集团付款报销业务操作指引定稿免费下载.docx
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集团付款报销业务操作指引定稿免费下载
1目的
规范公司费用管理,确保费用支出的真实性、合理性,规范付款报销附件及相关流程,完善健全公司内控制度,保障公司健康持续发展。
2适用范围
本指引适用于***物业系统下辖各分、子公司职能部门及在管项目。
3职责分工
3.1经办人的责任
3.1.1经办人为付款报销事项的直接责任人,对该事项承担直接责任。
3.1.2负责及时发起付款报销审批流程;如实提供符合公司财务制度规定的原始单据并对提供的相关材料的真实性、完整性、准确性、合规性负责;跟踪款项支付情况,同一事项无重复申请付款;跟踪审批流程及款项的支付情况;无超出事前审批中标(含比价)清单的范围申请付款。
3.2审核人的职责
3.2.1审核人为审批事项的中间环节,由审批人及经办人之间的各个行政层级(含财务部门)负责人对该事项进行审查核实,签署审核意见,承担审核监督责任。
3.2.2审核人对违反国家财税制度的财务收支或违反公司内部控制管理制度的经济活动应当予以制止或纠正;制止或纠正无效的,应当向单位领导人提出书面意见请求处理;不予制止或纠正,又不向单位领导人提出书面意见的,审核人也应当承担相应的责任。
3.2.3对违反本指引的规定、审批手续不全、单据不合规、报销附件不齐全的付款报销流程,应当予以退回,并告知经办人按照本指引规定补充完整。
3.3审批人的职责
3.3.1审批人为审批事项的决策人,对审批事项进行审查批示,承担决策和领导责任。
3.3.2审批人负责审查财务收支手续是否按规定程序办理,并对所审批的财务收支的合法性、合理性负责。
3.3.3审批人应熟悉所审批款项的用途,不得随意审批,更不得以权谋私,中饱私囊。
3.3.4审批人应严格遵守审批权限,不得越权审批。
3.3.5审批人应对所审批款项负责,如给公司造成损失,审批人员应承担主要责任,并根据公司有关管理规定处理,情节严重的,移交司法机关处理。
3.4公司负责人的职责
3.4.1公司负责人对公司会计工作和会计资料的真实性、合法性和完整性负责,按照相关法律法规的规定对公司财务管理工作承担最终责任。
3.4.2公司负责人不得强令或授意审核人违法办理会计业务。
3.5公司出纳的职责
公司出纳为付款报销业务的最后一道关口,负责按照付款报销流程的审批意见及时准确的支付资金。
4定义
4.1公司:
指福建***物业管理有限公司及其分、子公司。
4.2本部:
指物业公司总部。
4.3物业服务中心:
指公司下辖物业项目,包含门店、住宅、案场等。
4.4付款报销:
(1)付款:
指根据合同或立项流程及业务开展情况对员工、供应商、客户以及关联公司的款项进行支付。
包含合同或非合同类付款、预付款、备用金付款、资金调拨付款等。
(2)报销:
指业务经办部门在业务发生取得原始凭据后,按规定的审批程序办理的经费结算活动,主要适用于行政管理相关的费用。
(3)付款报销为资金支付业务的统称。
5内容
5.1付款报销流程的申请
5.1.1付款报销流程申请时限要求
(1)有签订合同的费用报销及款项支付应按合同约定的付款期限发起申请,未签订合同的,在业务发生后5日内发起付款、报销申请流程。
(2)业务发生日期的认定:
①物品采购以签收日期为准,存在退换货以最后签收日期为准;②工程维保及零星修缮类以工程验收时间为准;③其他业务以业务实质性发生完毕的其他相关凭证作为业务发生日期。
5.1.2付款报销申请渠道:
通过集团OA系统-财务报销模块对应不同的费用类型
选择对应表单发起审批流程。
5.1.3付款报销申请表单填写要点
(1)标题:
简明扼要概述费用内容,为方便日后筛选查找,标题必须具备以下要素:
项目名称、事项内容概述、费用期间、金额。
(2)事由:
填写付款报销事项的具体内容,若为工程类或合同类支付款项,重点描述工程验收情况、合同履行进度及扣款情况等。
(3)附件张数:
根据所附纸质单据数量填写,含发票、出入库单、合同、验收单等。
(4)是否分摊:
费用为同一个部门承担则在选择“否”,若费用为多个部门分摊则选择“是”。
(5)所属门店:
根据费用所属的服务中心选择。
(6)支付单位:
为付款主体,即出款公司名称。
根据各部门和服务中心所在的公司主体选择母公司或分、子公司。
(7)费用承担单位:
选择费用承担的总公司或分子公司,原则上与支付单位一致。
(8)费用承担部门:
选择费用承担即预算占用的部门。
(9)收款对象:
收款人为员工的业务,收款对象选择“员工”,系统将自动跳出员工的工资卡账号;退押金、暂收款业务收款对象选择“客户”,采购、支付工程款、服务费等业务收款对象选择“供应商”,系统会自动跳出客户和供应商备选清单,应选择正确的供应商或客户名称,并填入完整的银行账号及开户行名称。
(10)收支项目:
根据业务类型选择对应的收支项目,取得增值税专票及旅客运输服务普票应根据票面税额选择收支项目“增值税进项税额”填写。
取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的,按照下列公式计算进项税额:
航空、铁路旅客运输进项税额=(票价+燃油附加费)÷(1+9%)×9%;公路、水路等其他旅客运输进项税额=票面金额÷(1+3%)×3%。
(11)费用分摊明细:
若属于多个部门分摊的费用,应插入行,选择对应的费用承担单位,并填写正确的分摊金额。
(12)冲销明细:
无需填写,前期备用金借支款冲销,需从NC系统发起“还款单”流程进行冲销。
5.2付款报销单据的要求
5.2.1费用报销均应提供正式税务发票或其他合法的票据,发票的客户名称必须
为公司全称,发票打印正确的税号,发票需盖有清晰的发票章。
开票时间必须与实际业务一致,日期填写规范,大小写金额应相符且填写不能位移,发票不得涂改。
5.2.2原则上付款前均需提交发票,若收款单位属垄断性行业如水力、电力公司、特种设备检验所等特殊情况,付款前未能开具发票的,申请人应于付款后5个工作日内开票移交财务。
***物业分、子公司开票信息如下:
公司名称
纳税人识别码
地址、电话
开户行、账号
5.2.3增值税发票的相关要求
(1)除招待费、餐费、交通费、福利类(食品等)仅需取得增值税普通发票,其他业务原则上应取得增值税专用发票。
签订合同或业务发生前应确认对方所提供发票的类型。
(2)购物发票内容不能开具“食品、办公用品、礼品、日用品、劳保用品”等大类别项目,必须开具购物明细;汇总开具的增值税专用发票,必须由税控系统再开具《销售货物或者提供应税劳务、服务清单》并加盖开具单位发票专用章;有密码的增值税发票,右上角的密码不得有任何损坏迹象;餐费发票必须提供餐费清单,住宿费需附住宿清单。
(3)增值税专用发票应取得两联(发票联和抵扣联),发票联与抵扣联无须粘贴,用回形针夹在报销单一起移交公司财务部会计。
(4)报销单据的粘贴必须按统一的方式进行,将票据粘贴于原始票据粘贴单上(详见附件7.15)。
(5)经办人需在国家税务总局全国增值税发票查验平台对发票进行查验并打印发票查验单作为附件,如财务在税务系统不能验证,则退回经办人处理。
(6)经办人将原始凭证移交公司会计,移交人与接收人做好《原始单据交接表》(附件7.16)签收工作.
5.3各项付款业务适用的表单及附件要求
5.3.1备用金及员工借支
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
1
备用金及员工借支
备用金及员工借支
往来款-预借备用金申请单
备用金
1、日常备用金无需附件2、出差临时借款需附上出差申请流程3、其他专项借款,需附借款事由立项流程。
5.3.2行政类费用
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
2
行政类费用
手机话费报销
行政费用-手机话费报销单
行政费用-通讯费-手机费
1、手机话费发票(开具单位抬头,备注栏需备注电话号码及名字)2、若是购买充值卡,则需要附话费清单3、汇总报销明细表。
差旅费报销
行政费用-差旅费报销单
行政费用-差旅费
1、出差申请流程2、发票(需要与出差时间及地点信息吻合)3、若为培训或会议出差,需提供培训申请流程4、餐费补助按照标准报销,无需提供发票。
应酬费报销
行政费用-应酬费报销单
行政费用-应酬费
1、公务招待活动审批单2、发票
办公电话费、邮寄费、专线、宽带费用、网站维护费
行政费用-其他费用报销单(行政)
行政费用-通讯费-办公电话费、邮寄费、专线、宽带费用、网站维护费
1、发票2、邮寄费需付面单3、宽带费用、网站维护费需附合同
会议餐费、水果费用、会议布置费等
行政费用-会务费
1、发票2、会议通知、照片、会议纪要等资料
车辆相关费用
行政费用-车辆费-汽车燃料费、车辆保险费、停、洗、过路费、维修保养费、其他车辆费用
1、发票2、保险费需附保单3、维修费需附维修清单
办公水费、电费
行政费用-办公费用-办公水电费
1、水电费发票2、水电使用分析表3、预付款需在付款后5个工作日内补齐发票
办公场地租赁费用、物业费
行政费用-办公费用-办公室租金、物业费
1、发票2、租赁合同
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
2
行政类费用
日常办公耗材
行政费用资产采购付款审批单
库存材料采购款
1、发票2、材料入库单3、采购申请单4、询比价流程
质量体系表单印制、安防耗材及单件物品价值500元以下的资产
库存材料采购款
1、发票2、材料入库单3、采购申请单4、询比价流程
单件物品价值大于500元小于5000元的资产
视同固定资产
1、发票2、材料入库单3、采购申请单4、询比价流程
单件物品价值大于5000元的资产
固定资产/无形资产
1、发票2、材料入库单3、采购申请单4、询比价流程5、合同(金额2万以上)
饮用水费
行政费用-其他费用报销单(行政)
行政费用-行政杂项支出-饮用水费
1、发票2、采购申请单3、材料入库单
市内交通费
行政费用-行政杂项支出-市内交通费
1、发票2、市内交通费需附《市内交通费登记表(月)》(附件7.1)
员工工作服购置
行政费用-行政杂项支出-工作服
1、发票2、入库单3、采购申请4、询比价流程5、服装采购合同(金额2万以上)
办公室绿化租摆、雇主险、意外伤害险等
行政费用-行政杂项支出-其他行政费用
1、合同2、发票3、合同约定的其他付款材料
聘请中介机构费、财产保险、律师费、咨询费、招聘费
行政费用-服务费-聘请中介机构费、财产保险、律师费、咨询费、招聘费
1、合同2、发票3、合同约定的其他付款材料
5.3.3人力资源类费用
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
3
人力资源类
工资(含五险一金)、节日福利费、辞退福利支出
财务报销-薪酬-应付工资、辞退、福利审批单
员工薪酬下级对应收支项目
1、工资汇总发放清单
施工看护费
1、施工看护费发放呈批件2、夜间施工看护统计表(附件7.18)
加班、会议餐费
财务报销-行政费用-其他费用报销单(行政)
员工薪酬-职工福利费-加班、会议餐费
1、发票2、加班申请/会议费用立项流程
员工年度健康体检费(含入职体检费)
员工薪酬-职工福利费-其他福利费
1、发票
员工宿舍租金、物业费
员工薪酬-职工福利费-职工宿舍
1、发票2、租赁合同3、经办人代垫租金另附付款证明(应支付至房东银行账户)
蛋糕券等生日费用
员工薪酬-职工福利费-员工生日
1、发票2、生日员工签收单(若预付款则后补)
公司组织员工活动费
员工薪酬-职工福利费-其他福利费
1、发票2、活动立项报告3、参加活动员工清单
报纸书刊费
员工薪酬-工会经费和职工教育经费-报纸书刊费
1、采购立项流程2、发票
培训费
人力资源费用-招聘费/人力资源费用-教育培训费
1、计划外培训审批表/年度培训计划2、发票
5.3.4物业费用-工程类费用费用
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
4
物业费用-工程类
电梯、中央空调、水处理、末端设备清洗消防、监控、高压配电、弱电系统等外包维保费用、防雷检测费
财务报销-物业、工程费用-工程维保、零星修缮报销单
物业费用-修理费-机器设备维修及保养
1、维保合同2、维保类项目验收评估表(保养类)(附件7.2)3、发票4、付款申请表(对方单位提供)5、评分表等其他合同约定的结算材料(如扣款材料)
化粪池、隔油池、污水管道疏通、生活水池清洗、油烟管道等费用
1、合同2、维保类项目验收评估表(清洗类)(附件7.3)3、发票4、付款申请表(对方单位提供)5、其他合同约定的结算材料(如水质检测报告)
电梯年检费用
1、特种设备缴款通知书2、电梯年检收费明细清单3、发票(可后补)
零星修缮费用
物业费用-修理费-零星修缮
1、工程项目立项审批表2、询比价流程或合同(若有)3、零星修缮验收报告(OA流程)4、发票5、付款申请表(对方单位提供)
电工电料采购
财务报销-行政费用资产采购付款审批单
库存材料采购款
1、发票2、采购申请单3、询比价流程4、入库单
5.3.5物业费用-保洁类费用
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
5
物业费用-保洁类
生活垃圾清运费
财务报销-物业、工程费用-其他费用报销单(物业)
物业费用-保洁费-生活垃圾清运费/垃圾处理政府收费
1、垃圾日产日清质量记录表(附件7.4)2、生活垃圾清运服务工作月度评估表(附件7.5)3、发票4、垃圾清运合同5、付款申请表(对方单位提供)
建筑垃圾清运费
物业费用-保洁费-建筑垃圾清运费
1、装修/绿化垃圾清运登记表(附件7.6)2、装修/绿化垃圾清运服务工作月度评估表(附件7.7)3、发票4、垃圾清运合同5、每一车装车情况照片6、付款申请表(对方单位提供)
日常保洁外包
物业费用-保洁费-保洁服务费
1、考勤记录2、日常保洁工作月度评估表(附件7.8)3、发票4、保洁合同5、付款申请表(对方单位提供)
外墙清洗
物业费用-保洁费-专业清洗费
1、外墙清洗验收表(附件7.9)2、发票3、合同4、付款申请表(对方单位提供)
石材养护
1、石材养护验收表(附件7.10)2、石材日常养护工作月度评估表(附件7.11)3、发票、4、合同5、付款申请表(对方单位提供)
四害消杀、香氛等其他保洁服务费
物业费用-保洁费-其他保洁费
1、消杀工作记录表2、有害生物防治工作月度评估表(附件7.12)3、发票、4、合同5、付款申请表(对方单位提供)6、其他合同约定的结算材料
保洁用品采购
财务报销-行政费用资产采购付款审批单
库存材料采购款
1、发票2、采购申请单3、询比价流程4、入库单
5.3.6物业费用-园林绿化类费用
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
6
物业费用-园林绿化类
绿化租摆、养护外包费用
财务报销-物业、工程费用-其他费用报销单(物业)
物业费用-绿化费
1、考勤记录2、绿植养护工作月度评估表(附件7.13)3、发票4、绿化养护合同5、付款申请表(对方单位提供)
绿化垃圾清运费
1、装修/绿化垃圾清运登记表(附件7.6)2、装修/绿化垃圾清运服务工作月度评估表(附件7.7)3、发票4、垃圾清运合同5、每一车装车情况照片6、付款申请表(对方单位提供)
绿化用药、花草购置、绿化养护工具
1、发票2、采购申请单3、询比价流程4、入库单
5.3.7物业费用秩序类费用
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
7
物业费用-秩序维护类
保安外包费用
财务报销-物业、工程费用-其他费用报销单(物业)
物业费用-物业管理服务费
1、考勤记录2、外包保安服务工作月度评估表3、发票(附件7.14)4、保安外包合同5、付款申请表(对方单位提供)
秩序设备、用品采购
财务报销-行政费用资产采购付款审批单
库存材料采购款
1、发票2、采购申请单3、询比价流程4、入库单
5.3.8水电能源费用
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
8
水电能源费
代垫公摊水电及业户户内水电费
财务报销-物业、工程费用-水电气费用付款审批单
代垫水电费
1、发票2、银行扣款回单(水电费原则上为银行托收,补录付款流程)3、水电费使用分析表
水电费能耗成本(物业费单价包含公共能耗、地下车场电费、多种经营水电成本)
自用水电费
5.3.9保证金付款/退款
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
9
保证金付款/退款
对外支付保证金
财务报销-行政费用-其他费用报销单(行政)
其他应收款-外部单位
1、合同或费用立项流程2、保证金收据
装修保证金等押金退款/押金转物业费、水电费
财务报销--往来款-保证金、暂收款退还审批单
退款租户保证金/退还其他保证金、暂收款
1、保证金收据原件3、装修验收申请书3、退款申请书4、如收据原件丢失,需提供遗失声明、收据存根联5、若为保证金转为物业等,需在退款申请书中体现。
5.3.10内部资金调拨
序号
付款业务类型
费用明细
流程表单选择
收支项目
相关附件
10
内部资金调拨
财务报销--往来款--内部资金调拨审批单
其他应收款-内部关联
5.3.11合同类付款需统一附上合同付款回执流程,员工个人垫付费用报销需统一附上员工个人付款凭证,垫付费用不得以现金支付,均需以银行转账支付,付款凭证需体现收款人姓名,否则不予报销。
5.4付款报销流程的审批
5.4.1审批依据《财务审批权限表》
5.5费用的支付
5.5.1所有款项原则上采用银行转账方式支付,不允许现金支付。
5.5.2财务部出纳应确认金额正确、附件齐备、审批手续符合公司财务制度要求
后支付,并做好付款摘要的说明。
5.5.3付款时间的规定:
每周固定付款时间为周二、周四。
5.5.4关账期间规定:
原则上财务部关账期间为每个月26日至次月5日(12月
及春节等重要节点的关账时间另行通知)。
关账期内关闭付款流程发起入口,财务部不接收报销单据、不审核、不付款。
5.6费用的暂估
5.6.1为确保费用执行数据的完整性,对于当月已发生或合同约定费用归属本
月,但未于当月发起OA付款流程的费用,应进行费用暂估。
各部门应于每月30日下班前将本月的《暂估费用明细表》(附件7.17)提交财务部会计审核后由财务做暂估处理。
6附则
无
7附件
7.1《市内交通费登记表(月)》
7.2《维保类项目验收评估表(保养类)》
7.3《维保类项目验收评估表(清洗类)》
7.4《垃圾日产日清质量记录表》
7.5《生活垃圾清运服务工作月度评估表》
7.6《装修/绿化垃圾清运登记表》
7.7《装修/绿化垃圾清运服务工作月度评估表》
7.8《日常保洁工作月度评估表》
7.9《外墙清洗验收表》
7.10《石材养护验收表》
7.11《石材日常养护工作月度评估表》
7.12《有害生物防治工作月度评估表》
7.13《绿植养护工作月度评估表》
7.14《外包保安服务工作月度评估表》
7.15《原始凭证粘贴单》
7.16《原始单据交接表》
7.17《暂估费用明细表》
7.18《夜间施工看护统计表》
8相关文件
《财务审批权限表》
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