公文管理规定.docx
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公文管理规定.docx
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公文管理规定
公文管理规定
第一章 总 则
第一条 为使“中心”公文管理工作进一步规范化、制度化和科学化,参照《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号),结合“中心”实际,制订本规定。
第二条 本规定中所指公文(包括电报、传真,下同),是在行政管理、经营工作中形成的,具有法定效力和规范体式的文书,是依法开展行政、经营等公务活动的重要工具。
第三条 公文管理是指涉及公文的草拟、审阅、签发、送达、归档等一系列相互关联、衔接有序的管理工作的总称。
第四条 公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文管理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第六条 本规定适用于“中心”各单位。
各单位的负责人应当高度重视公文管理工作,模范遵守本规定并加强对本部门公文管理工作的领导和检查。
第七条 总经理办公室(简称“总办”)是“中心”公文管理的执行机构,主管“中心”公文管理工作,并指导各单位的公文管理工作。
各单位应配备或指定专人负责公文管理工作。
第八条 “中心”的公文管理工作实行分级负责、归口管理的组织形式。
总办负责“中心”各类综合性公文和对外公文的管理;在“中心”内部印发的各类公文,可由各单位在各自权限内独立管理;涉及几个单位的公文,可由一个部门牵头,联合起草。
第二章 公文种类
第九条 “中心”常用的公文种类主要有:
1.决定
适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。
2.通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
3.通知
适用于批转下级单位的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,印发规章制度,任免人员。
4.通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
5.报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。
6.请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
7.批复
适用于答复下级单位的请示事项。
8.意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
9.函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
10.会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
1.涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“机密”、“绝密”级公文应当标明份数序号。
2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
3.发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。
4.发文字号由单位代字、年份和序号组成。
联合行文,只标明主办单位发文字号。
5.上行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
7.主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
8.公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
9.公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办单位加盖公章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。
10.成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
电报、传真以发出日期为准。
11.公文如有附注(需说明的其他事项),应当加括号标注。
12.公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
13.抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
14.文字从左至右横写、横排。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)的标准执行。
1.公文用纸。
一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
2.页面版式。
页边距为:
上37mm、左28mm、下25mm、右25mm,左侧装订。
一般每面排22行,每行排28个字。
页码:
用4号半角阿拉伯数码居中标识,数码左右各有一条“一”线。
3.公文要素版式要求。
(1)秘密等级和保密期限。
均用3号黑体字,页眉靠右对齐,以“★”隔开。
(2)紧急程度。
用3号黑体字,页面靠右对齐,秘密等级和保密期限之下。
(3)发文单位。
用红色宋体字,字号以醒目美观原则酌定,但不能等于或大于22mm×15mm。
发文单位标识一般距版心上边缘25mm,上行文的发文单位标识距版心上边缘80mm。
(4)发文字号。
用3号仿宋体字,在发文单位标识下空2行,一般居中排布,上行文时居左空1字。
其中,年份、序号均以阿拉伯数字标识,且年份写全程,以六角括号“[ ]”括入,序号以顺序编排,不编虚位。
例如:
“中办[2008]1号”。
(5)签发人。
上行文需标识签发人姓名,与发文字号平行排列,居右空1字。
“签发人”三字用3号仿宋体字,后标全角冒号,冒号后以3号楷体字标识签发人姓名。
联合发文时以主办单位签发人排于第一行,其余单位签发人按发文单位排列顺序依次成行对齐排列。
(6)标题。
用2号宋体字,一行或多行居中排布,换行要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
(7)主送单位。
一般用3号仿宋体字,上行文用3号黑体字,在标题下空一行,左侧顶格,回行时仍需顶格,后标全角冒号。
如主送单位名称过多而使公文首页无法显示正文时,应将主送单位名称移至主题词之下、抄送单位之上,标识方法与抄送单位相同。
(8)公文正文。
用3号仿宋体字,主送单位下一行,每自然段首行左空2字,回行顶格。
数字、年份等阿拉伯数码不能回行。
(9)附件。
正文下一行左空2字,用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和附件名称。
如有一份以上的附件,则以阿拉伯数码为序号排列,附件名称后不加标点符号。
如“附件:
1.××××”。
附件的序号和名称前后标识应一致。
(10)成文日期。
用3号仿宋体字,以汉字将年、月、日标全。
“零”字应写为“〇”。
(11)公文生效标识(即印章)。
单一单位行文只标识成文日期,右空4字,上端正、居中加盖印章,印章上边缘距正文2~4mm;联合行文单位为两个时,应将成文日期左右各空7字居中拉开排布,两门印章均压成文日期,印章之间不得相交或相切,且相距不超过3mm;联合行为单位多于两个时,为防止出现空白印章,应将各发文单位名称(可用规范简称)排在正文和发文日期之间。
主办单位印章在前,每排最多排3枚印章,最后一排如余一或两枚印章时,居中排布,在最后一排印章下右空2字标识成文时间。
(12)特殊情况说明。
当公文排版后所剩空白出无法加盖印章时,应采取调整行距、字距等方式加以解决,以保证印章与正文同处一面,而不得采取标识“此页无正文”的方式解决。
(13)附注。
用3号仿宋体字,居左空2字,加圆括号标识在成文日期下一行。
(14)主题词。
用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号,词目用3号宋体字,词目间空1字。
(15)抄送。
用3号仿宋体字,在主题词下一行,居左空1字,后标全角冒号,回行时与冒号后的抄送单位对齐,最后一个抄送单位后标句号。
(16)印发单位和印发日期。
用3号仿宋体字,在抄送单位之下,如无抄送单位则在主题词下一行,印发单位左空1字,印发时间右空1字。
印发时间以公文付印日期为准,用阿拉伯数码标识。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要,注重效用。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
1.“中心”及总经理可以对上对下,对内对外行文。
除总办外各单位不得代表“中心”对外正式行文。
2.一般行政、业务等工作如涉及多个单位的,以总办名义行文或由有关单位联合行文。
单位之间对有关问题未经协商一致,不得各自行文。
3.各职能部门在业务范围内可以相互行文和对下行文。
4.各单位需要向“中心”的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见的,必须以“中心”的名义按程序行文。
各单位内设的部门,一般不得直接向“中心”行文,如需要向“中心”请示问题、报告情况或反映意见的,应先经本单位同意,并以本单位名义向“中心”提出。
5.“中心”党政、各职能部门可以联合行文,联合行文应尽量减少,如确有必要,联合行文的单位不宜过多。
第十四条 “中心”对内的重要行文应同时抄报上级主管机关,“中心”各单位的重要行文应同时抄报直接主管领导及总办。
第十五条 各单位向“中心”请示、报告工作的书面材料,应按程序交总办登记后处理。
第十六条 “请示”应一文一事,一般只写一个主送单位,如需同时送其他单位,应当用抄送形式,但不得同时抄送其下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
第十七条 除领导直接交办的事项外,各单位不得直接向领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第十八条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括拟稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、用印、存档、分发等程序。
1.拟稿。
非职能部门业务范围的综合性重要文件,由总办拟稿;凡内容属各职能部门业务范围内的文件,由职能部门拟稿;内容涉及几个单位时,由主办单位会同有关单位协商拟稿、会签。
拟稿的基本要求是:
(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(2)情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(3)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(4)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(5)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(6)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(7)应当使用国家法定计量单位。
(8)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(9)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(10)拟稿必须符合格式要求,公文的首页要附上“中国办中心发文稿纸”。
拟制公文时,对涉及其他单位职权范围内的事项,主办单位应当主动与其协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办单位的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办单位可以列明各方理据,提出建设性意见,并与其会签后报请总办协调或裁定。
2.核稿。
以“中心”名义草拟的文稿,经单位负责人审核并签名后,送总办核稿。
未经单位负责人审核签字的文稿,不得由拟稿人直接交总办,更不得越级直接送“中心”领导。
核稿重点为:
(1)是否确需行文;
(2)内容是否符合有关政策规定,与有关公文有无重复或矛盾;
(3)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;
(4)涉及其他单位的问题是否协商一致;
(5)行文方式是否妥当;
(6)文字表达是否准确、精确,格式是否规范;
(7)是否符合行文规则和拟稿的其它要求。
对不符合要求的文稿,属文字表达上的问题,由总办文秘人员负责修改;属原则性问题或具体业务问题,由总办附上修改意见退交拟稿部门修改。
对修改幅度较大的文稿,由拟稿部门重新誊写清楚后再报校领导审定、签发。
3.签发。
以“中心”名义发文,一般由总经理签发;以“中心”名义制发的上行文,由总经理、党委书记共同签发;以总办名义发文,由“中心”分管领导签发。
文稿经领导核准签发后,即成定稿,原则上不得再作修改。
若确需修改,需征得签发人同意。
各级领导审批公文要认真负责,文件主批人需在公文稿纸上签署自己的意见、姓名和日期,以备查考。
发文稿纸及公文的签批,应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔,不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等油性笔。
4.复核。
公文正式印制前,由总办文秘人员进行复核,重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
5.缮印。
以“中心”或总办名义发文,凡由总办拟稿的,由总办负责打印;凡由各职能部门拟稿的,经总办审核及“中心”领导签发后,原则上正文由总办负责打印,附件由各部门按要求提供。
付印过程要重视校对工作,一般经拟稿人一校,总办文秘人员进行二校。
6.用印。
以“中心”、总办名义发文,由总办负责盖章;以总经理名义发文,由总经理或委托人签章;各单位行文,由保管印章单位加盖印章。
7.发送。
以“中心”或总办名义发文,原则上由总办负责发送。
公文的发送必须由总办登记备查。
第六章 收文办理
第十九条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十条 上级主管机关来文或外单位来文,由总办负责作收文处理。
各职能部门直接收到或开会带回的上级文件应及时送总办处理。
其基本要求是:
1.拆封、盖“中国办中心收文”章、登记、编号后,附《公文传阅单》,送总办主任阅批。
2.根据总办主任意见分送主管领导阅批或送有关单位阅办。
需要两个以上单位办理的应当明确主办单位。
紧急公文,应当明确办理时限。
承办单位应抓紧办理,不得推诿、拖延。
对不属本单位职权范围或不适宜由本单位办理的,应注明理由并迅速退回总办。
3.属阅知性文件,各有关单位负责人阅文后应在《公文传阅单》上签名并注明日期;属阅办性文件,各有关单位负责人应严格按公文要求和领导批示办理,并在《公文传阅单》上注明办理情况,及时将文件退回总办。
4.公文的转呈、转送均由总办文秘人员直接进行,领导之间、各单位之间及领导与部门之间,一般不直接转送公文。
5.各单位若需转发有关公文,须经“中心”总经理同意。
6.收文的原件(包括其附件)应始终保持完整。
各单位在承办、阅办文件时,不得直接在原文上涂划或签注意见。
7.各单位要根据收文的密级和阅知范围做好保密和安全工作。
第二十一条 各单位向“中心”呈送请示、报告或意见,须由单位负责人签字或加盖公章后,送总办处理,不得直接送“中心”领导个人。
属业务性的,应由业务主管部门加具意见后再送总办处理。
第二十二条 收到各单位上报的需要办理的公文,总办文秘人员应进行审核。
审核的重点:
是否应由“中心”办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第二十三条 对各单位向“中心”呈送的有关请示和意见,总办或业务主管部门可将处理意见或领导批示,以书面签署意见形式予以答复,一般不正式复文。
第二十四条 各单位收文应由专人统一负责办理,并认真履行签收、登记手续,所收公文,均须及时送单位负责人阅示。
需几个单位阅知或办理的文件,所到单位应迅速阅知后送回总办,以便转下一单位传阅。
第二十五条 公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项,主办单位应当主动与其协商,如有分歧,主办单位负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请总办组织协调或由“中心”领导裁定。
第二十六条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第二十七条 送主管领导批示或交有关单位办理的公文,文秘人员负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第二十八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第二十九条 各单位的公文整理(立卷)由本单位专职(兼职)档案人员负责办理。
第三十条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。
应于每年五月底前向“中心”档案室移交上一年度归档的公文。
第三十一条 联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。
第三十二条 本单位负责人兼任其他单位职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职单位整理(立卷)、归档。
第三十三条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
公文整理(立卷)、归档细则按“中心”《档案管理规定》执行。
第八章 公文处理
第三十四条 公文原则上由总办文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
各单位应当建立健全本单位公文处理的具体办法。
第三十五条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经“中心”领导或总办主任批准,可以翻印。
翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。
公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印部门证明章。
第三十六条 公文被撤消,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第三十七条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经分管领导批准,可以销毁。
第三十八条 销毁秘密公文由总办监督总控室依照“中心”有关规定定期组织进行。
第三十九条单位合并时,全部公文应当随之合并管理。
单位撤消时,需要归档的公文整理(立卷)后按规定移交档案室。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照规定移交、清退。
第九章 附 则
第四十条本规定解释权归“中心”总经理办公室。
第四十一条本规定自公布之日起试行,2001年7月1日公布实施的《公文收发管理办法》同时废止。
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