01人事行政管理四部曲.docx
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01人事行政管理四部曲
十堰品正综合管理中心编制
前言
本手册根据公司体制将人事/行政工作分篇进行具体、更细致、更明了、更便于操作。
公司的管理需要所有的员工对公司的政策和程序、流程有统一的了解。
本手册中的各项规定和计划已经公司审核、审批,公司将定期地监督执行情况。
为了适应公司的发展变化和国家政策调整,综合管理部将随时对手册的任何部分进行必要的修改、删除和终止,并将向员工公布修改的内容。
本手册难免有未尽事宜,我们非常乐于给您进一步的解释。
本手册只有综合管理部拥有修改权。
学习是个人进步发展的唯一途径!
目录
第一篇总则
第一节组织架构................................................5-5
第二节综合管理部工作范畴........................................5-5
第三节岗位概述........................................................5-5
第四节岗位职责........................................................6-6
第五节相关管理文件....................................................7-8
第六节工作职责范围表..................................................8-10
第二篇新员工入职导读
第一节适应与工作......................................................11-12
第二节角色转换与工作切换..............................................12-12
第三节日常例行工作....................................................12-12
第四节工作改善优化、固化状态..........................................12-13
第三篇人事篇
第一节优化组织结构....................................................13-13
第二节岗位工作分析....................................................13-14
第三节招聘与配置......................................................14-15
第四节员工培训与发展..................................................15-16
第五节薪酬管理........................................................16-16
第六节绩效管理........................................................16-17
第七节劳资关系管理....................................................17-18
第四篇行政篇
第一节文控文秘类工作..................................................18-18
第二节组织活动类工作..................................................18-19
第三节办公费用控制....................................................19-19
第四节后勤服务工作....................................................19-19
第五节安全、消防管理..................................................20-20
第六节企业文化假设及管理..............................................20-20
第五篇操作流程篇
第一节人事/行政工作...................................................20-20
第二节操作流程
<一>日常办公用品采买流程........................................22-22
<二>费用报销流程................................................22-22
<三>油卡充值....................................................22-22
<四>车辆出入证办理..............................................23-23
<五>网络办理....................................................23-23
<六>工装购置及发放..............................................24-24
<七>入厂参观手续办理............................................24-24
<八>制度文件传达................................................24-24
<九>放假、休假安排..............................................25-25
<十>食堂管理....................................................25-25
<十一>人员招聘流程..............................................25-27
<十二>入职流程..................................................27-27
<十三>宿舍安排..................................................28-28
<十四>请假流程..................................................28-28
<十五>加班申请流程..............................................28-28
<十六>试用评估及转正............................................28-29
<十七>离职办理流程..............................................29-29
<十八>培训组织流程..............................................29-30
第六篇绩效篇
第一节绩效评估表......................................................31-32
第二节绩效结果分析及反馈..............................................32-32
第一篇《总则》
第一节组织架构
第二节综合管理部三大模块
人力资源工作(六大模块)
行政工作范畴
人力资源规划
行政组织的设计与健全
招聘与配置
行政规章制度的建立、管理
培训与开发
企业日常事务管理
薪酬管理
企业文化管理
绩效管理
会议、接待管理
劳动关系管理
人事行政管理
员工生活管理
物资财产管理
车辆管理
企业环境卫生管理
安全管理
消防管理
第三节岗位概述
在集团总经理的领导下,组织制定公司的人才储备的短、中、长远战略计划、各项基本管理制度,使各部门要求明确,目标一致;负责公司招聘、培训、绩效考核、劳资关系、薪酬福利规划设计;安全、办公/维修设施维护、员工生活、办公室管理、员工关系协调等及领导交办的其它事项。
第四节岗位职责:
人力资源类:
1、组织制定公司人力资源年度计划、中期规划、长期规划并督导各项计划实施;
2、明确公司人力资源的总体方案和目标、向总经理提供有关的人资战略、组织管理等方面的信息或建议,并致力于提高公司的综合管理水平;
3、研究设计人资的管理模式(招聘、培训、绩效、薪酬、员工发展等)体系的建立完善;
4、制定和完善人力资源及行政管理制度;
5、组织制定员工招聘、任用、调动、考核、晋升、奖励、技术等级评定等人事管理方针、政策、规章制度、标准等并监督执行;
6、协调和指导本部和各部门人才招聘、培训、绩效考聘、薪酬等工作的进行,确保公司人力资源的合理使用;
7、计划、审核人力资源成本、管理和行政费用成本;
8、及时处理公司管理过程中的重大人资和行政类问题;
9、塑造、维护、发展和传播企业文化;
10、负责与劳动人事相关部门、政府部门保持良好的联系,及时获得相关的政策支持;
行政管理类:
1、负责公司系统思想、文化建设和精神文明建设,筹划各种增强员工凝聚力的宣传、教育活动。
2、负责拟定和修改公司各部门人员编制和员工福利方案,报上级批准后负责组织实施。
3、负责安排公司的对外接待工作和各种对外联谊活动。
规范公司员工行为举止、礼貌用语、衣着服饰、树立良好的企业对外形象。
4、负责组织和实施公司的办公自动化工作。
5、负责组织各类文娱、体育活动,活跃员工的业余生活。
6、行使本系统内部日常行政监督权利,对违法乱纪、违反公司规章制度、泄露公司机密、盗窃和破坏公司财产的有关人员进行调查和处罚。
7、协助总经理处理公司各种突发事件。
8、负责公司文秘管理、公关接待的综合协调。
企业内控:
(本环节划归监事/审计部)
1、稽查:
对目标实施过程的检查、措施可行性检查
2、管控:
对目标实施结果的措施分析、考核、评价措施有效性
企业内控整章待开发
第五节相关管理文件及表单
5.1相关文件
文件名称
类别
所需表单
员工手册
C
各类表单
绩效管理办法(各版块)
C
《绩效考评表》
薪酬管理办法(各版块)
C
《考勤表》《绩效表》《薪资报告》
培训管理制度
B
《培训协议》《培训申请表》
出差管理办法
C
《差旅报告单》
假期与福利管理办法
C
《请假单》
纪律政策
C
《违纪处罚单》
招聘、入职管理办法
C
《人力需求申请表》《员工资料登记表》
离职管理办法
C
《离职申请表》
消防管理制度
B
《消防栓点检表》《灭火器点检表》
车辆管理办法
C
《用车登记表》
4S店商品车管理办法
C
《商品车盘点表》《商品车检查表》
人事调整审批管理办法
《内部联系单》
工资核算管理办法
C
各类表单
公章管理规定
C
《印章使用登记表》
驻外人员住宿管理规定
C
《违纪处罚单》
文件下发及存档管理办法
C
《文件保存记录表》《文件分发记录表》
保安管理规定
D
《违纪处罚单》《内部联系单》
安全应急准备与相应程序
B
消防演习预案
工作服管理办法
C
《需求申请单》《违纪处罚单》
办公用品管理办法
C
《物品入库清单》《物品领用单》
基础设施管理程序
C
《物品需求申请单》《设备清单》《保养与维修记录表》
会议管理办法
C
《会议记录表》
物品进出管理办法
C
《物品出库单》《物品放行单》
内部维修结算办法
C
《内部联系单》《维修结算单》
第6节工作职责范围表
工作范围
工作具体职责
完成时间
招聘
收集相关的招聘资讯
内部招聘/调动
组织内聘考试和面试
打印内部录用通告,跟进调动事宜
现场招聘
现场招聘前的准备工作
联系相关单位/招聘宣传资料
现场招聘
初步筛选应聘者
整理甄选简历,送相关经理审核
通知相关经理面试时间安排
确定可约面试者并安排面试
录用通知
面试接待及录用情况,并分类处理面试资料
回复未录用者
网络招聘
发布、更新招聘信息
需招聘时
甄选应聘简历、联系约定面试时间
需招聘时
新人面试(初试、复试)
需招聘时
回复应聘人员面试结果(OK或NG)
招聘时
培训
新员工迎新培训(通职培训)
培训工作的统筹管理(年度培训计划)
每年12月份制订下年度
培训制度的制定、执行(月度培训情况)
每月跟进
完善岗前、在岗、跟踪培训教材、收集厂家相关培训要求
员工关系
新员工试用期评估跟进
试用期结束前
新员工座谈会及员工离职调查
每季度一次
劳资关系
新员工劳动合同的签定
入职一个月内
劳动合同到期跟进及续签
合同到期时
劳动合同的保管
随时
劳动合同鉴证
工资报告签订
新进员工时/转正后
社会保险
保险费用的申请、核销
新进人员参保
转正后
离职人员停保、转保、退保
每月25日前
与劳动保障局联系资料交接
根据需要
保险政策的宣传
选择宣传渠道
入职跟进
新人报到接待
新员工下部门时的接洽
迎新培训和上岗培训实施及跟进
培训计划表和签到表
工作服的保管和新员工工作服发放等
新员工试用期评估表的跟进、收回
员工档案管理
保证员工档案的完整性(照片、身份证复印件、学历、体检
新员工人事资料的整理及归档
离职人员档案的抽取和整理
人事档案的管理(保密、违纪处分、试用评估等)
公司各项管理制度执行
建立健全本部门的各项管理规定和程序(三阶和二阶文件)
协助其它部门做好岗位分析和岗位职责的建立健全
执行或监督执行公司的各项程序和管理规定
随时
辞职手续
离职人员相关事宜的处理(交接、结算等)
员工离职当天
离职人员物品的回收(工具、资料、服装等)
员工离职当天
离职人员资料的抽取
员工离职当天
离职人员工资结算
核算工资时
考勤处理
每日考勤异常的关注处理
每天
各类处罚单的处理(在考勤上)
每天
每月考勤工资核算
每月10日前
访客的接待
访客的接待和欢迎牌的制作
工资处理
离职人员工资结算
每月工资计算(考勤部分)
每月10日前
各类补贴、奖励发放
每月28日
每月异动人员薪资变更表及输入
每月薪资追补及追补原因分析
发放工资后三天内
每月新增人员开户
每月20日前
工伤处理
工伤处理、工伤报告
有工伤时
工伤人员安抚及善后处理
有工伤时
其它
员工关系处理、调节
相关会议通知,会议记录跟进处理
人员调整、调动
其它上司安排的事情
就餐人员的统计
每天
收集员工的意见或建议进行改善、回复
每周
5S检查评比
5S检查评比
每周一检查
检查结果统计公布
每周二
需改善项目公布跟进
本周三至下周一
行政事务
水电系统维修
随时
通告打印
招聘、奖励、处罚等
合理化建议跟进
随时
办公设施管理
公共办公设施的申请、采买
有需要时
公共办公设施的维修
有需要时
车辆使用登记管理、维护、维修管理
随时
办公耗材费用结算/对账
每月30日
机器设备维修
收集维修信息
随时
建立健全设备履历表
有维修时
联系修机技术人员,报价、评估、甄选
有维修时
现场查看、了解机器设备状况
随时
文具请购
文具每月申请、发放、登记和保管
每月10日前
每月进行费用汇总和统计
每月30日前
其它
人事需协助的事项
随时
上司临时指派的其它工作事项
随时
第二篇《新员入职导读》
行政人事工作是一个系统工程,不可能一蹴而就。
对于行政人事部工作,思路展开、目标制定必须建立在前期调研分析的基础,目标的实现必须按循序渐进的原则、锲而不舍态度逐步进行落实。
如果一味追求速度,展现过程的华丽,将无法保障工作的质量,最终只能流于形式,对工作推进与提高完全没有帮助。
行政人事工作,特别是人力资源管理工作对要求不断成长和发展的企业而言,是非常重要的基础工作,也是企业战略实施关键工作。
这需要企业上下通力合作的工作,在团队合作的基础上、在企业领导重视和支持基础上实施。
自上而下转变观念与否,各部门提供支持与配合的程度如何,都是行政、人力资源管理工作成败的关键。
思路只是基本,要对思路进行进一步的梳理、完善,需要具体的工作方案,其是一个系统的、长期的工程。
针对每项工作,行政、人力资源部门都要制订与目标相配套的详细工作方案。
但工作的目标是经领导经企业运营全盘思考、研究讨论后实施。
如遇企业对本部门目标的调整,必须按调整后的目标完成年度工作。
同样,每个目标项目实施的具体方案、计划、制度、表单等,也将根据企业调整后的目标进行具体落实。
第一节适应与工作(新到岗的初步工作,适应时间约1周)
一、工作思路
对于新行业、新岗位,首要的是缩短磨合期,了解行业特性,结合自身知识、工作经验,尽快进入角色。
1、了解熟悉企业对于行政人事管理工作目标、要求,熟悉企业工作流程;
2、调研分析行政人事工作,根据公司目标、部门年度计划作好协调及完成;
3、完善工作中不足,按企业发展需求进行工作规划补充完善;
4、从最简单事做起,做好后续工作的铺垫;
5、做好日常检查,完成行政、人事事务性工作指导检查。
二、熟悉岗位,盘点工作
1、了解公司战略目标,部门工作目标及公司高层对本部门的要求(包括对本岗位的期望值)。
2、熟悉公司环境(运营环境、办公环境、住宿环境等);
3、熟悉工作流程中各节点人员(包括管理人员、主要责任人);
4、安排时间与部门内部人员沟通,了解各项工作的开展情况;
5、了解和评估人力资源管理现状(人力盘点及查看年度人力规划);
A)各项人事事务的办理流程。
B)人才引进及普通职位招聘渠道的建立情况。
C)用人、留人政策及具体做法。
D)教育培训系统的建立及实施状况。
E)人力资源基础及增值建设情况(薪酬﹑绩效﹑员工关系)。
F)各项规章制度的实用性和落实情况。
G)企业文化建设及宣传情况。
◆注意﹕
每企业都有它固有的企业文化,不是一天两天形成的,有缺陷是必然的,要进入工作状态,必须获取更多的信息资料。
第二节进入角色,寻找工作切入点(适应时间两至三个月)
1、从日常事务入手,尽自己所能做好行政、人事日常事务;
2、评估、分析工作流程,抓好日常行政、人事工作,并在工作同时,思考工作拓展与开拓;
3、加强沟通,了解必及时完成现阶段工作任务。
◆注意﹕
适应企业文化,融入企业文化,在企业文化引导进行规范、标准化的工作。
第三节制定日常工作方法、抓好日常例行工作(切入工作三个月左右)
1、依据前三个月工作了解、分析、沟通,在解工作例行工作中寻找解决问题、缺口和达到迅速提升的突破点。
2、逐项制订整改、完善日常管理制度,抓到完成工作任务、提高工作效率的措施,并结合工作需求,制订相关的实施方案。
3、将措施、方案转化为可执行、易执行的具体工作计划。
4、对本部门工作职能、人员分工、人力配置在分析、研讨基础上进行优化,将工作计划分工落实。
5、对各项工作的落实进度和准确性进行跟踪、督导。
◆注意﹕
永远不要忘记综合管理部门既是执行督导部门,也是服务性部门,要不断完善部门和自己的工作。
第四节不断改善优化工作,固化工作方法与技巧(三个月以后)
1、人事人事,先做人后做事
2、工作模式固化下来了,带队伍要注重两个方面:
A、解决问题能力;
B、辅导能力(培养下属,帮助下属成长)
◆注意:
1、融入企业文化,团结团队成员,提高团队工作效率上结合现有工作找方法;
2、加强沟通,了解团队成员日常工作,对于不足进行辅导;
3、充分调研的基础上固化工作流程,形成相关的方法与制度。
第三篇《人事篇》
第一节优化组织架构
概述:
企业的组织架构建设决定着企业的发展方向。
要以稳定、合理、健全的原则,优化工作流程,节约人力成本、合理配置管理幅度、提高效率,保证企业的运营在既有的组织架构中运行良好、管理规范、不断发展。
实施:
1、对现有组织架构和职位编制的合理性调查和企业各部门未来发展趋势的调查;
2、对组织架构的优化草案设计、并征求各部门意见,报请总经理审阅修改;
3、完成企业组织架构图及各部门组织架构图、企业人员编制方案。
企业各部门配合企业组织架构对本部门职位说明书、工作流程在去年基础上进行改造。
本部负责整理成册归档。
要点:
1、企业组织架构决定于企业的长期发展战略,决定着企业组织的高效运作与否。
组织架构的设计应本着简洁、科学、务实的方针。
2、组织架构设计不能是按现有组织架构状况的记录,而是综合企业整体发展战略和未来一定时间内企业运营需要进行优化的。
3、组织架构的优化设计需注重可行性和可操作性。
4、组织架构的优化设计,把握的原则“稳定、合理、健全”,必须紧密结合企业年度发展计划、企业总体对于组织架构优化调整的需求。
第二节岗位工作分析
概述:
职位分析是企业定岗、定编和调整组织架构、确定每个岗位薪酬的依据之一,详细的职位分析还给行政配置、招聘和为各部门员工提供方向性的培训提供依据。
实施:
1、企业职位分析方案制订,确定职位调查项目和调查方法,如各职位主要工作内容,工作行为与责任,所必须使用的表单、工具、机器,每项工作内容的绩效考核标准,工作环境与时间,各职位对担当此职位人员的全部要求,目前担当此职位人员的薪资状况等等。
我部要保证方案尽可能细化,表单设计合理有效。
2、职位分析的基础信息搜集工作。
将职位信息调查表下发至各部门每一位职员;对调查表进行汇总并完成企业各职位分析草案。
3、向企业总经理提交企业各职位分析详细资料,分部门交各部门经理提出修改意见,修改完成后汇总报请企业总经理审阅后备案,作为企业行政战略规划的基础性资料。
要点:
1、职位分析作为战略性行政管理的基础性工作,在信息搜集过程中要力求资料翔实准确。
2、整理后的职位分析资料必须按部门、专业分类,以便工作中查询。
3、职位分析必须注意:
搜集的信息可能仅局限于企业现有编制内职位信息。
4、该目标达成后将可以与企业组织架构配合在实际工作中应用,减少我部工作中的重复性工作,此目标达成需企业各部门配合,我部注意做好部门间的协调与沟通工作。
第三节招聘与配置
概述:
招聘配置目标,是在保证企业日常招聘与配置工作基础之上,基于行业特点,基于企业组织架构和完善各部门职责、职位划分后的具体工作。
因此,作为日常工作中的重要部分和特定情况下的工作内容。
我部将严格按企业需要求和各部门要求完成此项工作。
招聘与配置,不单纯是开几场
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