漳州开发区建设工程文件归档管理规范.docx
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漳州开发区建设工程文件归档管理规范
漳州开发区建设工程文件归档管理规范
为加强漳州开发区建设工程文件归档工作,统一建设工程档案的验收标准,建立真实、完整、准确的工程档案,制定本规范。
建设工程文件归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外,尚应符合漳州市、福建省及国家现行有关标准的规定。
1基本规定
1.0.1工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有管人员的职责范围。
1.0.2工程文件应随工程建设进度同步形成,不得事后补编。
1.0.3建设单位应按下列流程开展工程文件的整理归档、验收移交等工作:
1建设单位须在项目开工前,到城建档案管理机构填报项目建设相关情况,并沟通项目档案归档范围与内容,提前在项目建设过程中做好档案资料的收集与整理工作,确保项目建设档案资料的完整与安全。
2在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容;
3收集和整理工程准备阶段形成的文件,并进行立卷归档;
4组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;
5收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;
6收集和整理竣工验收文件,并进行立卷归档;
7对列入城建档案管理机构接收范围的工程,工程竣工验收后3个月内,应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。
1.0.4勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
1.0.5建设工程项目实行总承包管理的,总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交。
1.0.6工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。
2归档文件及其质量要求
2.1归档文件范围
2.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档。
2.1.2工程文件的具体归档范围应符合《漳州开发区建设工程归档文件移交清单》的要求。
2.1.3声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准《城建档案业务管理规范》CJJ/T158的要求。
2.2归档文件质量要求
2.2.1归档的纸质工程文件应为原件。
2.2.2工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。
2.2.3工程文件的内容必须真实、准确,应与工程实际相符合。
2.2.4工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料,不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。
计算机输出文字和图件应使用激光打印机,不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。
2.2.5工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续应完备。
2.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。
图纸宜采用国家标准图幅。
2.2.7工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
竣工图必须是清晰新图纸。
2.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章(见《建设工程文件归档规范》或《福建省建筑工程施工文件管理规程》竣工图章示例),并加盖监理单位、施工单位的公章(分包单位应加盖总包单位公章),应符合下列规定:
1竣工图章尺寸应为:
50mm×80mm。
2竣工图章相应负责人签字须齐全。
3竣工图章应使用不易褪色的印泥,应盖在图标栏上方空白处。
2.2.9竣工图的绘制与改绘应符合国家有关制图标准的规定。
凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变,或者在一张图纸上改动部分大于三分之一以及修改后图面混乱,分辨不清的图纸必须重新绘制竣工图。
3工程文件立卷
3.1立卷流程、原则和方法
3.1.1立卷应按下列流程进行:
1对属于归档范围的工程文件进行分类,确定归入案卷的文件材料;
2对卷内文件材料进行排列、编目、装订(或装盒);
3排列所有案卷,形成案卷目录。
3.1.2立卷应遵循下列原则:
1立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;
2工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序,按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷,并可根据数量多少组成一卷或多卷;
3一项建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程立卷,公共部分的文件应单独组卷;当单位工程档案出现重复时,原件可归入其中一个单位工程,其余单位工程不需要归档,但应说明清楚。
4不同载体的文件应分别立卷。
3.1.3立卷应采用下列方法:
1工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷;
2监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷;
3施工文件应按单位工程、分部(分项)工程进行立卷;
4竣工图应按单位工程分专业进行立卷;
5竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷。
3.1.4施工文件的立卷应符合下列要求:
1专业承(分)包施工的分部、子分部(分项)工程应分别单独立卷;
2室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷;
3当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时,可按建设工程立卷。
3.1.5不同幅面的工程图纸,应统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)。
应图面朝内,首先沿标题栏的短边方向以W形折叠,然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠,并使标题栏露在外面。
3.1.6案卷不宜过厚,文字材料卷厚度不宜超过20mm,图纸卷厚度不宜超过50mm。
3.1.7案卷内不应有重份文件。
印刷成册的工程文件须拆分,便于扫描。
3.2卷内文件排列
3.2.1卷内文件应按《漳州开发区建设工程归档文件移交清单》的类别和顺序排列。
3.2.2文字材料应按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开,并应按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列。
3.2.3图纸应按专业排列,同专业图纸应按图号顺序排列。
3.2.4当案卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料应排在前面,图纸应排在后面。
3.3案卷编目
3.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定:
1卷内文件均应按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号,页号从“001”开始。
2页号编写位置:
单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3案卷封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
3.3.2卷内目录的编制应符合下列规定:
1卷内目录排列在卷内文件首页之前,式样须符合《建设工程文件归档规范》附录C的要求。
2序号应以一份文件为单位编写,用阿拉伯数字从1依次标注;
3责任者应填写文件的直接形成单位或个人。
有多个责任者时,应选择两个主要责任者,其余用“等”代替。
4文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号,或设备、项目代号。
5文件题名应填写文件标题的全称。
当文件无标题时,应根据内容拟写标题,拟写标题外应加“[]”符号。
6日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期,竣工图应填写编制日期。
日期中“年”应用四位数字表示,“月”和“日”应分别用两位数字表示。
7页次应填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件应填写起止页号。
8备注应填写需要说明的问题,特殊情况归复印件时须在备注栏标明,后续查询利用时对于归档的复印件,城建档案管理机构不提供复印盖章业务。
3.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定:
1卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后,式样须符合《建设工程文件归档规范》附录D的要求。
2卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明;说明主要是卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等,没有需要说明的事项可不写。
3立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名;年、月、日应按立卷、审核时间填写。
3.3.4案卷封面的编制应符合下列规定:
1案卷封面应印刷在卷盒的正表面,式样须符合《建设工程文件归档规范》附录E的要求。
2案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。
3案卷题名应简明、准确、概括地揭示卷内文件的内容。
4编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
5起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期,起止时间著录中间用“-”相连。
6保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。
当同一案卷内有不同保管期限的文件时,该案卷保管期限应从长。
7密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。
当同一案卷内有不同密级的文件时,应以高密级为本卷密级。
整卷无涉密文件时,密级一栏写内部使用。
8内封面式样见附录1,卷内前后各一页,卷内文件放置顺序为:
内封面首页—卷内目录—文件—备考表—内封面末页。
3.3.5编写案卷题名,应符合下列规定:
1建筑工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时,应以正式名称为工程名称,建设单位名称可省略;必要时可增加工程地址内容。
2道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;必要时可增加工程地址内容。
3卷内文件概要应符合《建设工程文件归档规范》附录A中所列案卷内容(标题)的要求。
4外文资料的题名及主要内容应译成中文。
3.3.6案卷脊背应符合以下规定:
1应由档号、案卷题名构成,由档案保管单位填写;式样须符合《建设工程文件归档规范》附录F的规定。
2案卷脊背最下方一栏应标明该卷文件在项目总卷数中的位置,及该卷文件的隶属单位,如移交档案馆的,该卷为项目第一卷,该项目共有70卷,则须在案卷脊背最下面一栏打印“原70-1”,移交甲方的,则须打印“甲70-1”。
3.3.7卷内目录、卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸制作,案卷内封面为牛皮纸,幅面应统一采用A4幅面。
3.4案卷装订与装具
3.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。
文字材料必须装订。
装订时不应破坏文件的内容,装订时必须剔除金属物、应采用线绳三孔左侧装订法,保持整齐、牢固,便于保管和利用。
3.4.2案卷装具采用卷盒形式,并应符合下列规定:
1卷盒的外表尺寸应为310mmⅹ220mm,厚度可为20、30、40、50mm。
2卷盒应采用无酸纸制作。
4电子档案编制与归档
4.0.1每项建设工程应编制一套电子档案,随纸质档案一并移交城建档案管理机构。
4.0.2电子文件立卷时,每个工程(项目)应以档号、数字命名建立多级文件夹,应与纸质文件在案卷设置上一致,并应建立相应的标识体系。
4.0.3项目文件补充齐全城建档案管理机构审核通过方能进行装订,纸质文件在装订之前,须全部扫描,保证纸质文件与电子文件内容的一致性。
4.0.4扫描的电子数据以JPG图片格式保存,图片大小在8M以下,分辨率在300dpi以上。
4.0.5纸质文件在装订之前,须向城建档案管理机构咨询该工程项目的档号、全宗号、分类号、二级分类号、序号,编制案卷目录(附录2)、卷内目录(附录3)电子表格,同扫描版电子数据一同移交城建档案管理机构。
4.0.6离线归档的建设工程电子档案载体,应采用一次性写入光盘,光盘不应有磨损、划伤。
4.0.7存储移交电子档案的载体应经过检测,应无病毒、无数据读写故障,并应确保接收方能通过适当设备读出数据。
5工程文件归档、移交
5.0.1归档应符合下列规定;
1归档文件范围和质量应符合本规定第2章的规定;
2归档的文件必须经过整理,并应符合本规定第3章的规定;
5.0.2归档时间应符合下列规定:
1勘察、设计单位应在任务完成后,施工、监理单位应在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程资料向建设单位移交。
5.0.3勘察、设计、施工单位应在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求,对归档文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后方可向建设单位移交。
5.0.4停建、缓建建设工程的档案,可暂由建设单位保管。
5.0.5工程档案的编制不得少于两套,一套应由建设单位保管,一套(原件)应移交当地城建档案管理机构保存。
5.0.6勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
5.0.7当建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时,应提交移交清单,办理移交手续,双方签字、盖章后方可交接。
附录1案卷内卷皮样式
附录2案卷目录电子表格式样
注:
字体:
宋体10号
附录3卷内目录电子表格式样
注:
字体:
宋体10号
档案装订注意事项
1.打码:
编号一律使用页码机,依次编号,凡有文字或图的页面均应编号。
每卷编号从“001”开始,逐页编页号,不得重编号、漏编号、歪钭、跳号,顺序要连贯不能颠倒。
2.资料中如遇原件为整册,须拆解,重新打码、有骑缝章的最后一页是空白的需保留但不需打码,整份报告中参杂图纸(如勘察报告中的图纸)图纸不需调整,原位置打码、装订。
但装订时需注意图纸要可以打开。
3.在文字资料中如遇A3纸(如施工许可证)应以左边装订为齐,也需注意装订时能否打开。
横向的文字资料需要将标题朝左边放置(朝装订位置)。
4.对破损的文件资料需要进行裱糊:
若无法下摆的资料,文头向上、四周粘贴密闭、端正、纸面平展,不得有相互粘页现象。
若资料中有小于A4的文件需要用A4纸张裱糊。
5.资料中有图纸(如用地规划附图)时,图纸不装订,调至最后但仍需打码。
6.案卷题名需工程名称+专业名称或材料名称。
需要根据不同资料来“前期资料为永久;施工资料为长期;监理资料为长期;竣工资料为永久;竣工图为永久。
如果在一卷资料中有永久、长期和短期,那么取最大值为。
填写日期取最小至最大值。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
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