销发系统管理办法附表.docx
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销发系统管理办法附表.docx
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销发系统管理办法附表
附表一:
已发运未开发票情况表
月份:
单位:
吨元/吨
序号
客户名称
品种
包装方式
已发货未开票数量
结算单价
发货时间(月份)
合计
客户数量:
户
数量:
总金额:
备注:
1、发货时间可填写月份,不必具体到日期;2、每月5日前完成此表填报。
填报人:
填报日期:
月日
财务负责人:
销售负责人:
附表二:
已开发票未提货情况表
月份:
单位:
吨元/吨
序号
客户名称
品种
包装
已开票未提货数量
结算单价
开票时间(月份)
合计
客户数量:
户
数量:
总金额:
备注:
1、开票时间可填写月份,不必具体到日;2、每月5日前完成此表填报。
填报人:
填报日期:
月日
财务负责人:
销售负责人:
附表三:
空车出厂申请单
编号:
年月日
车号
进厂时间
空车出厂原因
驾驶员签名
部门会签
历史皮重
出门称重
出门时间
门卫签名
备注
(粘贴电子磅单第一联)
注:
此表原件提交至办公室存档备查。
附表四:
销售发运信息管理系统数据更正申请表
申请时间:
申请人:
所在岗位:
错误数据:
涉及单据:
形成原因:
部门负责人意见:
相关单位意见:
系统管理员处理意见:
公司领导审批:
修改记录
注:
此表原件提交至办公室存档备查。
附表五:
销售发运信息管理系统岗位权限调整申请表
姓名:
原岗位:
现岗位:
申请权限:
见下表
系统管理
□
权限设置
□
初始化表
□
用户日志
□
客户管理
□
价格设定
销售管理
□
计划单开具
□
计划单合并
□
计划单关闭
□
发货单调整
□
发货结算
□
发票管理
□
销售初始化表
财务管理
□
计划单审核
□
资金审核
□
发票审核
□
资金入帐
□
资金对帐查询
发运管理
□
汽车袋装发货
□
汽车散装发货
□
火车发货
□
船运发货
□
进厂物资称重
□
汽车皮重标定
□
发运数据查询
出门管理
□
水泥出门登记
□
物资车辆出厂
□
出厂查询
综合管理
□
生产入库管理
□
质量管理
□
质量报告打印
□
散装罐管理
□
蓬布租用管理
□
蓬布租金管理
综合查询
□
销售数据查询
□
销售综合数据
□
销售报表输出
□
计划结余查询
□
进厂物资查询
□
趋势图表
特别权限
□
发货单修改
□
皮重修改
□
客户修改
□
打印修改
所在部门意见:
审核权限:
见下表
系统管理员审核
办公室意见:
公司领导审批:
系统管理
□
权限设置
□
初始化表
□
用户日志
□
客户管理
□
价格设定
销售管理
□
计划单开具
□
计划单合并
□
计划单关闭
□
发货单调整
□
发货结算
□
发票管理
□
销售初始化表
财务管理
□
计划单审核
□
资金审核
□
发票审核
□
资金入帐
□
资金对帐查询
发运管理
□
汽车袋装发货
□
汽车散装发货
□
火车发货
□
船运发货
□
进厂物资称重
□
汽车皮重标定
□
发运数据查询
出门管理
□
水泥出门登记
□
物资车辆出厂
□
出厂查询
综合管理
□
生产入库管理
□
质量管理
□
质量报告打印
□
散装罐管理
□
蓬布租用管理
□
蓬布租金管理
综合查询
□
销售数据查询
□
销售综合数据
□
销售报表输出
□
计划结余查询
□
进厂物资查询
□
趋势图表
特别权限
□
发货单修改
□
皮重修改
□
客户修改
□
打印修改
申请调整日期:
年
月
日
实际调整时间:
年
月
日
时
分
附表六:
发货流程抽查情况记录表
单位名称:
项目
供销处
财务处
水泥分厂
门卫
抽查内容
1、计划单价格录入准确性;
2、客户发票开具准确性、发票录入系统的及时性;
3、与客户未结算量的准确性;
4、执行特殊价格是否有经公司审批的价格或合同文件;
5、以量定价结算是否严格按合同约定执行;
6、岗位权限设置是否合理。
1、客户资金录入真实、准确性,检查资金入帐凭证的有效性;
2、销发系统资金与财务帐务系统资金的一致性;
3、资金、发票审核的及时性;
4、是否每日按要求核对出门证;
5、是否按要求开展客户对帐工作;
6、岗位权限设置是否合理。
1、是否按车辆入厂顺序牌组织发运;
2、袋装、散装发货单开具准确性;
3、发货单是否执行超过24小时作废;
4、价格调整时按原价格发货单发货是否经相关部门会签;
5、散装罐车重车、空车过磅管理的规范性;
6、散装罐车装车低于标准重量的90%,是否有记录;
7、空散装罐车出厂是否履行相应手续;
6、岗位权限设置是否合理。
1、是否按车辆到厂顺序,发放入厂顺序牌;
2、水泥、商品熟料出门审核的及时性与准确性;
3、是否坚持按收单、核单、验货、放车的流程执行;
4、散装水泥出厂铅封情况;
5、是否按要求整理出门证,每日9:
00之前交给财务处;
6、岗位权限设置是否合理。
抽查结果
处理意见
抽查人员:
销售处:
财务处:
总经办:
生技处:
系统管理员:
审核:
记录人:
抽查日期:
年月日
供销处工作职责:
1、销售开票人员要熟悉公司销售、财务管理制度。
2、销售计划单开具时要认真、仔细地输入客户申请提货的数量、价格、品种信息,录入完成后须进行复核,检查计划单的准确性。
3、销售负责人每日对昨日开票员录入的计划单进行检查,重点检查品种、数量、价格等情况,确保计划单准确。
4、当月销售发票须于次月2日前开具完毕,重点核对客户的名称、发货数量、品种和价格等;销售发票开具后一日内将发票相关信息录入销售发运信息系统,在录入时必须认真、仔细,杜绝出错。
5、每月3日前,销售部门与财务部门共同就销发系统和财务帐务系统资金情况进行核对;每月5日前,销售部门编制上月分客户的“已发运未开发票”和“已开发票未提货”清单,清单须注明客户名称、品种、价格、数量,交财务部门审核。
6、每月对连续批量发货的客户,根据财务部门出具的对帐确认函就资金情况与客户进行核对,办理对帐函传递登记手续,让客户签收,并督促客户在规定时间内完成对帐工作,防范资金风险。
7、经财务审核盖章的销售发票,在传递至客户时,办理登记手续,让客户签收。
8、特殊情况下的手工发货及数据补录。
★对应单据:
销售计划单、销售发票、已发运未开发票清单、已开发票未提货清单
财务处工作职责:
1、财务部门负责人每周不少于1次对销售发运信息系统与财务帐务系统有关资金情况的一致性和准确性进行抽查。
2、财务销售会计每日认真、准确地录入客户资金,原则上以现金、电汇、转帐方式支付货款须确认货款已到帐,以银行票据方式支付货款须收到票据原件并验票合格,方可在系统中录入资金;特殊情况,按《销发系统实施细则》有关要求执行。
3、财务部门安排专人每日对昨日当班销售会计的资金录入情况进行逐笔审核,重点审核资金金额、客户名称、票据类型、付款日期,审核工作日清日结。
资金录入人与审核人不得为同一人。
4、销售会计必须对照公司的价格执行通知和已签订的合同,认真审核品种、价格、数量、资金,不使错误的销售计划单得到确认通过。
5、财务销售会计在接到销售发票一日内,对销售部门录入系统的发票情况进行审核,重点审核客户、品种、数量、价格、发票票号等情况,确保发票信息准确。
6、每日上午12:
00之前完成昨日出门证的核对工作,发现有误及时告知门卫查询,并报告系统管理员进行及时处理。
7、每月5日前完成销发系统和财务帐务系统资金情况核对工作,确保客户资金情况一致;完成上月未结算量和预开票量审核工作;对连续批量采购客户按月出具对帐函,督促销售部门开展客户对帐工作。
8、特殊情况下的手工发货及数据补录。
★对应单据:
销售计划单、销售发票、对帐函、出门证
水泥分厂工作职责:
1、根据客户计划单余额和客户提货要求开具发货通知单。
2、发运人员原则上按照车辆进厂顺序安排装车,保证公司正常的发运秩序。
3、发货单自开具起24小时内有效,超过24小时作废。
4、对所有散装水泥车辆,都必须安排空车、重车过磅,不得用某一空车数据作为某一阶段的空车磅重标准。
司磅员必须加强对散装水泥或熟料司磅过程中的监控,防止损害公司利益行为发生。
5、对散装罐车承载吨位净重低于装车标准重量90%的车辆,必须由散装水泥发货员、班长二人先共同确认装车重量,在出门联上签字后通知当班调度,由调度确认装车重量并在出门联上签字。
6、对未装水泥的散装罐车出厂(因车损坏、户头计划不足等原因),车辆驾驶员须到装运部门领取并填写《空车出厂申请单》,当班发货员、班长、调度进行会签,证明其确实未装水泥方可准予出厂。
7、特殊情况下的手工发货及数据补录。
★对应单据:
销售计划单、袋装散装发货单、空车出厂申请单
门卫岗位工作职责:
1、根据车辆到厂先后顺序,登记车辆车牌号码、收货单位、装运品种及吨位等信息,发放入厂装车顺序牌。
2、门卫要加强对出门证的审核,坚持按照收单、核单、验货、放车的流程执行,对出厂的每车水泥,认真核对客户名称、货物品种及数量、运输车号、打印时间等信息,确认无误后在出门证上加盖“作废章”,标好顺序,准予放行。
对超时出厂的散装水泥汽车,必须重新过磅后方可准予出厂。
3、门卫在对出厂产品进行验货时,对散装水泥汽车必须打铅封,对袋装水泥汽车必须点包(或地磅过磅),确认发货品种、吨位、时间无误后,方可予以出门放行。
4、对散装罐车装车净重低于标准重量90%的车辆,需看到散装水泥发货员、班长、调度三人共同签字的出门联后,方可出门放行。
对空散装罐车出厂,需看到散装水泥发货员、班长、调度三人共同签字的《空车出厂申请单》后,方可出门放行。
5、门卫在次日上午九点之前将每日发运出厂水泥的出门证按照出门先后顺序整理后,交给财务部门。
6、特殊情况下的手工发货及数据补录。
★对应单据:
销售计划单、入厂顺序牌、出门证
其他部门工作职责:
一、品质管理处工作职责:
1、制定产品编号规则,设置出厂产品编号。
2、录入产品质量参数,将每个编号的质量数据输入到销发系统中,以提供制订质保书所需数据。
3、根据客户实际提货情况,开具质保书(视工厂职责划分也可由供销处对照开具)。
★对应单据:
质保书
二、办公室工作职责:
1、牵头组织供销处、财务处、水泥分厂每月对销发系统信息运行情况进行两次检查,对照发货流程检查要求,做好发货流程抽查情况记录。
2、对照公司要求认真查找自身管理中存在的不足,并对存在的问题针对性地提出考核和管理意见,形成检查报告,与检查记录表一并在检查结束后一日内报公司领导审核,并在公司内部进行通报。
★生成表格:
发货流程抽查情况记录表、发货流程检查报告
销售发货流程图
打印散、袋装计划单
财务人员审核计划单
①客户到财务或银行交款;
②财务销售会计确认资金到帐后,录入到发货系统(统销方式除外),如是新客户则财务人员先建立客户资料再输入资金;
③销售开票员根据客户要求以及资金情况制定散装、袋装计划单,客户资金自动扣减,待财务审核生效后打印计划单;
④财务人员审核计划单主要信息:
客户、单价和品种,生效计划单;
⑤袋装制单由装运开票员根据客户的计划单开袋装发货单;
⑥客户凭袋装发货单至栈台进行提货;
⑦客户凭计划单进行空车过磅,司磅员开具散装发货单让其进行散装水泥装车;
⑧司机凭散装发货单进行重车过磅,司磅员打印散装发货单;
⑨门卫收取出门证并从销售系统中核对发货记录,确认放行。
注:
袋装须过磅的公司,袋装发货流程按执行⑤、⑦、⑥、⑧、⑨
开票(销售发票)结算流程图
否
否
是
是
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- 系统管理 办法 附表