12连锁店工程部改造工程管理办法.docx
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12连锁店工程部改造工程管理办法
为规范金鹰商贸集团各连锁店改造工程的管理,特制定本办法。
本办法适用于集团各连锁店所涉及土建、结构、机电设备、装饰改造工程的设计、招标、采购、施工等工作。
1年度改造工程计划的制定
1.1.各连锁店结合发展需要和当年资金预算计划,依据相关部门(工程部、物业公司等)提出的改造工程建议,拟订下年度工程改造计划(详见附件1),并于每年11月1日前报集团规划筹建部。
1.2.集团规划筹建部对各店的计划进行整理汇总、分类,与集团内各专业部门进行沟通,讨论项目实施的必要性和可行性,并于每年11月30日前将意见反馈各店。
各连锁店根据反馈意见结合实际情况对计划做出调整,调整后的年度改造工程计划经由工程部、行政部、财务部、物业公司会签,总经理室批准后,于12月10日前报集团规划筹建部汇总。
1.3.年度改造工程计划经集团规划筹建部汇总报总裁室审批、董事长批准后即为立项,作为项目实施的依据,同时在集团行政部、财务部和资产管理部备案。
2工程方案的制定和审核
2.1.预算内项目
1)单项改造金额在10万元以下的非重大项目,由连锁店工程部拟定项目启动签呈,相关部门会签,总经理室审批后即可实施。
2)单项改造金额在10万元以下,涉及建筑面积增减、结构变动、机电系统改造、动线调整、大面积内外装饰改造等重大工程,连锁店须综合考虑经营影响及工程技术条件做出投资收益测算,形成完善的签呈报告,由集团规划筹建部协助专业审核,连锁店相关部门会签后,报总经理室批准方可启动。
3)单项改造金额在10万元以上的项目,签呈须报至集团,经规划筹建部专业审核,由总裁室审批后方可执行。
2.2.预算外项目
1)如需增加年度改造工程计划之外的项目,工程部须拟订专项签呈,说明该项工程实施的必要性,经行政部、财务部签注意见、总经理室审核同意后,报集团规划筹建部专业审核、总裁室审批通过,方可调整预算立项。
2)立项后参照第2.1条预算内项目实施。
3委托管理
根据商贸、房产集团于2011年3月4日所签《关于商贸集团委托房产集团进行工程代建、管理、装饰施工、设备材料采购及工程招标相关事宜的请示》的签呈批文,连锁店改造工程涉及到以下内容委托房产集团代管代建。
3.1.委托房产集团代管代建项目
涉及①综合工程预算费用超过1000万,②结构改造或技术有难度的改造项目,均委托房产集团代管代建,规划筹建部负责与连锁店及相关参建部门进行协调沟通,落实具体实施方案,并统一组织协调房产集团各参建部门之间相互协作配合的管理工作,具体管理方式以双方签订的《委托管理协议》为准。
(其中:
关于前期工作:
工程前期工作由商贸集团分店负责协调关系,房产集团负责技术支持和方法指导。
)
3.2.委托金鹰工程建设有限公司(以下简称:
装饰公司)施工范围
直接委托金鹰装饰施工的范围:
苏沪皖地区造价150万以上的装饰改造工程、其它地区造价300万以上的装饰改造工程,均由金鹰工程建设公司承接。
低于以上造价的装饰改造工程如难度较大,可另行协商委托金鹰工程建设公司施工。
3.3.委托金鹰物业公司管理范围
凡涉及到机电类项目(包括空调、电力、消防等)改造,均委托物业公司组织管理,包括改造方案的制定、比价(或招标)、施工过程管理及验收等,并签订三方合同。
工程部全程参与,并负责监督。
4招投标的管理
4.1.改造项目的招投标遵照集团财务部2009年6月24日颁布之新版《招投标管理办法》执行。
4.2.连锁店招标小组由工程部、财务部、行政部成员组成,总经理室及物业公司视具体情况参与。
参照集团行政部《工程物资招标采购管理办法》。
4.3.对于已经与房产集团签订《委托管理协议》的改造项目,项目中的所涉及到的工程、材料、设备等招标采购工作全部由房产集团代为实施。
连锁店需支付其管理费。
管理费按工程总价的5%计算。
其中通过房产集团方面展泰公司直接与施工单位或材料供货商签订的合同,在其合同总额基础上加价6%,作为此部分管理佣金,在计算整体代管代建费用时,将此部分扣除,另行支付。
4.4装饰工程的大宗材料采购由商贸集团下属连锁店直接指定展泰公司代采购,并将含6%管理费用的材料价格直接计入与装饰公司签订的施工合同中,由装饰公司统一提供发票至商贸集团方面,并在最终决算时以实际采购价格计取。
4.5对于连锁店的小型未委托房产集团管理的改造项目,凡涉及到电梯、中央空调系统的设备、单项材料款项超过20万的设备,由商贸集团下属连锁店委托房产集团展泰公司进行采购和招标,并支付给展泰公司5%的管理佣金;单项工程预算超过100万的施工项目,由商贸集团下属连锁店委托房产集团成本部招标,并支付给房产集团5%的管理佣金。
5合同的签办
5.1.立项后的改造项目,合同签办遵照集团《经济合同管理办法》执行。
5.2.合同签办前各连锁店须填报《金鹰商贸集团非商品合同报审单》,单项金额在10万元以下的合同,由连锁店签约部门、行政部、财务部会签,总经理室审批即可;单项金额在10万元以上的合同(含日常装修改造及甲供材),由连锁店签约部门、行政部、财务部会签、总经理室审核后,须报集团规划筹建部、财务部、稽核部审核,总裁室审批后方可执行。
5.3.单项金额在2-10万元以内的甲供材合同,工程部填报《金鹰商贸集团非商品合同报审单》,由集团规划筹建部协助专业审核,连锁店财务部会签后,报总经理室批准方可执行。
5.4.单项金额在10万元以下的工程合同,涉及建筑面积增减、结构变动、机电系统改造、动线调整、大面积内外装饰等重大改造,工程部填报《金鹰商贸集团非商品合同报审单》,由集团规划筹建部协助专业审核,连锁店财务部会签后,报总经理室批准方可执行。
5.5.合同报审单所附附件说明:
如采取自行招投标,则合同报审附件需包含项目立项签呈、招投标定标签呈、参与投标的各厂家报价单明细及合同文本。
如是委托房产代管代建项目,则需附房产集团方面的合同审批单及合同文本。
5.6.合同的归档:
连锁店工程改造项目合同签订后,连锁店财务部及工程部需各留存一本合同原件。
由工程部建立合同台账,并跟进合同请付款流程。
6工程概算、预算、决算
6.1.各连锁店在制定年度改造工程计划时,应及时与集团规划筹建部或集团其它专业部门进行沟通,依据实际制定合理的工程概算。
6.2.各连锁店根据年度改造工程计划,要求施工单位就各项工程编制工程预算,单项改造金额在10万元以下的非重大项目,建议采用固定合同单价的形式进行招标或比价,作为今后决算依据。
原则上当年改造工程决算总额不得超过集团批准的年度改造工程计划表中的工程概算。
6.3.工程竣工后施工单位应编制工程造价结算文件即竣工决算,预算造价在10万元以下的,结算由工程部填报(详见附件2)、财务部会签、总经理室审批;预算造价在10万元以上的,结算由工程部填报,集团规划筹建部进行专业审核,资产管理部复核(资产管理部可根据工程复杂程度决定是否安排外审),总裁室审批。
6.4.委托房产集团代管代建的项目,结算由房产集团负责初审。
6.5.预算价格在10万元以上的,集团资产管理部须从项目开始实施即介入审核管理工作。
审核后的结果作为工程结算付款依据。
7.进度及质量控制
7.1.非重大工程改造项目,由工程部负责项目管理。
重大工程改造项目由规划筹建部统一组织协调,当地店总经理室分管成员及工程部为主导,共同跟进管理实施。
7.2.项目管理主要工作:
1)组织办理本项目实施过程中的各类报审、报验工作;
2)负责各项施工的进度、成本、质量、现场安全文明施工的管理和控制工作;
3)组织工程验收并取得相关验收合格手续。
7.3.涉及到委托房产集团代管代建或委托装饰公司直接施工的项目,在与房产集团及装饰公司日常工作中的往来联系函,需统一经规划筹建部签字确认并发出。
8.竣工验收
8.1.单项改造金额在10万元以上的项目,竣工验收由工程部统一组织,总经理室及当地物业公司共同进行验收,集团规划筹建部协助。
8.2.单项改造金额在10万元以下的项目,竣工验收由工程部及当地物业公司负责组织。
8.3.内装饰工程的验收标准按照《装修装饰工程质量验收表》执行(附件3)。
8.4.机电设备改造的验收由工程部及当地物业公司负责,并形成书面验收记录。
8.5.各项工程验收须达到合同要求及国家相关标准,并取得相关竣工验收资料。
8.6.竣工验收完成后,须根据改造项目情况填报竣工验收资料备案表,按备案表要求报备相关资料至相应职能部门(附件4)。
8.7.重大工程竣工交付使用1月内,由工程部对项目进行综合总结,形成《工程竣工总结报告》。
9.其它
9.1.本管理办法由集团规划筹建部负责解释。
9.2.本管理办法自商贸集团总裁室、董事长批准发布之日起执行。
附件1:
连锁店年度改造工程计划表
附件2:
金鹰国际商贸集团结算审批表
附件3:
装修装饰工程质量验收表
附件4:
竣工验收资料备案表(附说明)
(以下无正文)
附件1:
连锁店年度改造工程计划表
连锁店年度改造工程计划表
连锁店:
年度:
年
序号
项目
实施目的及内容
计划实施时间
估算费用(万元)
效果
简述
备注
一
土建、装饰、外立面、外广场工程
1
2
3
二
机电、空调、电梯
1
2
3
4
三
日常维护
1
2
3
总计
制表:
审核
工程部:
物业公司:
填报日期:
年月日
财务部:
附件2:
金鹰国际商贸集团结算审批表
金鹰国际商贸集团(中国)有限公司
工程结算签办审批表
建设单位:
工程名称:
原合同名称
结算日期
XX年XX月XX日
原合同总价
原合同编号
结算单位
送审结算价
审定结算价
小写人民币:
大写人民币:
简要
附件
经办部门
财务部
连锁店总经理室
审核栏
相关部门/规划筹建部
稽核部
送审情况:
□不需外审□需外审
总裁室
附件3:
装修装饰工程质量验收表
装修装饰工程质量验收表
工程名称
建设单位
施工单位
监理单位
验收部位
验收日期
验收记录
序号
项目
验收结果
备注
1
抹灰
□合格□整改□返工
2
门窗
□合格□整改□返工
3
吊顶
□合格□整改□返工
4
轻质隔墙
□合格□整改□返工
5
饰面板(砖)
□合格□整改□返工
6
幕墙
□合格□整改□返工
7
涂饰
□合格□整改□返工
8
裱糊与软包
□合格□整改□返工
9
细部工程
□合格□整改□返工
10
地面
□合格□整改□返工
11
成套配电柜和动力、照明配电箱
□合格□整改□返工
12
不间断电源
□合格□整改□返工
13
灯具安装
□合格□整改□返工
14
开关、插座安装
□合格□整改□返工
15
建筑物照明通电试运行
□合格□整改□返工
验
收
结
论
参
加
验
收
单
位
施工单位
监理单位
建设单位
附件4:
竣工验收资料备案表
竣工验收资料备案表
改造项目名称:
时间:
序号
名称
数量
存档部门
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
说明:
根据改造项目实际情况,按下表要求提供所发生项目的竣工资料,并填报竣工验收资料备案表。
序号
名称
数量
存档部门
1
各专业竣工图纸
4套蓝图及电子档
工程部1套
物业公司1套
房产集团工程技术部1套
商贸集团规划筹建部1套
2
各专业竣工资料
4套
工程部1套
物业公司1套
房产集团工程技术部1套
商贸集团规划筹建部1套
3
竣工验收合格证明及竣工资料备案合格证明
2套
行政部(原件)
工程部(复印件)
4
消防检测及验收合格证书
2套
行政部(原件)
工程部(复印件)
5
室内环境监测合格证书
2套
行政部(原件)
工程部(复印件)
6
建筑物防雷检测合格证书原件
2套
行政部(原件)
工程部(复印件)
7
电、扶梯验收合格证书及准运证件
3套
行政部(原件)
工程部(复印件)
物业公司(复印件)
8
高、低压配电柜,电、扶梯,空调机组,冷却塔,冷水机组,热交换器,排烟机,楼宇自控系统,各类水泵等主要设备装配图及使用说明书
2套
工程部(原件)
物业公司(复印件)
9
主要设备使用培训计划
2套
工程部(原件)
物业公司(复印件)
10
合同执行情况说明及总结
1套
财务部(原件)
11
竣工结算审计资料
2套
财务部(原件)
稽核部(原件)
12
各专业质量保修书
2套
工程部(原件)
物业公司(复印件)
13
主要设备易损耗配件的备品、
备件若干
/
工程部(清单)
物业公司(物料)
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