制度建设管理办法.docx
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制度建设管理办法
XXX化工规范化管理文件
HLX/2014-A-00
制度建设实施办法
文件名称
制度建设实施办法
文件属性
规章制度
文件编码
HLX08/BF-002
制订部门
人事行政部
编制
XXX
审核
XXX
批准
XXX
页次
9
受控状态
受控
2014-4-28发布2014-5-1实施
XXX化工有限公司发布
管理文件控制实施流程
责任者
编制者
部门负责人
副总经理
总经理/会审
人事行政部
节点
A
B
C
D
E
1
2
3
4
5
6
7
N
编写文件
N
N
进行检查
进行初审
Y
Y
Y
进行终审
发布文件
1目的
规范公司管理文件的控制和实施程序,确保文件的适宜性和有效性,并保证各项规章制度在公司内得到有效执行。
2适用范围
本办法适用于公司各职能部门管理文件的编制、审核、批准、发布及实施等相关活动。
3术语和定义(无)
4职责
4.1总经理职责
负责公司制度文件的批准、签发。
4.2副总经理职责
负责各职能部门管理文件编写的辅导及审核。
4.3人事行政部
负责公司管理文件的收集、整理、立卷和归档工作;
负责公司管理文件的网上发布;
负责建立公司管理文件的动态管理,并及时更新,确保文件可控;
负责涉及公司全体员工的管理制度的培训。
4.4各职能部门
负责本部门相关管理文件的编制、修订、审批;
负责本部门相关管理文件的培训、宣贯;
负责本部门相关管理文件的登记、保存;
负责本部门相关管理文件的修订、换版等动态信息的上报;
负责本部门相关制度落实情况的检查、督导和执行效果评价。
5程序及要求
5.1管理文件的编码及版次
5.1.1文件编码
管理文件编码由部门代码、文件代码和文件顺序号组成(如:
HLX01/CX-001),具体编码形式如下:
a)各职能部门代码如下:
1)技术研发部HLX01
2)生产运行部HLX02
3)市场营销部HLX03
4)物资采购部HLX04
5)品质管理部HLX05
6)财务资产部HLX07
7)商务监察部HLX06
8)人事行政部HLX08
b)管理文件代码如下:
1)制度ZD
2)规范GF
3)规定GD
4)规则GZ
5)细则XZ
6)办法BF
7)程序CX
8)规程GC
c)文件顺序号按流水顺序编号,如:
001、002、003等。
5.1.2版次编码
由公司代码、份号、版次号和修订次号组成。
如:
HLX/2014-A-00
5.2管理文件的控制程序
5.2.1编制
依据部门职责,从本部门的管理职能出发,全面分析和识别管理文件编制的需求,确认需要重点管控的事项和活动,特别要找准存在的问题,抓住关键控制点,必要时可参考其他企业同类制度。
严格按照管理文件要素和格式要求进行编写,确保文件的规范性和统一性。
具体要求见《管理文件编写规则》。
5.2.2审核
编制完成的管理文件首先由部门负责人组织相关人员或部门进行初审,确认编写格式是否符合规范,编制的要素是否齐全,有无相应的流程和表单,管理要求是否明确,与其他专业管理制度的衔接情况等,并填写《管理文件评审单》(见附录A),初审合格后连同《管理文件评审单》一同提交主管副总进行复审。
主管副总要对提交的管理文件要严格把关,确认管理文件相关要求是否易于执行,以及实施的过程中是否会产生相应的问题,必要时可召集相关部门进行会审。
通过后在《管理文件评审单》上签字确认。
经复审或会审的管理文件提交总经理进行终审,通过后批准签发。
5.2.3发布
经总经理批准的管理文件,由人事行政部在OA网上发布,同时发布《现行有效管理文件清单》(见附录B)。
以纸介质形式下发的管理文件,如为受控文件,由人事行政部加盖“受控文件专用章”。
接收部门应在《文件发放登记单》(见附录C)上签字,确保文件受控且每个使用部门都能得到相应的有效文件。
文件变更由人事行政部在OA网上发布,同时更新《现行有效管理文件清单》。
修订、换版等动态信息见《现行有效管理文件清单》的备注部分。
5.3管理文件的管理和维护
5.3.1文件的保管
人事行政部对公司所有批准发布的管理文件,应建立《现行有效管理文件清单》,并归档保存。
公司各职能部门制定的管理文件,应填写《管理文件登记单》(见附录D),并建档保存。
下载的文件不加盖“管理文件专用章”,属不受控文件。
任何人不得损坏、乱涂和划改文件,确保文件清晰,易于识别。
文件不准私自外借。
5.3.2文件的修订、换版及销毁
文件需修改时,由文件的编写者按本程序“5.2条款”履行初审、复审、批准程序后发布。
人事行政部对修订/换版的文件重新在企业OA网上发布,并删除原有的相应文件,同时在《现行有效管理文件清单》中进行标注。
纸质受控文件要收回并统一销毁,以确保相关场所使用的文件的有效性。
5.4管理文件的培训与实施
5.4.1培训
公司制度下发一周之内,各相关职能部门要组织相关人员进行学习,并填写《管理制度培训记录》(见附录E)。
5.4.2实施
公司各项管理制度必须得到严格执行,各职能部门每月要对制度执行情况进行一次检查,并填写《管理制度检查报告单》(见附录F),以作为检查、督导和明确责任的依据。
同时对日常发现的违反制度的行为应及时做出处理。
6相关文件
《管理文件编写规则》
7相关记录及保存期
7.1《管理文件评审单》保存期三年
7.2《现行有效管理文件清单》保存期动态
7.3《文件发放登记单》保存期三年
7.4《管理文件登记单》保存期三年
7.5《制度培训记录》保存期三年
7.6《制度检查报告》保存期三年
附录A
管理文件评审单
制度名称
制度编码
文件版次
编制时间
编制单位
编制人
首次编制
修订编制
换版编制
初审意见
部门主管:
时间:
审核意见
主管副总:
时间:
批准发布
总经理:
时间:
附录B
现行有效管理文件清单
序号
文件名称
编号
版次
修订/换版
首发时间
备注
附录C
文件发放登记单
序号
文件名称
编号
文件号/版次
是否受控
印发时间
签收
附录D
管理文件登记单
序号
文件名称
编码
版次
实施日期
附录E
管理制度培训记录
文件名称
文件编码
文件版次
培训讲师
培训时间
参加人
管理制度培训记录
文件名称
文件编码
文件版次
培训讲师
培训时间
参加人
附录F
管理制度检查报告单
制度名称
制订部门
实施日期
制度编码
制度版次
检查人员
检查时间
检
查
意
见
制度执行存在的问题
制度本身存在的问题
改进意见
违
纪
情
况
本次检查违纪及处罚情况
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