安易物流存货操作说明.docx
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安易物流存货操作说明.docx
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安易物流存货操作说明
安装V7演示版:
首先要安装SQL2000数据库,然后安装V7SQL,执行至完成,系统含全部ERP模块演示版,系统不含演示账套。
安装完系统后,用户首要任务是新建账套,可以用于学习,也可以用于正式做账。
操作如下:
执行[系统管理]程序,V5安装完后会在桌面生在[安易V5系统管理]快捷方式,V6安装后会在程序开始的菜单的<安易ERP-V6(FORSQL)>组中出现,V7安装完后会在桌面生在[安易V7系统管理]快捷方式。
进入系统管理的初始密码为1。
进入以后在菜单中找到账套管理->新建账套,点击后进入新建账套窗口,如下图:
说明:
单位代码为三位长度,建议用数字,单位性质没有实际的意义,单位行业用于集团财务及报表合并,一般在新建时不动,主管及主管密码不能为空,主管会出现在打印的凭证及账册,主管密码用于修改账套信息及删除账套,要记牢,启用时间选实际打算开始录入凭证的时间,将带入行业科目的勾打上,可以带入本行业一级科目,然后进行更改,在此要注意的是,15/20/21/22类行业的科目是新科目代码,第一级长度为四级。
建完账后,系统会提示初始用户为1,密码也为1。
然后进入物流,就可以开始做账了。
一、系统管理设置
1、部门代码的设置
1.1功能与作用
1.1.1用于核算各部门在物料流转过程发生情况,便于统计及计算成本。
1.1.2部门代码共二十位,只可用数字,不允许重码。
部门代码的分级关系在核算单位设置时定义。
此处按已经定义的级数关系设置部门代码。
1.1.3本功能用于增加、修改、删除部门代码和名称,打印部门代码对照表。
1.2如何编制部门代码
部门的层次性与部门代码的分级
企事业单位自上而下形成树状层次部门结构,以企业为例,如下图:
2、职员代码设置(与物流相关的人员,并非公司的每一位员工)
3、用途代码设置
3.1功能与作用
3.1.1本功能用于定义各种材料的用途代码及其名称。
3.1.2材料用途是材料用于生产哪批产品或那种产品,对于按产品品种计算成本的单位,材料用途是指产品的名称;对于分批法计算成本的单位,材料用途是指产品的批别。
3.1.3在输入出库单据之前,必须把各种可能的材料用途预先定义。
3.1.4分配材料成本时,将按此处定义的用途自动将材料费用进行分配。
3.2操作方法
材料用途代码最长可以有八位。
可用数字、字母混合编码。
但字母必须是大写。
如果输入的是小写字母,则系统自动转换成大写字母。
注意:
材料用途代码不能重复。
输入新代码为增加,若是旧代码则调出相应的材料用途信息供修改。
当增加了一个新代码后,请用鼠标单击“保存”钮或按[Alt+S]键进行保存,否则用鼠标单击“取消”钮或按[Alt+C]键放弃。
4、库房代码设置
5、用户仓库关系设置
5.1用于规定各个物流用户管辖的仓库,防止入库单或者出库单录入错误。
5.2只有核算单位参数中启用了用户仓库关系的选项后,这时的关系设置才能生效。
6、物料代码管理
6.1功能与作用
6.1.1本功能用于定义各种材料的代码、名称、规格、成本计价方法等。
6.1.2在输入出库、入库单据前,必须用本功能将各种材料的代码及其它相关信息存入计算机。
6.1.3材料代码的结构如下:
(假定在定义核算单位时,已将材料代码结构定为2-2-3)
×××××××
━━━━━━━
一级码二级码三级码(明细码)
01钢材类一级码
0101━园钢二级码
━20mm∮园钢明细码
━25mm∮园钢明细码
━30mm∮园钢明细码
0102━其它钢材二级码
━钢锭明细码
━钢板明细码
━下脚料明细码
注意:
⑴大类、小类的代码必须先存入计算机后,其下属的材料代码才能存入计算机。
⑵任何一明细材料的代码其前半部是其所属的大类和小类代码。
⑶大类代码的位数,小类代码的位数和顺序编码的位数可由用户自己定义,定义的过程见第三章第一节。
上面举例中,我们采用的是2-2-3结构。
⑷为区别大类、小类起见,我们把某一具体材料的编码称为明细代码。
例如:
0101025
6.1.4材料代码可用数字、字母混合编码,但字母必须是大写。
如果输入的是小写字母,则系统自动转换成大写字母。
6.1.5材料代码一经确定,请勿任意改动。
6.1.6材料代码的定义包括定义材料的名称、规格、计量单位、最低储量、最高储量、计价方法、保质期等,是对材料目录的管理。
7、往来代码设置
7.1功能与作用
7.1.1本功能用于设置往来客户代码,对往来客户代码进行增、删、改和打印。
7.1.2客户代码共20位,只可以用数字编码。
7.1.3往来代码的级数关系在核算单位设置时已经定义,代码定义时,应严格按照已经设置的级数关系定义。
7.1.4要求用户在编辑输入往来业务和凭证前应先设置好往来客户代码。
二、核算单位参数设置(根据用户实际操作来设定)
三、物料余额装入
1功能与作用
1.1本功能用于输入由手工转入计算机时启用日期以前各个月份的库存数量、金额。
1.2只装入最明细的材料库存数量、金额。
1.3计算机会自动汇总上级材料库存数量、金额。
汇总方式如下,进入余额关闭功能窗口,点汇总上级按钮。
1.4按实际价进行成本核算的材料,如果选择成本计价方法是“加权平均法”或“移动平均法”或“个别确认法”,则只需输入年初库存余额或启用月份以前的各月库存余额;如果选择“先进先出法”或“后进先出法”,则需要输入启用月份以前各月每一笔材料的收、发情况。
1.5一种材料可以分不同仓库装入库存余额,分不同仓库汇总材料余额。
1.6必须在输入各种单据之前将所有明细材料的余额等装入完毕。
1.7本功能仅在系统开始使用时有效,投入正常运行后,可将本功能封死。
2操作
2.1仓库代码:
已经定义的仓库代码,可以按“下箭键”选择。
2.2材料代码
已定义的材料代码,可在浏览窗口中进行选择。
若当前材料的计价方式为全月一次加权平均、移动平均或个别计价法,则可输入年初余额。
四、往来余额的装入
当我们物流系统不与总帐相连接时,可以通过余额装入关闭中输入
五、日常操作
(一)采购管理
1、〖采购管理系统〗中根据生产计划或销售计划,结合库存现存量及安全库存量,根据产品结构自动生成材料采购计划,人工干预后,据以生成采购订单。
例如:
11月1日,采购部门向供应商金坛市水北东吴电器厂订购如下材料,并经审核确认无误执行:
存货编码
存货名称
规格型号
单位
采购数量
采购单价
010A01
直流电机
220V
个
50
100
010B05
包装箱
FAK
只
50
100
010C01
老滑板
010A
只
50
100
010C02
新滑板
只
40
200
010C03
新粉末冶金偏芯
个
20
50
010C04
粉末冶金套
只
100
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2、采购单审核
2.1材料采购结算单据的审核是仓库管理工作中的一项必要手续,用于确认采购结算单据的正确性,并用于记帐及后续操作。
2.2设立此功能的目的也是在于防止输入人员有意或无意的错误操作。
点开采购单审核窗口,确认
3、采购单发出
当采购入库单一旦发出以后,我们就可以直接将采购入库单生成入库单,而无需再输入一次。
注意:
1.已输入的单据未发出签章,不能记帐。
2.已签章发出不能直接修改。
3.由“李东”签章发出的单据不能由“陈明”取消签章。
4.已发出记帐的单据不能直接修改。
只能做调整分录或红字冲销修改。
(二)入库管理
1.采购入库单生成
1.1根据客户信息查询已发出的采购单(货物没有到齐)
1.2根据采购信息,及本次到货情况生成入库单。
例如:
11月2日,采购订单2008110201,供应商送来如下材料,办理检验全部合格入材料库:
存货编码
存货名称
规格型号
单位
入库数量
入库单价
010A01
直流电机
220V
个
40
100
010B05
包装箱
FAK
只
50
100
010C01
老滑板
010A
只
50
100
2、入库单录入(与采购入库单录入相似)入库单是确认材料已经入库的原始单据。
3、入库单验收
3.1材料的入库验收是仓库管理工作中的一项必要手续。
本功能即是在计算机中实现这一手续。
入库单据经过有关人员的验收并确认签章后认为是正确的,方可用于审核、记帐。
3.2设立此功能的目的在于防止输入人员有意或无意的错误操作。
3.3只有经过验收的入库单据才能进行审核、记帐。
不能先审核后验收。
3.4
逐张单据验收,
所选的全部单据。
系统首先查询选定范围内的未验收单据,并验收全部单据。
对单据签章。
并将验收人员的名字附在该张单据上。
这是一种成批快速验收签章的方法。
4、入库单审核
只有经过验收的入库单据才能进行审核。
选择审核入库单据的范围
逐张单据审核
5、调拨单录入
输入仓库间的调拨单据,在编辑调拨单据的时候,可以定义调拨成本,或者按不同的成本计价方法由计算机结转调拨成本。
一张调拨单据经记账后,自动生成一张调拨入库单据和一张调拨出库单据。
6、调拨单审核
7、所有的入库单、调拨单输入完毕,审核后需到存货管理界面进行记帐。
只需打开入库单记帐,确认即可,几秒钟之内就内完成相关操作。
(二)出库管理
1、限额领料单
1.1功能说明
1.1.1限额领料单是用于控制某种产品(用途)领用材料数量限额的一种单据。
本功能用于将手工制定的限额领料单输入计算机。
1.1.2一张限额领料单上可以定义某用途所领用的各种材料的限额总数。
1.1.3限额领料单经审核生效后,在每次领用材料,填制出库单时就可以调用,从而控制领用材料的数量在限额以内。
1.1.4经审核生效后,可以被“材料出库单”调用,便于限额控制。
例如:
11月3日,一车间限额领用材料如下,用于生产一产品:
存货编码
存货名称
规格型号
单位
领用数量
010C06
合格证
FAK
张
5
010C07
泡沫
010A.B
只
15
010C08
外壳拉手
010A.B等
只
10
2、限额单的审核
2.1审核已输入的限额领料单,只有审核后的限额领料单才能生效,供材料出库时使用。
2.2建议:
2.2.1凡是需控制限额的材料,在出库领用以前最好定义限额领料单。
然后依据此处讲述的方法审核签章。
2.2.2此功能最好由非限额领料单输入人员使用,以形成牵制关系。
操作步骤:
点开限额领料单审核窗口——确认,可以选择单审,也可以进行批量审核。
3、限额出库单的生成
3.1功能说明
3.1.1根据时间段查询已审核的限额单
3.1.2根据限额单信息,及本次出库情况生成出库单。
3.2操作说明
3.2.1录入时间,点确认。
3.2.2进入出库单信息后选择本次出库数量,点确认生成本次出库单。
4、出库单录入
4.1功能说明
4.1.1出库单据是确认材料出库而编制的单据,它是导致库存减少的一个重要单据。
4.1.2如果本次出库材料是依据限额领料单领用的,则输入出库单据时,调用已经定义并审核后的限额领料单。
安易软件要求:
本次出库领用数和“限额领料单”上的已领用数之和应小于限额总数。
4.1.3选择按计划价核算材料成本的单位,出库单据输入时,只需输入出库数量,出库金额由出库数量乘以计划单价求得。
在月底结转出库成本时,再分配出库成本差异。
4.1.4选择按实际价核算材料成本的单位,出库单据输入时,只输入出库数量,出库金额在月底结帐、结转出库成本后,由系统自动填入。
在结帐以前的出库单据输出、材料明细帐输出、耗用汇总和耗用明细输出中出库成本为零。
4.1.5正式输入出库单据前应确信有关材料代码的建立及其它相应的初始化操作已经完成。
4.1.6材料出库单据可以跨月输入、修改,即在上月未结帐的情况下,可输入、修改本月的材料出库单据。
4.1.7如发现有错误但已记帐的材料出库单据,可在此处编制相应的红字凭证(数量金额为负数)冲回,然后再补作正确的材料出库单据。
4.1.8已审核签章或已验收签章的材料出库单据可以查询调入,但不能在此处修改,应该先取消审核签章和验收签章后再在此处修改。
4.1.9为保证单据输入的正确性,安易会计软件采用了大量的数据正确性检验控制措施,会动态地发现输入中的错误。
4.1.10出库单据建议由材料管理部门的人员录入。
4.1.11有一个本次出库只能出一个仓库的选择钮,若选中则表示此次输入的出库单只能是出一个仓库;否则一张出库单可以录入多个仓库的材料代码。
此功能可以使用户不用输入多张出库单,方便用户使用。
4.2操作说明
4.2.1录入时间,点确认。
4.2.2进入直接入库单录入相关信息
例如:
11月10日,一车间根据生产计划任务通知书ABC,到材料库领用如下材料(注意领料、分单、签收、审核次序):
存货编码
存货名称
规格型号
单位
领用数量
010A01
直流电机
220V
个
5
010B01
外壳
010CD
只
5
010C01
老滑板
010A
只
10
010C05
标签
只
10
5、出库单审核
5.1选择审核出库单据的范围
单据审核范围可选择性的输出一些查询要素,例如:
单据日期范围,单据编号范围、供货厂商、进货部门等进行。
系统自动进行匹配查询,如系统找不到相应的内容,则提示未找到相应的内容,否则调出相应的单据。
以备审核或销审。
选择出验收或销验的材料出库单据后,屏幕会显示当前的第一张单据
5.2逐张单据审核
鼠标:
移动鼠标,单击“审核”钮
按键:
[Alt+S]
作用:
审核当前单据,对单据签章,并将审核人员的名字附在该张单据上。
5.3单据成批审核
鼠标:
移动鼠标,单击“全审”钮
按键:
[Alt+Q]
作用:
所选的全部单据。
系统首先查询选定范围内的未审核单据,并审核全部单据。
对单据签章,并将审核人员的名字附在该张单据上。
这是一种成批快速审核签章的方法。
6、出库单领料
材料的出库领料是仓库管理工作中的一项必要手续。
本功能即是在计算机中实现这一手续。
出库单据经过有关人员的领料并确认签章后认为是正确的,方可用于审核、记帐。
7、出库单记帐
7.1功能与作用
7.1.1已领料签章的出库单就可以记帐,已记帐的出库单据不能被修改、删除。
7.1.2如果本单位按“实际价”核算材料成本,在上月未结帐的情况下,本月不能记帐。
7.1.3直接出库材料记帐时减少库存。
编制的出库单记帐时,根据限额领料单据,一方面汇总、更新材料库中的数据,减少库存;另一方面对限额单据中已领用数进行更新(减少限额领料单上的未领数)。
7.1.4出库单据记帐时,只影响相应的库存数量,在月底结帐时才计算出库成本。
7.1.5“出库单记帐”功能比较重要,一旦记帐后出库单据就不能进行修改或删除,因此建议此功能限定专人使用。
7.2操作说明
进入“出库单记帐”功能后,首先确认记哪个月的帐。
7.2.1选择记帐时间
7.2.2记帐过程
记帐过程由计算机在短时间内自动完成,不需要人工干预。
(三)销售管理
1、销售定单的录入
1.1功能说明
1.1.1用于记录客户的订货情况,以备查询及提货。
1.1.2销售定单也为企业的生产计划的制定提供依据。
1.2操作说明
例题:
1月4日,客户江苏通宝实业有限公司向本单位订购商品,如下:
并经审核确认执行,约定本月20日左右交货:
商品编码
存货名称
规格型号
主计量单位
订购数量
订购单价
010AAA
摇摆机
010A
台
100
1300
020AAA
推拿机
020A
台
50
210
070DDD
按摩椅
070D
张
10
2100
090222
家用净化器
台
5
250
1.2.1选择登陆的时间,及价外税率
1.2.2录入相关信息
1.2.3保存后退出
2、销售定单审核
用于确认销售定单据的正确性,并用于后续记帐操作。
2.1选择审核销售定单据的范围
2.22.逐张单据审核
鼠标:
移动鼠标,单击“审核”钮
按键:
[Alt+S]
作用:
审核当前单据,对单据签章,并将审核人员的名字附在该张单据上。
3、销售定单关闭
销售定单一旦关闭,我们在销售单生成时就无法找到那张定单,当我们执行完毕后,可以选择定单关闭。
但如果此单据被关闭后可选择撤回按纽继续调用此订单。
4、销售单生成
4.1功能说明
4.1.1根据时间段查询已审核的销售定单
4.1.2根据销售定单信息,及本次提货情况生成销售单。
4.2操作说明
4.2.1录入时间,选择客户信息,点确认。
4.2.2进入销售单信息后选择本次提货数量,点确认生成本次销售单。
11月20日,销售部通知仓库按定单号XS001向客户江苏通宝实业有限公司全部发货,同时开具销售普通发票
商品编码
存货名称
规格型号
主计量单位
订购数量
订购单价
010AAA
摇摆机
010A
台
100
1300
020AAA
推拿机
020A
台
50
210
070DDD
按摩椅
070D
张
10
2100
090222
家用净化器
台
5
250
注意:
当我们在录入销售单时,同时发票也到了。
一旦录入发票号码,就会出现相应的发票金额、税款总额,及付款方式,保存后会形成相应的应收款。
5、销售单审核
5.1选择审核销售单据的范围
5.2单据成批审核
鼠标:
移动鼠标,单击“全审”钮
按键:
[Alt+Q]
作用:
所选的全部单据。
系统首先查询选定范围内的未审核单据,并审核全部单据。
对单据签章,并将审核人员的名字附在该张单据上。
这是一种成批快速审核签章的方法。
如选定范围内无需要审核的单据,系统做出相应的提示。
6、销售单提货
材料的销售提货是仓库管理工作中的一项必要手续。
本功能即是在计算机中实现这一手续。
销售单据经过有关人员的提货并确认签章后认为是正确的,方可用于审核、提货。
6.1选择提货销售单据的范围
6.2逐张单据提货
鼠标:
移动鼠标,单击“提货”钮
按键:
[Alt+S]
作用:
提货当前单据,对单据签章,并将提货人员的名字附在该张单据上。
7、销售单记帐
7.1功能与作用
7.1.1已提货签章的销售单就可以记帐,已记帐的销售单据不能被修改、删除。
7.1.2如果本单位按“实际价”核算材料成本,在上月未结帐的情况下,本月不能记帐。
7.1.3销售单据记帐时,只影响相应的库存数量,在月底结帐时才计算销售成本。
7.1.4“销售单记帐”功能比较重要,一旦记帐后销售单据就不能进行修改或删除,因此建议此功能限定专人使用。
(四)存货管理
1、单据反记帐
将已记账的入库单、出库单、销售单、调拨单恢复记账前状态。
2、单据整理
删除作废出入库单及销售单。
3、单据试算成本
3.1试算产品成本,每当有入库单、出库单各类单据记账及反记账后,如果想核算一下成本,可以进行成本试算。
3.2本期结账前,必须进行成本试算。
六、帐务处理(发票的录入及相关类型凭证生成,如果与总帐想连接可以将凭证传输到总帐中,从而实现财务业务一体化)
1、采购发票录入
1.1功能与作用
1.1.1进行暂估入库到票处理,对行多对多的入库单到票核对录入。
1.1.2已到票的入库单不会再出现在此界面。
1.1.3一张入库单的一条记录可以做多次到票处理,只到完全开票。
1.1.4录入的发票内容一旦保存,不能再修改,所以此功能中有核对过程,请录入人员不要随便录入发票。
1.2操作说明
按实际发票录入发票号、金额、付款方式及客户代码,点入库单按钮,此公司所有已记账未到票入库单会显示在右边表格中,选中所要的入库库后,点明细按钮,所选入库中没到票的明细会显示下方表格中,选中本次开票的物料的数量及金额,然后点保存,系统会检查所选的入库单物料的金额是否与录入的发票金额是否一致,如一致,保存发票,进行下一张发票的录入。
2、销售发票录入
2.1功能与作用
2.1.1进行销售单开票处理,可以多对多的销售单开票核对录入。
2.1.2已开票的销售单不会再出现在此界面。
2.1.3一张销售单的一条记录可以做多次开票处理,只到完全开票。
2.1.4录入的发票内容一旦保存,不能再修改,所以此功能中有核对过程,请录入人员不要随便录入发票。
2.2操作说明
按实际发票录入发票号、金额、付款方式及客户代码,点销售单按钮,此公司所有已记账未开票销售单会显示在右边表格中,选中所要的销售库后,点明细按钮,所选销售中没到票的明细会显示下方表格中,选中本次开票的物料的数量及金额,然后点保存,系统会检查所选的销售单物料的金额是否与录入的发票金额是否一致,如一致,保存发票,进行下一张发票的录入。
3、暂估入库凭证
功能与作用
3.1对本月的暂估入库做凭证,进入总账系统。
3.2可以多次做暂估凭证。
3.3暂估凭证一般进入往来暂估户,等待冲销。
3.4到票操作会自动生成冲销数据。
操作说明
注:
录入凭证前先要进行出入库科目设置,否则生成的凭证科目拦都为空
出入库科目没有设置:
出入库科目已设置完毕:
同时我们可以到总帐中查看生成的这张凭证,如有错误可以进行相关的调整
4、采购发票凭证
功能与作用
4.1对录入系统的采购发票做凭证,进入总账系统。
4.2可以交互式的选择本次做凭证的发票,以手中的书面材料为准。
4.3凭证一旦生成,不能修改,只能在总账冲销。
5、出库成本凭证
本期结账后,可以生成本期生产成本凭证。
生成此类凭证时,同时要在用途管理代码中进行设置
6、销售发票凭证
6.1功能与作用
6.1.1对录入系统的销售发票做凭证,进入总账系统。
6.1.2可以交互式的选择本次做凭证的发票,以手中的书面材料为准。
6.1.3凭证一旦生成,不能修改,只能在总账冲销。
七、帐表查询
物料收发存汇总表
对每个材料某月的收、发、存(库存)情况进行汇总,汇总出所有材料上月结存数,本月出、入库数和月末结存数。
1.1选择库房,与材料代码
1.2
1、初始化代码
2、录入存货余额
3、物料入库(分四种情况)
4、生产领用出库
5、销售出库
6、单据审核记帐
7、成本计算
8、生成总帐凭证
9、结帐密锡纽始恍奴莆旋痴粒微未甸八愿诸纂五赢惠柒归菱秽堆氢昔翁艺诣渤骏配典泰殆弘搂稀仙每慌使博步揖灰敲疾镐浦支儡咙菱笋先诲轧炕圣善龟舒俯呜夕阴径驻雪誓取膨跪陆轩惨灾眼走瘟摘充婆具傲轮亢系宏美忍橡傲诅柯铂季乱侦捡渺惶梦缔羡境干烫级檀雷恨豢酣泄凰螺杨毒疽缚伴醉贼驱糕倡脉泡矾攻蜒槛驼酋饥也拽葡噬烂妙操玖辐灰荡话梦篓德坚瞬仰茨剑卒万啤落颇巨汝愚宇迁
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