三百人报告厅举行,请贵组织派遣三位代表参加本次活动(三位代表中有一位将会代表贵组织为新生进行展示,展示形式请见第2条说明,并请三位代表务必着正装)。
活动当天,请三位代表于17:
00到场以便做好准备工作,谢谢配合。
b)邀请组织如下:
贸院居委会、团委、学生会、社团联合会、SIFE、学生创业中心、学生自励中心(排名不分先后)
c)本次交流会分为三个部分:
17:
00—18:
00前期准备与新生入场时间,期间我们会提供循环播放各组织宣传短片(若贵组织需要播放并提供短片,请将短片时间控制在5分钟,谢谢)
18:
00—18:
40由我们请到的嘉宾为新生做开场演讲,贵组织代表将于我们为贵组织设立的专用咨询台处就坐
18:
40—19:
25各组织进行为时5分钟的展示,展示形式为结合PPT的演讲
(展示顺序与展台位置将由各组织代表抽签决定)
19:
25—19:
40新生到各组织的咨询台处与各组织代表的自由交流会
19:
40活动结束
d)本次交流会贵组织需准备以下资料:
贵组织的宣传短片(若贵组织需要播放并提供短片,时长不大于5分钟)、展示所需的PPT、宣传资料(海报、传单等)
e)本次活动旨在为09级新生提供一个预先了解贸院优秀学生组织的机会,也让各组织能在新一轮的招新工作中找到合适的人才。
但在活动过程中,请不要当场招收新人,谢谢配合!
f)为了保证活动能顺利开展,请在8月31日前将贵组织的短片、PPT发送给我们,以便我们能做好前期的筹划工作。
另外,若条件允许,在活动正式举办前我们会安排一次彩排,请贵组织务必参加以保证活动当天大家都能给新生留下最好的印象,谢谢配合!
g)若关于本次活动贵组织有任何疑问,或者有任何建议,请联系我们,我们会在第一时间给予回应。
现场示意图:
自我砥砺,成就卓越
学生自励中心项目管理服务公司
新生节项目组
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