组织机构管理.docx
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组织机构管理
江苏泓源光电科技有限公司组织机构设置
我公司是集研发、生产、销售于一体的科技型企业,研发是核心,销售是动力,生产是保障,为了企业的稳步快速发展,在保证研发和销售工作继续重点推进的同时,现阶段企业的组织机构和行政工作将成为新的重点,作为一个稳步健康发展的新企业,我们需要更加规范的内部管理和各部门紧密配合的工作流程规范出台,现就本企业的现状结合行业惯例,我构思了一下公司的组织机构及各职位的职能,力求做到先定岗、后据岗定人、责任到人,保证公司各项工作更加高效完成,为公司快速发展提供强有力的保障。
附组织机构图、具体岗位职责说明。
编制人:
周莉
一、总经理办公室(总经办):
(一)、总经理:
总经理职责:
1.执行公司章程,对董事会负责并报告工作;
2.全面负责公司的经营管理。
3.组织和制定公司生产、年度经营、发展、财务、人事、劳资、福利等计划,报董事会批准实行,主持制订公司年度预、决算报告;
4.根据董事长的授权,代表公司对外签署合同和协议;
5.定期向董事会提交经营计划工作报告、财务报表等;
6.向董事会提名任免公司高级职员、部门经理(主任)及子公司、企业的经理;
7.任免和调配下属公司、企业副经理以及管理人员、财务人员、业务员等;
8.决定员工的奖惩、定级、升级、加薪、招工、调工(干)、雇用或解雇辞退;
9.提出聘用专业顾问人选,报董事会批准;
10.提出机构设置、调整或撤销的意见,报董事会批准;
11.签发日常行政、业务和财务等文件;
12.负责董事会或董事长授权处理的有关事宜。
(二)副总经理职责:
直接上级:
总经理
主管部门:
总经办(总经理办公室)、人事部、销售部、财务部
1.协助总经理抓好公司带战略性的重大问题和根本性的工作(经营战略、管理组织、选人用人等),有效地作好技术性的日常工作(计划、指挥、协调、控制、激励、考核等),保证公司各项目标的完成;
2.对公司实行全面的经营管理,对外代表公司,对内任免下属人员;
3.制定公司的各项经营目标、管理章程、经济指标及各项规章制度等;
4.检查、督导各级管理人员的工作,协调公司各部门之间的关系;
5.审核和上报公司年度财经预算,向各部门下达年度工作指标;
6.保持和发展公司与各界良好的公共关系,树立和提高公司的形象,开拓公司的经营业务;
7.亲自接待VIP客人,代表公司对其表示热烈欢迎并主持接待工作;
9.检查、督导公司的人事培训工作,加强人力资源建设,发现和培养人才;
10.努力改善工作条件,做好劳动保护和环境保护工作,不断改善员工的工作环境和生活条件,加强公司的安全保卫工作;
(三)、总经理助理:
总经理助理职责:
[1、在总经理领导下负责办公室的全面工作,努力作好总经理的参谋助手,起到承上启下的作用,认真做到全方位服务;
2、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况;
3、协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况;
4、负责各类文件的分类呈送,请集团领导阅批并转有关部门处理;
5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议,供总经理决策;
6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作。
做好决议、决定等文件的起草、发布;
7、做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作;
8、负责保管使用企业图章和介绍信;
9、负责企业内外的公文办理,解决来信、来访事宜,及时处理、汇报;
10、负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作;
11、负责办公物品采购的监督工作,注重品质选择适合的办公物品;
12、丰富员工精神生活,策划组织员工活动,监督员工活动栏的更新和内容;
(四)行政秘书职责:
1、在部门领导的领导下完成日常行政工作;
2、负责办公室、会议室等公共场所的管理、维护工作。
负责办公设备、家具、各类办公用品的领取、登记、管理、分发和维护工作;
3、负责做好内外来访人员的接待、对外宣传和联络工作。
协助系分管领导搞好总经理交办的行政事务;
4、做好电话的接听、记录、转达工作,做好会议服务工作;
5、及时、准确地向领导和有关人员传达总经理办公室的指示和各类会议的通知事宜;
6、负责系报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发等工作;
7、负责各类档案的收集、整理保管和转递。
做了各类文件资料的立卷、存档和查询工作;
8、负责总经理办公室、会议室清洁的督促工作,接待工作结束后及时告知清洁人员进行清洁整理;
9、负责总经理办公室的来访客人茶水工作,随时保持茶具清洁,整齐摆放;
10、按时完成领导安排的各项工作任务;
(五)、行政秘书岗位职责:
1、熟悉行政工作的相关流程,并能熟练应用到工作中;2有良好的文字能力、熟悉各类行政公文的起草和书写;
3、具有良好的沟通、协调能力及团队合作能力,较强的独立工作能力和公关能力;4、具有良好的职业道德和个人品德,有高度的责任感与敬业精神;
工作要求:
1、掌握企业形象宣传的知识,了解公关宣传的常用做法;2、有良好的组织沟通能力,能熟练操作办公软件;3、具备优秀的外联与公关能力及解决突发事件的能力;
4、每日提前半小时到岗,对总经理、副总经理办公室进行卫生清理。
保证办公室清洁整齐,特别是茶具的干净整洁;
5、做好公司会议记录、会后进行会议纪要的录入工作,打印出会议纪要,请总经理审阅、签字后按参加会议人数进行文件复印,分发给各部门经历,此项工作应该在当天完成;
6、办公用品的采购管理由行政秘书进行,办公室用品一个月采购一次,按照相关数量要求各部门月底报上需要采购的物品,由总经理签字批准后交由采购部购买;
(六)、前台1名
岗位职责:
1、负责公司内外联人员接待工作;2、负责公司电话接转、收发传真、日常文书、考勤等行政事务工作;3、做好年度报刊杂志的订阅工作,收发日常报刊杂志及邮件交换;4、办公区域花草、盆栽的培护与管理;
工作要求:
1、声音甜美,形象气质佳;2、具备办公室行政工作工作经验,熟练使用相关办公软件及办公设备;3、具有优秀的中文书写能力、表达能力;4、具有良好的沟通能力、协调能力,及较强的保密意识;5、具有良好的适应能力,能在压力下工作;
二、人力资源部:
(一)、人事部
直接上级:
人力资源总监
下属部门:
人事科、招聘及员工关系、培训、员工事务
部门性质:
人力资源开发、利用的专业管理部门;
管理权限:
受分管副总经理委托,行使对公司人事、劳动工资管理权限,并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务;
管理职能:
负责对公司人事工作全过程中的各个环节实行管理、监督、协调、培训、考核评比的专职管理部门,对所承担的工作负责;
人事科(由人事经理负责此项工作)主要职责:
1.坚决服从分管副总经理的统一指挥,认真执行其工作指令,一切管理行为向主管领导负责;
2.严格执行公司规章制度,认真履行工作职责;
3.负责组织对人力资源发展、劳动用工、劳动力利用程度指标计划的拟订、检查、修订及执行;
4.负责制定公司人事管理制度。
设计人事管理工作程序,研究、分析并提出改进工作意见和建议;
5.负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制;
6.负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。
组织劳动定额编制,做好公司各部门车间及有关岗位定员定编工作,结合生产实际,合理控制劳动力总量及工资总额,及时组织定额的控制、分析、修订、补充,确保劳动定额的合理性和准确性,杜绝劳动力的浪费;
7.负责人事考核、考查工作。
建立人事档案资料库,规范人才培养、考查选拔工作程序,组织定期与不定期的人事考证、考核、考查的选拔工作;
8.编制年、季、月度劳动力平衡计划和工资计划。
抓好劳动力的合理流动和安排;
9.制定劳动人事统计工作制度。
建立健全人事劳资统计核算标准,定期编制劳资人事等有关的统计报表;定期编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告;
10.负责做好公司员工劳动纪律管理工作。
定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况,及时考核,负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作;
11.严格遵守"劳动法"及地方政府劳动用工政策和公司劳动管理制度,负责招聘、录用、辞退工作,组织签订劳动合同,依法对员工实施管理;
12.负责核定各岗位工资标准。
做好劳动工资统计工作,负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作,办理考勤、奖惩、差假、调动等工作;
13.负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作;
14.配合有关部门做好安全教育工作。
参与职工伤亡事故的调查处理,提出处理意见;
15.负责编制培训大纲,抓好员工培训工作。
在抓员工基础普及教育的同时,逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训,专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系;
16.认真做好公司领导交办的其它工作任务。
(二)、招聘及员工关系:
招聘及员工关系工作内容:
招聘专员主要负责发布和管理招聘信息、聘前测试、简历甄别、组织招聘、员工人事手续办理、员工档案管理及更新等与招聘相关工作,人力资源、劳动经济、心理学、管理学等相关专业本科以上学历,有人力资源相关认证,熟悉人力资源管理各项事务的操作流程。
可具体细化为以下几点:
1.进行聘前测试和简历甄别工作;
2.组织和执行招聘计划,包括通知和安排面试等;
3.员工各类人事手续办理,包括员工录用手续、人事合同签订,人事关系转移;
4.员工档案管理并及时更新;
5.维护和招聘渠道的关系,及时发布招聘广告,管理招聘信息。
岗位职责:
1、执行招聘计划,进行工作分析,完成职位说明书;
2、维护拓展招聘渠道;
3、发布职位信息,收集简历,聘前测试和简历的初步筛选,安排面试;
4、负责办理员工入职离职等调配事务;
5、组织新员工入职培训,业务培训;
6、跟踪评估各类人才的使用情况,更新和维护人才储备库;
7、提供招聘分析报告和企业人员结构分析报告。
职责概述:
1、精通员工关系知识,具有该领域相关工作经验。
熟悉国家劳动法律法规,理解企业文化风格;并指导经验和资历较浅人员。
2、审核公司人力资源政策、制度和流程的合法性,保证其符合国家劳动法律法规的规定。
3规范公司的用工管理体系和政策,制定和完善劳动合同管理、保密协议管理、考勤假期加班管理、员工职位异动管理等规章制度。
4、组织开展员工满意度调查,分析反馈调查结果,建立完善各种企业与员工,管理者与员工,员工与员工之间的沟通渠道。
5、处理员工冲突,解决员工投诉和劳动纠纷,建立和维护员工冲突管理的快速反应和及时处理机制,将冲突控制在合理范围内,积极引导员工关系良性发展。
6、负责公司离职管理,分析离职面谈记录和离职数据。
7、组织筹备员工关怀活动,安排符合公司文化的员工文娱活动。
(三)、培训专员:
1、在培训部长的领导下,负责公司人力资源培训与教育工作。
2、负责编写公司人力资源培训教育发展规划,拟定年度工作和预算计划,在领导批准后组织实施。
3、指导各部门和下属企业制定多层次的培训教育计划,并协助其实施。
4、负责组织公司内新员工培训(包括企业简介、企业文化、新员工岗位培训),各类知识班、研讨班、讲座等活动对参加人员进行考核。
5、负责合理安排培训资源,对公司培训工作有计划的进行,并适时聘用外部培训师,检查培训质量和讲学效果。
6、组织收集、筛选、编写、翻译、审校各类培训教材和资料。
7、负责教育仪器的保养、维修,以及审查新器材的选型、采购。
8、安排和管理外派培训员工,审核公司员工业余学习费用报销申请。
9、负责收集国内外企业培训信息资料,追踪其动态,分析总结现有培训政策效果,提出改进咨询意见。
10、完成人事部负责人临时交办的其他事务。
(四)、员工事务部:
包括食堂、宿舍、安保、工程维修部门。
三、市场部
营销部
(一)、营销副总
管理责任:
1.严格带头遵守国家有关法律法规和公司各项规章制度;
2.在总经理的直接领导下展开工作,受总经理的委托,全面负责公司营销管理工作,并对总经理负责;
3.参与公司重大经营决策,组织制定公司营销发展战略,编制年度营销计划;
4.制订年度销售目标、科学分解销售目标、完成销售目标、制订营销管理的各种制度、规定和内部机构设置;
5.组建一支有朝气、有活力、有战斗力的营销团队,确保全年销售目标的完成;
6.每月按时向总经理汇报营销计划的实施情况,市场变化、具体业务的进展;
7负责组织对所属部门的营销人员进行聘用、考核、调配、晋升、惩罚、解聘与培训;
8.负责公司整体市场规划、市场调研与销售预测、网络建设、品牌建设,重要客户管理,严格控制销售费用、广告费用预算及销售成本的控制;
9.负责协调销售与财务、生产、库管、物流、行政等部门的相关工作;
10.负责审批营销人员的借款、差旅费等;
11.组织收集市场销售信息、新产品开发信息、客户反馈信息、竞争对手战略分析;
12.负责组织、推行、检查和落实销售部、公关部各项工作质量与进度;定期和不定期召开各类营销工作会议;
13企业商业机密受国家法律保护,严守公司商业机密是每一位员工的职责,不得将任何情况向外透露,不得将公司客户资料向同行透露或据为己有,如造成公司损失的将追究相关法律责任;
14.按时完成总经理交办的其他临时性工作。
(二)、营销总监职责:
1.参与制订公司营销战略。
根据营销战略制订公司营销组合策略和营销计划,经批准后组织实施。
2.负责重大公关、展会活动的总体规划,并现场指挥。
3.定期对市场营销环境、目标、计划、业务活动进行核查分析,及时调整营销策略和计划,制订预防和纠正措施,确保完成营销目标和营销计划。
4.根据市场及同业情况制订公司新产品市场价格,经批准后执行。
5.负责重大营销合同的谈判与签订。
6.主持制订、修订营销系统主管的工作程序和规章制度,经批准后施行。
7.制定营销系统年度专业培训计划并协助培训部实施。
8.协助总经理建立调整公司营销组织,细分市场建立、拓展、调整市场营销网络。
9.负责分解下达年度的工作目标和市场营销预算,并根据市场和公司实际情况及时调整和有效控制。
10.定期和不定期拜访重点客户,及时了解和处理问题。
11.代表公司与政府对口部门和有关社会团体、机构联络。
12、定期对销售员进行培训,建立一支高素质的销售队伍。
(三)、区域总监职责:
1.区域销售计划的制定与执行。
根据本区域内各目标客户群的需求分析及公司年度销售计划,分解并制定本区域销售人员具体的销售目标;组织下属执行销售政策及策略,指导下属的销售业务技能,检查、监督销售计划的完成情况,出现偏差及时纠正,保证实现本区域的市场占有率和销售目标;
2.销售回款。
指导下属收集信息、评估客户资信及对公司的重要程度,审批客户资信额度,并随时跟踪资信使用情况,确保其处于正常范围;每月分析下属的应收帐反馈信息,指导下属提高回款技能,确保货款顺利回收;
3.销售费用控制。
根据公司的销售费用管理规定及销售部门的费用预算指标,组织下属严格按照费用预算指标完成销售任务,审核销售折扣,审核、控制并不断降低销售费用,保证完成公司的销售费用控制指标;
4.市场开发。
根据公司业务发展战略及销售部门的经营目标,配合市场部门组织实施本区域市场开发计划及具体的实施方案,促进公司及产品品牌的提升;了解客户需求动态,指导下属挖掘潜在客户,并对客户开发情况进行跟踪;以实现公司市场占有率不断增长的目标;
5.客户关系管理。
根据公司业务发展需要,通过组织安排所辖区域各客户群客户到公司考察、参观交流等方式建立顺畅的客户沟通渠道;负责拜访本区域的重要客户,监督、检查销售员对客户的定期访问情况,随时了解客户要求;及时处理客户异议和投诉,以提高客户满意度,建立长期、良好、稳固的区域客户关系;
6.售后服务。
依据公司的售后服务规定及产品特点,通过与客户服务、技术等相关部门沟通,协助组织、协调所辖区域的到货、产品使用、技术支持、售后等工作,共同实现售后服务目标;
7.销售信息管理。
根据公司业务发展需要及区域市场特点,组织下属收集本区域的产品市场行情变化及重点竞争对手的销售策略、市场策略等信息,并对市场信息进行分析、预测并制定对策,及时向相关部门提供建议;对客户档案、交易记录等进行综合分析;保证销售信息的及时性、准确性和完整性,为销售、采购、生产等决策的制定提供支持;
8.销售团队建设。
根据公司的长远发展需要和规章制度,组织对下属员工的招聘、培训、工作任务分配及业务指导等,制定下属的考核目标并定期沟通绩效评估结果、提出改进建议,帮助下属员工提高工作业绩,增强团队凝聚力和合作精神,以建立一支高效的销售团队,支持销售目标的达成。
(四)、销售经理职责。
1、对销售总监直接负责,及时制定当月的销售计划,努力完成和超完成预算目标。
2、对于公司的发展和营业额的提高提出可行性操作的建议,以最大可能提高公司赢利。
3、详细了解公司产品的的特性、与同行业相比的优势和劣势。
4、监督做好客户资料、协议客户资料的电脑登记和整理、存档工作。
5、做好《日客户拜访记录》、《周拜访记录》并存档,迅速、高效、礼貌地解决客户的问题。
6、及时做好协议客户合同到期的续签工作。
7、起草部门培训工作计划。
8、对于新招聘的部门员工要多关心、多培训,努力营造温馨的工作环境,让新员工尽快上手为公司创造价值,杜绝人力资源浪费。
(五)销售技术支持的职责:
1、对销售部日常公关项目的策划及实施督导。
2、配合销售团队提案及客户竞标。
3、配合公司营销人员完成相关项目的打单、负责所有的售前支持工作,包括与用户的技术交流、技术方案编写、技术方案宣讲。
4、配合公司营销部门完成产品的测试工作,做好用户沟通、需求反馈等。
5、配合公司渠道人员做好与合作伙伴、相关厂商的技术交流工作。
6、配合公司营销部门完成相应项目的指标。
标书的技术应答、讲标、达标等工作。
7、知道并协助销售部人员,以对公司销售业务发展方向提供咨询。
8、对行业、市场、用户需求、竞争对手等方面定期提出分析报告,为公司的市场方向、产品研发提供建议。
(六)销售内勤职责:
1协助销售经理完成各类信息的收集、录入、统计、分析工作。
2负责对销售订单的审核工作。
3负责销售统计及分析工作,按进做好日报、月报、年报,报销售经理。
4负责本部门文件的收发工作及部门资料的档案管理工作。
5负责本部人员的评估汇总工作。
6完成本部门的行政事务性工作,为本部人员提供后勤服务。
包括销售人员所需资料的整理、来人来访的茶水工作、接待室应随时保持清洁整齐。
7日常材料(包括办公用品、名片、彩页等销售物料)的准备。
8、听从上级到的安排,完成临时性的任务,权利配合销售部人员完成销售任务。
9、随时关注销售部办公室的清洁整齐,对销售部人员办公间进行督促和提醒工作,物品摆放整齐大方。
公关部:
由于本公司现在所处阶段,公关部的部门人员可以简化,暂时招聘一人负责公司的网站优化、展会布置、公司各种条幅、台卡接待用品的监制工作。
四、财务部
财务部设会计、出纳、采购、合同管理四个职位。
(一)会计的职责:
由于本公司现阶段财务工作特殊性,也由于我对财务知识的不了解,会计与出纳的职责及相关财务制度需要公司高层根据公司情况共同商量确定。
(二)出纳的职责:
同上。
(三)采购的职责:
1、主动与申购部门联系,核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等,避免差错,按需进货,及时采办保证按时到货。
2、熟悉市场行情及进货渠道,坚持“货比三家,比质比价,择优选购”的采购原则,努力降低进货成本,严把质量关,杜绝假冒伪劣商品的流入
3、按“谁经手谁负责”的原则,要对本人负责采购业务的质量、数量、成本负责,要尽可能多渠道采购,降低采购成本,提高采购质量;
4、严格执行公司各项财务制度及规定,并坚持“凭单采购”的原则,购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人,按规定办理验收入库手续。
共同把好质量、数量关。
5、服从公司财务监督,遵守公司有关规章制度及员工守则
(四)合同管理职责:
合同管理职位必须由有法律专业背景的人士担任,审核公司的来往合同,保证一切经营活动符合国家法律要求,所签合同合法不损害公司利益,并且在公司面临或可能面临法律纠纷时提供法律咨询维护公司利益。
由于现阶段公司还在进一步完善中,此职位可以暂时以外聘法律顾问的形式代替。
五、生技部
研发与生产部(生产部与技术部,简称生技部):
研发部与生产部由生技副总(生产技术副总)负责管理。
下辖部门:
研发部、生产部、质管部
研发部与生产部的具体职能和岗位设置,还望进一步了解完成。
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