流程图制作规范范文.docx
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流程图制作规范范文
教育部作业标准化(SOP)流程图制作规范秘书室管考科制
壹、前言
「标准作业流程」是企业界常用的一种作业方法。
其目的在使每一项作业流程均能清楚呈现,任何人只要看到流程图,便能一目了然。
作业流程图确实有助于相关作业人员对整体工作流程的掌握。
制作流程图的好处有三:
(一)所有流程一目了然,工作人员能掌握全局。
(二)更换人手时,按图索骥,容易上手。
(三)所有流程在绘制时,很容易发现疏失之处,可适时予以调整更正,使各项作业更为严谨。
贰、目的
一、为建立本部作业标准化(SOP)流程图之可读性及一致性,乃参考美国国家标准协会(AmericanNationalStandardsInstitute,ANSI)系统流程图标准符号,选定部份常用图形,作为本规范流程图制作符号;及参考道勤企业管理顾问有限公司「效率会议」标准流程,作为本规范流程作业要项及流程图之范例。
二、本规范对于流程图绘制方式,采用由上而下结构化程序设计(Top-down
StructuredProgramming)观念,亦即流程图的结构,由循序、选择及重复三种结构所组成,以制作一个简单、易懂及便于维护、修改的流程图。
三、对于制作流程图共通性目标,本规范亦列出流程图绘制原则。
参、流程图符号
可由计算机的Word软件中,工具列─插入─图片─快取图案─流程图,选取各种图示绘制;其中最常用者,有下列八种,说明如下:
符号
名称
意义
Start准备作业()
流程图开始
)Process处理(
处理程序
)Decision决策(
不同方案选择
终止(END)
流程图终止
路径(Path)1.研考室:
成立推動小組未通過3.否
指示路径方向
)文件(Document7.提報計畫至研考室1.1.研考室:
填據請購單
输入或输出文件
已定义处理(PredefinedProcess)2.研考室:
小組成員工作分配2.2.秘書室:
辦
使用某一已定义之处理程序
连接(Connector)8.2實施教育訓練8.1審核計畫通過理採購
流程图向另一流程图之出口;或从另一地方之入口
(Comment)
批注
表示附注说明之用
肆、流程图结构说明:
一、循序结构(Sequence)
(一)图形:
處理程序1處理程序2
(二)意义:
处理程序循序进行。
(三)语法:
DO处理程序1THENDO处理程序2
(四)实例:
(五)运用时机:
本结构适用于具有循序发生特性之处理程序,而绘制图形上下顺序就是处理程序进行顺序。
二、选择结构(Selection)
二元选择结构(基本结构)
(一)图形:
條件否是處理程序1處理程序2
(二)意义:
流程依据某些条件,分别进行不同处理程序。
2处理程序处理程序(三)语法:
IF条件THENDO1ELSEDO
(四)实例:
7.辦理主管會報(暨縣務會議)主席指裁示事項8.主席指裁示事項是否是否列管9.主席指裁示事10.結案項持續管理.
(五)运用时机:
1.本结构适用于须经选择或决策过程,再依据选择或决策结果,择一进行不同处理程序。
2.选择或决策结果,可以用「是、否」、「通过、不通过」或其它相对文字,来叙明不同路径处理程序。
3.经选择或决策结果之二元处理程序,可以仅有一个,例如:
仅有「是」或「否」的处理程序。
多重选择结构(二元选择结构变化结构)
(一)图形:
條件PP=1P=2P=n.........處理程序n處理程序1處理程序2
(二)意义:
流程依据某些条件,分别进行不同处理程序。
P
FOR条件(三)语法:
1处理程序CASE1DO
2处理程序CASE2DO
.
nCASEnDO处理程序
(四)实例:
1.公文會簽會核時限判定2.最速件3.速件4.普通件處理程序處理程序處理程序
(五)运用时机:
1.本结构是二元选择结构之变化,流程依据选择或决策结果,择一进行不同处理程序。
2.选择或决策结果路径名称,可用不同文字,来叙明不同路径之处理程序。
三、重复结构(Iteration)
REPEAT-UNTIL结构
(一)图形:
處理程序條件否是)(即直到条件变成真True
(二)意义:
重复执行处理程序直到满足某一条件为止,为止。
处理程序条件(三)语法:
REPEAT-UNTILDO
(四)实例:
4.選定要建立標準化項目5.成立標準化項目不通過小組6.提報計畫至研考室7.審核計畫通過8.研擬教育訓練計畫
(五)运用时机:
1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况,而当停止继续执行的条件成立后,即离开重复执行循环至下一个流程。
2.本重复结构是先执行处理程序,再判断条件是否要继续执行。
DO-WHILE结构
(一)图形:
條件否是處理程序结构和DO-WHILE
(二)意义:
除了在执行处理程序之前,得先测试条件外,就不再执行处理,False)(REPEAT-UNTIL结构很相似,若条件为伪程序。
DO处理程序(三)语法:
DO-WHILE条件
(四)实例:
1.受理案否件未辦結?
是2.辦理稽催列管3.已辦結,登錄銷案解除列管(五)运用时机:
而当停止继续执行本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况,1.的条件成立后,即离开重复执行循环至下一个流程。
2.本重复结构是先判断条件是否成立,再执行处理程序。
伍、流程图绘制原则各细KEYWORD,一、流程图分中心主轴及旁支说明,主轴内各流程图文字请键入部流程若需补充说明,请精简条列以虚线旁支说明,每点以不超过二行为原则(请见范例)。
有办理期程者,应注明。
二、各项细部流程「通过、不通过」或其它相对文、三、各项步骤有选择或决策结果,如(可、否)字时,请回馈校正流程是否有遗漏,以避免悬而未决状况。
、并考虑是否需建置分表或合成简要总表,各流程图动线勾稽的合理性四、注意分表与总表应以符号、颜色或字段等区隔,使人一目了然。
五、流程图符号绘制排列顺序,为由上而下,由左而右。
并以文字依开始,依处理程序排列顺序编号,处理程序请以阿拉伯数字,六、由1文字命名部份,以「动词+受词」及简明扼要叙述为原处理程序功能命名。
。
若须表示处理程序之单位,则在编号之后,加上单位名称。
则【实例】
1.研考室:
成立推動小組2.研考室:
小組成員工作分配,等依序编号)8.1处理程序若属并行操作关系,其编号请多加一码(如,8.2。
)9(如1并宜排列在流程图同一高度,而下一个处理程序编号,则自动增加.
【实例】
9.標準化項目文件撰寫Single-Entry,Single-Exit)特性绘制。
七、处理程序须以单一入口与单一出口(【实例】
1.1.否否2.2.是是
【修正后】【修正前】
。
同一页流程图中,流程图一页放不下时,可使用连接符号连接下一页流程图八、连接符号内请以文数若流程较复杂,亦可使用连接符号来述明流程连接性。
字标示,以资区别。
九、相同流程图符号宜大小一致。
十、路径符号宜避免互相交叉。
【实例】
是十一、同一路径符号之指示箭头应只有一个。
【实例】
否1.1.否2.2.是是否否3.3.是是
【修正后】【修正前】开始符号在流程图中只能出现一次,但结束符号则不限。
若流程图能一目了十二、
然,则开始符号及结束符号可省略。
十三、选择结构及重复结构之选择或决策条件,文字叙述应简明清晰,路径并加注
「是」及「否」或其它相对性文字指示说明。
十四、流程图中若有参考到其它已定义流程,可使用已定义处理程序符号,不必重
复绘制。
.
【实例】
并在处理程序编号可以使用阶层性分页绘制方式,十五、流程图若一页绘制不下,上表示其阶层性。
【实例】
2.1否1.2.2.2是3.2.3
【第一页】【第二页:
处理程序2的阶层性分页绘制】
陆、范例
(一)教育部暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业流程
I.作业要项表秘书室管考科制93.9.27
项目编号
秘管-04
项目名称
教育部暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业
承办人员
李美婷
相关单位
秘书室、总务司、会计处、人事处及业务相关单位
办理时间
一、配合研考会作业期程,当年十月或十一月办理本部及所属机关学校填表说明会。
二、次年三月一日开始(年度决算编竣后)填报检讨表及初审作业。
办理期程
每年03/01至04/25
注意事项
每年受评核计划范围,依当年度行政院研考会之评核要点为之
有关法令
行政院所属各机关计划资本支出预算执行评核要点
办理方式
一、各计划执行机关于其年度决预算编竣后,应就该年度计划执行结果详加检讨,并同执行差异之理由填写「年度计划预算执行结果检讨表」,于一个月内报请上级主管部会审核;符合奖励要件之计划,得并提「年度计划建议奖励审查表」办理审核。
二、各部会收到所属各计划执行机关依前款所报数据后,由研考、会计、人事及相关单位组成审核小组进行审核,并依评核要点之奖惩标准作成奖惩建议,必要时得请执行机关提供说明或办理实地查证,于一个半月内完成评(初)核,并将所主管计划之执行结果汇整为一览表,并同综合审核意见送行政院审核小组办理复核。
三、行政院审核小组完成复核后,拟订综合审核意见陈报院长核定。
II.教育部暨所属各机关年度计划资本支出预算执行评核作业流程图
1.準備會議資料(每年製作資本支出預算(每年部屬機關學校函送審核資料主管業務司處部辦公室(每年教育部秘書室彙整依會議決議修正檢討表,後一個工作天90
會前作業
2.函送報名表3.統計參加人數製作聯絡人員4.名冊公共建設計畫1.檢討建議表獎懲建議表2.會議紀錄3.於每年函送教育部審
辦理說明會10或
)月前辦理11
或103月1日前
)月前辦理11
90%
(3每年
)月前1或
未通過
)3月15
含中(初核)日前核完通過
1.部會列管計畫初審未達且具爭議性案2.建議獎勵案3.公共建設計畫由院列管計畫4.提教育部審核小組審議
於會執行率未達
%案
審核小組審議會議4月1每年1.政務次長主持2.執行率達件及建議獎勵案%案件
日前召開
90
審議結果送行政院審核小組複核月4(每年
日前)25
(二)教育部有效率会议标准作业流程
I.作业要项表:
秘书室管考科制
项目编号
秘管-07
项目名称
「效率会议」标准作业流程
承办人员
萧玉真
相关单位
本部各单位
办理时间
经常性办理
注意事项
会议召开的目的在于解决问题及产出决策,所以沟通应在会前进行,行政作业的目的在于如何使会议更有效率(Effective),进而达成预期效果(Effectiveness)。
有关法令
(一)内政部「会议规范」。
(二)教育部「会议的主持与参与」。
办理方式
(一)会前作业
1.预期会议希望达成之效益与成本分析
2.检核会议召开之必要性(无其它方式可替代或奉上级指示)
3.决定与会者(人员层级不宜超过三级)
4.准备会议背景资料
5.明确的会议议程及时间表
6.预拟可能之争议点
7.进行会前沟通
8.检核上次会议决议执行情形(连续会议者)
9.研拟主席裁示稿
10.准备事务用具及器材
11.发送资料
(二)会议进行
1.主席述明会议目的、进行方式、结束条件等原则。
2.确认上次会议决议执行情形(ActionRequestControl
List)。
3.与会人员了解目的、表达看法、达成共识。
4.处理争议。
5.确定会议结论。
6.准时结束会议。
(三)后续作业
1.发送会议纪录。
。
后续处理(追踪决议办理情形)2.
3.准备下次会议资料(连续会议者)。
教育部「效率會議」標準作業流程(SOP)
教育「會議召開開會先1)如附估檢核準備工1預期效益與成開會的必要2
決定與會3準備背景資4單位自我檢明確議程與時間5開會的必要預擬可能之爭議6不開
7會前溝檢核決議執行情8
2)
如附
檢附單位自評檢核單位簽退原申請單與相關資開
1研擬主席裁示針對可能爭議持2籌備會溝3準備事務用具器主席述明會議目的、進行方式14發送資結束條件等原確認上次會議決議執行情2與會人員瞭解目的、表達看法3會議進達成共4處理爭總結重點、決議、1確定會議結5動及任務並納入6準時結束會關會議決會議決草擬下次開會議2)連續會3感謝與會人依據層級發送紀錄級送列評量此次會4發送會議紀單emai通知moral系統
◎主秘以上長官主持之會議決由主政單位將決議送管考填報甲類管考單後續處理附表一◎單位主管主持之會議決議(追蹤決議辦理情形)由主政單位與相關單位自行─
鍵入乙類管考列管,會議記錄教育部「会议召开」评估检核表送管考科。
序号30%審查通過,提送
必要圖說報工程會
工程會逕送行政院覈實總工程費
新興工程概算補助審
議B
私立公私立別
公立報送行政院審核函知學校行政院審核結果及籌備改制作業
是否同意學校改名
不同意同意本部函核定學校改名科技大學
)月7(成完作工.
检核项目
检核
备注(说明、附件)
1
预期会议希望达成之效益与成本分析A組成技專校院變更審議委員會(
11月)
2
开会的必要性(无其它方式可以替代或奉上级指示)B
3
决定与会者(人员层级不宜超越三层)公告並理學校提出申請(
12
月25日)
4
准备会议背景资料規劃設計報告書報部
5
明确的会议议程与时间表審核
否
6
预拟可能的争议点技術學院提報改名科技大學計畫書(
暫緩或釐清3月)
7
进行会前沟通是否同意補助
附帶條件
8
检核上次会议决议执行情形(连续会议者)本司書面審查是由業務單位進行書面資料初審(
3月)
9
其它
总评
編列第一年預算技職校院變更審議委員會初審作業(
否4月)
总说明:
請學校補充、修正與說明/退是否通過回重新修正是
提工審會專案會議審
查
否
是否通過辦理招標發包作業
是否是否符合改名科技大學條件實地訪視(5月)退技職校院變更審議委員會審議申
同意筹备不同意是否同意學校改名(6月)
注:
检核通过者打「ν」,不通过者打「ㄨ」,有疑义者打「?
」。
是
(二)国立技专校院资本门工程新兴计划审核作业流程
學校提送構想書
本司書面
內容項目初審.
完成
技术学院申请改名科技大学审核作业流程
同意改退函知學
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