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楚雄市政协OA技术方案
楚雄市政协
办公自动化系统方案
深圳市特道信息技术有限公司
2007-7-8
1概述
通过研究了贵单位系统信息化建设的现状和发展前景,充分利用我们在办公自动化解决方案上的丰富经验,向贵单位提供技术设计和实现方案。
随着贵单位信息化程度的逐步提高,实现跨部门的电子公文和数据的传递和交换,实现跨部门的信息沟通和共享,避免出现信息孤岛已经成为一个迫在眉睫的问题。
其中内部办文、办公是工作不可缺少的一部分,因此构建一个统一的办公自动化系统显得尤为重要。
1.1系统建设目标
1.1.1项目背景
目前,由于贵单位的发展及壮大,业务量和人员量逐渐增多,所以贵单位需要建立一个覆盖整个单位内部的高效率、高质量的办公自动化系统,以保证单位内部办公可以在计算机网络上实现公文的上传下达、历史档案的检索应用、日常事务的有效管理,实现对工作人员办公效率和质量的量化考核,有利于贵单位行政管理水平的提高。
同时推动行政管理工作的科学化、网络化、规范化;建立网络办公自动化计算机管理系统,与业务系统建立连接,形成一个统一的管理平台;逐步过渡到无纸化办公。
1.1.1.1用户网络环境
办公自动化网络系统是基于计算机网络支持的,要开展办公自动化应用,就必须建立自己的计算机网络系统。
多年来,网络经过多次改造和扩容,基本适应了贵单位业务发展的需要。
1.1.2系统需求
1.1.2.1相关需求
1.系统帮助的需求
系统帮助作为系统不可缺少的模块,可以帮助用户尽快熟悉办公自动化系统。
系统帮助模块应该详尽,对每个应用模块的使用、操作和流程进行描述,并可以由管理员进行维护,随着办公自动化系统的完善和分步实施,不断补充系统帮助模块的内容。
2.系统安全性的需求
为保证办公自动化系统尤其是数据存储平台里的数据的安全,需要采取严格的权限分配、数据备份及恢复、安全防范、日志记录等措施。
1.1.2.2系统特点
此办公自动化网络系统具有以下特点:
1.1.2.2.1系统数据的共享性
系统的应用范围是广域网内具有分布式组织机构的同一系统单位,所以对数据的共享性要求非常高。
系统必须实现数据的有效、高度的共享,避免信息的重复输入,减少基层用户的工作量;同时还必须使有权限的用户能方便的调阅相关多个部门的业务数据,方便查询统计及领导决策。
1.1.2.2.2信息交换的一致性
此办公自动化网络系统覆盖面广,数据分布的范围也大。
为了充分利用网络又能够便于集中管理,分布的数据之间的信息交换必须能够满足一致性要求。
也就是说,在广域网和局域网的范围内,信息的交换必须采用同一个标准。
这样,我们才能够在统一的网络平台上、分布的数据环境中建立起一个适应广泛的应用需求的标准化的系统。
1.1.2.2.3系统的灵活性与易用性
业务(包括业务处理的数据和用户本身的岗位等)有一定的可变更要求,要求系统具有灵活性,适应各种情况;在用户使用方面,用户都熟悉业务范围的知识,但往往相对缺乏专业的计算机使用和配置知识,因此要求系统使用尽量简单。
2设计原则
按照贵单位的信息化建设的现状,该项目依照以下原则进行建设:
2.1先进性原则
作为支撑日常办公的办公自动化系统,该系统除了满足当前的应用要求,在整套系统的设计过程中,还必须强调先进性。
当前的信息技术日新月异,如果这套系统只着眼与满足当前的需求,而忽视了对系统技术和体系的前瞻性,可以预见在不久的将来,系统必将不能满足日益增长的需求,导致系统的生命周期缩短,从而增加在信息化建设上的投资。
在本方案中,我们将在以下两个方面满足系统对先进性的要求:
2.1.1技术先进性
保证系统的技术先进性,是保证整个系统生命周期的重要环节。
在本方案中,我们采用先进的J2EE跨平台的B/S多层架构,确保数据存储、事务处理、用户界面等层次的独立性和强大的集成功能,将使用诸如“三层次结构”、“XML”等比较成熟而又有发展前途的先进技术,保证整套系统在一段时间内的整体技术领先。
2.1.2结构先进性
对于技术先进性,系统结构的先进性则更为重要,如果说技术先进性是保证系统生命周期的重要环节,系统结构的先进性则是保证系统生命周期的基础。
根据我们以往的项目经验,一般一套庞大的系统不可能是在一段短时间内就能开发完善的,它往往必须通过一段时间的“使用—修改”过程才能够比较好的满足用户的需要,这样,系统的结构就非常重要,系统结构是否设计的灵活,有利于扩展;其数据结构是否设计的科学合理,对于系统日后的使用和修改有着非常大的关系。
从以往的经验可以看出,系统结构的不合理,正是导致出现所谓“信息孤岛”现象的关键。
为了避免这种现象的产生,我们在设计这套系统时,将充分理解需求,并在此基础上对需求进行整合分析,再利用先进的数据建模的方法对系统进行规范设计,保证整个系统的有机完整。
完善而标准的扩展接口,满足日后增加的需求,使系统具有良好的二次开发接口。
2.2实用性原则
本项目依照实际管理习惯和事务处理模式来设计建设,办公自动化系统和业务系统都应能够紧贴实际应用流程,使系统能够有效提高贵单位的行政办公效率,减轻工作负担,从而保证系统的实用性。
2.3易用性原则
考虑到本项目的应用范围和工作人员的计算机整体的应用水平,本办公自动化系统的界面和功能设计都遵循简洁易用和直观易记的原则,具有一致、友好的客户化界面,易于使用和推广,并具有实际可操作性。
使日常办公无需长时间的训练和磨合,在相当就可以完成从传统的纸质文件办公向全面的无纸化办公方式迁移。
而对于系统的管理和维护人员,系统具有可管理和易于维护的特点。
力求以最少的人力资源和技术要求,就能够很好地维护和管理系统的正常运行。
2.4安全可靠性原则
在系统设计中,采用了适量冗余及其他保护措施,使得平台和应用软件具有良好的容错性、容灾性等。
同时系统有严格的合法性检查机制,有可靠的数据备份和恢复机制,确保信息的安全。
2.5开放性原则
在系统构架、采用技术、选用平台方面都有较好的开放性。
特别是在选择产品上,我们采用符合开放性要求,遵循国际标准化组织的技术标准,我们的产品既有自己的独特优势,又能与其他多家优秀的产品进行组合,共同构成一个开放的、易扩充的、稳定的、统一软件的系统。
2.6扩展性原则
考虑到办公自动化系统的建设是一个循序渐进、不断扩充的过程,系统采用积木式结构,为今后系统扩展和集成留有扩充余量。
系统的实现采用了基于J2EE的三层架构。
这种架构的好处在于它能够将系统按照不同的功能来划分,降低系统模块与模块之间的耦合性,提高不同模块的独立性,以保证系统的稳定性,可扩展性和可移植性。
任何一个层次的模块的修改皆不影响其他层次模块的正常运行,对需求的变更表现出良好的伸缩性,以满足不断发展的业务需求。
2.7可维护性原则
系统设计应标准化、规范化,按照分层设计,软件构件化实现。
采用软件构件化的开发方式:
一是系统结构分层,业务与实现分离,逻辑与数据分离;二是以统一的服务接口规范为核心,使用开放标准;三是构件语意描述形式化;四是提炼封装构件规范化。
3系统总体设计
3.1系统总体结构
此办公自动化系统是一个单位整体应用的系统,因此该系统的规划必须站在单位整体的角度上考虑,为了达到贵单位内部应用的一体化,我们将建立的是一个覆盖整个单位范围的应用平台。
3.2应用软件体系结构
3.2.1可视化的工作流引擎
提供图形化的流程自定义功能,符合WFMC标准(元模型符合XPDL标准,工作流引擎接口符合WAPI标准),引擎不仅支持顺序流程的流转,而且还支持支流、并发、循环、子过程、同步、异步、竞争、多工作流、活动组、静态活动等,对传阅、会签、调度、授权、催办、督办等传统工作流中的难点业务也都有完善的解决方案。
图3.3.3-1可视化的流程定义工具
定义好的流程模板,在流程实际流转的过程中也会以一种图示的形式动态来表现。
图3.3.3-2可视化的流程跟踪
3.2.2浏览器前台开发框架
浏览器前台开发框架是基于Javascript语言,将Web页面元素封装为组件对象,提供丰富的属性、方法和接口的前台开发框架(包括类库和开发规范)。
如何在页面中实现tab页,却不必刷新页面?
如何自动实现输入域类型检查?
如何屏蔽IE一些不需要的功能?
如何控制用户在提交数据后服务器还没处理完的情况下,屏蔽用户再次向服务器发出请求?
这些在传统B/S结构开发中的棘手问题通过浏览器前台开发框架都变得那么的轻而易举。
此外浏览器前台开发框架已整合进了R&D工具,可以方便地进行用户界面的开发。
3.2.3组织架构引擎
完全支持分布式的组织架构,引入了组织树、组织单元、岗位、组等概念,具有良好的可配置性和灵活性。
提供了丰富的开发接口,将组织架构与权限控制有机的进行了绑定。
3.2.4权限控制引擎
权限系统会由最终用户进行维护,因此其操作方便性就显得格外重要。
因此在这方面做了大量工作,提供了方便的操作模式,如组权限的继承,权限的拷贝等。
同时还引入了自定义角色和规则的功能,保证了良好的可扩充性。
3.2.5应用模块组装工具
提供应用模块组装工具,开发人员可以方便地对应用系统中的各个应用模块进行组装(增加、删除、修改)。
组装操作的结果将自动反映到应用系统的功能模块菜单中。
图3.3.7-1应用模块组装工具
3.2.6开发辅助系统
此产品还提供了一系列的功能和小工具,最大限度地方便软件项目的管理和开发工作。
3.2.7数据库适配器
提供系统对多数据库支持的功能。
通过配置管理选择系统所使用的数据库,开发过程中所执行的SQL语句也统一由数据库适配器来管理。
系统使用过程中,由数据库适配器根据所选用的数据库及其对应的SQL语句来执行针对数据库的各项操作。
3.3关键技术及对策
本章节针对标书中一些特别强调的难点问题进行了技术设计上的阐述。
3.3.1J2EE体系架构
近些年来,人们非常重视企业软件开发的前景,Java2企业版平台(J2EE)在此过程中备受关注。
J2EE为分布式和服务器为主的应用提供了统一的平台,并且通过广泛采用各种策略,提供开发和标准的开发环境,J2EE使企业以服务为基础的应用系统得以建立。
目前,J2EE技术已经成为企业级应用系统开发的首要平台。
Java语言自诞生以来,经历了大量的扩充和发展。
越来越多的技术被融入Java平台中,并且不断有新的API和标准被开发,以便更好地适应不同的需求。
最终,Sun和一些工业巨头在开放的JavaCommunityProcess(JCP)的基础上,将所有企业相关的标准和API统一倒了J2EE平台上。
J2EE平台为企业应用提供了大量好处:
●J2EE在各种领域内创建了适用于企业计算需要的一系列标准,如数据库连接、企业业务组件、面向消息的中间件(MOM)、Web相关组件、通信协议、协同工作等。
●J2EE基于开放的标准,可以使先进的技术更好地实现,保护技术投资。
●J2EE提供开发软件组件的标准平台,适用于不同的供应商,有效地避免了供应商独立封闭的局面。
●J2EE缩短了产品投入市场的时间。
绝大多数供应商的产品基础架构或部件都是遵循J2EE指定标准而开发。
因此,现在的IT机构可以摆脱中间件的困扰而专注于自己的业务应用。
●J2EE提高了编程效率,因为Java程序员可以在Java语言基础上相对容易地掌握J2EE技术。
所有企业软件的开发都可以在J2EE平台上使用Java作为编程语言来实现。
●J2EE提高了现有异构环境的协同工作能力。
●供应商可以开发运行在支持J2EE平台的任何系统之上的产品。
不需要额外的付出,他们的产品就可以运行在多种系统平台上。
●IT开发者可以专注于支持业务处理的需求,而不需要花时间去创造内部的应用架构。
由应用服务器处理一些复杂的问题,如多线程、同步处理、事务、资源分配和生命周期管理等。
●用户可以利用建立在标准平台之上的最好的产品。
他们有很多产品可以选择,并根据他们的需求选择最合适的和代价最小的开发产品、部署产品和部署平台。
●J2EE平台把应用在物理上清晰、有逻辑性地分成多层,因此,自然地满足了多层应用的需求。
●这个分布式计算的标准开发平台保证了所开发的应用建立在成熟的平台之上。
●系统工作流和应用表单、应用服务在逻辑上相对独立,表单数据可作为流程转向的条件。
同时应用服务支持J2EEWebService服务,允许其他系统重用业务逻辑;
3.3.1.1合理的设计框架
好的架构设计对于产品的成功是非常重要的,而基于J2EE复杂企业应用软件产品的架构对于产品的成功更是至关重要的。
那么,在进行架构设计的时候,要达到的目标有那些呢?
●重要性:
减少开发中的重复劳动,降低开发成本。
●扩展性:
对于软件开发来说,变化是唯一不变的要素。
构建一个可重用的架构就一定要考虑扩展性。
●简单性:
将框架很好的分层,从而降低每个层次对于开发人员的要求。
●可测性:
测试框架是系统确认的重要手段,是软件开发中贯穿始终的活动。
●高效性:
性能虽然不一定是系统最主要的要素,但是却是架构设计中不可缺少的考虑因素之一。
3.3.2系统响应的性能
一个应用系统是否好用,用户是否接收,和此系统的性能指标是有很大关系的。
此智能办公自动化系统在设计的过程中充分考虑到了这点,并从以下几个方面保障了系统的性能:
●整理出了系统基于Oracle数据库的性能调优方案
●系统设计过程中所有的SQL语句都经过了数据库管理员的确认,保证了效率的最优
●设计上分离了需进行分布式调用的功能,对于无分布式调用的功能采用JDBC的方式直接与数据库打交道,保证了高效性
●对工作流实例等几个数据增长比较迅速的数据库库表,制定了相应的备份策略。
一个公文办理的流程结束后,此公文对应的流程实例将移入工作流备份表,保证了系统不管使用多长时间,处于在办的活动记录总是在一个固定值,提高了整个系统业务处理的速度。
备份表以时间段为标准建立,查询时通过时间段来统计查询,同时也保证了查询的高效。
●系统中对文件或其它二进制数据的处理并不是直接存入数据库,而是提供了文档处理组件,以文档服务的形式来处理。
防止了数据库数据的快速增长,保障了系统的性能。
3.3.3与桌面应用程序的集成
此智能办公自动化系统集成了MSOffice系列产品,并实现了公文送审过程中的痕迹保留功能。
提供了扫描仪集成录入控件,能够直接控制扫描仪完成扫描录入过程
提供了调用手写板输入的接口
提供了向移动网关写信息,实现及时信息提醒的接口
3.3.4与其它系统的集成方案
3.3.4.1登录及授权方式的集成接口
提供了专门的接口来处理单点登录及集中授权,保证了将来能与贵单位其它业务信息系统无缝连接。
3.3.4.2各系统重要信息的集成表现形式
此办公自动化系统中集成了我的办公桌面,将用来处理集中显示各个业务信息系统中用户关心的数据。
3.3.4.3与其它应用系统数据交换的集成接口
提供开发的、标准的接口供其它业务系统调用。
4功能设计
4.1设计思想
系统的设计思想是:
基于大型数据库和先进的J2EE技术架构,构建一个通用、灵活的办公和信息管理平台,在此平台的基础上研发以满足贵单位系统公文流转协同工作和所办公事务需求为目标的信息管理系统,以可伸缩的架构、自定义的流程满足不断变化的办公和管理需求。
系统以协同办公、公文流转为核心,以灵活定义的工作流支持为基础。
4.2工作流支持环境
下面,将详细介绍各个功能模块的实现方法:
4.2.1工作流支持环境
在符合WFMC工作流标准的基础之上,且依照BPM(BusinessProcessManagement)的表述方式的同时,系统提供了灵活定义的工作流支持,可以根据应用模块和使用部门规划适合他们使用的流程,但有新的流程增加或者业务变更时,只要修改相应的流程,就可以满足新的需求。
4.2.1.1WEB页面可视化的图形工作流定义
此办公自动化系统工作流引擎支持Web页面可视化图形化工作流定义,能够直观的描绘出用户的业务流程达到“所见即所得”的目的。
采用“拖拉”的方式使得定制流程更为简单,用户无须掌握高深的复杂的专流程软件使用,只需了解本单位的业务流程就可以轻松的在Web页面定制出复杂的办公流程。
同时,系统支持流程中的“应用数据表单和正文”能同时出现在流程中的某一环节,以满足数据、文字处理的多应用。
支持的几种常见流程模式:
Ø直流:
从一个处理节点到另一个处理节点
Ø分流:
多个处理节点到一个处理节点或者一个处理节点到多个处理节点
Ø条件流(简单条件流,复杂组合条件流以及逻辑判断条件流)
Ø子流:
工作流中嵌套子工作流处理。
图4.3.1.1-1可视化图形工作流定义
4.2.1.2流程跟踪和意见列表
此办公自动化系统工作流引擎支持可视化图形化流程跟踪,可以在某一篇公文(或则其他流程应用)中选择“流程跟踪”,可以追查到已经流转过的环节和办理人、办理时间,也可以方便查询到领导的意见列表。
开始时间
办理人
签收时间
完成时间
任务
办理意见
4.2.1.3流程异常处理支持
流程的稳定性和适应性是流程平台最重要的因素。
对流程中的各种突发事件或是异常状态也能够进行有效的控制,不会因为流程中的某个错误而导致文档流程失败。
此办公自动化系统工作流引擎支持流程异常处理:
Ø撤回:
系统具有文件回收功能,当收件人未做处理操作时,送件人可撤回此件。
Ø催办(手动催办和自动催办):
用户能够对过期未完成的文档进行催办通知以及处理。
Ø转办:
当前办理者可以把文档转给同一权限的人员办理
Ø中止:
即由拟办人对暂不需要办理的公文进行中止操作,并发送中止信息(说明中止原因)给在办环节,拟办人可随时激活公文,使之重新流转。
Ø终止:
拟办人对已不需要继续办理的公文进行终止操作,并发送终止信息(说明终止原因)给在办环节。
Ø调度:
有权限的用户可以将正在流转的文件调度到任意一个环节。
4.2.1.4工作流引擎的其他特点
Ø支持简单流程和复杂流程(嵌套子流程)
Ø流程版本控制
支持发送到岗位或者具体到人
4.3模块介绍
4.3.1系统管理
系统管理模块包含系统的核心层接口以及系统的设置模块。
系统的核心层接口提供了权限接口、流程接口、错误处理接口、消息接口和文档锁接口等,是整个办公自动化系统的核心。
系统设置模块包括用户管理、组织管理、角色管理、模块管理、流程管理、系统日志。
设置人员必须具有系统管理员角色才可进入此画面。
用户管理:
登记新用户,配置用户在系统中的权限。
管理用户群组,管理用户信息等功能。
组织管理:
创建新组织,管理组织层次,配置单位的组织结构,一旦单位的组织架构出现变化,只要在组织管理进行简单的配置就可以。
角色管理:
用户角色是对整个系统的岗位(职务)描述,每个部门都需设定各自的用户角色群。
角色决定了用户的权限。
可以在这里新建角色,修改角色,为每个角色分配权限。
模块管理:
查看系统安装的模块,并可以添加二次开发的模块,把扩展的功能模块融入到本系统中。
流程管理:
查看系统的所有流程并对工作流程进行管理,包括公文,会议,申请等模块的流程定义,流程定义决定了某个部门或角色的某个文种的流程走向,当工作流程变化时,可以方便的修改流程定义的参数来改变流程。
系统日志:
日志有效记录了应用系统中的各种操作功能,包括操作人,操作时间,操作机器等。
能帮助系统管理员快速找到系统出错的原因。
系统管理:
意见类型是在工作流流转过程中,用于区别各个环节签意见的类型,同时根据意见类型可以利用事先配置好的该类型经常使用的批语,减少用户的输入工作。
4.3.2公文管理
4.3.2.1收文管理
收文管理是指送给本单位阅批的文件。
收文管理模块实现了在网上各种公文的接收、登记、拟办、审核、阅示、审批、转办、承办、催(督)办工作,最后由系统自动完成归档。
●对所有的来文通过计算机进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档;
●可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。
对来文的处理全过程进行自动化管理和记录;
●具有文件取回功能,处理发送错误等误操作;
●支持流程自定义和配置;
●支持待办事宜提醒功能;
●系统自动生成登记编号;
●支持手工、自动催督办;
●正文采用OLE技术,集成直接调用WORD编辑软件进行文字处理工作。
4.3.2.2发文管理
发文是指本机关拟制的对外单位发出的文件,它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。
●可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。
对来文的处理全过程进行自动化管理和记录;
●具有文件取回功能,处理发送错误等误操作;
●支持流程自定义和配置;
●支持待办事宜提醒功能;
●系统自动生成登记编号;
●支持手工、自动催督办;
●正文采用OLE技术,集成直接调用WORD编辑软件进行文字处理工作。
支持正文修改留痕迹,在修改过程中保留所有修改人的内容。
●发文封发后,自动进入档案管理模块存档
●发文类别配置
●公文代码配置
●主题词管理
●通用意见管理
4.3.3会议管理
会议管理无流程,只需要办公室人员填写会议记录表格,下发会议通知即可。
4.3.4.1会议安排
办公室人员最终确定会议时间和会议室和参与会议的人员。
系统默认列出待安排的会议;
点击“安排”按钮,进入会议的详细页面,在下拉框中选择会议室,点击“确定”按钮,系统自动进行冲突检测;
若有冲突则给出提示“会议室冲突,请查看会议室占用情况,并调整会议室或会议时间!
”,此时用户可点击“查看会议室”链接,在新窗口中查看各会议室的占用情况;
若没有冲突,则给参与会议的人员下发会议通知;
4.3.4.2会议通知
显示收到的会议通知;
列表的项目有:
查看、会议日期和开始时间、会议标题、会议地点、重要程度;
点击“查看”按钮可进入会议通知的详细页面,在反馈栏中可选择“参会”或“缺席”,若缺席则必须填写缺席原因;
4.3.4.3会议查询
对所有发布的会议提供综合查询功能
查询条件有:
会议主题、会议日期、会议状态、会议种类、;
查询结果列表项目包括:
查看、会议标题、会议日期和开始时间、会议地点、主办单位、主持人以及会议状态;
点击“查看”按钮可以查看到会议详细信息;
4.3.4机关事务管理
4.3.5.1办公用品管理
本模块实现了易耗办公用品的管理,主要包括用品采购、入库、领用、查询和统计功能。
4.3.5.2车辆管理
1.车辆登记
●根据输入信息,系统自动生成车辆调度情况视图;
●对所有车辆的基本信息进行登记,包括车辆的图片文件;
●对车辆登记表的信息查阅权限进行细分。
2.用车申请
普通用户进入用车申请模块,根据实际情况填写用车申请单,完成后提交审批。
功能描述:
●根据输入信息,系统自动生成用车申请单;
●提供内部行文处理模块的基本功能。
3.车辆调度
●领导审核同意后的用车申请,由车管人员进行统一安排调度。
●车管员可对用车申请单进行编辑、修改。
4.车辆耗油登记
加油站定期将局内车辆的加油情况提供给车管人员,车管人员将车辆的耗油情况登记入库。
实现了登记、统计功能。
可以按时间提供单位车辆耗油情况统计,生动车辆耗油统计表。
5.驾驶员登记
将单位驾驶员信息由车管人员统一登记入库,能及时了解和提醒各驾驶员证件及记分卡的到期和年审,便于对驾驶员进行统一管理。
6.车辆维修
车辆维修模块实现对车辆维修申请的登记和相应的审批流程处理并实现对车辆维修记录的统一管理。
4.3.5.3计划管理
所内各部门需要制定各自
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