档案管理系统离线客户端使用手册doc.docx
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档案管理系统离线客户端使用手册doc
档案管理系统离线客户端
用户操作手册
**五公司技术部
2019年4月
1离线客户端
1.1适用对象
本手册针对使用离线客户端的用户进行操作指导。
目标是为了完成无上网条件时进行档案数据的归档操作,对不能及时进入系统的档案数据进行统一模式管理,保证档案数据能在联网状态下顺利的导入档案管理系统。
离线客户端主要分为以下几部分:
✓系统管理
✓业务管理
1.2操作说明
1.2.1系统管理
系统管理功能涉及到的功能按钮及其定义如下:
表1.系统管理涉及的功能按钮
按钮名称
按钮描述
系统维护—本地数据路径
存放客户端处理后待上传的数据
系统维护—安装程序管理
导出/导入客户端配置
导入配置
导入由档案管理系统导出的配置文件
关闭
关闭当前操作页面,释放内存空间
退出
退出客户端系统
1.2.1.1系统维护—本地数据路径
本地数据路径:
用来存放客户端处理后的待上传数据的本地路径。
注:
系统会默认为用户配置一个路径,用户也可以自己通过点击浏览,重新选择一个路径。
1.2.1.2系统维护—安装程序管理
如果离线客户端需要进行版本升级,用户可使用“导出/导入客户端配置”功能;具体方法如下:
方法一:
1、点击旧版本中的“导出客户端配置”按钮,下载旧版本的客户端配置(其中包含已录数据和配置文件)存在本地或其他存储介质;2、卸载旧版本的离线客户端并删除其安装目录;3、安装新版本离线客户端;4、点击“导入客户端配置”按钮并选择刚才储存的安装配置文件导入新版本离线客户端。
方法二:
此方法无需导出/导入客户端配置文件。
即直接覆盖安装新版本离线客户端,但安装路径必须与旧版本安装路径保持一致。
(注:
覆盖安装新版本客户端时,安装路径必须与旧版本保持一致。
)
1.2.1.3导入配置
为了保证离线客户端的数据符合档案管理系统的要求,在使用客户端进行归档时,必须使用档案管理系统导出的离线客户端配置文件。
注:
从档案管理系统中导出的配置文件命名规则为“单位名称(当前系统日期+当前系统时间).ERZip”,这样可以方便用户区别不同单位不同时间导出的配置文件。
导入配置文件后,在界面的左下方会显示登入单位名称
1.2.2业务管理
业务管理功能涉及到的功能按钮及其定义如下:
表2.业务管理涉及的功能按钮
按钮名称
按钮描述
档案管理
切换到档案管理页面
上传管理
切换到上传管理页面
数据包导入
将已打包数据重新导入离线客户端
档案管理页面
卷管理
切换到卷管理页面
件管理
切换到件管理页面
下载EXCEL模板
下载EXCEL模板
上传EXCEL数据
上传用户填好的EXCEL数据表
下载EXCEL数据
下载离线客户端中录入的条目
新增卷(件)
新建以卷(件)为单位档案条目
删除卷(件)
删除选中的卷(件)
修改卷(件)
修改选中的卷(件)
新增卷内文件
在现有卷中新建以件为单位档案条目
新增已有件
在现有的卷中添加已经存在档案条目
从卷中拆除
将选中的卷内文件从卷中拆离
导入附件
导入卷或者件的附件
删除附件
删除选中的附件
批量修改著录项
选择需要修改的著录项进行批量修改
预定义
选择要使用的预定义规则
预定义管理
管理预定义规则
新建预定义
建立新的预定义规则
删除预定义
删除选中的预定义规则
修改预定义
修改选中的预定义规则
打印档案交接文据
打印选中卷的档案交接文据
打印企业档案目录
打印选中卷的移交条目的目录
打印卷内目录
打印选中卷内的件条目的目录
打印案卷封面
打印选中卷的封面
打印卷内备考表
打印选中卷的备考表
查询模式
档案条目不可编辑只能查看
编辑模式
档案条目可编辑、查看
上传管理页面
新增任务
选择需要上传的档案数据
编辑任务
将新条目添加进已生成的数据包中或将旧条目从已生成的数据包中移除
删除任务
删除选中的上传任务项
数据还原
还原已打包加密的条目
1.2.2.1档案管理
档案管理是客户端中完成档案归档操作的主要部分。
对于档案条目的建立、编辑等操作都在本部分完成。
1.2.2.2直接建立档案条目
1.归档人员需要选择新增条目的档案类别(如需要在“建设项目类”的二级类目“国内工程”类别下新建条目,就请点击“建设项目类”的“+”然后点击“国内工程”)。
2.在右侧选择需要归档的是卷还是件,点击“卷管理”或“件管理”。
根据档案类别的不同,采用卷管理还是件管理,客户端已经进行了分类。
(以新建卷为例说明)
3.点击“新增卷”,则出现如下图所示:
开始著录案卷级各个著录项。
4.著录完成后点击右下角“保存”或“保存并著录下一条”。
5.在卷管理区域选中刚才建立好的卷,在卷内文件管理区域,选择“新增卷内文件”,在填写完卷内文件的信息后,点击“保存”,则为选中的卷增加了卷内文件,如下图:
6.为卷内文件增加附件(单独为卷或者件增加附件同此操作),选择刚才新建的卷内文件,点击“导入附件”,在选择好要添加的附件后,点击“打开”,则附件会挂在刚才选择的卷内文件中,如下图:
7.如果需要修改或删除以上操作的卷、卷内文件以及附件,则选中后,点击相应的修改或删除按钮,即可完成。
1.2.2.3预定义方式建立档案条目
预定义:
预先定义好档案条目的一些字段通用值,对于含有这些通用值的档案条目不用反复的手工建立,而是通过选择已经建立好的预定义规则,直接建立好条目,对于各个条目中不同的字段值,再一一手动修改,这样可以大大减少归档人员的工作量,提高效率。
以下以国内工程类中卷的操作来说明预定义操作的步骤。
(卷内文件的预定义操作与卷的操作相同)
1.建立预定义规则:
点击“预定义管理”,进入预定义规则的管理界面,点击“新建预定义”,填写预定义规则,如下图:
2.点击“返回”,则回到档案管理页面,点击“预定义”,则会弹出“预定义列表”,其中所列的就是刚才在预定义管理页面新建的所有预定义规则,选择需要使用的预定义规则,则在“卷管理区域”自动出现刚才选中的含有预定义规则的档案条目,如下图:
3.此时可以在“卷管理区域”对所有卷目中需要修改的字段进行进一步的编辑,点击“修改卷”即可。
也可通过模式转换,参见【1.2.2.4模式转换】,切换到编辑模式,这时可双击需要修改条目的任意字段,对字段的值进行编辑。
如下图:
4.更改完成后,点击“保存”,即可完成对条目的编辑。
注:
对于预定义规则可以在“预定义管理”中进行修改、删除的操作,直接选中需要操作的预定义规则点击“修改预定义”、“删除预定义”即可完成。
1.2.2.4模式转换
为方便用户在“卷管理”或“件管理”页面可以直接对档案条目进行编辑,而不用点击“修改卷”或“修改件”后进入编辑模式对条目做修改,客户端在业务管理模块设置了一个由查看模式到编辑模式互相转换的功能。
如下图:
注:
点击“查询模式”或“编辑模式”前的单选按钮即可完成模式的切换。
在编辑模式下,双击需修改档案条目的任意字段,即可对其进行修改,这样会缩短对大量数据的修改时间。
1.2.2.5打印
在客户端中设置了一些打印功能,包括“打印档案交接文据”、“打印企业档案目录”、“打印卷内目录”、“打印案卷封面”、“打印卷内备考表”等内容。
这里以“打印企业档案目录”功能为例,说明打印功能的使用。
1.选中要打印的卷条目,点击“打印企业档案目录”,如下图:
2.在弹出的打印窗口选择“打印”即可完成,如下图:
1.2.2.6EXCEL导入
1、首先必须从离线客户端中下载EXCEL模板,点击
按钮下载EXCEL模板。
2、打开模板,填写相关著录项信息,之后保存并关闭EXCEL。
3、打开离线客户端,点击
按钮,选择并上传已填写好的EXCEL,之后数据即可进入离线客户端。
EXCEL模板中需要注意:
a)如果卷中含有卷内件,那么卷的序号必须与卷内件的序号一致,否则卷与卷内件无法挂接。
(例如:
卷的序号为“1”,如果此卷下含有卷内件,那么此卷内件的序号也必须为“1”)。
b)电子文件关联项为挂接附件的路径地址(例如:
附件储存在C:
\项目组\附件\..文件夹下,那么在电子文件关联项中则填写C:
\项目组\附件\..即可)。
c)EXCEL表中第一行为固定字段,用户无法进行修改,所显示著录项字段与当前离线客户端著录页面中著录项字段一致。
4、点击
按钮,可以将在离线客户端中录入的条目下载到EXCEL表中,下载数据只是录入的卷及卷内件的条目,从离线客户端添加的附件链接不能被下载。
打开下载的EXCEL数据文件
利用EXCEL处理信息,可以部分解决给不同单位上传相同档案信息的问题,只是添加的电子附件需要重新附加。
1.2.3上传管理
上传管理的主要作用是对客户端整理好的档案数据进行加密打包,归档可以上传到档案管理系统中,施工单位可以通过U盘拷贝到其他电脑,完成离线客户端归档的流程。
(以下以“卷”操作为例说明,“件”操作步骤相同)
1.2.3.1上传数据步骤
1.点击“新增任务”,则在弹出的页面中选择需要上传的档案条目,如果选择的档案条目中存在未填写的必著项,则系统会给出提示,要求填写完所有必著项后才能选中并上传。
点击上方的复选框选择全部数据,如下图:
2.如果选中条目的必著项完整,则点击“确定”后,系统会弹出一个对话框,要求对本次上传条目的任务确定一个名称,这是为了在含有很多上传任务时能区分出不同任务,系统会默认一个由当前日期和时间确定的名称,用户可以根据具体的情况重新命名,如下图:
3.针对已打包数据,如果用户想在该数据包中添加新条目(此新条目为在离线客户端中已著录且未打包的数据)或移除该数据包中的数据,则点击“编辑任务”。
弹出对话框如图:
点击“
”按钮可将已打包数据包中的条目移除,此条目可再次打包。
(移除到下方区域)。
点击“
”按钮可将未打包的数据条目添加到已有数据包中。
(添加到上方区域)。
4.如果需要对已打包的数据进行拆包还原操作,则点击“数据还原”。
如图:
勾选要进行“数据还原”的“数据包”,点击“数据还原”按钮,弹出对话框后再点击“确定”,数据还原完成。
重新点击“新增任务”后,可看见还原后的数据。
用户可再次进行打包操作。
如图:
注:
此功能目的在于用户在进行打包操作时由于错误操作或其他原因导致数据打包不正确时进行的数据还原操作。
1.2.3.2数据包导入
数据包导入的主要作用是将已打包数据重新导入至离线客户端中,用户可重新对数据进行编辑、查看、打印等操作。
(注:
1、数据包导入操作之前用户需先导入当前操作人所属组织机构的配置文件;2、同一个局级单位下可跨部门(不同处级、科级单位)导入,不同局级单位之间不可进行此操作)。
2向档案管理系统导入客户端数据
进入“中国**档案管理系统”—“收集整理”—“预归档”—“待提交(客户端加载)”—“客户端数据导入”—“选择”—“上传”。
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