文控管理程序书.docx
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文控管理程序书
1.0目的Purpose:
1.1本文件旨在建立公司品质/环安管理文件系统与其相关资料(以下简称品质/环安管理文件)之管理作业事项,并促使及维持本公司各单位的品质/环安管理文件管理作业推行顺畅。
1.2将本公司品质/环安管理文件的申请、编撰、审议、核准、权责、发行、使用、制定、修订、废止、管理等事项之管制作业活动,予以标准化、合理化。
2.0适用范围Scope:
2.1隶属本公司之各种品质/环安管理文件,悉依照本文件规范管理之。
2.2本公司涉外品质/环安管理文件如另相关法令规范时,宣从其规定。
2.3光洋化学和全亚冠文件由NOTES系统统一管控,文件均统一采用「系统文件书写格式FESQP-0001-0002」之格式。
3.0权责区分Responsibility:
权责单位
事项
业务单位
客户图面、规格讯息之取得。
研发或特别指定单位
图面之绘制及修改
品保单位
质量环安卫文件之管制。
使用单位
纸本图面、文件之保存与管理。
各部门主管
1.负责标准化教育训练之责任并确保文件适用与正确以达成质量要求。
2.各单位各级主管需负责标准化教育训练之责任。
全体人员履行标准化内容,达到“说”、“写”、“做”一致。
4.0通则说明Definition:
4.1本文件使用之名词定义如下:
名词
定义
文件
Document
文件是将公司内各单位为推行业务上之必要管理或规定事项,依照件之作业规范及格序标准,撰写成规定文件,是具有管理及作业上的约束作业资料。
表单
Form
系指纸张内绘有表格并赋予编号、版次管理;可经印制或影印供各单位使用之空白表单格式(相关人员须适时记载重点事项并产生数据资料)。
资料
Data
泛指参数、流程等具有约束作用之重要信息,无法编排于文件内文或其具机动性,所以将其归类于资料,并赋予编号、版次管理。
纪录
Record
系指纸张或纸张内绘有表格,已经过相关人员记载重点事项并产生数据资料(证据)之用纸(文件)。
申请者
(Applicant)
对文件之制定、修订、废止等有关业务,具草拟、编撰等权限能力者。
签核者
(Signer)
对文件之制定、修订、废止等有关业务,具核准、承认等权限能力者。
加会签者
(Countersigner)
对文件之制定、修订、废止等有关业务,具审议等权限能力者。
保管单位
(KeepDept.)
经申请核准,具接收文件保存管理等权限。
文件所属单位管理代表(Owner)
对文件之制定、修订、废止等有关业务,直接负有草拟、编撰等责任,且作业直接受文件规范。
管理员
(Controller)
对【Notes文件文管理系统】具有监控、发行、维护等有关务,权限者。
4.2『质量、环安卫文件』组成结构
组成结构
说明
一阶文件
系统(System)文件
有关质量、环安卫系统(或制度)之规定事项。
例:
质量、环安卫手册
二阶文件
程序(Procedure)文件
在本文件规范内,系指有关质量程序(或标准)、公司内经营、组织、人事权限之规定事项。
例:
程序书、。
三阶文件
规定(Rule)文件
在本文件规范内,系指有关质量、环安卫规定之事项。
例:
质量管制工程图(QC工程表)、规格、作业说明书、工程图面等属之。
四阶文件
表单、资料
(Form、Data)
在本文件规范内,系指文件内要求登录相关资料之“表单”或作为应用信息之“资料”。
4.3知识管理文件
组成结构
说明
技术文件
泛指
(1)研发及生产相关产品所需之外来技术文件、书籍之取得
(2)内、外部教育训练讲义书籍与内部技术研习成果汇集等
(3)研究人员于研究阶段及制程交接之相关研究资料的工作记录以及查询文献,实验分析训练...等
客户文件
系指客户所提供之图面、规格、制造规范、绿色要求的往来文件…等。
通用文件
泛指规章办法、物质安全资料表(MSDS)等无法归类于技术文件、客户文件、外来文件、训练教材等项下之文件。
外来文件
系指关系到所有与产品的安规、质量、环境、安卫管理系统运作必须性之外来原始文件【例】客户规范、各国工业标准、机器操作、仪器操作、证照、主管机关核备之文件…等。
训练教材
内部训练或接受外部授课合法取得之教材均包含之。
4.4文件之制定、修改、废止时机(因素):
制定
修改
废止
1.新制品制造的开始
1.生产设备的改善
1.设备、机器废止时
2.新技术的导入
2.现场的反应及建议
2.组织、业务终止时
3.新设备、机器启用时
3.组织改变,业务改变
3.相关法令废止时
4.组织营运需要时
4.设计上的变更
4.该项作业停止时
5.相关法令发布时
5.相关法令修改时
6.经营管理新规定时
6.经营管理修改时
4.5『质量、环安卫文件』之效力
4.5.1效力区分
4.5.1.1本公司『质量、环安卫文件』文件体制第一阶高于第二阶文件,第二阶高于第三阶文件,第三阶文件高于第四阶文件。
4.5.1.2低阶文件不得与高阶抵触。
4.5.2效力发生
4.5.2.1未依本文件之规定及发行之质量、环安卫文件无效。
4.5.2.2本公司质量、环安卫文件,除另有说明,皆自该文件之发布日起,生效实施。
4.5.3效力顺位
同一份质量、环安卫文件时,新制定(新版本)之质量、环安卫文件,其效力于优于先前的质量、环安卫文件(旧版本)。
4.5.4效力抵触:
相同效力抵触时,依下列方式解释之
4.5.4.1新制定、修订之质量、环安卫文件效力优于先前相同的质量文件。
4.5.4.2根据新品质、环安卫文件制定或修订时,其所依据的母文件效力判断。
4.5.4.3上述除由权责、编撰单位解释外,必要时得由核准单位指定审议单位,项目研究解释之。
4.6『质量、环安卫文件』之作业执行
4.6.1有关业务执行与倡导
各有关权责单位与使用单位的主管及承办人员,应负有督导执行质量、环安卫文件内所有规定之责任,且应向其部属有关人员解说,并促使其对有关品文件之规定彻底了解。
4.6.2质量、环安卫手册若有重大修订,应提报于管理审查会议,并告知相关单位。
4.6.3『质量、环安卫文件』之遵守
质量、环安卫文件须确实遵守,不得因个人或单位的因素而擅自变更。
4.7『质量、环安卫文件』之管制
4.7.1为确保作业地点皆可取得相关文件,各单位应视作业需求提出复本申请(纸本),以利现行版本的查询。
4.7.2生效之『质量、环安卫文件』经申请核可发行至各使用单位,应设人员保管之。
4.7.3各使用单位及个人除表单之正常使用外,均不得自行影印正式『质量、环安卫文件』。
4.7.4任何人均不得于正式『质量、环安卫文件』上任意涂改,若需于文件上注记事项,则应签名以示负责。
4.7.5旧版本『质量、环安卫文件』作废时,除文件管制单位外,各使用单位不得保有旧版本之『质量、环安卫文件』;但使用单位如认为有技术性需求并提出申请核可不在此限,但保有旧版『质量、环安卫文件』应盖章注明。
5.0内容Content:
5.1『质量、环安卫文件』撰写要领:
5.1.1应力求口语化、简洁、明了易懂,若有引述方法、规格,则应加以说明。
5.1.2文件组织结构按照7.1.2表单「系统文件书写格式」进行书写.
5.2编号及版本管理
5.2.1一阶文件编号
5.2.1.1质量手册
A.编码原则
S
-
QM
-
四码流水号
1
2
3
4
5
B.说明
第1组
S(SOLARAPPLIEDMATERIALSTECHNOLOGYCORP.)
第2组
-
第3组
文件次类别代号:
QM(QualityManuals)
第4组
-
第5组
阿拉伯数字的流水编码(0001、0002…)。
5.2.1.2环安手册
A.编码原则
S
-
ES
-
四码流水号
1
2
3
4
5
B.说明
第1组
S
(SOLARAPPLIEDMATERIALSTECHNOLOGYCORP.)
第2组
-
第3组
文件次类别代号:
ES(Environment&Safety)
第4组
-
第5组
阿拉伯数字的流水编码(0001、0002…)。
5.2.2二阶文件
5.2.2.1编码原则
文件次类别
P
-
四码流水号
1
2
3
4
5.2.2.2说明
第1组
文件次类别代号:
E、S、Q、L及其组合。
文件次类别
代号
环境
E
安卫
S
质量
Q
实验室
L
环境安卫
ES
环境安卫质量
ESQ
质量实验室
QL
环境安卫质量实验室
ESQL
第2组
以P(Procedure)表示
第3组
-
第4组
阿拉伯数字的流水编码(0001、0002…)。
5.2.3三阶文件
5.2.3.1编码原则
文件所属单位代码
-
文件次类别代号
-
制程别
四码流水号
1
2
3
4
5
6
5.2.3.2说明
第1组
文件所属单位代码
第2组
-
第3组
文件次类别代号
第4组
-
第5组
制程别
第6组
阿拉伯数字的流水编码(0001、0002…)。
5.2.3.3文件次类别代号、制程别代码,由文件『管理员』依据文件分类之需求,于【Notes文件文管理系统】建立;以作为系统自动产出编码之依据。
5.2.3.4在【Notes文件文管理系统】,“文件次类别代号”及“制程别”已建立,于制定文件时可由下拉功能选项获得,文件『管理员』应视现况需求随时建立新的文件次类别及制程别。
5.2.4四阶文件
5.2.4.1表单编码原则
F
原出处文件编码
-
四码流水号
1
2
3
4
5.2.4.2资料编码原则
D
原出处文件编码
-
四码流水号
1
2
3
4
5.2.4.3说明
第1组
表单:
F资料:
D
第2组
原出处文件编码
第3组
-
第4组
阿拉伯数字的流水编码(0001、0002…)。
5.2.5版次:
皆以“00”为起始版本。
5.3作业说明:
5.3.1新文件、改版、作废申请
5.3.1.1申请:
权责人员认为有制、修、废等需求时,都可提出申请.申请人在系统中点击现行文件改版申请之后以电话或邮件的形式通知文管发送相应的Word档,同时文管需在文件中增加“追踪修订”。
5.3.1.2签核:
视需要『加会签』至相关人员,并依「各类文件会签&签核流程」签核完成后,由文件『管理员』发行。
5.3.1.3四阶文件(表单/资料)若修订不影响文件说明时,可单独提出改版申请。
5.3.2复本申请
5.3.2.1复本申请时机
A.无【Notes文件管理系统】机密阅读权限,但有特殊需求者。
B.作业场所人员便于取得现用版本查询
C.个人因特殊任务参考使用时
D.原核可发行纸本遗失、毁损时。
E.教育训练使用。
F.提供客户参考时。
5.3.2.2发行作业:
各单位依实际需求提出复本申请,文件『管理员』则依各单位填写的管制文件申请表之原由发行文件/图面,其管理方式如下:
A.图面纸本发行系以绘图单位所保管之手写签名原稿复印再行套印履历发行之,其余则由【Notes文件管理系统】直接打印发行。
B.若为作业地点之申请:
于发行纸本首页上盖红色“管制文件”“发行日期”章,并于章戳处注明保管单位之部门代码,并依申请表所输入之保管人发行之。
C.非作业地点需求之申请:
于发行时应加盖红色“仅供参考”章。
5.3.2.3接收作业
纸本发行单位接收到纸本文件后于【Notes文件管理系统】作收到纸本确认动作,操作方法请参阅「光洋应材文件管理系统一般使用者操作手册」。
5.3.2.4回收作业
A.若申请之目的为作业参考、教育训练、提供客户者,均不予回收。
B.其余加盖“管制文件”章的纸本作业则依【Notes文件管理系统】进行回收。
5.4知识文件管理:
5.4.1知识文件包含:
技术文件、客户文件、外来文件、通用文件、训练教材。
5.4.1.1在不侵犯著作权下,若知识管理文件可取得电子档(或扫瞄),应尽量上传至Notes文件管理系统以促进知识的分享与流通。
5.4.2技术文件,各单位得自行制定规范并列表管理之。
5.4.3客户文件、外来文件
5.4.3.1客户文件、外来文件均直接上传至Notes文件管理系统。
5.4.4通用文件/训练教材:
5.4.4.1通用文件/训练教材之知识分享文件均直接上传至Notes文件管理系统。
5.5图文暂行标准发放作业
5.5.1时机:
因客户试制品、急件、机密管制图文、厂内机具修改、模具设计或修改…等,无法及时绘制或不得公开发行。
5.5.2方法:
由需求或管制单位主管自行审核,认定无误后于本图面加盖“暂行标准”之红色章,并须经课级以上主管于该图面盖章处签名并填写日期。
5.5.3加工:
经核可之暂行图面视同有效图文,加工单位依该图文加工完成后须连同工件送回原需求或管制单位,产品则由品管依据该暂行图文做检验,其他非产品类则由使用单位自行验收。
5.5.4管制:
为有效管制,避免旧版图文之误用,加工单位禁止私自影印使用非红色图章之非法图文,暂行图文最长管制时间段从申请日期起半个月后实时失效,如后续需要转换成正式图文时需重新至Notes系统中提出复本申请
5.6系统文件撰写格式
5.6.1撰写字体:
一~三阶文件撰写时的中文字形为〝标楷体〞,四阶文件不在此限,英文及数字字形为〝TimesNewRoman〞字形。
5.6.2字体大小:
撰写时的文件全部的字体为12点字,只有在表头〝文件名称与文件编号〞内的编号为14点字与标揩体。
5.6.3文件改版时,需将修改后的内容字体加粗(字体大小不变),撰写格式请依据〝系统文件书写格式〞撰
5.7文件及图面遗失或损坏管理作业
5.7.1保管单位如保管的文件及图面纸本有遗失或损坏等,则需要填写文件/图面纸本遗失、损坏报告,后方可执行复本纸本申请.
5.8文件适切性审查:
5.8.1执行方式:
5.8.1.1时机
频率
执行范围
每年三月
全公司质量环安卫文件
5.8.1.2方法:
藉由文件管理系统,由管理员于规范之时机执行一年未改版文件汇整,并发布审查通知权责人员。
5.8.1.3权责人员为该版文件作者或改版中、作废中之申请者;若职位异动或离职则由该文件所属单位主管指派审查人员。
5.8.1.4审查作业于NOTES系统上执行,直接选择审查结果即可写入文件适切性审查表。
6.0相关文件RelatedDocument:
无None
7.0使用表单/资料UsedForm/Data:
7.1表单Form
7.1.1系统文件书写格式FESQP-0001-0002
7.1.2文件/图面纸本遗失、损坏报告FESQP-0001-0003
7.2资料Data
7.2.1各类文件会签与签核流程DESQP-0001-0001
8.0附录Attachment:
无None
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