档案管理制度.docx
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档案管理制度.docx
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档案管理制度
XXX有限公司管理体系文件
文件名称
档案管理制度
版本
4
页码
1OF9
文件编号
生效日期
2012年
1目的
为了对档案实行科学管理,维护档案的完整与安全,以便更好的发挥档案信息的使用价值,特制定本制度。
2范围
本制度所指档案,是指本公司及各部门、分厂在工作中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文件材料,它包括两部分:
一部分是本公司各部门、分厂在工作中形成的文字图表、薄册、照片、声像等各种形式载体的档案材料;另一部分是指与本公司工作有关的外来重要文件材料。
3职责
3.1经管办负责公司级档案的管理工作。
3.2各部门设专(兼)职档案员,负责本部门各类文件资料、记录的收集、整理、归档工作。
4管理规定
4.1档案管理员工作准则
4.1.1认真执行《档案法》,刻苦钻研档案业务知识,不断提高自身政治思想水平和业务能力。
4.1.2做好档案收集工作。
积极关注公司的经管管理活动,主动收集符合要求的相关档案资料。
收集对各部门移交的档案要保持全宗的完整性,进行有秩序的排列归档,以便查考。
4.1.3按照集团制定的《吉利控股集团档案分类方案》进行档案分类。
执行集团综合档案室的统一技术标准,使用统一的应用软件,不断提高档案的现代化管理水平和服务质量。
积极应用以集团档案管理系统为主的现代化管理手段管理档案,提高档案工作质量与工作效率。
4.1.4严格执行保密制度,保证档案的绝对安全。
正常情况档案不外借,特殊情况外借,应办理相关手续。
4.1.5积极、主动做好档案的利用工作,严格遵守查阅档案制度,做到查档迅速、准确,对来室查阅者,既要主动,又要讲原则,努力给查阅者提供方便。
4.1.6档案分类清楚,定位放置,标识清晰,一般情况下不得随意变动,避免混乱、差错。
4.1.7如有档案人员工作调动,交接双方必须根据移交目录、清单逐一进行核对,并最终签字确认完成移交。
4.2归档范围
4.2.1文书档案:
公司各部门在日常工作中所产生的各类文件材料。
如:
红头文件、规章制度、报告、通知、通报、会议纪要、总结计划、目标考核、统计报表、合同、协议、招投标、搬迁资料、问题管理、企业文化宣传等资料。
4.2.2设备档案:
4.2.2.1设备出厂随机资料应包含产品说明书、合格证、备件清单、开箱验收单、装箱单、操作使用手册,技术资料光盘等,如有英文版资料须附中文资料,且资料提供数量不得低于1套,同类型、参数一致的设备大于5台以上的设备资料不得小于3套。
4.2.2.2设备投产准备资料应包含设备安装调试过程中技术更改会签、设备安装调试进度记录、专项协调会议记录,安装调试过程问题汇总记录、供方提供的终验收申请报告单、及合格后的终验收报告单。
4.2.2.3设备使用资料应包括设备在使用过程中大中修及技改记录等,设备大型改造后的资料需与原始资料同地点存放。
4.2.3基建技改档案:
工程项目立项、设计、施工、竣工各阶段形成的资料。
(立项文件;建设用地、征地、拆迁文件;勘察、测绘、设计文件;合同、招投标文件;开工审批文件;预算文件;建设、施工、监理机构及负责人名单;监理进度控制、质量控制、造价控制材料;分包单位资质材料;监理工作总结;施工技术准备、现场准备资料;地基处理记录;工程图纸变更记录;施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告;施工试验记录;陷蔽工程检查记录;施工记录;工程质量事故处理记录;工程质量检验记录;竣工图;工程竣工总结;建筑安装工程竣工验收记录;决算文件;工程照片等)
4.2.4产品档案:
产品技术资料、工艺资料、标准化管理中形成的文件材料、产品图纸、产品改造、技术图书等收藏资料。
4.2.5人事档案:
人力资源发展规划、员工管理制度、人才招聘材料、员工培训材料、员工人事资料、劳动合同、岗位说明书、各项考核指标、员工考勤薪酬材料、社会福利,保险事务材料、员工辞退、劝退、除名等材料。
4.2.6财务档案:
年报、帐薄、凭证等。
4.2.7照片档案:
反映公司及主要职能部门活动和工作成果的照片;领导人和著名人物参加与公司、部门、分厂有关的重大公务活动的照片;重要外事活动的照片;记录公司重大事件、重大事故,自然灾害及异常现象的照片;其他具有保存价值的照片档案。
4.2.8实物档案:
公司所获得的各类荣誉载体,比如:
奖牌、奖杯、证书、锦旗等。
4.2.9各部门具体归档范围见附件一《豪情公司各部门归档范围》。
4.3归档时间:
4.3.1.文书材料:
按年形成的文件材料,在第二年的3月底前归到档案室。
各类合同、协议、招投标书等法律文书在生效后移交总经办归档员处,第二年的3月底前归到档案室。
4.3.2电子文件材料:
目前,公司文件基本上都是在CPC上发的,由CPC形成的电子文件,各部门一个月归档一次,由各部门归档员把当月中本部门产生的文件拷贝移交给档案室,在一年度结束后,把本年度本部门产生的电子文件刻录光盘在第二年度3月底前随纸质文件一同移交档案室。
4.3.3.设备资料:
公司档案员在参加设备开箱验收时将资料收集签收即时归档,如资料不符合技术协议要求、缺少,则视为开箱未通过,档案员不予确认;设备投产准备资料由设备使用部门负责收集整理,作为设备终验收时的输入,并随终验收资料在终验收通过后二周内归档;设备维修记录等资料由设备部门归档员在第二年度3月底前将档案文件在保存期限的有效资料移交到档案室。
4.3.4基建技改文件材料:
分阶段归档。
按工程项目的立项阶段、设计阶段、施工阶段、竣工阶段,基建工程人员在项目各阶段结束后二周内将资料整理归档。
4.3.5电子照片:
由承办单位或摄影者在事件结束后一周内移交档案室。
要求移交照片必须附有文字说明,文字说明部分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素,否则作未移交处理。
4.3.6实物载体:
公司各类奖牌、锦旗、证书等即时归档。
4.3.7一车一档资料:
根据品保部库房的容量而定归档时间。
4.3.8财务资料:
第三年度的3月底前移交档案室。
4.3.9人事资料及产品资料:
因其自身的特殊性,由资源管理部和技术部自行保管,暂不
归到档案室统一保管,公司档案员会同部门档案员做好相应档案管理工作。
4.4归档要求
4.4.1凡本公司工作中形成的属归档范围的文件材料,均由各部门指定专人作为兼职档案员负责收集、整理、立卷归档,并按期向档案室移交,任何部门和个人不得擅自处理。
4.4.2归档的文件材料要收集完整齐全,并按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系的原则分类立卷,使档案能正确反映本公司及各部门的真实面貌,以便管理使用。
4.4.3磁光介质必须有贮存的内容的目录、应用的软件与操作平台;永久、长期的电子文件必须同时保存纸质的文件归档;录音、录像资料刻录光盘保存。
4.4.4凡纸质档案原件归档,可复制再归档一套备查;凡磁光介质贮存的档案一式三套,一套封存保管、一套异地保管、一套提供利用。
4.4.5各部门所有归档资料应有目录清单,目录清单按统一的格式(见附件三《移交文件清册》),一式两份,移交双方签字后各留一份。
4.5档案保管
4.5.1档案应整理按档案类别存放在档案箱(橱)内。
4.5.2档案库房应单独设置,与办公、阅览室分开,远离火源,配备灭火器材,库房内严禁明火及放置易燃、易爆物品。
4.5.3档案库房应保持良好的卫生环境,具备防盗、防光、防潮、防腐蚀、防高温、防虫、防尘、防有害气体等必要设施。
定期检查档案,发现有虫蛀、破损、遗失、字迹褪变等现象时,应及时采取补救措施,情况严重的应报告有关领导。
4.5.4档案室人员变动必须办理严格的清点和交接手续。
4.6档案利用
4.6.1利用档案需填写《档案利用审批表》(见附件二),原则上利用档案限于档案室查阅,不得带出档案室,用毕及时归档。
归还时由档案管理人员严格检查后在登记簿上注销,如发现撕页,涂改等现象,应予严格追查,严肃处理。
4.6.2借出档案归还时间:
科技档案十五天以内,文书、财务、声像等档案七天以内。
档案利用完后应及时归还,对于到期而还需利用的档案,应到档案室办理续借手续。
4.6.3复印重要的档案资料,须经使用部门领导批准,由档案管理人员负责复印。
4.6.4为保证档案的齐全,延长档案的使用寿命,查阅、借用档案时,不得在案卷上涂改、污损、圈点、划杠、折叠等。
4.6.5损坏或丢失档案,应及时报告,追查责任,视情节轻重给予处理。
4.7档案保密
4.7.1严格执行借(阅)档案、资料的规定,凡借出和接收档案、资料,应有严格的登记和注销手续。
4.7.2档案管理人员及公司的全体员工都有保守公司秘密的义务,公司机密文件不得擅自摘抄、复制、扩大传阅范围,不得随意向外传递、提供公司内部的信息、资料,重要的文件资料的查阅、复制必须由总经理签字方可进行。
4.7.3凡档案室清理的档案、资料必须都要有清单,销毁档案必须报总经办主任批准,且有销毁清单,销毁时应有两人或两人以上在场。
5附件
5.1附件一:
豪情公司各部门档案归档范围
5.2附件二:
档案利用审批表
5.3附件三:
移交文件清册
附件一
豪情公司各部、厂归档范围
部门
名称
归档范围
党工团
党务会议记录,年度计划、总结。
一般会议记录、计划、总结、各项活动材料
经管办
公司红头文件、机构设置、调整、人员任免、发展规划、公司年度工作计划、总结、会议记录、大事记、重大活动材料、领导讲话、公司搬迁资料、获奖材料
各项规章制度,管理办法,专题性调整报告分析研究材料,各种行政专题会议材料,出口车的合同评审、报检及商检联络等相关工作材料,合同、协议、投标书及基建零星工程等资料
各项活动,通知,一般报告、启用印信,
部门职能职责、规章制度、企业文化资料、班组建设资料、问题管理资料、季度评优材料、新管理项目资料
公司经营大纲,成本分析报告,综合统计报表,固定资产、设备统计
经营计划目标书,经济目标分解责任书,工作目标考核、评价材料,薪酬制度,预算、统计资料,企业内部刊物,业务流程的优化资料
经济目标控制、分析材料,通知、通报,
人力资源部
年报,职工名册,劳动工资,干部考察,员工招聘、录用、任免、调动、辞职、奖惩、培训、考核、定级文件记录
人事劳资工作制度、办法、规定,年度计划、总结,专业技术职称评聘、晋级材料,员工福利、保险,劳动合同,干部员工队伍管理及其考评体系的建立、完善材料
月报,教育培训材料,6S、行为、仪表检查记录,上级印发的劳资规定、制度
财务中心
固定资产评估、税务登记证、年报
财务管理规定、制度,企业有关财务、物价管理总是的请示报告、批复,财务年度计划、资金管理,成本计划,财务指标考核,经济分析
技术规划部
上级关于财务物价、税务管理规定、制度、财务检查
技术标准、标准化管理文件,工装、技术评审、攻关资料,材料消耗定额,技术培训考核材料,工艺检查,
公司产能规划、四大工艺、技术改造、产品图纸、产品说明书、配置表及参数表等,公司相关规划方案、基建技改立项及其它相关立项、报批工作材料,
科技情报
安技环保办
技术改造材料,项目招投标材料、立项、批复文件,有关环保类资料
安全检查,安全隐患整改措施
质量部
年报表
全面质量管理工作计划、总结,质量管理制度、规定、办法,会议纪要,产品质量分析报告,质量指标完成情况统计表,产品质量攻关,质量管理活动成果,质量考核记录,
质量奖罚通报,质量信息处理,整车入库抽查结果通报、配套产品索赔资料
贯标网格机构,程序文件,贯标工作文件,质量体系完善、检查情况,内、外审核资料
生产部
年报表,生产大纲
生产中长期发展规划、计划,生产会议纪要,车辆编码
生产作业计划、通知单,非党规合同评审、审批表,新开发配套小批试用审批表,统计日、月、季报,台帐,设备维修保养记录
物流部
各类报表(备查)
总装厂
涂装厂
焊装厂
冲压厂
会议纪要,通知通报
生产中产生的各类统计报表、内部培训表本厂部备查
公共事务
中心
文明环境创建和管理文件,管理工作记录、接待工作指令、记录,落实“社区”职能记录
注:
归档范围不限于上述所列。
附件二
档案利用审批表
编号:
借(查)阅
单位或部门
借(查)阅人
姓名
借(查)阅
日期
借(查)阅
档案名称
档号(文号)
利用目的
归还日期
预计:
年月日
实际:
年月日
阅览页数
摘录页数
复印页数
出借卷数
借(查)阅人
部门领导签字
综合档案室
主管领导签字
备注
附件三
___年___(部门)移交清册
件号
责任者
文号
文件题名
日期
页数
备注
移交人:
接收人:
日期:
日期
- 配套讲稿:
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