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项目采购流程
项目采购管理规定及流程
北京光科时代科技有限公司
2009年7月
一、目的
为了规范工程的采购及施工管理流程更加明晰,实施人员有据可查,明确相关人员的职责和权利,降低项目成本,特制定本规定及流程。
二、适用范围
本规程适用于公司的工程技术部、财务部(采购部)及项目部。
三、职责
财务部负责合同文档管理、设备采购和武汉理工的联络方面的工作。
工程技术部负责中标项目的技术、方案和设备采购数量清单的制定。
项目部负责工程施工方面的工作,包括施工进度、质量、到货材料(设备)的检验和验收,工程施工过程管理。
四、工作程序
4.1项目实施过程中各部门职责
项目进度
工程技术部
财务部
项目部
项目销售负责人
项目的联合设计阶段
制定项目技术方案和方案设备清单
掌握项目各方面的情况,包括总包、设计院、监理、业主等关系
协调和联络
项目的合同谈判及签订阶段
制定项目的初始成本、毛利润预算
合同签订
进驻工地前期的各项准备,租房、租车、办公等费用预算计划
合同谈判、签订
项目的实施阶段
制定采购设备的技术指标和采购清单
签订采购合同,
制定项目的利润、成本预算
制定工程进度计划和施工组织计划
协调公司与业主或总包的关系,解决工程现场的问题
解决工程中出现的技术变更问题
盯供应商按时发货
设备的到货验收,解决设备退换货及系统调试等的问题
协调武汉理工发货、派工等事项
负责项目施工过程管理,做好工程安装质量检查记录
项目验收交工
总结工程经验,建立工程技术档案
制定项目利润决算
整理验收文档,提交验收材料
制定奖励分配计划并报总经理审批
总结评估供应商的服务质量。
总结工程管理中的优点和过失,提出奖励/处罚名单
4.2项目预算
项目签订合同前应由工程技术部做出项目的初始预算,但若合同签订执行中,发现某些方案清单内容与当初预算的有差异,应由财务部牵头重新修改项目预算表,以使预算对实际执行起到有效的监督、指导作用。
4.3项目实施
项目部实行以销售负责人和项目经理为主的负责制,全面负责工程项目管理,包括安全管理、质量管理、进度与费用管理。
4.4项目采购
一、计划管理
1、项目部依据自己的项目施工进度计划填写《采购申请单》或《申请发货通知单》。
填好后,先由项目部经理及项目销售负责人共同审核,提交总经理审批,审批通过后,交给财务部统一实施采购工作。
2、项目部临时急需的物资采购必须事先经总经理审批后,经办人方可实施采购,未经批准不予采购。
二、预付款采购管理
1、采购经办人将核准的《采购申请单》及《付款单》交由财务部实施付款。
2、大额(指单笔付款金额在2000元以上的)、批量物资现款采购的付款事务统一由财务部出纳办理,未经批准采购经办人不得擅自付款。
3、需要货物发到项目现场,由项目部经办人填写《发货申请单》,项目经理审批后交总经理审批,交财务部实施发货。
三、赊销采购管理
1、赊销采购付款事务统一由财务部出纳办理,严禁采购经办人擅自付款。
2、采购的设备到达项目现场后,由项目部负责填写《到货验收确认单》办理入库、验收手续,单子上必须有总包/监理的签字确认,以此作为和供应商及总包结账的依据。
3、付款期限原则规定如下:
设备验收、业主签字确认后,有采购合同的,按照合同规定的付款时间付款;没有采购合同的,在入库、验收3个月后付款。
四、派工申请:
项目部根据工程进展及到货状况,适时要求技术工程师到项目现场安装调试设备。
由项目经办人填写《派工申请单》,项目部经理审批、总经理审批,财务部具体实施。
武汉理工给予回复,填明具体实施人及预计时间。
附件一
项目初步预算表
项目名称:
工程日期:
项目销售负责人:
工程技术方案负责人:
序号
总包方
销售(元)
采购(元)
利润(元)
隧道名称
桩号
隧道长度
1
XXX
XXX隧道
ZK0+336~ZK1+000
664
YK0+353~YK0+995
642
XXX隧道
ZK1+083~ZK2+097
1014
YK1+100~YK2+065
965
XXX隧道
ZK2+714~ZK4+017
1303
YK2+767~YK4+014
1247
2
XXX
XXX隧道
ZK22+542~ZK34+828
12286
YK22+518~YK34+808
12290
3
XXX
XXX隧道
K50+145--K53+995
3850
K50+050~K54+010
3960
XXX隧道
K54+242.5-K57+182.5
2940
K54+251~K57+150
2899
4
XXX
XXX隧道
K57+379~K59+960
2581
K57+375~K59+975
2600
XXXX隧道
K67+786~K68+503
717
K67+803~K68+471
668
XXX隧道
K69+680~K73+216
3536
K69+655~K73+211
3556
K90+530~K92+240
1710
合计
XXXXX项目预算表
序号
项目
预算金额
备注
1
销售合同额
2
税金及附加
3
材料成本
分包成本
项目成本合计
4
项目毛利
5
毛利率
6
招待费
差旅费
交通费
货运费
办公费
财务费用
其它费用
劳务费
项目费用合计
7
人力成本
8
项目利润
9
利润率
项目负责人:
财务部:
日
采购申请单
日期:
2009年 9月 17日
采购经办人:
____蒙海龙____________________ 编号:
________________
项目名称:
宝天5标
序号
设备名称
规格型号
单位
数量
备注
1
开关电源
24V
台
3
合计
总经理审批:
项目经理:
项目销售人:
注:
请于9月23日前发至现场
采购付款申请单
日期:
2009年月日
附件张数:
_______项目名称:
供应商(全称)
合同编号
采购类型
供应商开户行
供应商付款账号
付款事由:
经办人意见:
财务部经手人意见:
总经理审批意见:
总经理审批:
项目经理:
项目销售:
申请发货通知单
年月日
编号:
WUTOS/QR-PR62-版序:
B/0
合同编号:
申请部门盖章:
发货日期
到货日期
货物类型
货运方式
特约事项
收货单位(人)名称:
收货单位(人)地址:
收货联系人:
货物清单
序号
名称
型号规格
单位
数量
备注
说明:
1、维修发货通知书须附合同复印件或财务部出示的交款凭证。
2、特殊情况,须附协议书或情况说明和主管经理批复件。
3、发货请提前2天通知。
到货验收确认单
设备交接清单
DB42/348-2006
工程名称
项目名称
合同编号
验收依据
设备名称
型号规格
数量
结论
备注
说明:
建设单位
施工单位
监理单位
单位名称:
项目负责人:
单位名称:
检查人员:
质量检查员:
项目负责人:
年月日
年月日
年月日
项目部负责人:
财务部负责人日期
项目开工申请单
年月日
编号:
WUTOS/QR-PR40-版序:
B/0
合同
编号
客户
单位
安装
地点
联系人
电话
开工
时间
工期
完工
时间
工作
内容
申请部门:
业务主办:
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- 关 键 词:
- 项目 采购 流程