西软X5操作说明前台收银.docx
- 文档编号:3758604
- 上传时间:2022-11-25
- 格式:DOCX
- 页数:37
- 大小:436.72KB
西软X5操作说明前台收银.docx
《西软X5操作说明前台收银.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《西软X5操作说明前台收银.docx(37页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
西软X5操作说明前台收银
1前台收银..........................................................................................................................................2
第一节帐务处理..........................................................................................................................2
1.1前台帐户.............................................................................................................................2
1.1.1前台帐户....................................................................................................................2
1.1.2查询帐户....................................................................................................................3
1.2帐务处理.............................................................................................................................3
1.2.1帐务主单窗口.............................................................................................................3
1.2.2定金输入及定金单打印.............................................................................................4
1.2.3信用卡操作................................................................................................................5
1.2.4定义允许记帐.............................................................................................................7
1.2.5入帐............................................................................................................................8
1.2.6快速入帐....................................................................................................................9
1.2.7入Rebate帐............................................................................................................10
1.2.8冲账..........................................................................................................................10
1.2.9调整..........................................................................................................................11
1.2.10定义帐户................................................................................................................12
1.2.11分帐........................................................................................................................15
1.2.12选帐........................................................................................................................16
1.2.13转帐........................................................................................................................17
1.2.14固定支出................................................................................................................19
1.2.15结帐退房................................................................................................................19
1.2.16部分结帐................................................................................................................26
1.2.17简易发票管理.........................................................................................................28
1.2.18提前结帐至............................................................................................................29
1.2.19临时挂帐................................................................................................................30
1.2.20结帐挂应收............................................................................................................31
1.2.21联房结帐................................................................................................................32
1.2.22团队结帐................................................................................................................33
1.2.23宾客结帐错误补救.................................................................................................35
1.2.24团队结帐错误补救.................................................................................................36
1.3帐务处理实例...................................................................................................................36
第二节帐务其他........................................................................................................................41
2.1帐务查询...........................................................................................................................41
2.2交班报表...........................................................................................................................43
2.2.1交班报表窗口...........................................................................................................43
2.2.2核对方法..................................................................................................................44
2.2.3重要报表..................................................................................................................44
2.3外币兑换...........................................................................................................................45
2.3.1外币兑换牌价...........................................................................................................45
2.3.2外币兑换处理...........................................................................................................46
2.3.3外币兑换查询...........................................................................................................47
2.3.4外币兑换表打印.......................................................................................................48WESTSOFTCOPYRIGHT
2前台收银
第一节帐务处理
系统中前台收银员需要掌握或了解的帐务有以下三种:
●宾客帐:
指住店客人需要自付的费用,如散客的费用,团队成员自付的杂费等。
●团队费用:
指由会务组或旅行社统一支付的费用,如房费、餐费、会议室场租等。
●消费帐:
指酒店为了工作需要,或财务审计因帐务需进行特殊处理而设立的帐户。
如酒店有一笔非住店客人的停车费需要录入电脑系统,就可以在该帐户里进行操作。
又如财务审计审核出前一天的报表数据有误,因报表一经生成后就不能再修改,可以在消费帐里输入数据进行调整,以确保报表的累计数正确。
1.1前台帐户
系统主窗口下,执行收银→账务处理,或按CTRL+B,打开『当前住客档案』窗口,如下图所示。
图
1.1.1前台帐户
如上图所示,『当前住客档案』窗口的结构与预订宾客列表相似,此处只做简单说明。
抬头共八个标签页,归类显示散客&成员、团队&会议、钟点房、连通房、消费账、DueOut、DayUse、所有的帐务列表。
其中DueOut指本日将退房宾客列表,DayUse指当日到店、当日退房的宾客列表,又称白天用房或日用房。
窗口底行显示主单状态,窗口的右列菜单显示部分快捷功能按钮。
WESTSOFTCOPYRIGHT
31.1.2查询帐户
●
快速查询
操作步骤:
(1)、按ALT+Z将光标移至输入条件处(或鼠标左键单击右上角输入框);
(2)、输入已知信息,可以是客人姓、名、姓名、房号、预订号、帐号等,按回车,显示查询结果。
●组合查询用于多个条件组合,查询客人信息,如要查询一个星期内某公司客人的住店情况。
宾客列表下,单击右下角〖组合查询〗按钮或者使用快捷键CTRL+SHIFT+Z,打开宾客查询组合条件窗口,根据需要输入单个或多个条件,单击〖确定〗,即可显示查询结果。
图1.2帐务处理
1.2.1帐务主单窗口
『当前住客档案』窗口,双击打开某宾客帐务主单,如下图所示。
WESTSOFTCOPYRIGHT
4图帐务主单可分成五个部分加以说明:
左上、左下、右上、右下、底行。
左上:
显示宾客帐户。
其中联房、同住或是团队成员将会一起显示。
左下:
默认显示各类费用汇总,也可以选择“按客人”显示帐务明细(可用于识别转帐信息)。
右上:
显示客人基本信息,各项含义及其说明如下:
项目
说明团体名称
显示团队名称(若该客人是团队成员,即有【团队】信息)公司
协议公司名称旅社/中心
旅行社/网络订房中心等单位名称Packages
包价信息备注
前台备注及结帐提醒特要前台特殊要求
右下:
默认显示有效帐务明细,要求明确每条帐务所包含的信息。
底行:
重要信息区,灰色显示表示未定义,蓝色显示需加以关注(表示有定义信息)。
1.2.2定金输入及定金单打印
操作步骤:
(1)、帐务主单下,单击工具栏上〖入帐〗按钮,弹出『入帐』窗口;
(2)、【代码】处输入人民币现金在系统中的代码,【金额】处输入金额;
(3)、输入【单号】等信息,单击〖入帐〗。
WESTSOFTCOPYRIGHT
5图系统可以默认打印定金单,操作员可根据实际情况选择是否需要打印定金单。
1.2.3信用卡操作
信用卡操作包括正确操作信用卡预授权录入、取消无效预授权。
●信用卡预授权操作步骤:
(1)、帐务主单下,执行其他→信用或按快捷键ALT+F3,打开『信用授权明细』窗口;
(2)、选择【项目】(即信用卡类型),录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【有效期】、【单号】等;(3)、单击〖存盘〗,信用授权明细窗口将显示有效授权记录;图(4)、预订主单【付款方式】、【信用限额】,显示相应信息。
WESTSOFTCO
PYRIGHT
6
图
注意:
①、系统具有信用卡号码校验功能,一旦卡号输入错误,系统将提示操作员。
图
②、若客人出示的信用卡,以前曾在酒店使用(即在系统中有档案),当【项目】处再次选择该类型时,【卡号】处默认显示原卡号。
此时,要求操作员正确核对,若客人已换卡,要及时修改。
对于同类卡有多张的情况下,【卡号】项不再自动显示,一般由操作员手工输入。
●取消信用卡预授权操作步骤:
(1)、帐务主单下,执行其他→信用或按ALT+F3,打开『信用授权明细』窗口,系统默认显示有效的授权记录;
(2)、双击目标授权记录,弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废”,单击〖是(Y)
〗,取消成功。
图
注意:
单击信用授权明细窗口左下角多选框“只显示尚未使用信用授权”,即可显示
所有信用卡记录,包括已经取消的记录(左上角有“作废”字样)。
WES
TSO
FTC
O
PY
R
IG
H
T
7
图
1.2.4定义允许记帐
定义允许记帐即定义客人可以签单消费的费用类型,系统中可以选择设置默认值。
假设酒店默认住店客人可以签单,则系统可设置其默认值为允许记帐,只要客人登记成功后,即可签单消费了。
允许记帐设置后,系统住客列表中客人的记帐灯会有对应的显示。
如:
当前住客列表中,记帐灯为绿色表示所有费用允许记帐;墨绿色表示部分费用允许记帐;空白则表示所有费用均不允许记帐。
设置所有费用允许记帐:
单击〖允许记帐〗,打开『选择费用类型』窗口,单击“所有费用”前“□”,框内出现
“√”符号,单击〖确定(S)
〗,设置所有费用可以签单成功,记帐灯显示。
图
设置部分费用允许记帐:
单击〖允许记帐〗,打开『选择费用类型』窗口,单击左边“分账码”的房费,右边费用码中的“客房”下拉菜单凡与房费相关代码的框内均出现“√”符号,单击〖确定(S)〗,记帐灯显示。
WES
TSO
FTC
O
PY
R
IG
H
T
8
图
注意:
“分账码”与“费用码”的代码关联可根据酒店实际情况定义;如分账码设置
房费、迷你吧费用允许记账,亦可直接在“费用码”客房菜单下的房费、迷你吧前的“□”打“√”。
1.2.5入帐
一般酒店各营业点所产生的费用均可在该营业点自己的电脑上进行处理,而有些未配备电脑的营业点(如商场等则由前台收银员帮助录入系统中。
录入费用的方式与录入定金相同,只是【代码】处输入的是酒店营业项目的代码。
要求收银员熟悉各费用代码。
此处重点说明『入帐』窗口各项目的含义。
WES
TSO
FTC
O
PY
R
IG
H
T
9
图
项目说明
代码宾客消费项目营业代码
金额消费金额单号流水单号
理由录入某费用折扣(
或称调整)时,要求输入授权人或理由
账单编码显示在帐单上的营业项目编码
锁定客人快速入帐功能之一,锁定客人后,可快速录入指定客人的各类费用。
单击选择“锁定客人”,录完某一费用后,系统自动将光标定位于〖代码〗处。
锁定营业项目
快速入帐功能之一,锁定营业项目后,可快速录入某营业点费用单据。
单击选择“锁定营业项目”,录完某一费用后,系统自动将光标定位于〖房号〗处,确认房号后按回车,光标将直接定位于〖金额〗处。
项目说明
1.2.6快速入帐
快速入帐有两种情况,即锁定客人、锁定营业项目。
●锁定客人操作步骤:
(1)、帐务主单下,单击工具栏上〖入帐〗按钮,弹出『入帐』窗口,系统默认【锁定客人】前“□”打“√”;
图
(2)、【代码】处输入费用代码,【金额】处输入金额;(3)、输入【单号】等信息,单击〖入帐〗,入帐成功,同时系统自动将光标定位于【代码】处,重复操作步骤
(2),继续录入其他费用即可。
●锁定营业项目
WES
TSO
FTC
O
PY
R
IG
H
T
10
操作步骤:
(1)、帐务主单下,单击工具栏上〖入帐〗按钮,弹出『入帐』窗口,单击“锁定营业项目”,使其“□”显示“√”;
图
(2)、【代码】处输入费用代码,【金额】处输入金额;(3)、输入【单号】等信息,单击〖入帐〗,入帐成功,同时系统自动将光标定位于【房号】前,重复操作步骤
(2),继续录入其他费用即可。
注意:
此功能如在某个宾客帐下操作,则房号的选择范围仅限于联房或团队成员。
如
要在系统所有帐户中操作,则需在系统主窗口下执行收银→入帐,或按CTRL+E快捷键打开入账界面。
1.2.7入Rebate帐
夜审后发现帐务出错,或给客人打折需要体现出来,则可运用入Rebate帐的操作方法。
操作步骤:
(1)、帐务主单下,单击工具栏上〖入帐〗按钮,弹出『入帐』窗口;
(2)、【代码】处输入该费用在系统中的冲减代码,即带有“Rebate”或“冲减”字样的费用码,【理由】处选择授权人,【金额】处输入需冲减的金额(录入金额为正数);(3)、在【备注】处可输入Rebate的具体原因,输入【单号】等信息,单击〖入帐〗。
图
1.2.8冲账
用于冲销本人本日本班次发生的帐务。
操作步骤:
(1)、帐务主单下,单击选中单条或多条目标帐目;
WES
TSO
FTC
O
PY
R
IG
H
T
11
图
(2)、执行明细帐务→冲帐,弹出确认窗口,单击〖是(Y)〗,冲帐成功。
图
注意:
(1)选择目标账目的方式有连选、间隔多选等。
①、连选:
单击选择第一条目标记录,按住SHIFT键,单击最后一条目标记录;②、间隔多选:
单击选择第一条目标记录,按住CTRL键,单击其他目标记录。
(2)如需查看被冲掉的帐目,需执行文件→所有帐目,可查看原记录和被冲销的记录。
其中原记录在“Tag”处有“C”的标记,被冲销的记录在“Tag”处有“CO”的标记。
图
1.2.9调整
调整功能一般用于调整非本人的帐务。
操作步骤:
(1)、帐务主单下,单击〖调整〗,打开『调整』窗口;
(2)、【代码】处输入对应的费用代码,并输入调整的【理由】;
WES
TSO
FTC
O
PY
R
IG
H
T
12
图
(3)、【金额】处输入金额(金额可录入正数或负数),单击〖确定〗,退出即可。
注意:
调整的帐在帐目明细“Tag”处有“AD”的标记。
1.2.10定义帐户
定义帐户归纳起来有三种用法:
帐务分类、定义转帐到某宾客帐户、定义转帐到某应收账户。
●帐务分类操作步骤:
(1)、宾客主单下,单击〖定义帐户〗,打开『定义分帐户』窗口;
(2)、单击〖增加〗,输入【帐户名称】;(3)、【营业代码】处按F1,打开『选择费用类型』,
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 西软 X5 操作 说明 前台 收银