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p01文件控制程序
厦门伸成塑胶有限公司
XIAMENSINSEIENGINEERINGCO.,LTD.
编号:
SA/P-01-01 分发编号:
品质、环境文件控制程序
2005-12-01 发布 2005-12-01 实施
厦门伸成塑胶有限公司 承认
文件制修订履历表
首版作成者
首版作成时间
确认
承认
版次编号
修订时间
修订条款
担当
确认
承认
备注
SA/P-01-01
06.06.28
5.2.1a—d修改,添加5.44E
1.目的
建立公司品质/环境文件,规定文件作成、确认、分发及更新程序,使公司品质/环境文件均能得到有效控制。
2.范围
适用于涉及文件(含资料)作成、确认、承认、发放、回收及更新的部门主管及个人。
3.定义
3.1品质/环境体系所产生的受控文件共3类:
3.1.1品质/环境管理手册;
3.1.2程序文件;
3.1.3工作文件包括岗位职责、相关部门制订的生产标准书、检验标准书、操作规程和管理工程图等。
3.2外来文件:
非本公司制订的但用于本公司品质体系的文件,如法律、法规、标准、国际公约、惯例和顾客提供的文件等。
4.职责
4.1品质/环境管理手册
4.1.1ISO推行小组负责作成品质/环境管理手册及其版本的修订、更新。
4.1.2各部门主管负责作成相关过程的程序文件。
4.1.3管理者代表负责确认品质/环境管理手册、程序文件的内容。
4.1.4总经理负责承认品质/环境管理手册、程序文件。
4.1.5ISO推行小组负责对品质/环境管理手册、程序文件的编号、各版本的分发管理控制、作废版本的处理与原搞的存档。
4.2作业指导书:
4.2.1制造部负责组织作成制造各岗位的操作规范等“作业标准书”及更新版本;
4.2.2品管部负责组织、落实作成各类材料、半成品、成品检验标准;
4.2.3行政部负责组织作成各类管理制度,如:
岗位要求等;
4.2.4总经理负责承认作业指导书文件;
4.2.5ISO推行小组负责工作文件的编号、各本版的分发控制及作废版本处理与原稿的存体档。
4.3外来文件
4.3.1各部门主管负责识别、搜集与品质/环境有关的外来文件。
4.3.1ISO推行小组负责控制、分发、标识外来文件、存档外来文件、更新版本及处理作废版本;外来文件用“外来文件”印章进行标识。
4.4.2各部门主管负责存档保管所使用的外来文件。
5.要求
5.1文件的分发控制、更改和现行使用状态/版次、由ISO推行小组统一进行登记,并确保文件保持清晰易于识别,便于文件的查找。
5.2受控文件分发前准备:
5.2.1文件的编号和承认
A.文件在经相关部门或个人在作成完成后由ISO推行小组进行编号,其编号方法如下:
a、《品质/环境管理手册》采用4部分编码,規定如下:
××-×××-××-XX
修订状态(00表示没有修订)
《品质/环境管理手册》的流水号代码:
(01)
《品质/环境管理手册》的代码:
(Q/EMS)
企业代号(SA表示伸成)
b、程序文件采用4部分编码,,其规定如下:
×X/-P-××-××
修订状态(00表示没有修订)
流水号(01~99)
表示程序文件
企业代号(SA表示伸成)
c、表格编号准则,采用4部分编号方法,其规定如下
××××-××-××-××
修订状态(00表示没有修订)
流水号01~99
引用相关程序代号
企业代号(SA表示伸成,FM表示表格)
d、作业指导文件准则,规定采用6位编号,其规定如下:
××/××-××-XX(a.b.c.d)-XX
修订状态(00表示没有修订)
流水号(01~99)abcd
品番相关代号
作业指导书代号(WI)
企业代号(SA表示伸成)
e、外来表单(如国家、行业、客户等统一制订的表单)采用原编号。
f、外来文件延用原编号(如国家标准GB×××××、行业标准JC×××××)
B.确认、承认:
按照本程序“4.职责”的要求由相应的确认、承认人在文件上签章使文件生效;
5.2.3文件的留存:
受控文件应至少12个月内进行一次评审,以评价文件的有效性,文件使用人在保存期限内应妥善保管文件。
5.2.2文件的登记和标识:
A.文件承认后由ISO推进人登记于“文件目录”中;
B.交分发者的文件可以是复印件或传真件。
C.对于受控文件,发给使用部门时,应由ISO推进人在相应文件的首页正面加盖红色的“受控”章,以表明文件处于“受控”状态。
D.对于非受控文件,如:
用于教育培训的文件等,应于首页加盖“非受控”章,以便识别。
5.3文件分发:
5.3.1分发前,由文件的承认人确定文件分发范围并承认“文件签收表”,文件分发名单确定的原则是:
凡是与文件执行内容有关的部门/人员均应得到相应文件的有效版本。
5.3.2ISO推行小组按经承认的“文件签收表”,将文件复印、标明受控状态,分发给相应的部门或个人。
5.3.3接受文件人在“文件签收表”上签章,作为文件接收的证据。
5.3.4如果分发的文件是更新版本,分发者应按照原分发范围(即原有的“文件签收表”)回收失效文件,并盖[作废]章做作废处理或当场销毁,ISO推行小组在原有“文件签收表”上签章作已处理失效文件记录,作废文件的原稿需保留,并盖“作废”章进行标示。
5.4文件的更改:
5.4.1文件更改的性质分为大更改(文件严重不适合标准的要求)和小更改(局部内容上的修改,条款的增加、删减或错字的更改。
《品质/环境管理手册》、《程序文件》、《表单》及《作业指导书》需更改时,如涉及文件内容的更改,由申请者填写“文件更改申请”表,经原文件确认人确认后再经文件承认人承认;ISO推行小组按照5.3节的规定进行分发控制单。
如果只是错字或字数的删减等的更改,则可由文件确认人认可后并在原文件上更改(原件),并在更改处签章。
5.4.2文件内容做小的改动时,须抽换更改的那一页次及封面页,其余页次内容不作变更。
5.4.3更改版本号整数位或页码已被更改时,整份文件换为新版。
5.4.4文件版本更改准则
A.文件的首版,其起始版本号应为00(文件编号末位)。
B.凡是对文件中一般的非原则性差错的更改,每更改一次应顺次提升版本号个位的一位数,如由00改为01由02改为03…等。
C.凡是文件更改中涉及系统的主要内容或需要增、减页次等,应更改版本号十数位,每更改一次顺次提升使位数。
如:
02改为20;24改为30等,每次更改后的新版本号应从X0开始。
D.表格的承认与相应程序文件同时进行。
E.凡两份或几份文件出现相同名称,相同编号,不同内容的在流水号后加a.b.c.d…表示区分
5.4.6文件更新后,须对“更改记录”进行登记。
5.4.7以电子媒体作为文件拟制裁体时,ISO推行小组负责设定电子媒体文件收发控制方案以达到和书面拟定等效的控制。
5.5《品质/环境管理手册》和程序文件的制作内容应包含如下几个方面,工作文件可根据实际需要对以下内容做适当的选择:
5.5.1目的:
为了顺利执行程序,必须先清晰地阐述作成文件的出发点。
5.5.2范围:
对文件有影响的组织、功能、条款、范围进行描述。
5.5.3定义:
恰如其分地解释程序中特定的词、条款或符号。
5.5.4职责:
控制、权力和确保任务执行的责任。
5.5.5工作程序:
通过特定的工作顺序来完成特定的工作内容。
5.5.6参考资料:
确定与程序有联系的特定的文件、资料。
5.5.7附件及表单:
列出与程序有关的所有表单或报告。
5.6外来文件分发:
外来文件的收集、编号、分发也按照按本程序相关条款执行
6.参考资料
6.1品质、环境记录控制程序
7.附件及表单
7.1文件目录
7.2文件签收表
7.3文件更改申请单
文件目录
序号
文件编号
文件名称
页数
发布时间
1
2
3
4
5
6
7
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26
27
28
29
保存期限:
长期编号:
SAFM-01-01-00
担当:
确认:
文件签收表
文件名称
文件编号
签收记录
旧件回收处理记录
部门
签名
部门
签名
部门
签名
部门
签名
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
保存期限:
长期编号:
SAFM-01-02-00
担当:
承认:
文件更改申请单
文件编号
文件名称
申请部门
申请人
日期
原文件内容:
更改后文件内容:
更改后文件编号:
确认人意见:
确认:
承认人意见:
承认:
保存期限:
3年SAFM-01-03-00
文件编号
文件名称
申请部门
申请人
日期
SA-QMS-01-00
品质手册
行政部
邱文峰
2006.3.7
原文件内容:
P18/242)过程的确认(ISO90017.5.2)
当过程的结果不能通过其后的产品的检验完全验证时,如加工缺陷仅在使用后或服务提供才能暴露出来的过程,组织应对过程进行确认,表明过程具有满足预期结果的能力。
更改后文件内容:
P18/242)过程的确认(ISO90017.5.2)
当过程的结果不能通过其后的产品的检验完全验证时,如加工缺陷仅在使用后或服务提供才能暴露出来的过程,组织应对过程进行确认,表明过程具有满足预期结果的能力。
公司目前识别的特殊过程有”成形”过程,该过程控制的控制规定如下:
1.编制了”成形条件”\”成形品加工规格”\”成形品检查规格”等作业指导书.
2.编制了设备保养规范.
3.对过程操作人员进行了上岗考核,对考核不合格的不能独立操作.
4.对设备保养\过程参数都保留了控制记录.
更改后文件编号:
SA-QMS-01-01
确认人意见:
确认:
承认人意见:
承认:
保存期限:
3年SAFM-01-03-00
文件更改申请单
文件编号
文件名称
申请部门
申请人
日期
SA-EMS-01-00
环境手册
行政部
邱文峰
2006.3.7
原文件内容:
P114.4.2培训、意识与能力
更改后文件内容:
P114.4.2能力、意识和培训
更改后文件编号:
SA-EMS-01-01
确认人意见:
确认:
承认人意见:
承认:
保存期限:
3年SAFM-01-03-00
文件更改申请单
文件编号
文件名称
申请部门
申请人
日期
SA/P-05-10
设备管理程序
第1制造课
原文件内容:
5.3.2操作人员发现设备出现故障后应停机并通知设备维修人员,由设备维修人员进行维修,维修完毕后,设备维修人员应将维修情况登记在“设备维修履历表”中。
添加7.7
更改后文件内容:
5.3.2操作人员发现设备出现故障后应停机填写“设备送修单”并通知设备维修人员,由设备维修人员进行维修,维修完毕后,设备维修人员应将维修情况登记在“设备维修履历表”中。
7.7设备送修单
更改后文件编号:
SA/P-05-11
确认人意见:
确认:
承认人意见:
承认:
保存期限:
3年SAFM-01-03-00
- 配套讲稿:
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- p01 文件 控制程序