总经理办公室人员岗位职责.docx
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总经理办公室人员岗位职责.docx
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总经理办公室人员岗位职责
总经理办公室人员岗位职责
部门:
总经理办公室
直接上司:
总经理
部下部门:
文秘科、供给科、基建科
部门性质:
总经理行政指挥的做事机构
管理权限:
受总经理拜托,履行协调各部门工作,对企业平常办公次序、行政文书、原辅资料供给、基本建设项目等全过程的管理权限,并肩负执行企业规章制度、管理规程及工作指令的义务。
管理职能:
负责对办公次序、行政文秘、基建项目、原辅资料供给全过程推行管理、监察、协调的专职管理部门,对所肩负的工作负责。
主要职责:
1.果断遵从总经理的一致指挥,仔细执行其工作指令,全部管理行为向
决经理负责;
2.严格恪守企业规章制度,仔细执行其工作职责;
3.辅助总经理做好综合、协调各部门工作和办理平常事务;
4.负责汇总企业年度综合性资料,起草企业年度总结、工作计划和其余
综合性文稿,实时择写总经理讲话稿和其余以企业名义讲话文稿审察工作;
5.实时采集和认识各部门的工作动向,辅助总经理直辖市地各部门之间
有关的业务工作,掌握全企业主要活动状况,编写企业年度大事记;
6.依据企业领导建议,负责招集企业办公会讲和其余有关会议,做好会
议记录,按择写会议纪要,并检查敦促会议定策的贯彻实行;
7.负责企业行政文书的办理,做好进出的登记、传达、催办、归档、立
卷和讲话的登记、打印、存档,以及行政文书档案的管理工作。
负责对各部门
文书资料采集归档管理工作,进行业务指导;
8.负责企业的印鉴、文印的管理和信函的收发以及报刊定阅、散发工作;
9.辅助参加企业发展规划的制定年度经营计划的编制和企业重要决策事
项的议论;
10.负责组织企业通用管理标准规章制度的制定、改正和编写工作,辅助
参加专用管理标准及管理制度的制定、议论、改正工作;
11.组织企业投资项目的洽商、调研、立项报批、工程招招标、动工、竣
工、估算、决算等有关工作,实时编制项目计划和项目进度统计报表,仔细做
好项目的监察管理工作;
12.负责编制原、辅资料及备品配件的供给计划。
仔细组织原辅资料、小
五金配件等零星资料的供给采买,做好原辅资料、小五金配件等备品配件的进、
出、存库统计核算工作;
13.负责组织全企业员工大会工作。
展开年度总结评选和表彰活动;
14.负责做好企业贵宾的招待安排,做好重要会议的组织、会务工作;
15.负责企业对上司主管部门联系,企业有关法律咨询和联系工作;
16.负责做好企业的宣传报道工作;
17.达成企业领导交办的其余工作任务。
为了增强党风勤政建设,防备和战胜不正之风及腐败现象,依据党风勤政建设有关文件,特拟订本规定。
一、办公室全体工作人员要增强党风勤政有关文件的学习,熟习有关规定,不停提升清廉自律的自觉性。
二、不利用工作之便谋求任何特别照料。
三,不收取别人礼物、钱财,不搞规定以外的收费。
四,不借出门开会,学习之机进行旅行。
五、不公车私用,公话私打,私信公发。
六、不私客公请,在公事活动中,招待人员一般不陪餐。
七、不得为其亲朋在出具学历证明,办理各样证件,证明等方面牟取规定以外的特别照料。
八,在公事经济活动中做到帐目清楚,手续切合规定,实时清理
有关经济手续,不牟取私利。
九,尽责尽责,搞好本员工作。
打印室管理制度
为增强打印室管理,使工作规范,有序、高效,更好地为学校中心工作服务,特拟订本制度。
一、打印室职能:
打印、复印以学校名义向校外和校内发送的各样文件和
资料及校办赞同打印的有关资料。
二、凡需打印、复印的各种文件、资料,须经办公室主任答字赞同后,方可打印。
不得接受没有校办主任署名赞同的任何单位和个人的文件及资料。
三、要本着高度的责任心,做到文件打印实时,正确,版面清楚、整齐。
四、一定恪守保密纪律。
打印完成,文件及原稿要完好交回交印人校正。
对打印后的废纸要实时销毁,不得流传、泄漏尚在打印过程中的文件内容。
禁止闲杂人员在打字室停留,闲谈。
五、要对打印的所有文件资料按单位,文号、标题、份数进行登记造册,重要文件要按类存盘保留。
六、爱惜设备,注意设备养护和保护,保证设备正常工作,保持打印室整齐和安全。
办公室车辆及驾驶员管理制度
车辆是学院公事活动的主要交通工具,为了更好执行服务作用,保证学校公事用车,特拟订本规定。
一、车辆分配:
1、车辆应第一保证学校公事用车,本着“先紧迫后一般,先校级后中层”
的原则,合理分配。
2、公事用车由办公室依据车辆状况予以安排。
校内各单位因公用车,应
填写“用车申请单”,经有关领导审察署名,办公室主任赞同后予以安排。
3、个人因私事用车、非业务范围以外的部门用车,在不影响学校公事用
车的前提下,经办公室主任赞同后,能够租用。
租用车辆应填写“租用车辆审
批表”,经管理部门和办公室审批并按规定交费后方可派车。
二、车辆维修养护
1、按规定做好车辆年度审验检修工作和平常例行养护。
2、车辆出现故障需检修,由驾驶员向主管人员报告,指定人员和驾驶员
一起出门维修。
三、驾驶员工作纪律:
1、恪守劳动纪律,准时上下班。
上班前有出车任务者,按通知单要求出
车;无出车任务者,应做好出车准备等候接受任务。
2、驾驶员凭出车通知单(租车凭审批表和交费单)出车,无出车通知单不
得出车。
出车准时,保证安全。
禁止酒后驾车。
3、驾驶员随领导出门的活悦耳从领导安排,一般应随车等候不得参加与
自己没关的公事活动,不得泄漏领导间的讲话内容。
4、不得刁难用户,不得私自答应没关人员搭车,不得利用工作之便私拉
乘客获得收入。
办公室库房管理制度
一、学院办公室库房东要用于寄存各种办公用品,礼物和其余公用物件。
由办公室主任或其指定人员管理。
二、对库房所有物件都要一致登记造册。
物件的入库由库管人员按发票上的数目、规格盘点,登记造册,并由缴库人员署名。
三、管理人员要坚持原则,秉公做事,严格掌握办公用品的发放范围,凡波及物件的领出均由领用人署名。
四、库房内礼物等名贵物件的领用,需经办公室主任赞同,库管人员不得私自动用库房内的任何物件。
五、库房物件要按期进行整理,核实,做到帐物符合,摆放有序便于存取。
要保持库房通风,防火,防盗,防霉烂,保证库房的安全
六,管理人员告假离岗,由办公室主任或其指定人员代管。
若波及物件进出,过后应向原库房管理人员书面说明。
办公室考勤制度
一、总则:
1、办公室全体工作人员,一定热爱本员工作,仔细达成职责范围内的各
项任务,典范恪守学校的工作纪律,不迟到,不早走,不擅辞职责,不在工作
时间干私事。
2、考勤内容包含准时到岗,固守岗位和加班等状况.详细包含迟到,早
退、事假、病假、旷工和加班等。
3、告假一定预先执行告假手续,经赞同后方可离岗,一般不得过后补假。
因状况紧迫来不及填写告假单者应电话向主任告假,返回后当日实时补填告假
单。
二、告假:
1、告假一定填写告假单,按规定程序审批。
告假单调式两份,一份留本
科室,一份交兼职的考勤员。
2、请病假须持校医院或县以上医院诊疗证明方可告假,经主任审批赞同,
方可走开岗位。
3、公休假、婚丧假、产假等国家规定的假均须执行告假手续,经主任审
批赞同后,按国家有关规定执行。
4、告假限期将到,若要续请,一定提早一天办理续假手续,续假手续与
告假手续同样。
续假以一次为限。
5、上班后在主任和考勤员处实时销假。
提早返回,病事假按实质离岗时
间计算。
三、签到制度:
1、上班推行签到制,上班后10分钟内为签到时间,超10分钟按迟到记
录,提早10~20分钟下班按早走计算,迟到或早走30分钟以上者按旷工半天
记。
2、因工作原由不可以准时签到者,自己写明原由,主任签订建议后,不作
为迟到计算。
3、因工作需要加班,经主任赞同,方可按加班对待。
办公室主任岗位职责
一、主持办公室全面工作,制定办公室工作计划,兼顾安排办公室各项工
作。
二、主持起草全校性工作计划、工作总结等公函。
三、辅助校级领导做好行政工作安排、各样会议安排、检查校级领导指示和会议定策办理状况及审察学校重要文件。
四、辅助校长认识学院有关全局性的状况和问题,组织办理亟待解决的重要问题和工作。
五、依据校长指示,辅助校领导检查和协调行政各处室工作。
六、认识和研究国内外高等学枚管理经验,做好状况通告和信息交流工作。
七、对上司单位和国内外重要信函,提出办理建议。
八,负责审批办公室经费估算,经费支出,经费报销。
九、组织办理校级领导交办的其余工作。
办公室副主任岗位职责
一、全面辅助主任工作,参加起草学校行政工作计划、总结,通知及其余公函。
二、分管有关办公室工作。
三、辅助主任做好上报公函文稿的审察工作,负责校内公函文稿的审批和审批打印工作。
五、负责有关会议定策的政务事项的监察、督办工作。
六、负责会同有关部门组织安排全校性大会和大型活动。
七、辅助主任做好办公室人员思想政治工作,增强作风建设,增强服务意识,提升工作质量。
八、负责办公室人员查核工作。
九、达成领导交办的其余工作。
档案室主任岗位职责
一、组织学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作目标、政策和法例,依据档案管理法例和上司对档案工作的要求,联合实质,拟订档案管理工作的规
章制度、发展规划和年度工作计划。
二、做好档案工作人员的思想政治工作,增强作风建设,增强服务意识,
提升工作效率和工作质量。
三、负责按划定对查
(借)阅档案申请进行审批。
四、负责健全专兼职档案员队伍,按期组织业务培训和总结评选工作。
五、组织协调、监察、检查、指导各单位的档案管理工作,实现档案管理
的划范化和标准化。
六、负责与省高教系统档案学会与兄弟单位的联系和协作。
负责招待上司部门领导和有关兄弟单位同行,组织对外业务交流,增强理论研究,精益求精档案管理工作。
七、购买档案管理设备、装具,改良工作条件,提升计算机辅助管理水平,提升档案利用率。
八、负责组织档案的判定与销毁。
九、常常认识档案管理状况,针对存在问题,提出整顿建议。
负责向主管领导报告工作。
十、达成领导交办的其余工作。
职档案员岗位职责
一、仔细学习,宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的目标、政策和法律,法例,努力实现档案管理的规范化和标准化。
二、敦促,检查,指导各部门做好文件资料的形成、累积,整理、立卷,
归档工作。
检查,查收归档文件资料能否完好、正确、系统,能否切合质量要求。
办妥交接手续。
三、仔细做好模卷的整理、分类、登记建卡、编号上架等工作。
做到库房管理科学,模卷摆列齐整、主次分明、标记明确。
四、踊跃开发档案信息资源,编制检索工具和参照资料,办理利用档案事宜,主动热忱地做好服务。
五、仔细做好档案库房管理和安全防备工作,对库房进行安全防备检查,防备事故发生。
对破坏变质的档案资料要实时采纳举措,进行维修和复制。
六、仔细做好档案统计工作及档案判定,销毁的基础工作。
对过期档案提出存、毁办理建议。
七、固守工作岗位。
严格执行档案管理的各项规章制度。
恪守保密制度和保密纪律,保证档案安全。
八、负责所管范围各项管理制度的拟订和改正的起草工作。
九、仔细学习档案业务知识,研究档案理论;负责对兼职档案员进行业务培训;踊跃参加档案协作组,学会活动,进行工作经验和学术交流。
十、达成领导交办的其余工作。
外事办公室工作人员岗位职责
一、仔细贯彻党和国家外事工作目标政策,高质量做好各项外事工作。
二、负责外事办对外文件,信函的起草,报送,采集,整理和归档。
三、辅助主任做好外籍文教专家的邀请工作及平常管理、教育工作。
特别要做好安全和我国法律及国情教育工作。
四、负责外教公寓设备的管理,与有关部门联系,实时解决外教公寓设备
维修及生活方面的实质问题。
五、办理外事招待工作,安排外专的生活、旅行、休假及节日活动。
六、辅助主任办理公派留学人员,出国团组,出国深造,讲学人员的进出境手续,因公因私出国人员有关文件资料的管理及国情教育。
七、做好对外合作办学,教师及学生对外交流的详细工作。
八、肩负外事活动的口译,外文资料的笔译。
九、负责外专有关证件办理,外专薪资发放,外专合同管理及办公室平常事务工作。
十、达成领导交办的其余工作。
文字机要秘书岗位职责
一、依据校领导及办公室领导的要求,负责起草有关公函,工作计划
(总结)及有关决定,报告、校内通知、通知,公告等:
依据领导指示参加
有关会议,做好会议记录,必需时整理出会议纪要并做好保密工作;负责文件
的校正工作。
二、常常认识学校的工作计划和校务会议定策贯彻执行状况实时全面地向
领导报告。
负责重要文件,会议定策,领导批改的督办工作。
三、认识各系统,科室行政工作状况,采集、整理学校各样信息资料,以
备领导查阅、参照;辅助搞好全校综合统计。
四、辅助领导起草,改正全校性规章制度,办理平常事务性工作
五、做勤学校大事记录,肩负党政机要文件的收发工作。
六、把好文字关。
对需秘书起草,改正的文字资料,要仔细负责谨小慎微。
七、做好办公室和所属卫生地区打扫及平常保洁工作。
八、达成办公室领导交办的其余工作。
行政秘书岗位职责
一、负责上司机关和有关单位来文的接收登记、传达,催办和管理、归档工作。
公函办理做到实时、正确,安全、保密,文件运行快速,催办实时。
二、负责指导敦促,检查各部门文书的文件管理和保密工作,发现问题实时向领导报告。
负责重要文件、会议定策、领导指示的督办工作。
三、负责上报文件的编号,审察文件能否切合现行公函要求,办理程序能否规范。
四、负责学校、办公室,校长印章的保留和使用;按规定出具学校介绍信,并做好存根的保留;负责全校各部门印章的刻制,启用,改换及归档。
五、负责办公室的办公用品、文具的采买和发放以及内务工作。
六、负责招待上司机关,贵宾,来客、民众来访工作。
七、负责因公出差申报登记工作。
八、做好办公室和所属卫生地区的打扫及平常保洁工作。
九、达成办公室领导交办的其余工作。
事务秘书岗位职责
一、事务秘书全面负责校办所属会议室,有关洁净区以及院领导办公室卫生保洁工作。
二、负责保留上述各会议室的物件及具保护工作。
三、负责外教公寓室内设备,物件管理及按期洁净、养护。
四、负责会议室及院领导的开水供给工作。
五、负责经办公室赞同的各样会场的部署及清理工作。
六、达成领导交办的工作任务。
打印员岗位职责
一、负责打印手续齐备的学院文件和有关资料,做到正确、清楚整齐,实时,严格掌握公函格式。
二、负责保留和保护打印设备及其附件,负责保留打印所用的各样耗费资料,以及为其工作配发的各样工具。
三、负责向领导反应设备的维修项目,经设备管理部门赞同后负责监察维修及安装并进行查收。
四、做好打印有关统计工作。
五、做好打印室和所属卫生地区的打扫及平常保洁工作。
六、达成办公室领导交办的其余工作。
驾驶员岗位职责
一、自觉恪守国家的政策,法律,恪守学院、院办公室的规章制度。
二、建立安全第一的思想,自觉学习和恪守“道路交通管理条例“城巾交通规则。
二、遵从办公室的工作安排,随时做好出车准备工作。
四、爱惜车辆,自觉做好车辆的平常例行养护,如期达成年度审验检修工
作。
五、自觉珍惜姆料,油料,资料,搞好增收节支。
六、不开隐患车,自觉做到出车前勤检查,平常勤调整、勤养护,勤冲洗,保持车况整齐完虾。
七、服务态度正直,按用户要求准时出车,热忱,主动为用户做好服务.八、配合学院设备管理部门和设备管理员做好车辆状况按期检查工作。
九、做好车库,驾驶员办公室和所属卫生地区的打扫及平常保洁工作。
十、达成办公室领导交办的具他工作。
对于重要文件、会议定定(议)、领导批改的督办程序
(试行)
一、对于重要文件的督办程序
(一)重要文件是指中央,国务院,省委,省政府,省委教工委,省教育厅
等上司机关及学校党政制发的,应全面贯彻落实的有关目标政策方面的文件及
其余明确要求报告贯彻执行状况的文件。
(二)凡重要文件,党办,校办(以下简称办公室)要分别立项。
依据文件内
容要求,组织、协调或责成有关部门进行全面仔细地贯彻落实。
(三)办公室应把重要文件的详细内容分解立项,以“决策执行状况反应
表”格式明确贯彻执行状况的时限要求,发往有关部门。
(四)各有关部门要依据文件精神逐项贯彻落实并在时限范围内对贯彻重
要文件的状况,起码进行一次自查。
在此基础上向办公室回执“决策执行状况
反应表”,办公室依据需要可进行全面检查或部分抽查。
(五)对只波及某一个方面的工作,或明确指向此项工作主管部门的重要文
件,由办公室负责敦促,协调,由该部门负责向上司主管领导报告结果,并抄
报办公室存案。
(六)办公室将对全校贯彻落实重要文件的状况和监察结果状况,适合时进
行通告。
二、对于党委会,校务会的决定
(议)事项的督办程序
(一)党委会
(或党委扩大会),校务会研究决定的重要问题,依据需要。
由办公室以会
议纪要格式,送党委书记、校长判定后,下发关单位或部门贯彻落实。
(二)形成纪要的重要事项和未形成纪要的重要决定,办公室均应付贯彻
执行的状况进行监察。
(三)党委会,校务会决定的事项的督办,由办公室提出拟办建议后分别
经党委书记、校长批阅赞同后,方可立项督办。
(四)凡列入敦促检查范围的事项,办公室应实时通知包办单位。
通知方式应采纳以下三种方式中的一种:
1、以通知的形式下发。
2、向有关单位发“决策执行状况反应表”。
3、电话通知或当面交办。
交做事项应明确:
会议时间、详细事项达成时
限,报结要求,并记录详尽状况。
(五)凡明确达成日期和报告时限的,包办单位应如期办结。
特别状况经请示主管领导赞同后,方可适合缓期。
(六)凡上报的报告与“决策执行状况反应表”均由办公室负责收文、归
档。
(七)党委会,校务会决定事项的敦促,检查状况,办公室每学期以适合形式通告一次。
三、对于党,政专题会议定定,决策贯彻执行状况敦促检查方法
(—)党,政专题会议是以党,政名义召开的某项专题性会议。
对会议形
成的决定,决策或议论经过的文件贯彻执行状况,均应进行检查,搞好状况汇
总,实时向主管领导报告。
(二)专题会议定定,决策或议论经过的文件贯彻执行状况的监察,由有
关职能部门提出建议及重点,经办公室审察后执行,详细监察工作以部门为主,
办公室可派人参加。
执行状况由部门负责汇总上报。
(三)监察工作一般应于会议召开后十五天开始。
会议有明确要求的按会议
决定办。
(四)贯彻会议精神态况,应经过各样渠道实时反应。
保密性强内容可送党,
政领导传阅。
有些重要状况可经过信息渠道按必定程序向上司主管部门反应。
四、对于领导批改件的督办程序
(一)领导批改件是指学院党,政领导批改要求办理的有关事项,领导批改
件分要办理结果和不要办理结果两种状况。
(二)要办理结果批改件的办理
1、凡要办理结果的批改件,由办公室登记和视内容提出办结时限后,转
有关单位办理,并合时由包办单位向办公室报告办理状况。
2、批改件办结后,包办单位应实时写出办结报告,送交办公室。
3、办结报告由办公室审察后,对办理不完全或办理不妥的,应中报告退
回包办单位增补办理;合格的可将办理结果纲要或直接呈送韦关领导阅示。
4、领导批改件办结后,由办公室年关一致将有关资料归档。
(三)不要办理结果的批改件的办理,由办公室登记后,转包办单位功理,
并由办理单位将办理结果见告有关单位或个人。
企业办公室
1.综合协调
1.1贯彻执行企业各项目标、政策、指令,负责监察、协调、检查各部门、各分企业的实行状况;
1.2搞好信息服务工作,为企业领导制定生产经营计划和长久规划供给有关信
息;
负责组织、包办企业有关会议,并形成和公布
会议纪要;
负责制定企业办公室的规章制度、工作程序和管理标准;指导、协调分公
司办公室工作;
1.5负责汇总、拟订企业年度、月度工作计划并进行检查敦促;
1.5负责协调、交流企业内外关系,来信来访和对外宣传,办理企业办公平常事务,建立企业形象;
1.6达成企业领导暂时交办的各项工作。
2.公函办理
2.1负责企业内外文件的收发、签阅、办理和归档;
2.2负责达成企业领导交办的文件的起草、制文和发文;
2.3负责企业内外文件资料的打印、复印;
3.档案管理
3.1负责企业行政档案的管理,做好立卷、归档、分类、保留和保密工作;
3.2负责企业执照、印章的管理,严格使用程序和手续。
4.后勤服务
4.1负责企业通信设备的管理和通信花费的结算;
4.2负责企业办公用品的购买、登记和发放;
4.3负责企业报刊、资料的征订和信函的发送;
4.4负责企业办公车辆的管理,做好车辆调动,维修和安全工作;
4.5负责企业总部安全、卫生的监察、管理工作;
4.6负责领导和总部员工的后勤保障工作;
4.7负责企业对外招待工作。
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