第1篇总经办管理制度.docx
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第1篇总经办管理制度
目录
第一章总经办管理制度2
1.1总则2
1.2总经办管理职责2
1.3档案管理制度2
1.3.1总则2
1.3.2收集管理3
1.3.3总经办档案管理人员职责11
1.3.4附则11
1.4印章管理制度15
1.4.1总则15
1.4.2印章的制发、修改和废止15
1.4.2印章的保管16
1.4.3印章的使用16
1.4.4责任18
1.4.5附则18
1.5会议管理制度19
1.5.1总则19
1.5.2会议类型19
1.5.3管理细则20
1.6公司收发文管理制度26
1.6.1总则26
1.6.2收文的处理26
1.6.3收文的处理27
1.6.4附则29
1.7媒介公关管理制度30
1.7.1总则30
1.7.2发布新闻稿31
1.7.3举办新闻发布会31
1.7.4安排记者采访33
1.7.5信息发布反馈管理33
1.7.6其他33
1.7.7附则34
第一章总经办管理制度
1.1总则
1、目的
为明确总经办部门职责,规范公司档案、印章、会议、发文、媒介公关等管理,细化部门工作流程和标准,提高公司工作效率,特制订本制度。
2、适用范围
本制度适用于乐博公司总部及乐博下属全资分子公司。
1.2总经办管理职责
1、接受总经理办公室的领导,全面主持总经理办公室各项工作;
2、根据公司总体目标,编制总经理办公室工作目标,参与年度费用预算,并分解落实;
3、参与拟订公司的总体发展规划及其实施方案的计划及执行工作;
4、负责编制总公司工作报告;
5、贯彻落实总经理办公室的各项指令,按照具体要求检查、督促并及时反馈执行情况,收集、整理各类有效信息资料,为总经理办公室的决策提供必要的参考依据;
6、负责总经理办公室的日常工作,督促、监督、检查、协调公司各部门之间的工作,做到上通下达,保证公司整体运作的高效性;
7、负责总经理召集的所有会议的开展、实施,记录、印发纪要;
8、负责牵头股东会、董事会资料组织和会务筹备;
9、负责董事会印章、总经理办公室印章的审批、用印及登记;
10、负责组织、协调、搞好公司内外环境,维护公司公共关系;
11、负责公司所有合同的保管、留档工作。
1.3档案管理制度
1.3.1总则
1、目的
为进一步加强公司内部管理,促使公司各类信息与资料保存和归档的准确、及时,确保各种文件资料的保密性和安全性,切实做好档案管理工作,特制定本制度。
2、适用范围
本公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,均需参照本制度规定。
3、相关职责
(1)公司档案,是指过去和现在的公司各部室、分公司及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
(2)公司总经办负责公司档案的统筹管理工作,对各职能部门的档案保管工作进行督促和指导。
公司设有统一的档案室,里面存有整个公司以及各分公司、艺校的历年来的所有档案材料和外部产品知识资料等,有相关的管理制度约束,实行专人整理和监督。
(3)各部门应配备兼职的档案管理人员,按照国家法规和公司规定,做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单工作。
档案管理流程图
1.3.2收集管理
1、收集管理流程:
(1)公司指定专人负责文件材料的收集管理。
(2)凡公司经营管理活动中形成和使用的,能反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,已办理完毕并具有考察价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入公司档案的接收范围。
应收集齐全、完整。
按相应方法进行组卷,即形成保管单位。
公司档案的大类分为以下9种:
(3)一项工作由几个部室参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部室或人员收集,交总经办备案。
会议文件由总经办收集。
(4)文件材料的收集由各部室或经办人员负责整理,交部室经理审阅后移交。
2、档案的分类
(1)做好文件材料的初步收集,各部室应收集的文件材料科目如下:
总经办、行政、人事:
科目
各项工作计划、总结、例会等文件
规章制度、内部通知等文件
各分公司的工商调档文件
考勤管理文件
公司所有证件复印、扫描文件
公司采购清单文件
车辆管理文件
公司注册商标文件
公司所有固定资产管理文件
公司所有人事文件
相关合同文件
奖状、奖牌、证书等
外部档案
其他材料……
业务、采购、物流、售后:
科目
经营计划、决策、总结等文件
规章制度、内部通知等文件
公司所有招标管理文件
产品销售策略文件
定期市场调研分析文件
各商品品牌资料文件
产品报价表管理文件
各厂家产品检测报告管理文件
各厂家宣传样册管理文件
公司经营钢琴品牌管理文件
公司所有购琴的客户文件
所有的客户维修信息单文件
售后调律师技能证书文件
定期跟踪抽查服务质量文件
所有顾客投诉事项管理文件
其他材料……
财务:
科目
原始凭证
记账凭证
汇总凭证
总账
明细账
日记账
辅助账簿
月、季度财务报告
银行余额调节表
银行对账单
固定资产卡片
年度财务报告(决算)
其他材料……
网络、企宣:
科目
公司活动宣传文件
公司制作产品清单文件
产品宣传画报、书刊等文件
各分公司活动照片摄像文件
公司设备购置清单文件
公司设备维修清单文件
公司设备更新改造文件
定期网站宣传文稿管理文件
公司网站宣传合同文件
公司其他相关合同文件
其他材料……
艺校办:
科目
各项活动宣传文件
各项制度、计划、总结等文件
活动照片摄像文件(上交至企宣部)
奖状、奖牌、证书等
其他材料……
分公司:
科目
各项活动宣传文件
各项制度、计划、总结等文书文件
活动照片摄像文件(上交至企宣部)
顾客投诉事项管理文件
购琴客户档案(上交至售后服务部)
奖状、奖牌、证书等
其他材料……
(2)根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分,即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。
一般的文件材料,放在其形成的年度归档。
计划、预决算、总结、报告、统计报表等,放在文件内容针对的年度。
(3)按时间分类并依次排列,对不需归档的文件要进行剔除。
(即,无任何利用价值的文件)填写好《档案目录》。
(4)将文件材料于年底移交,并填写《档案移交登记表》。
(5)电子文档移交前需自行备份。
(6)工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
3、归档要求
(1)档案质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
(2)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(3)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
(4)尚未办理完毕的、对日后没有查考价值的和凡处在文书处理过程中的文件,都不能归档。
(5)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
(6)档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
(7)为了使文件上记载的内容更耐久,归档文件材料书写一律使用碳素墨水(水笔、签字笔),尽量不使用圆珠笔或铅笔,字迹要工整、清晰。
(8)总公司各部室、分(子)公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料要按照归档范围的规定,及时向总公司档案室归档。
(9)文件承办部室或承办人员应保证经办文件的系统完整。
及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
4、档案的利用
(1)公司档案只有公司内部中级及以上管理人员可以借阅,且只能查、借其部室职责范围内的档案,借阅者都要填写《档案借出登记表》及《档案借阅申请单》,报主管人员批准后,方可借阅。
(2)档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应报总经理处理。
(3)必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究责任。
(4)不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
(5)必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
(6)不准转借,必须专人专用。
(7)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
(8)当年的档案直接找管辖部门借阅,往年的档案向总经办档案管理员借阅。
5、档案保管的期限
分永久、长期、短期三种
永久保存,就是无限期地尽可能长远地保存下去。
列为永久保存的档案,是对社会主义事业的各项工作以至永世久代具有查考作用的档案;
长期保存,一般是指档案须保存十六年至五十年左右;列为长期保存的档案,是不具有广泛社会意义和科学历史意义的,而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的文件材料;
短期保存,一般是指十五年以下。
列为短期保存的档案,是低于上述两个层次的,本机关在较短时间内需要查考的文件材料。
后两者称为定期保存。
定期保存的计算方法,一般是从文件产生后的第二年起计算,有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。
所有确定为定期保存的档案,到保管期满后还须复查一次,如发现有继续需要保存的,仍应保存下去,有的延长保管期限,有的转为永久保存。
6、档案销毁规定如下:
(1)档案管理人员提出销毁案卷目录后,经总经理或副总经理同意后方可销毁。
(2)销毁档案时,相关人员应填写档案销毁清单,由两人负责核实监销,并在销毁清单上签字。
7、档案的保密工作
(1)公司机密事项如下:
公司重大决策中的秘密事项。
公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
客户的资料及供应商资料。
装备技术资料、专有技术、设计图文资料等。
公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。
其他经公司确定的应当保密的事项。
(2)一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
(3)公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”3级,具体规定如下表所示:
公司机密的密级划分说明
保密
密级
解释说明
具体内容
保密期限
绝密
最重要的公司秘密,其泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害
公司经营发展中,直接影响公司权益和利益的重要决策、文件、资料等
永久
机密
重要的公司秘密,其泄露会使公司的权益和利益遭受到严重的损害
公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、客户的资料及供应商资料、技术专利等
10年
秘密
一般的公司秘密,其泄露会使公司的权益和利益遭受损害
人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息
5年
(4)对公司所产生的秘密事项应当及时确定其密级,最迟不得超过10日;对以往的文件应于本制度发布后3个月内整理完毕,并确定密级。
(5)对于是否属于公司秘密和属于何种密级不明确的事项,应由产生该事项部门的主管在3天内拟定密级,报总经理批准。
(6)属于公司秘密的文件、资料,应当按规定标明密级,并确定保密期限,保密期限届满,自行解密。
8、保密措施
(1)属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经办设专人执行。
(2)采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑网络部门负责保密。
(3)对于密级文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施。
非经总经理或主管副总批准,不得复制和摘抄。
收发、传递和外出携带,须由指定人员担任,并采取必要的安全措施。
在设备完善的保险装置中保存。
(4)属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁,须由公司指定专门的部门负责执行,并采取相应的保密措施。
(5)在对外交往与合作中需提供公司秘密事项的,应事先经总经理批准。
(6)对于涉及公司秘密的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施。
选择具备保密条件的会议场所。
根据工作需要,限定与会人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。
依照保密规定使用会议设备、管理会议文件。
(7)会议工作人员不得随意传播会议内容,特别是涉及人事、机构以及有争议问题的内容。
会议记录或录音要集中管理,未经办公室批准不得外借。
(8)公司与员工签署保密协议,员工不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传播公司秘密。
(9)秘密文件应存放在有保密设施的文件柜内,计算机中的秘密文件必须设置口令。
(10)如需借用秘密文件、资料、档案,须经总经理批准,并按规定办理借用登记手续。
(11)秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传,因工作需要翻印、复制时,应按有关规定经总经办批准后办理。
(12)复制件应按照文件、资料的密级规定管理,不得在公开发表的文章中引用公司秘密文件和资料。
(13)员工调职、离职时,必须将经管的秘密文件或其他东西交至总经理,切不可随意移交给其他人员。
9、解除和降低密级
(1)符合下列条件的文件属于可解除或降低密级的文件:
规定的保密期限届满。
已有新的替代文件出现。
(2)外界情况已经发生变化,原密级已无必要。
(3)发生了其他可以解密或降低密级的情况。
(4)解密和降低密级的文件由总经办提出清单,报总经理批准后执行。
(5)解密和降低密级的操作由总经理委托专人监管,由总经办具体实施。
(6)文件解密后一律当场销毁。
(7)公司总经理委托专人按清单一一核对准确无误后,用碎纸机或燃烧的方式进行销毁。
10、责任与奖罚
(1)本制度规定的泄密是指下列行为之一
使公司秘密被不应知悉的人员知晓。
公司秘密超出了限定的接触范围,且不能证明未被不应知悉者知悉。
(2)员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经办,总经办接到报告,应立即做出处理。
(3)公司对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。
(4)凡有下列表现之一的公司员工,公司根据其贡献给予100~1000元的奖励,最高可按其实际贡献的10%计算奖金。
及时检举泄露或者非法获取公司秘密的行为。
发现他人泄露或者可能泄露公司秘密时,立即采取补救措施,避免或者减轻了损害后果的。
对公司保密工作作出了显著成绩的。
(5)出现下列情况之一者,公司给予警告,并酌情扣发工资100~1000元。
泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的.
已泄露公司秘密但采取补救措施的。
因疏忽大意而泄露公司秘密的。
遗失公司秘密文件资料的。
(6)出现下列情况之一的,予以辞退并酌情要求其赔偿经济损失。
故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的。
违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。
利用职权强制他人违反保密规定的。
1.3.3总经办档案管理人员职责
1、对文件材料的收集、整理和移交工作进行指导、监督、检查,并负责对移交的档案进行著目、编号、检查、整理、上架等工作。
2、定期进行档案室的清理核对工作,做到帐物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制,档案室如有作废、遗失等,需查明原因,保存依据。
3、负责逐步建立健全统计工作,准确、可靠做好档案数据统计。
4、负责建立相关簿册,完成档案管理基本情况统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果的统计等。
5、在档案信息资源开发与提供利用工作中,必须严格执行保密制度,确保企业利益不受侵害。
1.3.4附则
本规定下发之日起实施,由公司总部总经办负责解释。
附件一:
档案移交清单
序号
档案内容(名称)
形成时间
数量
类别
情况说明
部门:
移交方
签字:
总公司
接收方
签字:
时间:
时间:
附件二:
档案借阅申请单
部门(单位)
借阅人姓名
外借/查阅档案内容:
拟归还日期:
借阅人:
年月日
部门领导意见:
部门经理:
年月日
行政部意见:
行政经理:
年月日
附件三:
档案材料借阅登记表
借出
日期
档案内容
批准人
查阅人(签字)
外借人(签字)
归还
日期
备注
1.4印章管理制度
1.4.1总则
1、目的
印章是公司经营管理活动中形式职权的重要凭证和工具,印章管理关系到公司正常经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展,为进一步加强和规范印章管理程序,切实保障和维护公司的合法权益、减少经营风险,特制定本制度:
2、适用范围
(1)本制度就公司内部使用各种印章的制发、修改、废止、保管和使用作出统一规定。
(2)本制度所指印章包括公司(指公司总部、各分子公司、)正式印章、专用章、套印、名章等。
(3)行政部统一负责印章的制发、修改、废止等事项。
3.职责
公司总经理授权总经办全面负责公司的印章管理工作,包括刻印、使用、废止、更换印章,监督印章的保管。
1.4.2印章的制发、修改和废止
1、公司各种基本印章(公章、合同张、法人私章、财务章)由总经办统一负责刻制;后交总经办备案,并从刻制之日起执行相关条例。
公司总部、各分子公司、印章刻制/更换和废止由公司、各分子公司提出申请,经相关流程签字审批后交总经办统一办理,所有新章下发时,需用空白A4纸张盖章留存。
更换时将旧印章交还总经办封存,方可领取新印章。
2、废止印章一般保存三年,在征得分管副总及原使用者同意后可做销毁处理。
3、印章若有散失、损坏、遗失、被盗等情况,应及时向总经办提交情况报告书,根据实际情形作善后处理。
遗失公司基本公章,则必须登报申明。
4、在公司所在地(指南京)以外的地点登记或申报,应由经办人将印章名称、申报日期以及申报者姓名汇总后报总经办,并进行印章的留印登记。
1.4.2印章的保管
1.公司印章由总经办统一保管;各分子公司部门的印章,经公司授权后办理相应的手续可交由各分子公司、部门的负责人保管,各分子公司、部门亦可指定专人保管,但必须有相应的授权委托书,接受相应的责权告知,签订《印章签收手续》并备案。
2.公司财务专用章等按财务管理规定由会计和出纳分别保管及登记使用。
3.印章保管人员更替时,应认真清点印章/核对留印,办理移交手续,并由总经办监交。
1.4.3印章的使用
1、启用新印章应先在总经办进行印章的留印登记
2、印章使用应先填写《公章使用登记申请表》(附件一),公章保管人认真核实填写内容,凡购销合同、合作协议及其它涉及到公司切身利益的法律文件,应交由总经办部门对其内容的合法性、合理性、有利性进行审核并签字(公司统一印刷的格式文本除外),必要时由公司法律顾问签署意见。
3、在落款出盖红印要端正、清晰,加印位置应“齐年盖月”。
4、在带存根的公函、介绍信盖印面处,一处盖公函(介绍信)连接处,一处盖落款处。
5、印章由保管人从严掌握使用。
公司工作人员若需借走公盖章,应按以下程序执行:
(1)填写《借章申请表》(附件二),写明盖印文件的内容、数量、印章名称等,经所在部门分管副总签批。
若分管副总因故暂时无法履行职权,可书面授权其他人审核签字。
若需使用其它公司的印章,需经该印章所属部门负责人签字后方可盖印。
(2)凡购销合同、合作协议及其它涉及到公司切身利益的法律文件,应交由总经办
对其内容的合法性、合理性、有利性进行审核并签字(公司统一印刷的格式文本除外),必要时由公司法律顾问签署意见。
(3)印章保管人应认真核对申请表中的内容,确认无误后方可盖章。
若有疑义可向上级领导汇报。
盖印多页文件/合同时应加盖骑缝章。
(4)印章原则上不得离开公司使用。
若确系工作需要带离公司(办理贷款、财务报税和开设帐户等各项工作)需要现场使用公章,按相关程序审批后,由公司总经办或各分子公司印章保管人员及时派人携带公章一同前往办理相关业务;对不符合公司规定或要求的事项和文件必须拒绝盖章;财务人员不得自行借用公章办理。
6、印章保管人每月底对《公章使用登记申请表》、《借章登记表》等留存资料进行装订归档。
7、常规用印或需要再次用印的文件,可事先在申请表中说明情况,经同意后再次使用时可省去重复审批手续。
1.4.4责任
1、印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时总经办报告。
2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经规定程序,不得擅自使用。
印章保管人有权拒绝在与公司有关印章管理规定想违背的文件上盖章。
3、违反本办法规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以行政处分;造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
1.4.5附则
本制度自发布之日起实行,由总部行政部负责解释和修订。
附件一:
南京乐博乐器有限公司公章使用登记表
序号
使用日期
使用部门
使用人
公章名称
使用事由
备注
附件二:
借章申请表
印章名称:
申请人:
盖印文件名称:
数量:
份
部门负责人签字:
分管副总签字:
备注:
填表日期:
年月日归还时间:
年月日
1.5会议管理制度
1.5.1总则
1、目的
为传达公司精神,协调部门之间工作,
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