项目档案管理考核及奖惩办法.docx
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项目档案管理考核及奖惩办法.docx
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项目档案管理考核及奖惩办法
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程(阳*至化*段)项目档案管理考核及奖惩办法
第一条为贯彻落实竣工文件编制及管理各项规定和要求,加强编制过程管理,提高编制质量,实现项目档案建设与工程建设基本同步,确保档案专项验收一次通过,并取得“优秀”以上等级,制定本办法。
第二条本项目档案工作实行季度考核与评比,并根据结果进行奖惩。
档案月检、季度专项检查、上级单位督查整改落实情况纳入季度考核评比结果。
第三条考核目标:
建设期内各阶段竣工文件收集、整理(含电子版)与工程建设基本同步,真实规范、齐全完整。
第四条考核对象:
各施工单位、监理单位、试验检测中心。
第五条奖金来源:
5.1施工单位:
合同工程量清单102-1项竣工档案编制费中的30%由发包人统一使用,档案奖励资金从该部分费用中提。
5.2监理单位:
合同7.3.2工程监理奖金用于工程施工过程中开展的各种评比活动,档案奖励资金从中部分提取。
5.3试验检测中心:
合同7.3.2试验检测服务奖金用于发包人对现场试验检测人员的奖励,档案奖励资金从中部分提取。
第六条由管理处、监理单位及试验检测中心组成考核小组对各施工单位进行检查考核;试验检测中心由管理处、监理单位及其他试验检测中心组成考核小组对其进行检查考核;监理单位由管理处及其他监理单位组成考核小组对其进行检查考核。
第七条档案工作考核评比执行公开、公平、公正原则,被考核单位如对考核通报有任何疑问,须以书面形式上报。
通报发出后五个工作日内无异议视为认同考核结果。
第八条考核时间:
从2015年11月至2017年12月,管理处每月定期对各参建单位档案工作进行例行检查,每季度进行一次档案专项检查,共计9个季度。
每季度下发书面下发一次考核结果。
交工验收后至档案专项验收期间采取季度考核的方式,档案专项验收阶段设定档案移交专项考核奖金(具体考核办法另行发文通知)。
第九条档案管理考核程序
(一)自查
各施工单位依照检查考评表(详见附表三、四)对本单位档案工作情况进行自查,确定自评分数,由档案分管领导签字加盖单位公章后,在每季度档案专项检查前由总监办审核并统一上报管理处;监理单位、试验检测中心依照检查考评表(详见附表一、二)对本单位档案工作情况进行自查,确定自评分数,由档案分管领导签字加盖单位公章后,在每季度档案专项检查前统一上报管理处。
(二)考核
1、考核采用百分制综合考核法,由档案工作小组考核评分。
2、档案工作小组采取现场档案资料审查、听取汇报等多种形式进行评分,拟定对各单位的考核意见,初步确定其当次考核分数(其中施工单位分数由两部分组成:
施工文件部分占70%,竣工图编制占30%)。
3、季度考核评比分数计算公式
3.1施工单位季度考核评比分数S由当季度第1月档案月检得分(SA)、第2月档案月检得分(SB)、第3月季度考核得分(SC)、本季度档案专项检查得分(SD)四部分组成,并按以下公式计算考核分值:
S=0.4(SA+SB+SC)/3+0.6SD
3.2监理单位季度考核评比分数J由施工单位本季考核得分S、第1月档案月检得分(JA)、第2月档案月检得分(JB)、第3月季度考核得分(JC)、本季度档案专项检查得分(JD)五部分组成,并按以下公式计算考核分值:
J=0.4S+0.2(JA+JB+JC)/3+0.4D
3.3试验检测中心季度考核评比分数Z由施工单位本季考核工地试验室档案得分GS、第1月档案月检得分(ZA)、第2月档案月检得分(ZB)、第3月季度考核得分(ZC)、本季度档案专项检查得分(ZD)五部分组成,并按以下公式计算考核分值:
Z=GS+0.3(ZA+ZB+ZC)/3+0.5ZD
其中,工地试验室档案得分GS由当季度第1月档案月检得分(GSA)、第2月档案月检得分(GSB)、第3月季度考核得分(GSC)、本季度档案专项检查得分(GSD)四部分组成,并按以下公式计算考核分值:
GS=0.4(GSA+GSB+GSC)+0.6GSD
(三)排名
经管理处档案工作小组初步考核后,管理处档案管理领导小组审查考核结果后确定各单位的考核分数及排名,书面下发最终考核结果。
第十条奖励办法
10.1施工单位奖励办法
10.1.1设立达标奖
达标奖为各标的档案奖励金的80%,当施工标段季度综合得分超过等于85分,方可获得季度达标奖;低于85分的标段本季度的达标奖由业主扣留,具体使用由业主另行规定。
10.1.2设立优胜奖
优胜奖为各标的档案奖励金的20%,总计为**元,按9个季度计算,平均每个季度奖励金为**元,只奖励给每季度综合得分超过等于85分的前三名标段。
1、当季度得分超过等于85分的标段超过等于3个时,第1名奖励2.4万元;第2名奖励1.8万元;第3名奖励1.33万元。
2、当季度得分超过等于85分的标段只有2个时,第1名奖励3万元,第2名奖励2.53万元。
3、当季度得分超过等于85分的标段只有1个时,直接奖励5.53万元。
4、若本季度没有得分超过等于85分的,本季度优胜奖业主扣留,具体使用由业主另行规定。
10.1.3各标段奖金分配
档案奖金分为达标奖和优胜奖,按2015年11月至2017年12月9个季度计算,如下表:
各标档案奖金分配表单位:
元
标段
竣工文件
编制金额
奖励总额
达标奖
总额
各标每季度达标奖
优胜奖
总额
TJ10
TJ11
TJ12
TJ13
TJ14
TJ15
TJ16
TJ17
TJ18
TJ19
TJ20
TJ21
TJ22
合计
备注:
优胜奖平均每季度为55324元。
10.1.4要求奖金分配不低于50%额度发给一线档案工作人员。
10.2监理单位奖励办法
从各监理单位工程监理奖金中均提取约10%作为奖励金,即J3总监办提取**万元,J4总监办提取**万元,J5总监办提取**万元、J6总监办提取**万元,合计**万元,按9个季度计。
10.2.1设立达标奖
当监理单位得分大于等于85分,可获得达标奖1万元。
低于85分的总监办本季度的达标奖由业主扣留,具体使用由业主另行规定
10.2.2设立优胜奖
设立1名优胜奖,排名第一且分数在85分以上的监理单位可获得优胜奖0.41万元。
若本季度没有得分超过等于85分的,本季度优胜奖由业主扣留,具体使用由业主另行规定。
10.2.3监理人除代扣缴法律法规规定的税金外,档案奖金应全部落实到监理档案工作人员手上。
10.3试验检测中心奖励办法
10.3.1各试验检测中心试验检测服务奖金中均提取9万元合计18万元作为奖励金,当试验检测中心得分大于等于85分,可获得奖金1万元,低于85分扣留当季试验检测档案奖金,具体使用由业主另行规定。
10.3.2试验人除代扣缴法律法规规定的税金外,档案奖金应全部落实到试验检测档案工作人员手上。
第十一条处罚办法
存在下列情况之一的,直接确定为档案考核不合格,扣留当季的档案奖金。
1.档案(月度或专项)存在问题2次未整改或整改不到位。
2.发生档案损毁、丢失等较大事故或其它违反档案法规的行为。
3.两次以上未按规定及时向档案室移交档案。
4.月度档案工作检查考评表自评未及时上报,双月5日前未向管理处报送《建设项目档案工作月报表》、《建设项目竣工图编制情况月报表》等情况之一。
5.上级单位督查整改落实不到位。
第十二条档案编制进度要求
一、施工单位
(一)分项工程交工后7天内必须完成资料收集、自检评定工作,15天内必须完成预立卷(卷内目录、案卷目录等)及绘制竣工图工作。
(二)各施工单位在每月10日前收集上月的施工日志,当月20日前完成施工日志的整理、预立卷工作。
二、监理单位
(一)监理单位在收到施工单位提交的自检评定资料3天内必须完成审核工作。
(二)监理单位在分项工程交工7天内必须完成抽检资料(含抽检评定)的收集工作,15天内必须完成预立卷工作(包括卷内目录、案卷目录等)。
(三)监理单位在每月10日前收集上月的监理日志、旁站记录、巡视记录,当月20日前完成整理、预立卷工作。
(四)总监办在分项工程交工后收到施工单位竣工图(草图)10天内完成审核工作。
三、试验检测中心
(一)试验检测中心的试验、测量、检测仪器检定、标定证书、土工标准试验、配合比等平行试验以及原材料抽检试验记录等相关文件,7天内必须完成文件的收集工作,15天内必须完成预立卷工作(包括卷内目录、案卷目录等)。
(二)试验检测中心在每月5日前收集上月的工作日志、检测及试验抽检原始记录本,当月20日前完成整理、预立卷工作。
第十三条本办法自印发之日起执行。
第十四条本办法由阳化管理处负责解释。
附表一:
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程监理单位档案质量检查考评表
附表二:
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程试验检测中心档案质量检查考评表
附表三:
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程施工单位档案质量检查考评表
附表四:
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程竣工图编制检查考评表
附表一
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程监理单位档案质量检查考评表
单位:
J__总监办考核时间:
______年第___季度第1页共2页
项目
检查内容
分值
自查得分
考核得分
扣分原因
组织
管理
(8分)
制度体制
①建立竣工档案工作各项规章制度(0.5分);②建立行之有效的档案工作管理体制和工作程序(0.5分);③形成竣工档案管理网络(0.5分)。
1.5
责任考核
①项目档案工作实行领导负责制(0.5分);②确定负责档案工作的部门及领导(0.5分);③实行各部门和有关人员档案工作制(0.5分);④并采取有效的考核措施(1分)。
2.5
人员配备
1配备工作需要的档案管理人员(1分);②专职档案员配置符合合同约定,业务能力满足工作需要
(1);③专职档案员更换(1分)。
3
办公设备
①配备计算机、复印机、声像器材及移动硬盘等必备的办公设备且性能优良,满足工作需要(1分)。
1
案卷
质量
(86分)
形成质量
及时性
①来往文件及时进行登记并统一管理归档(3分);②及时上报阳化管理处要求的各类报表、整改报告等文件(3分);③定期进行档案工作交底(2分);④电子文档收集齐全,及时导入档案管理系统(2分);⑤编有纸质与电子卷内目录(2分);⑥施检资料的录入、审核、打印、收集、整理及预立卷工作与工程进度同步,施检资料在相应工序完成后15天内完成归档(9分);⑦变更令(2分);⑧监理大纲、规划、实施细则(1分);⑨开(停、复)工令及监理通知、工作指令(1分);⑩监理月报、年报(1分);⑪监理日志、监理巡视、监理旁站记录、原始记录本(3分);⑫工程计量与支付报表(2分);⑬工程声像档案按类别收集、整理、归档和备份(3分);⑭所管辖合同段档案进度(3分)。
42
齐全完整
①质监系统打印手工签名齐全无漏签(4分);②根据竣工资料归档范围,归档资料完整、对应,重要文件无遗漏(4分);③所管辖合同段档案齐全无遗漏(2分)。
10
真实准确
①施检资料真实、准确,签名真实、无代签(4分);②其它所有归档资料内容填写真实,符合规范要求(2分);③所管辖合同段竣工图真实准确(3分)。
9
耐久有效
①归档纸质材料字迹清楚,图样清晰,页面整洁,格式规范,符合耐久性要求(1分);②声像文件应保证载体的有效性(1分)。
2
续前表
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程监理单位档案质量检查考评表
单位:
J__总监办考核时间:
______年第___季度第2页共2页
项目
检查内容
分值
自查得分
考核得分
扣分原因
案卷
质量
(86分)
整理质量
首件验收
①档案整理、归档质量符合首件验收标准(5分)。
5
统一保管
①施检文件、来往文件及其他归档文件集中在档案室统一管理(2分);②文件预立卷后放在档案盒内保管(1分);③各部门及时提交应归档文件(2分)。
5
排列系统
①已归档施工资料按分部、分项工程施工工序进行归类存放(2分);②分类清楚(1分);③组卷合理(1分);④排列系统、有序,符合国家或专业主管部门的有关标准规范(1分)。
5
封面脊背
①格式规范统一(0.4分);②字迹清晰美观(0.3分);③填写完整准确(0.3分)。
1
案卷题名
①案卷题名规范(1分);②简明扼要(1分);③能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征(1分)。
3
卷内目录
①卷内目录与卷内文件材料实物相符,无错漏(2分);②目录格式符合规范要求,字迹清晰(1分)。
3
纸张折叠
①案卷内不同幅面的文件材料统一折叠或裱贴成统一幅面(1分)。
1
档案
安全
(6分)
库房设施
①档案库房与阅览、办公用房分开(0.5分);②档案库房应符合“八防”要求:
防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等(0.5分);③库房温湿度调控(0.5分)。
1.5
档案装具
①档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求(1分)。
1
安全措施
①采取有效措施保障档案实体和信息安全(1分);②软件系统数据、电子文档、声像材料、图片定期采用移动硬盘进行备份(1.5分);③对档案材料的借阅进行登记,并按时归还保存(0.5分)。
3
合计
100
检查人:
受检单位负责人:
检查日期:
附表二
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程试验检测中心档案质量检查考评表
单位:
JS__合同段考核时间:
______年第___季度第1页共2页
项目
检查内容
分值
自查得分
考核得分
扣分原因
组织
管理
(8分)
制度体制
①建立竣工档案工作各项规章制度(0.5分);②建立行之有效的档案工作管理体制和工作程序(0.5分);③形成竣工档案管理网络(0.5分)。
1.5
责任考核
①项目档案工作实行领导负责制(0.5分);②确定负责档案工作的部门及领导(0.5分);③实行各部门和有关人员档案工作制(0.5分);④并采取有效的考核措施(1分)。
2.5
人员配备
①配备工作需要的档案管理人员(1分);②专职档案员配置符合合同约定,业务能力满足工作需要
(1);③专职档案员更换(1分)。
3
办公设备
①配备计算机、复印机、声像器材及移动硬盘等必备的办公设备且性能优良,满足工作需要(1分)。
1
案卷
质量
(86分)
形成质量
及时性
①对来往文件及时进行登记并统一管理归档(3分);②及时上报阳化管理处要求的各类报表、整改报告等文件(3分);③定期进行档案工作交底(2分);④电子文档收集齐全,及时导入档案管理系统(3分);⑤编有纸质与电子卷内目录(2分);⑥试验检测资料的录入、审核、打印、收集、整理及预立卷工作与检测进度同步,试验检测资料在相应检测完成后15天内完成归档(11分);⑦试验检测各类实施细则(1分);⑧试验检测巡查记录(2分);⑨原始记录本(2分);⑩工程计量与支付报表(2分);⑪声像档案按类别收集、整理、归档和备份(4分);⑫所管辖合同段工地试验室档案进度(3分);⑬所管辖合同段试验检测资料审核及时(4分)。
42
齐全完整
①质监系统打印手工签名齐全无漏签(4分);②根据竣工资料归档范围,归档资料完整、对应,重要文件无遗漏(4分);③所管辖合同段工地试验室档案齐全无遗漏(2分)。
10
真实准确
①试验检测资料真实、准确,签名真实、无代签(4分);②其它所有归档资料内容填写真实,符合规范要求(2分);③所管辖合同段工地试验室档案真实准确(3分)。
9
耐久有效
①归档纸质材料字迹清楚,图样清晰,页面整洁,格式规范,符合耐久性要求(1分);②声像文件应保证载体的有效性(1分)。
2
续前表
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程试验检测中心档案质量检查考评表
单位:
JS__合同段考核时间:
______年第___季度第2页共2页
项目
检查内容
分值
自查得分
考核得分
扣分原因
案卷
质量
(86分)
整理质量
首件验收
①档案整理、归档质量符合首件验收标准(5分)。
5
统一保管
①试验检测文件、来往文件及其他归档文件集中在档案室统一管理(2分);②文件预立卷后放在档案盒内保管(1分);③各部门及时提交应归档文件(2分)。
5
排列系统
①已归档试验检测资料分类清楚(2分);②组卷合理(1分);③排列系统、有序,符合国家或专业主管部门的有关标准规范(1分)。
5
封面脊背
①格式规范统一(0.4分);②字迹清晰美观(0.3分);③填写完整准确(0.3分)。
1
案卷题名
①案卷题名规范(1分);②简明扼要(1分);③能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征(1分)。
3
卷内目录
①卷内目录与卷内文件材料实物相符,无错漏(2分);②目录格式符合规范要求,字迹清晰(1分)。
3
纸张折叠
①案卷内不同幅面的文件材料统一折叠或裱贴成统一幅面(1分)。
1
档案
安全
(6分)
库房设施
①档案库房与阅览、办公用房分开(0.5分);②档案库房应符合“八防”要求:
防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等(0.5分);③库房温湿度调控(0.5分)。
1.5
档案装具
①档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求(1分)。
1
安全措施
①采取有效措施保障档案实体和信息安全(1分);②软件系统数据、电子文档、声像材料、图片定期采用移动硬盘进行备份(1.5分);③对档案材料的借阅进行登记,并按时归还保存(0.5分)。
3
合计
100
检查人:
受检单位负责人:
检查日期:
附表三
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程施工单位档案质量检查考评表
单位:
TJ__合同段考核时间:
______年第___季度第1页共2页
项目
检查内容
分值
自查得分
考核得分
扣分原因
组织
管理
(8分)
制度体制
①建立竣工档案工作各项规章制度(0.5分);②建立行之有效的档案工作管理体制和工作程序(0.5分);③形成竣工档案管理网络(0.5分)。
1.5
责任考核
①项目档案工作实行领导负责制(0.5分);②确定负责档案工作的部门及领导(0.5分);③实行各部门和有关人员档案工作制(0.5分);④并采取有效的考核措施(1分)。
2.5
人员配备
①配备工作需要的档案管理人员(1分);②专职档案员配置符合合同约定,业务能力满足工作需要;③专职档案员更换(1分);④档案工作人员配置数量不满足档案工作。
3
办公设备
①配备计算机、复印机、声像器材及移动硬盘等必备的办公设备且性能优良,满足工作需要(1分)。
1
案卷
质量
(86分)
形成质量
及时性
①对来往文件及时进行登记并统一管理归档(3分);②及时上报阳化管理处要求的各类报表、整改报告等文件(3分);③定期进行档案工作交底(2分);④电子文档收集齐全,及时导入档案管理系统(2分);⑤编有纸质与电子卷内目录(2分);⑥施检资料的录入、审核、打印、收集、整理及预立卷工作与工程进度同步,施检资料在相应工序完成后15天内完成归档(9分);⑦变更报告(2分);⑧开工报告、首件验收文件(2分);⑨桩基及其他检测报告(2分);⑩施工月报、进度报表等(1分);⑪施工日志、原始记录本(2分);⑫工地试验室管理文件(工地试验室资质文件、仪器标定证书、台账等)(4分);⑬产品质量证明文件(合格证、出厂报告、自检、送检报告)收集、分类整理及时(5分);⑭工程声像档案按类别及时收集、整理、归档和备份(4分)。
43
齐全完整
①质监系统打印手工签名齐全无漏签(4分);②根据竣工资料归档范围,归档资料完整、对应,重要文件无遗漏(4分);③产品质量证明文件(合格证、出厂报告、自检、送检报告)齐全(2分)。
10
真实准确
①施检资料真实、准确,签名真实、无代签(4分);②其它所有归档资料内容填写真实,符合规范要求(2分);③工程照片真实反映现场施工情况(2分)。
8
耐久有效
①归档纸质材料字迹清楚,图样清晰,页面整洁,格式规范,符合耐久性要求(1分);②声像文件应保证载体的有效性(1分)。
2
续前表
汕(头)湛(江)高速公路云浮至湛江段及支线工程施工单位档案质量检查考评表
单位:
TJ__合同段考核时间:
______年第___季度第2页共2页
项目
检查内容
分值
自查得分
考核得分
扣分原因
案卷
质量
(86分)
整理质量
首件验收
①档案整理、归档质量符合首件验收标准(5分)。
5
统一保管
①施检文件、来往文件及其他归档文件集中在档案室统一管理(2分);②文件预立卷后放在档案盒内保管(1分);③各部门及时提交应归档文件(2分)。
5
排列系统
①已归档施工资料按分部、分项工程施工工序进行归类存放(2分);②分类清楚(1分);③组卷合理(1分);④排列系统、有序,符合国家或专业主管部门的有关标准规范(1分)。
5
封面脊背
①格式规范统一(0.4分);②字迹清晰美观(0.3分);③填写完整准确(0.3分)。
1
案卷题名
①案卷题名规范(1分);②简明扼要(1分);③能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征(1分)。
3
卷内目录
①卷内目录与卷内文件材料实物相符,无错漏(1分);②目录格式符合规范要求,字迹清晰(1分)。
2
纸张折叠
①案卷内不同幅面的文件材料统一折叠或裱贴成统一幅面(2分)。
2
档案
安全
(6分)
库房设施
①档案库房与阅览、办公用房分开(0.5分);②档案库房应符合“八防”要求:
防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等(0.5分);③库房温湿度调控(0.5分)。
1.5
档案装具
①档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求(1分)。
1
安全措施
①采取有效措施保障档案实体和信息安全(1分);②软件系统数据、电子文档、声像材料、图片定期采用移动硬盘进行备份(1.5分);③对档案材料的借阅进行登记,并按时归还保存(0.5分)。
3
合计
1
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