综合办公室工作流程.docx

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综合办公室工作流程

第一章:

部门定位

1、要有全局思想

办公室是企业行政机构的有机组成部分，它所从事的管理活动同样是服务于企业总体目标，服务于企业整体利益的。

这就要求办公室在工作时必须培养全局观念，从企业的整体需要出发，以不断提高企业经济效益为自己的工作宗旨。

2、要有高度的参与意识

办公室作为企业领导的参谋和助手，经常直接参与或间接服务于企业的经营决策。

办公室人员必须具有强烈的参与意识，在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面当好领导的助手。

3、要有强烈的效率概念

只有讲究效率、讲究质量的企业，才能在激烈的市场竞争中获得成功。

因此，办公室成员必须树立效率观念和时间观念，把工作效率和工作质量作为自己的首选目标，力求处理事情迅速准确，事半功倍。

第二章:

部门职责

一、办公室文员。

二、1、负责对进入公司办公场所的来访客人进行接待、登记、导引。

2、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

3、保管登记和按规定发放公司办公用品。

4、负责公司电话总机的接线工作。

对来往电话接听准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的电话记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报行政部领导处理。

5、负责传真收发与登记。

8、请购单、验收单之登记。

9、完成其他临时工作。

二、办公室副主任

1、坚决服从总经理的统一指挥，认真执行其工作指令一切管理行为向总经理负责；

2、建立各项规章制度促进各项工作规范化管理；

3、协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；

4、负责汇总公司年度综合性资料其它综合性文稿，及时择写总经理发言稿和其他以公司名义发言文稿审核工作；

5、员工入职、离职过程中与人事相关的手续办理；

6、员工日常的考勤、加班、请假统计工作；

7、根据公司领导意见，负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，按择写会议纪要，并检查督促会议决议的贯彻实施；

8、负责公司行政文书的处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。

9、负责公司对上级主管部门联系，公司有关业务咨询和联系工作；

10、及时收集和了解各部门的工作动态，协助总经理协调各部门之间有关的业务工作，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；

11、协助参与公司发展规划的拟定年度经营计划的编制和公司重大决策事项讨论；

12、完成公司领导交办的其他工作任务。

第三章:

部门流程

编号：

BG-11流程名称:

办公用品申请采购流程

详细步骤

备注

步骤1

各部门于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。

急采购需总经理特批

<<特批请购单>>

步骤2

部门负责人填写<<办公用品请购单>>统一交到办公室。

新进人员或特殊用品

文具之申领不受此限制

步骤3

办公室将各部门采购计划汇总,交给总经办审批。

步骤4

审批完成后,办公室递交<<办公文具请购单>>给采购部。

步骤5

采购部次月4日采购完毕,办公室负责验收。

相关的制度<<办公室文具管理制度>>

相关的表格:

文具用品一览表

办公用品请购单

审批人：

采购人：

验收人：

编号：

GB-02流程名称:

办公用品验收流程

详细步骤

备注

步骤1

采购人员将采购物品送到办公室

步骤2

办公室管理人员对物品的品种、规格、数量与质量进行验收

步骤3

确保没有问题,在<<物资入库验收单>>上作好登记,对于有问题的采购物品,不列入入库手续,财务一律不给报销

相关制度<<办公室文具管理制度>>

相关的表格:

文具用品一览表

办公用品入库验收单

检查人：

发放人：

签收人：

编号：

GB-03流程名称:

办公用品领用流程

详细步骤

备注

步骤1

办公室通知各部门负责人领取办公用品。

新进人员或特殊用品文具之领用不受此限制

步骤2

部门负责人填写《办公用品领用表》注明领用日期、品名与数量等，领用人签名确认。

步骤3

办公室负责发放办公用品。

步骤4

办公室做好相应记并负责出库手续登记。

相关制度<<办公室文具管理制度>>

相关的表格:

文具用品一览表

办公用品领用表

检查人：

发放人：

签收人：

编号：

BG-04流程名称:

名片印刷流程

详细步骤

备注

步骤1

印制名片申请者填写<<名片印刷申请单>>，经总经理签字后交给办公室。

步骤2

名片印制前办公室负责人需和申请人确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系方式等需确认无误。

步骤3

确认完毕之后,联系印刷业务者。

步骤4

自确认名片内容起，四天后到办公室

领取。

如有特殊情况,需找总经理特批,加急印刷

相关的表格:

<<名片印刷申请单>>

负责人:

编号：

BG-16流程名称:

办公用品报销流程

详细步骤

备注

步骤1

报销人在购买的办公用品发票单据上填写经手人

步骤2

办公室负责验收并填签验收人或证明人

步骤3

总经理审批

步骤4

财务室会计审核

步骤5

出纳会计准备现金,支付报销人

相关的表格:

<<费用报销单>>

审批人：

会计：

验收人：

编号：

004流程名称:

办公设备维修流程

详细步骤

备注

步骤1

报修人员提出维修申请,并填写<<办公设备维修申请单>>。

步骤2

办公室要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制。

步骤3

通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；

维修结束后,报修人员对维修质量监督、确认。

并检查验收!

步骤4

所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。

相关制度<<办公设备管理制度>>

相关的表格:

<<办公设备维修申请单>>

编号：

流程名称:

资料复印流程

详细步骤

备注

步骤1

各部门将需要复印的资料提交到办公室,复印机由专人保管使用,其他人员未经允许不能自行开机。

步骤2

复印操作者要详填<<复印文件登记表>>详填复印时间、内容、张数。

步骤3

复印完毕操作人员将资料送给复印资料的部门。

相关的制度<<复印机管理制度>>

相关的表格:

复印文件登记表

复印机负责人:

编号：

流程名称:

更换墨盒流程

前置工作

详细步骤

步骤1

关掉电源

打印机出现问题

将打印机侧面的电源关掉

步骤2

打开前盖

完成程序1

在打印机上方有个圆钮，按下圆钮，打开前盖

步骤3

将墨盒取出

完成程序2

将硒鼓取出

步骤4

放入新的墨盒

完成程序3

放入新的墨盒（在打印机内两侧有两条滑道，将硒鼓带有标签的正面朝上，两侧放入滑道中，硒鼓会自动划入打印机内）

步骤5

恢复原状

完成程序4

盖好前盖、接通电源、

步骤6

打印测试页

完成程序5

打印测试页，直至打印正常

更换墨盒负责人:

编号：

流程名称:

会议管理流程

详细步骤

备注

步骤1

根据领导和部门提出,总经理要求,办公室收集。

步骤2

办公室确定时间、地点、出席人员发出会议通知,并且准备相关材料。

步骤3

做好会议记录,撰写会议纪要。

步骤4

会议结束后由办公室派人清理会场，摆放椅子,查收设备。

步骤5

将会议记要印发有关部门、人员,最后归档

相关的制度<<会议管理制度>>

相关的表格:

<<会议签到表>>

<<会议议程安排表>>

<<会议纪要>>

负责人:

会议记要专员:

编号：

流程名称:

日常事务处理流程

详细步骤

备注

步骤1

确认今日要完成的工作,并且用ABC法则来标明非常重要,重要,不重要

步骤2

临时事务择其轻重处理,并且用表格记录已经做完的事项

步骤3

注重时效性,提高对各部门的服务意识,及时向上级或同事说明工作进展

相关的表格:

<<日常工作记录薄>>

编号：

流程名称:

员工系列活动申请流程

详细步骤

备注

步骤1

根据领导和部门提出,办公室收集。

步骤2

申请人填写<<员工系列活动申请单>>,领导签字。

步骤3

办公室确定时间、地点、出席人数

发出活动通知。

相关的表格:

<<员工系列活动申请单>>

编号：

流程名称:

行政监督工作流程

详细步骤

备注

步骤1

办公室接受上级督办任务,确认任务等级,以及预定完成时间,任务概述,以前具体要求等。

步骤2

办公室填写<<摩比积分科技有限公司督办单>>任务接收人填写<<承诺书>>

步骤3

已办理,主动复命上报总经理

未办理,催办相关负责人,并记录工作中存在的工作情况

步骤4

规定时间内上级验收结果,并且签字,办公室备案

相关的表格:

<<承诺书>>

<<<<摩比积分科技有限公司督办单>>

负责人:

编号：

流程名称:

部门联络流程

详细步骤

备注

步骤1

办公室确认要联络的部门,拟好联络事项,期待完成时间等。

步骤2

填写<<部门联络单>>送往联络部门负责人。

步骤3

部门负责人根据工作内容合理协调安排人员进行工作配合或协助。

步骤4

联络部门给予准确答复,确认完成时间,联络完毕。

相关的表格:

<<部门联络单>>

使用范围:

全体员工

编号：

流程名称：

收发简历流程

主程序

详细步骤

步骤1

收邮件

通过招人网及邮箱

接收应聘者的简历

步骤2

分阅简历

按照应聘职位将简历分发到各个职位文件夹

步骤3

初步筛选、统计简历

对各个职位的应聘简历做初步筛选，然后统计简历数量

步骤4

转发简历

按照应聘职位分别转发给相关面试负责人

步骤5

储存简历

按照应聘职位放入简历库

负责人:

编号：

流程名称：

面试

主程序

面试程序（管理系列）

步骤1

筛选简历、通知面试

人事行政根据职位要求筛选简历，并请前台通知面试

步骤2

前台协助相关测试

进行相关的考试、测试

步骤3

初试

考试合格人员进行初试

步骤4

背景调查、通知复试

对初试合格人员进行背景调查，并通知经理进行复试

步骤5

通知上班

复试合格后，通知上班

相关的表格:

<<员工履历表>>

<<录用决定表>>

编号：

流程名称：

员工入职手续办理

主程序

详细步骤

步骤1

办公室从各部门接收<<录用决定书>>并且已经签字同意。

步骤2

根据应聘人员岗位，提前一天准备新员工入职资料：

员工登记表（表HR—06）、员工到职通知单（表—HR—08）、新员工培训试题（表—HR—09）、甲乙双方关于工作情况的约定（表HR—11）。

步骤3

审查入职资料：

身份证、毕业证、学位证、资格证、职称证、，其它能证明自己特长及能力的相关证件。

步骤4

要求入职员工填写入职资料：

员工登记表（各项均须填写完整）

步骤5

提供给员工相关资料：

<<员工手册>><<入职培训辅导材料>>

步骤6

录入指纹,并且相关资料存档

相关的表格:

<<员工登记表>>

<<员工到职通知单>>

<<员工到职通知单>>

<<员工到职通知单>>

<<新员工培训试题>>