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采购管理系统论文
摘要
Abstract
前言
1采购管理系统特点
2采购管理系统主要功能
2.1采购管理系统提高企业效率
2.2采购管理系统简化流程
2.2.1购货质检管理
2.2.2供应商供货管理
2.2.3集团内部采购业务
2.3其他功能
3企业防范物资采购风险的方法
3.1企业物资采购的风险分析
3.1.1企业物资采购外因型风险
3.1.2企业物资采购内因型风险
3.2企业防范物资采购风险的主要对策
结论
参考文献
致谢
摘 要:
随着信息技术的发展及ERP系统的日益普及,计算机在管理中的作用越来越不容忽视。
之间通过交易的趋势越来越明显。
在这种环境中,采购作为生产经营的一个重要环节应加强管理,充分利用外部环境条件,逐步实现物资采购的化管理。
物资采购管理系统是针对内部而设计的,应用于的局域网,这样可以使得内部管理更有效的联系起来。
本课题就是针对的采购管理,开发一个基于C/S(Client/Server)构架的管理系统,我采用了目前流行的Powerbuilder做开发工具,后台采用SQLServer数据库。
其中系统涉及系统管理、基础数据、单据录入三大模块。
系统管理模块包括:
用户管理、日志管理、修改密码、注销、退出系统。
基础数据模块包括:
产品编码、供应商信息、员工信息、仓库信息、商品信息。
单据录入模块包括:
订单管理、外销清单、内销清单、入库单、出库单。
论文首先全面而系统地研究了构建一个物资采购管理系统所必备的各种知识和技术手段,进行系统可行性分析,介绍系统开发环境,设计系统数据库,规划物资采购流程,接下来进行系统总体设计,子系统的开发与实现,最后是测试、安装与发布的说明。
关键词:
C/S;PowerBuilder;SQLServer;物资采购
Abstract:
AlongwiththedevelopmentofinformationtechnologyandpopularizationofERPsystemandtheroleofcomputerinmanagementandshouldnotbeignored.Throughthetrendbetweentradeismoreandmoreobvious.Inthiskindofenvironment,purchasing,productionandoperationasanimportantpartofthemanagementshouldbestrengthened,andmakefulluseoftheexternalenvironmentconditions,graduallyrealizethematerialpurchasingmanagement.Materialpurchasingmanagementsystemisdesignedforinternal,appliedinLAN,andsocanmakemoreefficientinternalmanagement.Thistopicisforpurchasingmanagement,developmentbasedonC/S(architecture)are/Servermanagementsystem,IusedcurrentlypopularPowerbuilderdodevelopmenttool,usingSQLServerdatabasebackground.Amongthem,thesysteminvolvessystemmanagement,dataanddocumentsentrythreemodules.Systemmanagementmoduleincludes:
usermanagement,logmanagement,modifythepassword,cancellation,exitsystem.Basicdatamoduleinclude:
productcoding,suppliers,employees,warehouseinformation,commodityinformation.Documentsinputmoduleincludes:
ordermanagement,exportlist,lists,GRNandoutboundorder.Firstly,comprehensivelyandsystematicallystudytheconstructingamaterialpurchasingmanagementsystemforallkindsofknowledgeandtechnology,introducesthefeasibilityanalysis,systemdesignandsystemdevelopmentenvironmentdatabasesystem,materialpurchasingprocess,theoveralldesign,thesystemofexploitation,realizationandsubsystemsarereleased,installationandtesting.
Keywords:
C/S,PowerBuilder,SQLServer,Materialpurchasing
采购管理系统设计
前言
采购管理系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理,以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统,对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪,实现完善的企业物资供应信息管理。
1采购管理系统特点
提供供应商报价管理
可由物品中长期采购计划直接生成请购单
MRP计划任务直接生成请购单
支持库存订货点采购申请处理
可限制订货的供应商
通过请购单合并或拆分,自动生成采购订单
请购合并过程中,自动按订货批量政策生成采购条目
支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多种订购政策
可将多张请购单合并生成一张采购订单的一行,或一张采购订单的多个订单行
可将一笔请购拆分成多个采购订单
合并生成订单过程中,能自动索取供应商报价
一张采购单允许有多个交货日期及交货地点
支持无订单到货的接收处理
与库存子系统相连,自动按库存单位转换,更新库存数量,同时生成入库单
采购收货支持库存批次及单件管理
支持收货过程中的质量检验及质量控制
采购系统与应付帐子系统相连,直接生成采购凭证核算采购成本
对采购单的处理灵活,随时可以维护,同时对已发放的订单可做中止
采购单可自动结清或手工强制结清
具有跟踪、催查采购订单的功能
可多角度的查询物品的请购,订购及收货入库的明细及汇总情况
从交货期、价格、质量等多种角度对供应商进行评估
可评价采购人员业绩
可分析采购成本差异
价格管理:
是企业确定采购价格的过程,建立和管理企业采购物品的统一价格体系,对采购价格的执行范围、定价方式进行规范,必联采购网为用户企业构建了一套完善的价格管理体系。
采购计划:
是由企业根据生产计划制定并按照不同的计划阶段导入必联采购网,支持多种格式文件导入,导入后的生产计划可以进行查看、修改。
系统提供了数据校验机制,通过采购网中的采购目录与计划中物料的核对,自动将不合格数据筛选出来,有效保证了计划数据的准确性。
采购定价:
企业可根据业务需要选择多种采购模式:
招标、竞价、询价。
充分发挥市场杠杆效应,降低采购品的材料成本和采购过程成本,提升采购工作效率,从而达到降低企业采购成本目的。
合同、协议管理:
是采购定价结果的体现,也是采购实施的依据,包括采购品的价格信息、交货条件、付款方式等主要信息。
可以手工录入合同,也可以根据采购定价项目的中标结果直接生成合同。
订单协同:
企业需要一个完整的供应链管理,才能动态快速地响应客户需求。
必联采购网提供了一整套订单协同的功能,包括订单、收货、退货等的流程。
采购统计:
主设定统计查询方式,分为按项目采购统计和按采购价格统计两种,可以对供应商报价的历史纪录、订单响应、送货及时率、货物合格率、交易数据等进行自动统计,为采购决策提供强有力支持。
供应商管理及评估:
供应商通过网上注册,申请成为供应商企业,经过必联采购网对供应商注册信息校对、验证通过,供应商真正注册成为采购网供应商;采购商可对供应商进行认证,使其成为自己的潜在供应商;拥有供货资质的供应商称为正式供应商;采购商可对正式供应商进行评估,选出合格供应商。
2采购管理系统主要功能
2.1采购管理系统提高企业效率
在企业中,采购业务的需求来源有多种,有计划部门的主生产计划、物料投放需求计划,以及库存缺货而生成的需求;有为满足以销定购的工商业一体化业务需求;有根据长期购货合同确定的定期购货需求;有零星的购货需求等。
采购管理系统提供根据计划、销售、仓库及采购自身需要等多途径采购功能。
采购订单是物资在采购业务中流动的起点,它通过采购申请获取来自生产和销售等系统的信息,将供应链整体的信息有机地联系起来。
订单管理主要记录、跟踪和控制订单执行的情况,包括针对采购合同的执行,控制购货价格、折扣及数量。
随时跟踪订单完成情况,控制订单的执行;根据实际补货情况追加执行订单,通过比较订单执行差异,以及通过业务和分析报表反映订单执行情况等。
如果企业有集团内部的购销业务,还要包括集团内部购货或调拨订单的执行情况。
采购发票具有业务和财务双重性质,发票的业务处理和控制是企业采购业务中的一个重要环节。
采购发票与全部业务单据都有联系,与其与采购合同、付款单及预付单据联系紧密。
采购管理系统提供增值税专用发票和普通发票管理,并与应付款系统实现发票共享。
2.2采购管理系统简化流程
2.2.1购货质检管理
工业系统提供比较全面的质量检验管理,包括购货检验、完工检验和库存抽检3种质量检验业务。
在采购管理系统中,为非免检货物提供检仓和送货流程。
并根据检验结果确认入库货物,同时提供相关的业务查询报表。
2.2.2供应商供货管理
供应商供货信息管理以购货价格为中心,完善地记录、控制并管理供应商的供货业务资料,包括对不同供应商、不同物料、不同数量段、不同币别的价格和折扣信息的详细记录,以及业务传递、自动更新及数据分析。
同时进行采购最高限价的控制和预警管理,是采购管理系统,乃至整个供应链体系中重要的综合数据处理中心之一。
2.2.3集团内部采购业务
在采购管理系统中,针对集团内部采购业务(包括工业企业和商业企业之间),可以通过两个方向的数据传递和两种分销业务的处理来实现。
2.3其他功能
业务流程设计是按企业业务规范设计业务流程工具,是实现用户业务处理自定义的必要基础之一。
在工业系统中实现系统自定义,即在系统设置的所有业务单据关联的路径中,用户可选择一条、多条或全部。
系统将根据用户的设置进行相关控制,保证企业独特业务流程的需要。
单据关联(包括上拉式和下推式关联)是工业供应链业务流程的基础,而单据联查即查看业务流程中的单据关系。
采购管理系统中提供了单据、凭证、账薄和报表的全面关联及动态连续查询功能。
多级审核管理是对多级审核、审核人、审核权限和审核效果等授权的工作平台,是处理业务单据时采用多角度、多级别和顺序审核管理方法。
它体现了工作流管理的思路,属于ERP系统用户权限性质的基本管理。
代管和发运业务管理为代管物料专门代管仓,提供代管物料收、发和存的业务处理,并提供相关报表供用户查询和监控。
此外,采购管理系统还专门管理货物发运业务。
物料对应管理通过物料对应表来实现物料在用户与往来单位之间的对应管理功能。
物料对应表是企业的重要业务资料,是供应商对应物料代码、名称表与客户对应物料代码、名称表的合称。
在采购管理系统中,分别提供供应商和客户对应物料的代码、名称表。
在单据和报表中,直接调用相应代码、名称,可供查询和显示,满足用户的对应业务需求。
系统参数设置初始设置业务操作的基本业务信息和操作规则,包括系统设置、单据编码规则、打印设置、单据类型及各系统选项等,帮助用户把握业务操作规范和运行控制。
同时,采购管理系统将ERP系统所有业务基础资料和必要的管理辅助资料汇总,然后统一管理和维护。
该功能包括查询并使用采购业务报表、采购分析报表、万能报表和查询分析工具。
采购业务报表是针对用户已经实现的业务处理,将所取得得业务成果进行筛选和分析,以综合反映企业采购业务的信息;采购分析报表分析采购流程中各
项主要业务的处理结果和运作情况;万能报表和查询分析工具是一种自定义形式的报表,是方便用户根据自身查询分析需要制作自定义业务和分析报表的工具。
利用功能强大、使用灵活方便的系统辅助工具,用户可以进行数据处理,以满足需要。
厂商交货资料处理(特验),当厂商依采购单号之指定项目,进行交货到收料单位待验,品管单位则可依其待验量和项目执行验收,采购单位查询这些资料,再进行催料作业,以避免缺料现象。
单价资料维护,系统提供的完整单价历史资料,可供价析和管理人员进行采购价格查询分析,管制上涨单价。
并可根据进料时间自动给定付款单价,避免人为疏忽造成付款价差。
系统提供的报价历史查询、付款历史查询、加权历史查询等查询工具使得价析、成本会计、管理人员全面了解单价、成本的异动,以达到控制成本的目的。
企业为保证产品质量,常常对料件原材料的产地和质量有特别要求(比如:
外资企业),当料件制造商不能提供企业要求的原材料,或者购买的原材料价格偏高时,企业为保证产品质量和成本往往会帮厂商代购原物料以加工自己料件,此类委外材料因不能按订单分批发放,故要对厂商库存进行记帐。
系统将此类委外作为代购件处理,通过原物料发出、加工料件采购中量、加工料件交货数量自动记录厂商库存,并提供厂商库存明细表进行库存对帐处理。
提供原物料进出平衡分析表,分析代购材料发出和收回状况。
采购成本管理,采购成本最直接影响产品成本,系统按"期"对产品采购成本进行目标管理,系统提供的本期与上期的成本差异分析,并以颜色区分成本上涨和下降,使得管理者能迅速准确的得到成本差异真正原因之所在,以迅速采取对策控制成本上涨
3企业防范物资采购风险的方法
企业物资采购主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。
其基本使命就是以尽可能便宜的价格,得到完全符合企业生产所需的生产物资。
物质采购是企业经营的一个核心环节,是企业获取利润的重要来源。
而企业物资采购又往往是企业经营管理中薄弱的一环,也最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍*求贵、以次充好、收受回扣等等;也最容易“跑、冒、滴、漏”,积压浪费。
因此,通过对物资采购全过程的监督,加强对物资采购环节的风险管理,为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。
3.1企业物资采购的风险分析
3.1.1企业物资采购外因型风险
意外风险。
物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。
价格风险。
一是由于供应商操纵投标环境,在投标前相互串通,有意抬高价格,使企业采购蒙受损失。
二是当企业采购认为价格合理情况下,批量采购,但该种物资可能出现跌价而引起采购风险。
采购质量风险。
一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求,而导致加工产品未达到质量标准,或给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害。
另一方面因采购的原材料的质量有问题,直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期,降低企业信誉和产品竞争力。
技术进步风险。
一是企业的制造产品由于社会技术进步引起贬值,无形损耗甚至被淘汰,原有已采购原材料的积压或者因质量不符合要求而造成损失;二是采购物资由于新项目开发周期缩短,如计算机新型机不断出现,更新周期愈来愈短,刚刚购进了大批计算机设备,但因信息技术发展,所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下。
合同欺诈风险。
以虚假的合同主体身份与他人订立合同,以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保;接受对方当事人给付的货款、预付款,担保财产后逃之夭夭。
签订空头合同,而供货方本身是“皮包公司”,将骗来的合同转手倒卖,从中谋利,而所需的物资则无法保证。
供应商设置的合同陷阱,如供应商无故中止合同,违反合同规定等可能性及造成损失。
3.1.2企业物资采购内因型风险
计划风险。
因市场需求发生变动,影响到采购计划的准确性;采购计划管理技术不适当或不科学,与目标发生较大偏离,导致采购中计划风险。
合同风险:
一是合同条款模糊不清,盲目签约;违约责任约束简化,口头协议,君子协定;鉴证、公证合同比例过低等等。
二是合同行为不正当。
卖方为了改变在市场竞争中的不利地位,往往采取一系列不正当手段,如对采购人员行贿,套取企业采购标底;给予虚假优惠,以某以些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。
而有些采购人员则贪求蝇头小利,牺牲企业利益,不能严格按规定签约。
三是合同日常管理混乱。
验收风险。
在数量上缺斤少两;在质量上鱼目混珠,以次充好;在品种规格上货不对路,不合规定要求;在价格上发生变形等等。
存量风险。
一是采购量不能及时供应生产之需要,生产中断造成缺货损失而引发的风险。
二是物资过多,造成积压,大量资金沉淀于库存中,失去了资金的机会利润,形成存储损耗风险。
三是物资采购时对市场行情估计不准,盲目进货,造成价格风险。
责任风险。
许多风险归根至底是一种人为风险。
主要体现为责任风险。
例如,合同签约过程中,由于工作人员责任心不强未能把好合同关,造成合同纠纷。
或是采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利。
3.2企业防范物资采购风险的主要对策
应建立与完善内部控制制度与程序,加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育,不断增强法律观念,重视职业道德建设,做到依法办事,培养企业团队精神,增强企业内部的风险防范能力,从根本上杜绝合同风险。
加强对物资采购招标与签约监督。
1)检查物资采购招标是否按照规范的程序进行,是否存在违反规定的行为发生。
采购经办部门和人员是否对供应商进行调查,选择合格供应商。
是否每年对供应商进行一次复审评定。
2)加强签约监督。
检查合同条款是否有悖于政策、法律,避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效;通过资信调查,切实掌握对方的履约能力;对那些不讲效益、舍近求远、进入情货等非正常情况严格审定;审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全。
加强对物资采购全过程、全方位的监督。
全过程的是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。
重点是对计划制定、
签订合同,质量验收和结账付款四个关键控制点的监督,以保证不弄虚作假。
全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。
科学规范的采购机制,不仅可以降低企业的物资采购价格,提高物资采购质量,还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
加强对物料需求计划,物资采购计划的审计。
审查企业采购部门物料需求计划,物资采购计划的编制依据是否科学;调查预测是否存在偏离实际的情况;计划目标与实现目标是否一致;采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。
做好合同鉴证审计。
1)审查签订经济合同当事人是否具有主体资格,是否具有民事权利能力和行为能力。
2)审查经济合同当事人意思表示是否真实。
3)审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。
4)审查经济合同主要条款是否完备,文字表述是否准确,合同签订是否符合法定程序。
通过审计鉴证,可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象;提请当事人对缺少的必备条款予以补充;对显失公平的内容予以修改;对利用经济合同的违法活动予以制止,从而减少和避免经济合同纠纷的发生。
做好对合同台帐、合同汇总及信息反馈的审计。
当前,合同纠纷日益增多,如果合同丢失,那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。
因此,建立合同台帐、做好合同汇总,运用先进管理手段,向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息,也是加强合同管理,控制合同风险的一个重要方面。
加强对物资采购合同执行中的审计。
1)审查合同的内容和交货期执行情况,是否做好物资到货验收工作和原始记录,是否严格按合同规定付款。
2)审查物资验收工作执行情况,是否对物资进货、入库、发放过程中,都要对物资进行验收控制。
3)对不合格品控制执行情况审计,发现不合格应及时记录,并采取措施。
4)重视对合同履行违约纠纷的处理。
合同履行过程中违约纠纷客观存在,若不及时处理,不仅企业的合法权益得不到保护,而且有可能使合同风险严重化。
加强对物资采购绩效考核的审计。
建立合同执行管理的各个环节的考核制度,并加强检查与考核,把合同规定的采购任务和各项相关工作转化分解指标和责任,明确规定出工作的数量和质量标准,分解,落实到各有关部门和个人,结合经济效益进行考核,以尽量避免合同风险的发生。
结论
采购管理系统是制造业和装配业于上线生产前,供应厂商基本资料的收集和建立前置作业;各项料品及厂商交货进度的规划,透过采购资料维护的功能,使ERP系统可不受物料需求管理系统的控制,并能提供应付帐款、物料库存等系统的资料来源。
不但具备了独立作业系统的功能,同时也能配合整合性管理系统的运作效益。
但采购成本管理必须与产品结构管理相结合方能发挥效益,代购材料管理必须与库存管理系统结合方能发挥效益。
参考文献
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致谢
大学生活在这个季节即将划上一个句号,而于我的人生却只是一个逗号,我将面对又一次征程的开始。
大学生涯在师长、亲友的大力支持下,走得辛苦却也收获满囊,在论文即将付梓之际,思绪万千,心情久久不能平静。
伟人、名人为我所崇拜,可是我更急切地要把我的敬意和赞美献给一位平凡的人,指导老师。
我不是您最出色的学生,而您却是我最尊敬的老师。
您治学严谨,学识渊博,思想深邃,视野雄阔,为我营造了一种良好的精神氛围。
授人以鱼不如授人以渔,置身其间,耳濡目染,潜移默化,使我不仅接受了全新的思想观念,树立了宏伟的学术目标,领会了基本的思考方式,从论文题目的选定到论文写作的指导,经由您悉心的点拨,再经思考后的领悟,常常让我有“山重水复疑无路,柳暗花明又一村”。
感谢我的爸爸妈妈,焉得谖草,言树之背,养育之恩,无以回报,你们永远健康快乐是我最大的心愿。
在论文即将完成之际,我的心情无法平静,从开始进入课题到论文的顺利完成,有多少可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助,在这里请接受我诚挚谢意!
同时也感谢学院为我提供良好的做毕业论文的环境。
最后再一次感谢老师,感谢所有在毕业设计中曾经帮助过我的良师益友和同学,以及在设计中被我引用或参考的论著的作者
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