信息录入及日常使用.docx
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信息录入及日常使用.docx
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信息录入及日常使用
第三章信息录入及日常使用
由于我区统一了数据库的结构并下发到了各个单位,由各个单位接收后使用,所以不需要再自行构库,可以直接将人员或单位信息录入到用户库中,并对录入的信息进行编辑。
系统提供了三种录入方式:
列表、视图、模板。
列表录入方式是先批量录入若干人员或单位的基本情况主集,再录入这部分人员或单位的子集信息,直到所有子集录完为止;视图录入方式可以使用户一次性录入完毕某个人员或单位的完整信息,再录入第二个人员或单位的信息;模板录入方式是以表格的形式录入人员或单位信息,按绘制好的模板一次性录入一个人员或单位的特定范围指标项(可以跨子集选择指标项)的信息,适合于批量录入人员或单位信息。
人员(单位)照片和多媒体信息的录入在编辑中完成,系统还提供了指标计算功能,定义好公式后自动计算指标项,例如可以根据出生日期自动计算出年龄等。
在人员管理中,主集是指“人员基本情况”指标集,子集是指除主集之外的其他指标集,如“学位及学历子集”、“工资子集”等等。
在单位管理中,主集是指“单位基本情况”指标集,子集是指除主集之外的其他指标集,如“单位工资管理子集”等等。
注意:
单位信息的录入和人员信息的录入有一点不同,单位的信息不能随意录入。
在机构设置模块中建了哪些单位,在单位管理模块中只能录入这些单位的信息,不能随意增加其他单位。
、录入人员信息
人员管理主要是针对人员信息管理,在完成初步构库的前提下,将人员信息录入到用户库中,并对录入的信息进行编辑、查询和统计等。
点击“业务管理”——“人员管理,”进入人员管理主界面。
(一)列表录入在进入人员管理模块时系统自动启动列表录入方式。
步骤如下:
1.首先选择这些人员的人员类别,单击“信息”菜单项,打开信息菜单,在菜单中选择人员类别(系统默认“在职人员”),例如:
选中“在职人员”,相应项前出现“√。
”
2.录入人员基本信息(“人员基本情况”主集)按下“编辑”按钮,使之呈可编辑状态。
单击“增加”按钮,增加一条记录,按照采集来的信息,双击相应的单元格来录入相应的信息。
注意:
在“人员基本情况”主集中,每人占一行,如果有两行相同的记录存在,但编码不同,系统则认为是两个人,系统允许完全相同的两条记录存在。
3.录入子集信息在子集中,一个人可以没有任何记录,也可以有多条记录,先录入此人最早的记录,最后录入此人最新的记录,如此类推,先进入某一子集录入完毕所有人员的此子集记录,再进入其他子集录入相应记录。
首先,单击指标集选择框,选择需要录入的子集名称;其次,单击“增加”,开始录入子集信息。
一个子集录入完毕后再录入其他子集信息。
需要了解两个概念:
当前记录和历史记录。
当前记录是指每个人最新的一条记录,在子集中子集编号最大的那一条
历史记录是指除了当前记录之外的其他记录
4.录入相片及多媒体信息录入人员照片及多媒体信息的前提是它们必须以电子文档的形式存在首先,在主集中单击选择需要录入照片的人员;其次,单击主菜单上的“编辑”选择“照片”或“多媒体信息”项,弹出窗口,按提示操作即可。
(二)视图录入单击主菜单“录入方式”下的“视图”项,进入视图录入模式
1.录入主集信息单击“增加”按钮,即可增加一条空记录,在空白记录上录入新增人员的主集信息后,单击“保存”按钮,即可保存此人的主集信息。
注意:
单击“保存”按钮后即可保存此记录,如再次单击“保存”按钮则再次增加一条记录,系统允许两条相同的记录存在(系统认为是两个人)。
2.录入子集信息单击“子集”按钮后,窗口分为上下两部分,上是主集信息,下是子集信息。
选择某一子集,在下部空白处单击一下,单击“增加”按钮,即可增加此子集的一条空记录(单击“增加”按钮后,单位和姓名自动显示),录入此人的第一条子集记录即可,再次单击“增加”按钮即可再次增加一条空记录,录入此人的第二条子集记录。
依照此方法,选其他子集依次录入此人的其他信息,完成此人的所有信息的录入。
(三)模板录入如果运用模板录入必须先建立好模板,才可以使用此种录入方式。
进入人员管理模块后,在主菜单“录入方式”中单击选择“模板”进入模板管理中。
二、人员变动
人员变动处理可分为人员类别变动和人员部门变动。
人员变动处理从本义上讲是指人员库之间的转换。
例如在职人员库、离退人员库信息之间的转换。
(一)人员类别变动
1.单击“信息/人员变动”菜单项,选择“人员类别变动”处理,系统弹出人员类别变动处理对话框。
2.把要变动的人员从“待选人员”框中拉至“已选人员”框中或;单击“多人选择”复选框来一次性选择多个人;也可以选择“查询”,将满足一定查询条件的人员从一个类别转到另一个类别。
3.单击“目的人员类别”列表框,选择其中一项人员类别;
4.单击“确认”,即完成人员类别变动处理。
(二)人员部门变动:
人员部门变动是将满足一定条件的人员从一个部门转到另一部门,具体操作与人员类别的变动大致相同。
三、日常人事管理各个岗位信息录入、维护更新的一些方法和注意事项
4
一)录用、聘用岗位的人员信息处理:
1.新录用公务员除录入本人基本情况(姓名、性别、出生年月、籍贯、学历、政治面貌、家庭情况等)外,还必须录入人员基本情况中“公务员录用来源、进入跨地域标识(非广州市区人员视为跨地域)、公务员录用时间、审批部门、进入方式”等指标项,同时必须填写“试用期情况子集”。
流程如下:
录入人员基本
情况主集信息
录入子集信息:
学历及学位、行政党派职务、试用情况、个人简历、政治面貌及党籍、家庭成员及社会关系、家庭情况
非应届毕业生需要录入流动情况子集
2.新录用的党群机关、事业单位干部与新录用的公务员相类似,除录入本人
基本情况(姓名、性别、出生年月、籍贯、学历、政治面貌、家庭情况等)外,还要在人员基本情况当中要录入“进入方式、干部录聘用标识、干部录聘用来源、
干部录聘用时间”以及“试用期情况子集”和“流动情况子集。
”事业单位接收的毕业
生转正以后获得专业技术职称的,要及时录入数据库。
二)调配岗位对调动人员的信息处理:
1.新调入我区工作的干部,除了基本情况外,必须填写“流动情况子集”;如果涉及交流、挂职等,要填写“干部调整与交流子集”,如属军转干部,要填写“军转干部子集”。
如有公务员身份的,还要在人员基本情况主集“公务员录用来源”指标项。
流程如下:
录入人员基本
情况主集信息
录入子集信息:
学历及学位、行政党派职务、流动情况、个人简历、政治面貌及党籍、家庭成员及社会关系、家庭情况
2.区内调动人员的信息处理。
属区内调动的,由调出单位在公务员科专用子
集“区内流动标识”作记录,并在流动子集增加一条记录,录入有关数据,并转换单位名称。
涉及人员类别变动的,还要转换人员类别,如:
属党政群机关调到依(参)照公务员管理事业单位的,要将人员信息从机关在职人员转入企事业在职人员;依(参)照公务员管理事业单位调到党政群机关的,要将人员信息从企事业在职人员转入机关在职人员。
区内调动不作全区减员处理,做完以上信息处理后,将调动人员的信息上报区人事局。
调入单位从区人事局接收数据,加入到本单位的人员库当中,并在岗位变化子集增加一条记录,录入有关数据。
如果涉及
岗位职务发生变化的,调入单位还要进行任免的信息录入处理。
流程如下:
涉及人员类别变动的
要先转换人员类别
在岗位变化子集增加一条新的记录,输入数据
涉及职务变化的,进行任免信息录入处理
3.调出我区人员的信息处理。
由调出单位在人员基本情况填写“减员途径”“减员时间”,在公务员科专用子集中“减员范围标识”录入减员的统计范围,在流动子
集增加一条记录,录入进出状态、流动时间、流动方向等有关内容,并将其全部
信息转入调转人员库。
流程如下:
三)辞职、离职、辞退、开除岗位在对辞职、离职、辞退、开除人员进
行信息处理时方法与调出人员相似。
(四)退休人员办理、备案岗位的信息处理。
在职库中的人员退休,必须在人员基本情况填写“减员途径”“减员时间”,在公务员科专用子集中“减员范围标识”录入减员的统计范围,在离退休子集新增加一条记录,填写离退类别、离退时间等指标项,在人员类别变动功能里将其所有的信息转入离退休人员库。
流程如下:
(五)考核考察和奖惩岗位的信息录入处理。
每年年度考核完成之后,负责考核的人员在考核考察子集中增加一条记录,录入考察考核时间、考核类别、考核结果等。
如果受嘉奖、记功等奖励的,在奖励子集中增加一条记录,录入奖励类别、时间、名称、原因、荣誉称号名称、授予单位等。
惩罚录入的也类似。
该项工作可以以批量处理的方式来录入,减少工作量。
(六)任免工作岗位的信息录入处理。
人员岗位职务发生变化的,必须在行政、党派职务子集中增加一条记录,输入职务类别、职务变动类别、职务名称、变动类别、级别、现职级起算时间、职务属性、任现职起始时间、任期、试用期、在下一级任职年限、任职单位、任职原因、兼职名称,免职时间、免职原因、降职时间、原因等。
这个子集对于人事管理、统计来说是相当重要的,因此所有指标项都属于必须填写的项目。
并且在岗位变化子集增加一条记录,填写有关内容,属于竞争上岗要在公务员上岗方式指标项里进行标识。
涉及交流的还要填写干部调整与交流子集。
在行政、党派职务子集增加一条记录,输入有关数据
(六)招收工勤人员的信息录入处理。
新招收的机关事业工勤人员除了基本情况外,还要在人员基本情况主集“工勤人员标识”,填写“学历学位子集”、“工人技术职务子集、”“流动情况子集、”“个人简历子集”、“政治面貌及党籍情况子集”、“家庭成员及社会关系子集”、“家庭情况子集”
四、日常人事管理各个岗位信息录入、维护更新具体需要录入的指标项清单(详见附表《人事信息维护、更新的主要指标集、指标项》)
五、人员信息主要指标项的填报说明
(一)人员基本情况主集有关指标项填报说明。
籍贯:
指祖居地,使用汉字录入。
出生地:
指本人出生地点,使用汉字录入。
个人身份:
按人员管理规定划分的个人身份。
{工人、农民、学生、干部、国家公务员、现役军人、无业人员、工人聘干、其他}。
参加工作时间:
根据有关规定经国家有关部门认定的参加工作具体日期。
进入本系统工作时间:
指进入本系统工作的实际报到日期。
用工形式:
指按国家劳动制度规定,分为固定职工、合同制职工、临时职工、计划外用工、其它。
用工期限:
按用工时间长短分为长期职工和临时职工。
职业类别:
指本人所从事工作的种类。
{各类专业技术人员...;各类工作人员...;党群组织、单位负责人...;办事人或有关人员...;商业工作人员...;服务性工作人员...;等等}。
下属类别特别多,填写时请咨询本单位人事干部,或参考中国标准出版社1993版《人事信息管理系统代码标准手册》第98-169页。
现从事专业:
本人目前以主要时间和精力从事业务工作的专业名称。
享受待遇级别:
经某级党委、政府及其组织、人事管理部门批准享受的各种待遇级别,包括政治待遇或生活待遇。
新进入机关的军转干部待遇级别一般高于所任职务级别。
统计序列:
指本人所属单位在统计上的分类。
{政府、党群、依照、事业、
企业}
编制形式:
指本人所占的编制的形式。
{行政、专项、事业、工勤、离退}干部录聘用标识:
经人事部门批准取得的干部,录用或聘用的标识。
{录用:
聘用:
其它}。
干部录聘用来源:
经人事部门批准取得的干部,录用或聘用的来源途径。
{国有事企业单位...[国有事企业单位管理人员;国有事企业单位专技人员;国家统一分配的研究生;统一分配大学毕业生;统一分配中专毕业生];统一分配技工
学校毕业生;录用的职业高中毕业生;录用的中学毕业生;由全民单位转入;复员军人;转业军人;国家不包分配的大学毕业生;国家不包分配的中专毕业生;从相同所有制单位调入;从其他转入集体所有制;从其他转入全民所有制;从全民单位工人中录聘用;从非全民单位人员中录聘用;停薪留职复职;返聘的退休、离休人员;其他增员;其他人员...[高等院校毕业生;中专学校毕业生;军队转业干部;职业高中技校毕业生;城镇待业人员;农民;非国有单位人员;复转军人;留学回国人员;其他]}。
干部选聘审批单位:
{党委组织部门;政府人事部门;上级主管部门;单位自批;其它}。
公务员录用来源:
经人事部门批准取得的公务员,录用的来源途径。
{国有事企业单位...[国有事企业单位管理人员;国有事企业单位专技人员;国家统一分配的研究生;统一分配大学毕业生;统一分配中专毕业生];统一分配技工学校毕业生;录用的职业高中毕业生;录用的中学毕业生;由全民单位转入;复员军人;转业军人;国家不包分配的大学毕业生;国家不包分配的中专毕业生;从相同所有制单位调入;从其他转入集体所有制;从其他转入全民所有制;从全民单位工人中录聘用;从非全民单位人员中录聘用;停薪留职复职;返聘的退
休、离休人员;其他增员;其他人员...[高等院校毕业生;中专学校毕业生;军队转业干部;职业高中技校毕业生;城镇待业人员;农民;非国有单位人员;复转军人;留学回国人员;其他]}。
公务员特殊考试标识:
经过特殊考试录用的公务员,填“特殊考试”,举行“特殊考试”必须经省人事厅批准。
公务员录用跨地域标识:
指国家公务员跨地域招收录用的状态。
如果是,则填“跨地域。
”广州市市区七个区以外的区域均属于跨地域。
公务员录用时间:
经人事部门批准录用的公务员时间。
减员途径:
干部减员的途径。
在职干部不填。
{离休;退休;退职;参军;停薪留职人员;转当工人的;转当农民的;自费留学;从全民所有制单位转出;从集体所有制单位转出;到非全民单位;开除;解聘的;辞退;离职;辞职;合同制终止和解除合同;死亡;调出;其它减员}。
特殊项标识:
标识人员特殊身份的指标项。
[全国人大代表;省人大代表;地(市)人大代表;县(市)人大代表;全国政协委员;省政协委员;地(市)政协委员;县(市)政协委员;学部委员;院士;学术技术带头人;其他]
(二)学历及学位子集相关指标项填报说明。
学历:
本人接受由国家教育行政部门认可的各类学校正式教育并获得有关证书的最高学习程度。
学位:
取得正式学位的名称。
相当学历备注:
指的是非国家正式承认的学历。
学习形式:
区分全日制和业余学习的指标项,在填写学历的同时必须填写该
指标项
三)行政、党派职务子集相关指标项填报说明。
职务类别:
所担任职务的类型,划分为党内职务、行政职务、其他党派职务、
社会团体职务
职务名称:
指担任党派职务、行政职务和社会团体职务的具体名称。
任职时间:
由某级党委、国家行政机关及其组织、人事管理部门正式任命通
知时间,或由某级人民代表大会(或人大常委会)、某级政协及人民团体会议选举通过及决定职务的生效日期。
任职方式:
任命、委任、选举、聘任、其他
任职原因:
委任、聘任的原因
任职文号:
按干部管理权限,由某级党委、国家行政机关及其组织、人事管
理部门、人大常委会、政协或人民团体会议决定颁发的职务任命书或公告的文件编号。
职务级别:
指所任职务的级别。
国家主席副主席总理级副总理;国务委员级部、省级副部、副省级司、局、地、厅级副司、副局、副地、副厅级;县、处级;副县、副处级;正科级;副科级;科员级;办事员级;技术职务...正高级副高级中级初级(4)初级(5)初级[6]试用期工人...高级技师;高级工;中级工;初级工;普通工人;职员...一级职员;二级职员(厅级);二级职员(副厅级);三级职员(处级);三级职员(副处级);四级职员(正科级);四级职员(副科级);五级职员(科员);六级职员(办事员);试用期
职位分类:
指所任职务类别,是在职务级别基础上的细分,主要有:
司、厅级正职、巡视员五级、六级、七级;司、厅级副职、助巡六级、七级、
八级;处、县级正职、调研员七级、八级、九级、十级;处、县级副职、助调八级、九级、十级、十一级;科级正职、主任科员九级、十级、十一级、十二级;科级副职、副主任科员九级、十级、十一级、十二级、十三级;科员九级、十级、十一级、十二级、十三级;十四级;办事员十级、十一级、十二级、十三级。
职务变动类型:
由前一职务变为本职务的职级变动情况划分。
(逐级晋升、越级晋升、平级调整、向下兼职、降职、其他)
免职方式:
免除干部职务的具体方式。
(落选、解聘、罢免、届满、其他)免职原因:
转换职位任职的;晋升或降低职位;离职学习超过一年的;不能坚持正常工作一年以上;退休的;超过最高任职年限的;其他。
免职文号:
按干部管理权限,由某级党委、国家行政机关及其组织、人事管理部门、人大常委会、政协或人民团体会议决定颁发的职务免职书或公告的文件编号。
免职批准单位:
批准免职并签发免职通知的组织机构名称。
职务生效时间:
该职务经过某级人民代表大会选举通过或经过某级人大常委会讨论通过的任命生效时间。
降职原因:
不称职;不胜任现职;本人要求降职;机构合并精简;其他。
在下一级任职年限:
任下一级职务的时间年限。
职务属性:
划分为:
领导职务或非领导职务以及相当职务
四)干部调整与交流子集相关指标项填报说明。
调整与交流类别:
指干部被派往其它单位任职的方式。
{任现职满10年;提拔交流;挂职锻炼;回避交流;转任;调任;轮换;转任;轮换;挂职锻炼}
调整交流开始时间:
派出干部调整交流开始时间。
调整交流结束时间:
派出干部调整交流结束时间。
担任职务分类:
担任的职务分为领导职务及特殊环境中的非领导职务。
调整交流去向:
派出干部调整交流的去向。
{单位内部交流;交流到中央单位;本省单位交流;外省单位交流...[交流到东部地区;交流到中部地;交流到西部地区];到本省内企事业单位;交流到外省;到基层单位;横向交流;纵向交流;到事业企业单位}。
(五)专业技术职务子集相关指标项填报说明。
专业技术资格名称:
经专业技术职务任职资格评审委员会评审并正式批准或参加国家统一专业技术资格考试合格而取得的专业技术资格名称。
取得资格途径:
分为通过专业技术职务任职资格评审委员会评审或参加国家统一专业技术资格考试。
{评审:
考试;确认;其它}。
聘任专业技术职务名称:
指正式聘任的专业技术职务名称。
聘任起始时间:
专业技术职务聘任通知和聘书所认定的聘任开始日期。
聘任终止时间:
专业技术职务聘任通知和聘书所认定的聘任结束日期。
聘任单位:
聘任专业技术职务的具体单位名称。
聘任情况:
聘任专业技术职务的具体情况。
{聘任;不聘;缓聘;其他}
有何专长:
即本人在某方面的特长。
资格审批单位:
取得专业技术职务资格的审批单位。
六)工人技术等级及职务子集相关指标项填报说明。
工人技术等级名称:
指经工人技术考评组织评审正式批准或经国家统一的职业技能鉴定机构考核合格取得的技术等级名称。
{初级技术工人;中级技术工人;高级技术工人;技师;高级技师;学徒工}。
工人技术职务名称:
指正式聘任的工人技术职务名称。
{初级技术工人;中
级技术工人;高级技术工人;技师;高级技师;学徒工}
取得技术职务时间:
指正式取得的工人技术职务名称的日期。
取得技术职务所在单位:
指正式取得的工人技术职务时,所在的单位名称。
(七)试用情况子集相关指标项填报说明。
试用类别:
标识人员是否正在试用。
{试用:
录用;取消录用;延长试用期;其它}。
试用开始时间:
试用人员试用开始的时间。
试用终止时间:
试用人员试用结束的时间。
(八)流动情况子集相关指标项填报说明。
进出状态:
指进入或离开本单位。
{调进;调出;其它}
流动类别:
分为固定统一分配、调动、招收录用及国家公务员交流情况等。
{从农村录用;从城镇录用;国家统分研究生;国家统分大学生;国家统分中专生;国家统分技校生;录用的职高生;录用的中专生;复员军人;军队转业干部;招收录用;招聘;相同所有制调入;其它制转集体;其它制转全民;考试录用;调入;调任;转任;轮换;挂职锻炼;停薪留职复职;开除复职;返聘的离退休人员;其它增员;离休;退休;退职;参军;停薪留职;全民制转出其它制;集体制转出其它制;开除;辞退;辞职;出国出境不归;离职;死亡;调出;其它减员}。
流动前个人社会身份:
指流动前的个人身份。
流动时间:
指进入本单位实际报到日期,或离开本单位日期。
流动原因:
指调入或调出本单位原因。
{支援国家重点建设项目;加强国家重点建设部门;支援边远地区;加强乡镇一级党政机关;充实基层生产第一线;机构调整;人员调整安置;调整用非所学(长);解决夫妻分居;照顾家庭困难;落实政策;其它}。
来往何单位:
指调入职工原单位名称或调出职工去往单位名称。
来往单位性质:
流动前(后)的单位性质。
{企业;事业;机关}。
来往单位所属部门:
流动前(后)的单位所属部门。
来往单位隶属关系:
流动前(后)的单位的隶属关系。
来往单位所在地:
流动前(后)的单位所在地。
流动方向:
流动人员的具体去向。
(九)岗位变化子集相关指标项填报说明。
岗位分类:
即管理人员和专业技术人员的分类(管理人员、专业技术人员、其他人员)。
所在岗位名称:
工作的岗位名称。
来岗时间:
来此工作岗位的时间。
岗位变化情况:
标识工作岗位发生的变化种类。
(干部待遇在工人岗位工作,
干部待遇从工人岗位回来、工人在干部岗位工作、其他)
(十)政治面貌及党籍情况子集相关指标项填报说明。
异常类别:
在党的历史上出现的入团转党、重新入党、自动脱党等特殊情况的类别(入团转党、重新入党、延期转正、未予登记、暂缓登记、自动脱党、除名、取消预备党员资格、开除党籍、其他)。
异常原因:
不能按期转正或登记的原因。
(十一)组织考察(考核)子集相关指标项填报说明。
考察(考核)类别:
考察(考核)的不同类别(平时考核、年度考核、特定考核)。
考察(考核)时间:
由组织、人事部门组派的考察组对干部进行考察(考核)的日期。
考察(考核)意见:
由组织、人事部门组派的考察组对被考察人的德、能、勤、绩诸方面的评价意见。
考察(考核)结果:
经考核委员会或考核小组审核后,由部门负责人确定的考核等次(优秀、称职、基本称职、不称职、未考核、其他)。
考察(考核)组织及考察人:
由组织、人事部门组派的考察组名称及直接参
与考察的考察组成员姓名,确定考察等级的部门负责人姓名。
(十二)奖励(行政及党内)子集相关指标项填报说明。
奖励类别:
因某种业绩成就受到党和国家某级组织给予的物质、荣誉鼓励(奖19
励、荣誉称号)
奖励名称:
受到党和国家某级组织给予的物质或精神鼓励或荣誉称号的名
称。
奖励原因:
因何种业绩、成就受到党和国家某级组织给予的物质、荣誉鼓励。
奖励批准单位:
批准授予奖励、荣誉称号的某级组织机构的名称。
荣誉称号名称:
获得荣誉称号的名称。
荣誉称号名称授予单位:
批准授予荣誉称号的单位。
(十三)惩罚(行政及党内)子集相关指标项填报说
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