采购工作程序及相关资料.docx
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采购工作程序及相关资料
采购工作程序
3.1合格供方名录
3.1.1供应部负责组织各相关部门按《供方评审控制程序》对供方进行评审,从中选取质优价廉、供货及时的供方经批准后做为合格供方,并按此程序要求更新供方名单。
3.1.2当相关人员准备和批准公司采购文件时,合格供方名录应随时可得到。
用于本程序上述范围中规定公司产品和相关服务的原材料、部件以及其他各项,可从合格供方名录中的“合格”或“候选”的供方处购买。
3.2采购资料
3.2.1供应部负责准备采购文件
3.2.2采购文件须清楚完整地描述所订购的产品,可包括:
(1)设备的标识方法,包括名称、部件号、类型、型号、等级、供货数量、到货时间等;
(2)相关标准、规范、图纸、过程要求及其他此类技术要求的名称和修订次数。
3.2.3适用时,与质量记录相关的要求可规定在采购订单上,与采购产品一同提交的质量记录对于确定进货检验的质量十分重要,适用时,可以要求下列质量记录:
(1)供方质量体系经过评审结果或证书;
(2)产品检验和测试结果;
(3)产品生产过程中的统计过程控制图;
3.3限制性物资
如果已知,或有足够的理由说明所订购的产品可能是受限制的、有毒的、或有害的物资,由采购订单应要求供方提供保证或证明,说明其在包装、标识、存储和搬运方法以及急救方法等方面符合政府法规和安全条例。
3.4制定要求的评审
3.4.1采购文件在发放前,应由供应部审批,对于按公司图纸要求设计或生产的产品,其采购文件必须附有经过技术部审批的图纸
3.4.2评审及验证范围:
(1)确认产品标识清楚、完整;
(2)所有规定产品的技术文件,如:
标准、规范、图纸等已标识清楚、版本正确,并在需要时可附在采购文件后。
(3)采购订单已明确要求适当的质量记孙,如试验、检验证书、统计过程数据、质量体系证书、担保书等;
(4)当所订购的产品可能是受限制的、有毒的或有害的物资时,订单应明确要求供方提供保证以说明其与政府法令法规一致。
4、客户对采购产品的验证
4.1适当和必要时,客户可以根据合同中特定的要求验证相应的采购产品。
4.2如果验证在供方处进行,供应部应至少在验证的一周前得到通知,以便进行必要的安排。
4.3顾客验证不能排除我司交付合格产品的责任。
采购的流程一般是:
询价-----下单--收货---签收-----付款
价格--产品名称--确认规格-签收合格单据-提交付款单据
产品要求-产品数量--数量--退货/退款事项
付款条件--价格
供货周期--规格
-----供货日期
规矩是死的,人是活的;采购是一个为生产服务的部门,要围绕生产来开展业务
简单的流程:
申购单(生产做)→总经理审核→采购部询比价→报经理核定供应商→做合同(订单)→跟踪到货情况→货到验收合格入库(仓库)→采购凭入库单及供应商发票办理货款;这个是货到付款的情况,要是款到发货的话就在合同生效后办理货款在跟踪到货情况。
当然这些都是在货物没有质量数量问题的情况下的流程了。
若质量有所偏颇又是令一个流程了。
我是做国际贸易的,非常熟悉这个流程,主要情况有两种:
1)供应商提供新产品信息,由采购部负责跟进采购新产品样品(需收集的信息有:
产品价格,交货时间,产品质量),再由销售部将将品信息推销给客户,客户将产品信息反馈给销售部,销售部将产品需前量反馈给计划部,计划部将采购需求量告知采购部,采购部与供应商进行采购,确定交货日期以及交货时间,告知物流,由物流做好入仓仓准备,并且将货物货款告知财务部,由财务部安排支付货款。
货物入仓后告知销售部,推销新产品。
另外一种是由客户处反应需求产品,将销售(业务)将产品信息反馈给采购部,再由采购部与供应商联系新产品。
基本流程大致相同。
《ERP原理与应用》课程大作业
要求:
根据所提供的企业背景和信息,利用已学习的知识完成一个完整的ERP项目实施解决方案。
一、企业背景:
ADD公司为一新设立的模具加工公司,为了便于管理日益增加的业务订单,降低企业运营成本,企业拟实施ERP项目。
项目一期包括如下模块:
采购、销售、库存、财务和人力。
二、ADD公司组织架构及主要人员
其中:
生产部员工300人;仓储部员工20人;质检部员工20人;采购部员工10人;销售部中,国内销售15人,国外销售5人(销售人员的业务范围都固定);财务部员工20人;
三、ADD公司物料状况
目前,ADD公司的物料主要分为原材料、备品备件和产成品三类。
以下为其主要原材料的型号分类:
原材料原材料分类原材料型号
钢材70mm钢材70mm钢材10*10
钢材70mm钢材70mm钢材10*12
钢材70mm钢材70mm钢材10*20
钢材70mm钢材……………………
钢材75mm钢材75mm钢材10*20
钢材75mm钢材75mm钢材10*46
钢材75mm钢材75mm钢材10*32
钢材75mm钢材……………………
钢材90mm钢材90mm钢材10*20
钢材90mm钢材90mm钢材10*45
钢材90mm钢材90mm钢材10*80
钢材90mm钢材……………………..
聚合剂锌聚合剂锌聚合剂30g
聚合剂锌聚合剂锌聚合剂45g
聚合剂铝聚合剂铝聚合剂30g
……………………….………………….………………………….
注:
列表中只列出原材料的部分型号,例如70mm钢材共计有1000多种
四、ADD公司业务运营描述
1、ADD公司的采购业务与普通采购业务一致,且不需要进行原材料检验;
2、ADD公司产成品在入库前需要进行检验,销售业务分国内外业务,其中国外业务以美元结算;
五、大作业提交项目
1、提交ADD公司的物料编码、人员编码方案;
2、绘制ADD公司采购及销售业务流程图,并就每一具体阶段进行具体描述;
(以上两项均需提交打印稿或电子稿)
采购
开放分类:
管理、职业、采购、sourcing、purchasing
采购(purchasing):
是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源,以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。
采购实践可分为战略采购(sourcing)和日常采购(procurement)两部分。
战略采购是采购人员(commoditymanager)根据企业的经营战略需求,制定和执行采企业的物料获得的规划,通过内部客户需求分析,外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析,在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划,并通过行动的实施寻找到合适的供应资源,满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。
文章来源:
西安团购网
战略采购计划内容包含采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道,建立何种关系,如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体,日常采购执行与合同如何确立等等。
日常采购是采购人员(buyer)根据确定的供应协议和条款,以及企业的物料需求时间计划,以采购订单的形式向供应方发出需求信息,并安排和跟踪整个物流过程,确保物料按时到达企业,以支持企业的正常运营的过程。
采购的对象分为直接物料(BOMmaterial)和间接物料(MROmaterial),直接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分,间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。
采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。
采购是指取得所需之物料、工具、机械……..等物质,以利生产工厂营运所应负担之职责与采取之行为。
因此采购活动必须考虑以最适当的总成本,于最适当的时间,以高度之效率,获得最适当质量、最适当数量之物料、工具、机器…等物质,并能保持料源连续性之一种采购技术。
一般采购流程包括:
采购计划---采购洽谈----合同的签订----交货(物流)---质检---进仓
通常采购业务内容最主要的有下列几项:
(1)寻找物料供应来源,并分析零件市场。
(2)与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。
(3)要求报价与进行议价。
(4)获取所需之物料。
(5)查证进厂物料之数量与质量。
(6)建立采购业务进行顺遂所需要之数据。
(7)了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适切数据加以成本分析。
(8)呆料与废料之预防与处理。
采购方法
采购方法种类很多,可从中选取最方便最有利的方法进行采购,然而采购对象不同,所采用之采购方法亦不相同。
以采购地区分类-采购可分为国内采购(简称内购)与国外采购(简称外购)。
所谓外购系指向国外之供货商或外国供货商在本国境内之代理商进行采购之行为。
所谓内购系指向国内厂商进行采购行为。
一般来说物料之采购以内购较为方便与经济。
采购方式有下列方法:
文章来源:
西安团购网
(一)公开采购(OpenPurchasing)
系指采购行为公开化;而秘密采购(SecretPurchasing)系指采购行为在秘密中进行着。
大量采购系指采购数量多之采购行为;而零星采购系指采购数量零星化之采购行为。
特殊采购(SpecialPurchasing)指采项目特殊,采购人员事先必须花很多时间从事采购情报搜集之采购行为。
如采购特殊规格特种用途之机器;普通采购(OrdinaryPurchasing)系指采购项目极为普通之采购行为。
(二)正常性采购(NormalPurchasing)
系指采购行为正常化而不带投机性;而投机性采购(SpeculativePurchasing)系指物料价格低廉时大量买进以期涨价时转手图利之采购行为。
(三)计划性采购(ScheduledPurchasing)
系指依据材料计划或采购计划之采购行为;而市场性采购(MarketingPurchasing)系指依据市场之情况、价格之波动而从事之采购行为,此种采购行为并非根据材料计划而进行的。
采购分类
(一)以采购方式分类
采购分为直接采购,委托采购与调拨采购。
直接采购系指直接向物料供应厂商从事采购之行为。
调拨采购系指将过剩物料互相支持调拨使用之行为。
(二)以采购性质分类
采购分为公开采购与秘密采购,大量采购与零星采购,特殊采购与普通采购,正常性采购与投机性采购,计划性采购与市场性采购。
(三)依采购时间分类
采购可分为长期固定性采购与非固定性采购,计划性采购与紧急采购,预购与现购。
长期固定性采购系指采购行为长期而固定性之采购,而非固定性采购系指采购行为非固定性,需要时就采购。
计划性系指根据材料计划或采购计划之采购行为;而紧急采购系指物料急用时毫无计划性之紧急采购行为。
预购系指先将物料买进而后付款之采购行为;现购系指以现金购买物料之采购行为。
(四)以采购订约方式分类
采购可分为订约采购,口头或电话采购,书信或电报采购以及试探性订单采购。
订约采购(ContractPurchasing)系买卖双方根据订约之方式而进行采购之行为。
口头或电话采购(OralorTelephonePurchasing)系指买卖双方不经过订约之方式而是以口头或电话之洽谈方式而进行采购之行为。
书信或电报采购(LetterorTelegraphPurchasing)系指买卖双方藉自书信或电报之往还而进行采购之行为。
试探性订单采购(TrialOrderPurchasing)系指买卖双方在进行采购事项时因某种原故不敢大量下订单,先以试探方式下少量订单,此试探性订单采购,俟试探性订单采购进行顺利时,而后才下大量订单。
(五)以决定采购价格方式分类
采购可分为招标采购,询价现购、比价采购、议价采购、订价收购、以及公开市场采购。
1、招标采购(PurchasingbyInvitationtoBid)
系将物料采购之所有条件(诸如物料名称、规格、数量、交货日期、付款条件、罚则、投标押金、投标厂商资格、开标日期……)详细列明,登报公告。
投标厂商依照公告之所有条件,在规定时间以内,交纳投标押金,参加投标。
招标采购之开标按规定必须至少三家以上之厂商从事报价投标方得开标。
开标后原则上以报价最高之厂商得标,但得标之报价仍低过底价时,采购人员有权宣布废标,或商得监办人员之同意,以议价办理之。
2、询价现购(PurchasingatInquiryPrice)
系采购人员选取信用可靠之厂商将采购条件讲明,并询问价格或寄以询价单并促请对方报价,比较后则现价采购。
3、比价采购
系指采购人员请数家厂商提供价格后,从中加以比价之后,决定厂商进行采购事项。
议价采购(PurchasingbyNegotiatingPrices)系指采购人员与厂商双方经讨价还价而议定价格后方进行采购。
4、订价收购
系指购买之物料数量巨大实非一、二家厂商所能全部提供如铁路之枕木或公卖局之烟叶,或当市面上该项物料匮乏时,则可订定价格以现款收购。
公开市场采购(OpenMarketPurchases)系指采购人员在公开交易或拍卖场所随时机动式的采购,因此大宗需要物料时,价格变动频仍。
采购内幕
讲师:
马晓峰
德国汉堡大学供应链管理、复旦大学博士、美国华盛顿大学访问学者、资深采购及物流领域专家。
美国运输工程师协会会员、美国物流管理协会会员、美国工程采购协会会员、中欧商学院外聘教授。
现任世界著名500强企业中国区物流总监,全面负责各工厂的物流系统的改善和优化。
之前任2家世界500强企业采购经理、物流经理;中国第三方物流有限公司首席技术官,上海司达物流信息系统管理有限公司总经理。
曾任中国物资储运总公司数码仓储实施技术总监,上海张江高科控股公司MRP系统实施主管,并曾担任IBM公司战略咨询部(原普华永道咨询公司)供应链设计的高级顾问。
并先后受聘托马森中国公司、埃森哲中国公司物流顾问。
马晓峰先生曾接受国际最先进的供应链和物流管理的系统学习,擅长供应链和物流系统,工厂制造系统、具有丰富的ERP、MRP、JIT、CRM、BPR、PM的实践经验,其丰富的实践和咨询案例分享结合开放互动授课风格,获得了极高的课程满意率。
其出色的问题分析和解决能力为所服务企业获得一致赞赏和认可。
采购腐败屡禁不绝,令人头疼,如何杜绝采购黑洞?
怎样摸清供应商底价?
怎样与强势供应商砍价?
供应商形成价格联盟,如何冲破?
报价最低的供应商一定是好供应商吗?
如何选择性价比最优的供应商?
如何防范供应商关键时刻掉链子?
在供应商管理上是否该“喜新厌旧”?
《如何使采购赚钱--采购问题解决与成本降低》核心内容:
什么是真正的采购
·采购所承担的是从产品设计概念阶段到和供应商签订系统合同为止
·采购的职能——战略采购和策略采购
·真正的采购人员是不花钱的,不保证供应,不去控制库存,更不去下采购单
采购创造企业利润!
1%采购成本的降低,给企业平均增加10-20%的利润!
·采购和销售是公司里面两个唯一能够赚钱的部门
·在销售环节取得一个百分点的利润率很难,但在采购环节非常容易
·采购成本占总成本的比率越高,降低采购成本对企业利润的贡献就越大
·买不到利,就卖不到利!
真正重视卖的企业就一定重视买
采购与供应流程如何影响企业成本和利润?
战略、供应关系方面的工作做得越好,行政与操作方面的工作花得时间就越少
·采购战略——占用了总时间的5%,但却对成本和利润的影响占到了40%
.同步工程与同步采购战略
.降低采购成本的八大方法:
早期采购参与(EPI)/早期供应商参与(ESI)/价值分析
(VA)/价值工程(VE)/为便利采购而设计(DFP)/目标成本法/提高产品与零件的
标准化/价格与成本分析
·供应关系——占用了总时间的15%,对成本和利润的影响却占到30%
.只有三流的企业才纯粹压榨供应商的单价来降低成本
.真正的采购工程师更多时间是在研发中心和供应商那里
·操作——占用了总时间的35%,对成本和利润的影响占到25%
·行政——占用了总时间的45%,对成本和利润的影响占到5%
采购成本由什么构成?
是什么在影响采购成本?
·采购单价不一定是最低的,但采购总成本应该是最低的
·采购成本的三度空间:
取得成本、所有权成本、所有权后成本
·最好是便宜买便宜用;其次,宁可贵买便宜用,也不可便宜买贵用;绝不贵买贵用
·选择买时考虑与租赁相比的成本,才能真正避免“贵买,贵用”!
如何建立科学高效的采购管理系统?
·企业需要从经验采购管理,发展到科学采购管理最终到文化采购管理
·采购风险不在于复杂的流程、高层的签字甚至高层的亲自谈判,而在于能有效地系统监控
·如何解决家族式的采购管理问题?
·科学采购管理最大的特点是制度管人,而不是人管人
如何采购不同种类的产品?
如何有效解决各种采购问题?
·一般产品——低采购金额,低采购风险的产品
四种采购方式:
定期定量/定期不定量/不定期定量/不定期不定量
·瓶颈产品——具有低采购金额,高采购风险的产品
方法一:
给供应商及时快速、更短周期地付款
方法二:
可以适当的给供应商更好的利润
方法三:
与杠杆产品搭配采购,把“肥肉”与“骨头”捆绑
方法四:
在产品设计阶段的价值工程与价值分析(VE/VA)
方法五:
提高与稀缺资源的掌握者合作的能力,学会利用资源
·杠杆产品——高采购金额,低采购风险的产品
策略一:
建立采购产品的成本模型
策略二:
达尔文式的采购
·战略产品——高采购金额,高采购风险的产品
方法一:
必须削减供应商数量
方法二:
与供应商建立合作伙伴关系或者战略联盟的关系
方法三:
联合开发、联合改善,共同提升价值
方法四:
考虑整合资源模块化采购
报价单分析的33条经验
·供应商可能会以小的计量单位报价,从而降低你对价格的敏感度
·注意供应商利用正公差报价算成本,负公差生产的问题
·供应商通常会把你最熟悉的成本部分或者市场最透明的成本部分报低,而把你最不熟悉的部分或者市场不透明的部分报高
·注意生产产品产生的边角料的处理,它所产生的价值,也应该作为供应商利润的一部分进行评估,或者抵冲成本
·报价单分析和成本分析要结合到供应商工厂去分析
参考资料:
1.《采购内幕--马晓峰》
2.《采购成本控制与供应商管理--周云》
3.《如何使采购赚钱-汤晓华》
4.文章来源:
西安团购网
5.采购内幕
采购员必知的18条军规
1.采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。
2.与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚,并将相关信息及时同业务沟通,严禁单方面进行操作。
3.采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间.
4.采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己.
5.同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的.
6.采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业.
7.所有的供货商都要有《供货商调查表》传真来后,采购自填写《供货商评定表》给上级批合格后,方可采购原料.然后再登记《合格供货商记录》
8.仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析,并追踪材料的去向.
9.后勤在发给《供货商进料不良通知》时,采购了解情况后,(如有挑选所所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商承担一切费用).传真给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款.
10.采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失.
11.供货商提供的样品,采购员要先记录在《样品登记明细表》上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商,让供应商做相关记录并存档以备用。
12.供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价.
13.采购没有权力备原材料,需要备原料或安排库存,一定要有业务的备料通知单方可,而且要把备料给上司知道.
14.供货商在报价时,有三种方式:
(1)、报可以转厂价,
(2)开增值税票(注明是含多少点)。
(3)、不用转厂也不用开税票(普通收据)。
以上情况一定要在报价单上说明清楚,以防事后发生不愉快的争议.
15.采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则会损坏公司的利益.
16.若因时间紧迫关系,要求将物料直接从供应商寄客户时,采购员一定要获得上司的批准,且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单,采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。
17.由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中,并要求供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话
18.对于利润过低的销售报价,采购员一定要给上司审核方可报给业务,以保持公司的利润空间
企业采购应遵循5R原则
企业采购过程中要遵循哪些原则,才能使采购效益最大
化呢?
采购专家提出应用“5R”原则指导企业采购活动,也就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量物品的活动。
一是适价(RightPrice)
价格永远是采购活动中的敏感焦点,企业在采购中最关心的要点之一就是采购能节省多少采购资金,因此采购人员不得不把相当多的时间与精力放在跟供应商的“砍价”上。
物品的价
格与该物品的种类、是否为长期购买、是否为大量购买及市场供求关系有关,同时与采购人员对该物品的市场状况熟悉状况也有关系,如果采购人员未能把握市场脉搏,供应商在报价时就有可能“蒙骗”采购人员。
一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。
多渠道获得报价:
这不仅要求有渠道供应商报价,还应该要求一些新供应商报价。
企业与某些现有供应商的合作可能已达数年之久,但它们的报价未必优惠。
获得多渠道的报价后,企业就会对该物品的市场价有一个大体的了解,并进行比较。
比价:
俗话说“货比三家”,因为专业采购所买的东西可能是一台价值百万或千万元的设备或年采购金额达千万元的零部件,这就要求采购人员必须谨慎行事
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