慈溪市城建档案归档技术要求.docx
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慈溪市城建档案归档技术要求
慈溪市城建档案归档技术要求
根据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》
(GB/T50328-2001)和省、宁波市关于城建档案管理的有关规定,
特综合提出城建档案技术要求。
一、 工程文件的归档范围及质量要求
(一)工程文件的归档范围
1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程
和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐
全,整理立卷后归档;
2、工程文件的具体归档范围应符合附录 A 的要求。
(二)归档文件的质量要求
1、归档的工程文件应为原件;
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设
计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程;
3、工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合;
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水,蓝黑
墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:
红色墨水、纯蓝墨水、
圆珠笔、复写笔、铅笔等;
5、工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手
续完备;
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面(297㎜
×210㎜)。
图纸宜采用国家标准图幅;
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大耐久性强的
纸张。
图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图,计算机出图必
须清晰,不得使用计算机出图的复印件;
8、所有竣工图均应加盖竣工图章。
①竣工图章的基本内容应包括:
“竣工图”字样、施工单位、编制
人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
②室外雨水(永久)。
③竣工图章示例如下:
80
竣工图
施工单位
编制人
技术负责人
监理单位
总监
审核人
编制日期
现场监理
20202020
④竣工图章的尺寸为:
50㎜×80㎜
⑤竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标上方空白处。
9、利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图
结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面的
1/3 的,应当重新绘制竣工图;
10、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制的折叠方法》
(GB/10609.3—89)统一折叠成 A4 幅面(297㎜×210㎜),折叠
采用手风琴式,图标栏露在外面。
二、 工程文件的立卷
(一)立卷的原则和方法
1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机
联系,便于档案的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工
程组卷。
3、立卷可采用如下方法:
① 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、
施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分;
② 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;
③ 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;
④ 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;
⑤ 竣工图可按单位工程、专业等组卷;
⑥ 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
4、立卷过程中宜遵循下列要求:
① 案卷不宜过厚,一般文字不超过 15㎜,图纸不超过 35㎜;
② 案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。
(二)卷内文件的排列
1、文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、
同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开,并按批复在前、
请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排
列;
2、图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列;
3、既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
(三)案卷的编目
1、编制卷内文件页号应符合下列规定:
① 卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页号从
“1”开始。
② 页号编写位置:
单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正
面在右下角,背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角;
③ 成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代
替卷目录,不必重新编写页码;
④ 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2、卷内目录的编制应符合下列规定:
① 卷内目录式样宜符合附录 B 的要求;
② 序号:
以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”依次标注;
③ 责任者:
填写文件的直接形成单位和个人,有多个责任者时,选
择两个主要责任者,其余用“等”代替;
④ 文件编号:
填写工程文件原有的文号或图号;
⑤ 文件提名:
填写文件标题的全称;
⑥ 日期:
填写文件形成的日期;
⑦ 页次:
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止
页号;
⑧ 卷内目录排列在卷内文件首页之前。
3、卷内备考表的编制应符合下列规定:
① 卷内备考表的式样宜符合附录 C 的要求;
② 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照
片张数),以及立卷单位对案卷情况的说明;
③ 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
4、案卷封面的编制应符合下列规定:
① 案卷封面的式样宜符合附录 D 的要求;
② 案卷封面的内容应包括:
档号、档案馆代号、案卷提名、编
制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷;
③ 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单
位填写;
④ 案卷提名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷提名应
包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容;
⑤ 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者;
⑥ 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期;
⑦ 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
各类文件的保管
期限详见附录 A。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存 20 年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
⑧ 密级分为绝密、机密、秘密三级。
同一案卷内有不同密级的
文件,应以高密级为本密级。
(四)案卷装订
1、案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订,图
纸不装订。
装订应采用线绳三孔在左侧装订法,要整齐、牢固,
便于保管和利用;
2、装订时必须剔除金属物。
三、 工程文件的归档
(一)归档应符合下列规定:
1、归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的
全过程。
文件材料归档范围详见附录 A。
2、归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。
(二)归档时间应符合下列规定:
1、根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可
以在单位或分部工程通过竣工验收后进行;
2、勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在
工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
(三)勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理成卷后,建
设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件
完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后向建
设单位移交。
(四)工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套
(原件)移交市城建档案室。
(五)勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,
应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
(六)凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按
国家有关规定和附录 A 的要求单独立卷归档。
四、 工程档案的验收与移交
1、列入城建档案室接受范围的工程,建设单位在工程竣工验收
后 3 个月内,必须向市城建档案馆室移交一套符合规定的工程档
案;
2、停建、缓建建设工程的档案,暂由建设单位保管;
3、对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织设计、施工单
位据实修改、补充和完善原工程档案,对改变的部位,应当重新
编制工程档案,并在工程竣工验收后 3 个月内向市城建档案馆移
交;
4、建设单位向市城建档案室移交工程档案时,应办理移交手续,
填写移交目录,双方签字、盖章后交接。
附件:
附录 A建设工程文件归档范围和保管期限表
附录 B卷内目录式样
附录 C卷内备考表式样
附录 D案卷封面式样
慈溪市建设局
二 00 三年五月
题
名
序
号
归档范围
保管
期限
一
立项文件
1
项目建议书
永久
2
项目建议书审批意见
永久
3
可行性研究报告及附件
永久
4
可行性研究报告审批意见
永久
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
永久
6
专家建议文件
永久
7
调查资料及项目评估研究材料
永久
二
建设用地、征地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书
永久
2
建设用地规划许可证及其附件
永久
3
建设单位与拆迁单位之间的拆迁安置意见、协议、方案等
永久
4
建设用地文件(土地划拨、批租)
永久
三
勘察、测绘、设计文件
1
工程地质勘察报告
永久
2
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
永久
3
建设用地钉桩通知单(书)
永久
4
地形测量和拨地测量成果报告
永久
5
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
6
审定设计方案通知书及审查意见
长期
7
有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、
文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准
文件或取得的有关协议
永久
程
准
备
阶
段
文
件
工
附录 A 建设工程文件归档范围和保管期限表
8
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见(备案认可文件)
永久
四
招投标文件
1
勘察设计中标书
长期
2
勘察设计承包合同
长期
3
施工中标书
长期
4
施工承包合同
长期
题
名
序
号
归 档 范 围
保管
期限
工
程
准
备
阶
段
文
件
5
工程监理中标书
长期
6
监理委托合同
长期
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
2
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
永久
3
建设工程规划许可证及其附件
永久
4
建设工程施工许可证(备案认可文件)
永久
5
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
6
工程质量监督手续
长期
六
建设、施工、监理机构及负责人
1
工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单
长期
2
工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单
长期
3
工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单
长期
监
理
文
件
1
监理规划
①
监理规划
长期
②
监理实施细则
长期
2
监理月报中的有关质量问题
长期
3
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
4
进度控制
①
工程开工/复工审批表
长期
②
工程开工/复工暂停令
长期
5
质量控制
①
不合格项目通知
长期
②
质量事故报告及处理意见
长期
6
工程竣工决算审核意见书
长期
7
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
永久
②
合同争议、违约报告及处理意见
长期
③
合同变更材料
长期
8
监理工作总结
题
名
序
号
归 档 范 围
保管
期限
监
理
文
件
①
监理专题总结
长期
②
工程竣工总结
长期
③
质量评价意见报告
长期
建
筑
安
装
工
程
施
工
文
件
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