Word基础教程.docx
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Word基础教程.docx
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Word基础教程
Word基础教程:
一套得心应手的制作名片法
使用Word制作名片的方法可谓多多,但这些方法似乎都各有各的好,也各有各的不足之处!
正所谓汲取各家所长方为精华,笔者“学习+研究”组合出了一套得心应手的制作名片法。
如有不足之处,还请大家多多指点。
制作单张名片
新建一个文档,单击菜单“插入→对象”,弹出“对象”对话框,选择“MicrosoftWord图片”类型。
接着单击“文件→页面设置”,在弹出的“页面设置”对话框中将“纸型”选项卡中的“纸型”项设为“自定义大小”,然后输入纸张大小为宽度“8.8cm”、高度“5.5cm”(5cm也可以)。
在右侧“预览”部分可以看到单张名片的版式已经出来了(如图1所示)。
图1定义名片尺寸
点击切换到“页边距”选项卡设置界面,设置上、下、左、右页边距、装订线均为数字“0”。
点击“确定”按钮返回到Word编辑状态后,根据需要设计好名片的内容和样式后单击“文件→关闭(c)文档……”菜单项。
制作十张名片的定位框
新建一个文档,依次点击“文件→页面设置”菜单项,在弹出的对话框中设置“纸型”选项卡中的“纸型”项为“自定义大小”,其中的“宽度”为19.5cm;高度为29.7cm。
接着依次点击“工具→信函与标签”菜单项,在弹出的对话框中点击“标签”选项卡中的“选项”按钮(如图2所示)。
图2信函与标签设置
在随即进入的对话框中,设置“标签产品”为“AveryA4和A5幅面”,“产品编号”为“L7413名片”,设置完毕完点击“确定”按钮返回上一步。
返回到上一步后点击“新建文档”按钮。
这样在Word中就出现了十个相同大小的框。
复制十张名片
接着再返回制作单张名片时的Word文档,依次点击“编辑→复制”、“编辑→全选”。
此时单张名片的状态为全选状态。
操作完后切换到有十个框的文档中,单击第一行第一列的那个单元格(即左上角),依次点击“编辑→选择性粘贴”菜单项,在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“MicrosoftWord图片对象”项(如3所示)。
图3选择性粘贴置
单击“确定”按钮后,即可以在第一个单元格中粘贴出第一张名片了。
这张名片的位置大家可以看到并不需要进行设置(如图4所示)。
注:
可以进行手工拖拉式的放大缩小。
图4粘贴后效果
重复上述方法,每单击一个框,就使用“选择性复制”功能,依次粘贴进第2至第10张名片。
名片复制完毕后,既可双击十个框中的任一个进入单张名片编辑的状态对其进行所需内容的编辑。
也可以在编辑好一张后,将其复制(需要双击进入编辑状态)到其余的10张中。
亲爱的读者朋友们,大家觉得这样的名片制作方法是不是非常方便呢?
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正确显示出Word中的空格
在文档中使用空格是再平常不过的事情了,但是,如果空格显示为小黑点而挥之不去,却是一件很丢面子的事情,尤其显示给学生们时。
采用“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”,把这些小黑点隐藏起来,还空格以本来面目。
但笔者认为这种方法仍有不足之处:
首先,“编辑标记”不只“空格”一种。
点击Word上方的“工具→选项→视图”(请见附图)。
图中的“格式标记”都是“编辑标记”,除空格之外还有制表符、隐藏文字、可选分隔符、可选连字符、段落标记。
王老师的方法不能进行选择性隐藏,即在空格不显示为小点的同时,段落标记等其他“编辑标记”也同时看不到了,这不一定都是我们所希望的。
其次,采用这种方法,并不能保证每次都能把这些小黑点隐藏成功。
如果“空格”之前有“√”,则无论点击“显示/隐藏编辑标记”多少次,这些小黑点都不能被隐藏。
因此笔者认为:
第一,如果文档中需要把空格显示为小黑点,可选中“空格”前的“√”;
第二,如果不需显示这些小黑点,应把“空格”之前的“√”去掉;如果这些小黑点依然存在,点击“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”即可。
如果再点击一次,这些小黑点可重新显示。
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用Word修饰教案
大方美观是老师制作教案时的基本要求,清秀淡雅的教案也能使学生产生浓厚的学习兴趣。
在倡导人性化教学的今天,只讲让学生看清楚教案内容,已经远远不够。
在Word教案旁加入修饰已经必不可少,下面我介绍一种加入花边的方法,相信不同颜色不同样式的花边,一定能为你的教学增添一分生机和活力。
其实加入花边的方法简单易学,不过其中的变化却又无穷无尽,俗话说得好,师傅领进门,修行在个人。
好,闲话少说,书归正传。
首先,选择“格式→边框与底纹”,在弹出的窗口中选择“页面边框”,再选择边框的设置、线型、颜色,如果你想把边框做得漂亮些,可以选择“艺术型”列表中,提供的图案(请见附图),然后在“应用范围”中选择“本节”即可。
这样一来,一个漂亮秀雅的教案就呈现在学生的面前了。
怎么样,很简单吧。
以后的发明创造就靠你自己了。
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关于宏的简单应用
宏是老师在教学办公时常用的命令,可以进行复制、删除、重命名等操作。
用“管理器”就可以进行这些操作,以便于老师更好的完成教案。
具体的方法,可以按以下步骤进行。
1.选择“工具”菜单中的“宏”命令,弹出“宏”对话框(请见图1)。
图1
2.单击[管理器]按钮,弹出“管理器”对话框(请见图2)。
在左边的列表框中显示出了活动文档中使用的宏,在右边的列表框中显示出了Normal文档模板中的宏。
图2
3.如果要在文档模板与其他模板之间复制宏,单击右边列表框下方的[关闭文件]按钮,此时[关闭文件]按钮变为[打开文件]按钮。
再单击该按钮,出现[打开]对话框,选择包含要复制的宏模板,单击[打开]按钮并返回到“管理器”对话框。
4.从任意列表框中选定要复制的宏,然后单击[复制]按钮。
就可将该宏命令复制到另一侧的“宏方案项的有效范围”列表框中。
5.如果要删除宏,就在列表框中选择要删除宏的名称,要删除多个宏时,可在按下Ctrl键时单击要删除的各个宏,然后单击[删除]按钮。
Word将出现一个信息框提示是否删除宏,单击[是]按钮即可。
6.如果要重命名宏,从列表框中选定要重命名宏的名称,再单击[重命名]按钮,弹出“重命名”对话框。
在对话框中为宏键入一个新名即可。
方法很简单,学会了宏的使用,你在教学时也可以轻轻松松,游刃有余。
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利用域设置试卷的页码
时间过得真快,又要期中考试了,各科教师免不了用Word编辑试卷然后再把它打印出来。
在考试时为了防止学生在做题时漏掉题目,一般都要在每一页试卷的底端设置成“第x页,共x页”的样式。
如果把“第x页,共x页”直接输入在页面底端,当试卷的页数发生变化时,必须进行手工修改。
手工修改不仅麻烦,而且容易出错,如果用“域”设置试卷页码就可以轻松解决。
试卷的页面一般分为两栏,每栏为试卷的一页,并且在试卷的下方印刷页码和总页数。
把光标插入到第一页(其实就是第一页的左栏)下面的“第页”中间,按下“Ctrl+F9”组合键两次插入域特征字符“{{}}”,然后输入“{={Page}*2-1}”;按相同的方法在第二页,也就是第一页的右栏的“第页”之间,输入“{={Page}*2}”。
后面的试卷凡是页面左端的“第页”之间,均按“{={Page}*2-1}”的格式输入,而页面右面的“第页”之间均按“{={Page}*2}”格式输入。
即奇数栏下面的页码等于当前页数乘2减1,而偶数栏下面的页码等于当前页数乘以2。
当页码全部输入完毕后,选中页脚中的任意一个页码,用鼠标右键单击并在出现的菜单中选择“更新域”命令,即可在每页的“第页”之间显示正确的页码。
在每一页的“共页”之间,插入“{={SectionPages}*2}”,当你执行“更新域”操作后,即可显示“共x页”字样。
特别提示:
上述的域特征字符“{}”,一定要用“Ctrl+F9”组合键输入,不要用键盘直接输入。
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Word文档与WPS文档的相互转换
在实际应用中,有人经常为Word文档和WPS文档不能相互转换而烦恼。
笔者结合自身应用实际总结出以下方法,希望能给你一些帮助。
Word文档转为WPS文档
在WPS的安装盘中,有一个不引人注目的文件叫做Word2wps.exe,这是一个自解压文件,双击它就可安装。
然后重新启动计算机,打开WPS,选择“文件→打开”,在“打开类型”中可以找到DOC文档,这样就可以打开Word的文档了(支持Word97与Word2000)。
WPS文档转为Word文档
无独有偶,在Office光盘中也能找到一个类似的文件,文件名为Wps2word.exe,这也是一个自解压文件,安装后重启机器并运行Word,将“打开”对话框中的“文件类型”设置为“所有文件”,选择一个WPS文件点击“打开”,这时系统将给出一个“转换文件”对话框,在“文件类型”选择框中选择“WPS”选项就可以直接打开WPS文件了,同样支持WPS97与WPS2000。
注:
通过上面的方法,我们可以实现Word文档与WPS文档的互转,并且能够保持原先文档的基本格式。
但是互转并非是万能法宝,有些特殊版式,如Word中的艺术字、WPS中的稿纸等等没法保持。
有时在转换时会出问题,这是因为版本的问题,软件开发都是向下兼容的,也就是说Word2000的文档不能在WPS97系统上转换,但可以在WPS2000及以上版本上转换。
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办公文档密码恢复全攻略
在日常的电脑操作中,我们常常需要设置各种各样的密码,比如系统登陆密码、办公文档密码、压缩文档密码、上网登陆密码、聊天软件密码等,然而随着时间的增长,我们自己可能都忘记了这些密码,这时怎么办呢?
这里我们为大家准备了一剂“良方”,彻底治好你的“健忘症”!
其中办公软件是我们日常使用最多的,因此我们首先一起看看常用办公软件密码遗忘后的对策。
一、使用WordKey恢复Word密码
“WordKey”是一款著名的Word密码恢复工具,可以通过“暴力破解”、“字典破解”等方法,快速将Word文档中的密码恢复出来。
所以当忘记Word文档密码后,“WordKey”就可以帮上大忙啦!
1.创建加密文件
在Word中创建加密文件是很容易的,首先打开要加密的Word文档,执行“工具”菜单“选项”命令,选择“保护”选项卡。
分别输入“打开权限密码”和“修改权限密码”。
如图1:
图1
提示:
“打开权限密码”仅用于打开文档,不能进行修改。
可与“修改权限密码“设置不同密码。
接着在稍后弹出的密码对话框中单击“确定”按钮,再次输入密码即可完成密码的设置。
但要注意的是,两次输入的“打开权限密码”必须相同,两次输入的“修改权限密码”也必须相同。
稍后当再次打开该文档时必须输入正确密码。
如图2。
图2
Word基础教程:
Word表格原来也能求得平均值
在Word中我们怎样才能求得如图1所示的每位学生5门功课的平均值以及4位学生各单科的平均值?
其实,Word表格可以像在Excel中一样,能够用A1、A2、B1、B2……的形式来描述,其中字母代表列,而数字则代表行。
下面是操作步骤:
第一步单击要放置计算机结果的单元格,首先放到G2单元格。
图1
第二步单击菜单栏中的“表格→公式”,会弹出如图2所示的“公式”对话框。
图2
第三步一般情况下,公式中默认的函数为SUM函数,本例是求平均值,需要在“粘贴函数”列表框中选择平均值AVERAGE函数,例如本例求张XX的5门功课的平均值,选择数字格式之后,应建立公式:
“=AVERAGE(left)”或者是“=AVERAGE(B2:
F2)”,得出G2单元格的值。
计算G3、G4、G5单元格的方法和G2类似。
第四步单击B6单元格,方法与第三步相似,但需要注意的是:
应建立如下公式:
“=AVERAGE(above)”或者是“=AVERAGE(B2:
B5)”。
计算C6、D6、E6、F6单元格的方法和B6类似。
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批量抓图原来用Word也可实现
一提起“抓图”,我们首先想到的是抓图软件。
大家可到网上以“抓图软件”为关键字进行搜索,可以查到好多这样的第三方软件,其功能很强大。
但笔者更喜欢挖掘现有软件的功能来完成同样的操作。
利用Word并配合键盘上的PrintScreen键可以批量地抓取和保存图片
打开Word新建一文档,然后根据需要用PrintScreen键抓取整个屏幕或配合Alt键(Alt+PrintScreen组合键)抓取活动窗口,再切换到Word窗口中粘贴(注意:
抓一次粘贴一次)。
上述操作完成后,选择Word中的“文件”菜单中的“另存为”命令,在保存类型中选择“网页”,文件名随意定。
单击[保存]后,在目标文件夹中会出现文件夹“***.files”(其中***为保存时起的文件名字),其中保存着刚才抓取的所有图片文件。
每个文件都是独立的,且自动编号。
再经过简单的整理,分类保存到特定的文件夹、改名等即可。
如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格式转换。
Word基础教程:
Word长文档快速定位好方法
在较长的Word文档中,如果想经常对某一段文档进行查看或编辑,怎么操作能让用户更方便?
下面我们介绍两种方法
用书签快速定位
将光标定位到需要经常编辑那段文字的位置(段首或段中间任一位置),按“Ctrl+Shift+F5”,弹出插入书签对话框,随便输入一个名称(如“love”),单击“添加”按钮添加一个书签。
下次要返回此段文字的时候只要按“Ctrl+Shift+F5”并回车即可将光标快速定位到所添加的书签处。
这个方法的优点是不受因文档内容改变导致段落相对位置发生变化的影响。
用组合键快速回转
记下此段文字所在页码,欲返回此文字时按“Ctrl+G”,输入页码并回车即定位到此段文字所在页,第二次返回时只须按“Ctrl+G”并回车,不用再输入页码(除非更改过页码)。
注意:
这种方法此招会受段落相对位置变化的影响,故在那段文字及那段文字以前的内容相对位置不固定的情况下推荐前一种方法。
Word技巧教程:
为文档添加文字水印和图片水印
本文介绍如如何用Word2007来制作文档水印,其中包括文字水印和图片水印。
一、用Word2007为文档添加文字水印
在word 2007中打开需要添加水印的文档。
在“页面布局”菜单下选择“水印”,我们可以看到word 2007为我们提供了一些水印。
我们可以直接选择这些现成的水印,当然我们也可以做自己心仪的水印。
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点击“自定义水印”,即弹出如图1的对话框。
我们选择“文字水印”就可以制作出自己想要的水印了。
在“语言”菜单中选择水印的语言种别,“文字”菜单中选择水印的文字内容,设置好水印文字的字体、字号、颜色、透明度和版式后,确定应用(图2),就可以看到文本后面已经生成了设定的水印字样。
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一、用Word2007为文档添加图片水印
在图1对话框中选择“图片水印”,然后点击“选择图片”找到事先准备做水印用的图片。
添加后,设置图片的缩放比例、是否冲蚀。
冲蚀的作用是让添加的图片在文字后面降低透明度显示,以免影响文字的显示效果(图3)。
非太平洋网图片,内容及服务网络与本站无关
三、打印包含水印的文档
在“打印预览”中可预览制作的水印效果,然后设置“打印”选项。
在“打印选项”内选中“背景色和图像”,水印便会一同打出(图4)。
Word技巧教程:
Word编写论文十大技巧
现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候,大家往往要苦熬一个多月才能完成自己的毕业论文。
现在大家主要都是用MicrosoftWord来编辑论文(不论各位用哪个版本,基本功能都是一致的,以下简称Word)。
如果不能充分Word的一些强大功能,大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候,可能经常要为不断地调整格式而烦恼。
在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下,以求抛砖引玉。
一篇论文应该包括两个层次的含义:
内容与表现,内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等,表现则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。
相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。
这两者的关系不言自明。
笔者认为,论文“表现”的编辑,是一个非常费时费力的工作。
如果在写论文之前,做了各方面的准备,并按照一定的规律来编写和排列,会起到事半功倍的效果;否则,会给你带来无穷无尽的痛苦。
笔者根据自己写硕士论文的体验,向各位提供如下建议,供大家参考。
1、用好样式
编写论文,一定要使用样式,除了Word原先所提供的标题、正文等样式外,还可以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。
对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式,这样做能大大减少工作量和出错机会。
如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。
使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引
Word技巧教程:
输出文档按页序排列
我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料,Word是我们平常用的最多的Office软件之一,那么我们在用Word打印文档的时候要注意哪些问题,可以使我们的打印更加简单有效,来提高我们的办公效率呢?
比如,如果我们想使Word输出文档按页序排列,该怎么办呢?
我们打印一篇有很多页的文档时,Word默认总是从第一页打印到最后一页,所以文档打印完后是最后一页在最上面,第一页在最下面,是按页号的逆序排列的。
现在有一部分激光打印机可以使输出的文档按页号正序排列,或者有的打印机有两个输出纸道,可以调节不同的输出纸道使输出文档按正序还是逆序排列。
但绝大多数的喷墨打印机只能使输出的文档按页号逆序排列,这样的话我们只能用手工方式将所有的页逆序整理一遍,十分麻烦。
其实存在这种问题的打印机我们在打印前只要先在Word的“文件”→“打印”→“选项”中,选中“逆页序打印”,即可在打印时从最后一页打印到第一页,这样打印机打印完后所有的页都是按顺序排列的。
Word技巧教程:
Word和WPS中通用的文本排版技巧
无论用Word还是WPS排版文档时难免会使用文本对齐、段落设置的功能,本文总结了Word和WPS通用的文本排版技巧,希望对大家排版的工作有所帮助。
1.单元格数字小数点对齐
选中要处理小数点对齐的数字,如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐,可选中单元格,接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。
在“制表位位置”下输入制表位数值,在“对齐方式”中选择“小数点对齐”,“前导符”选择“无”。
然后点击“设置”按钮,指定所设置的制表位,不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除,确定后退出对话框。
然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。
2.段落对齐
一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字符,编写文档时先不处理段落格式,编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命令,打开“段落”设置窗口,在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果,设置“度量值”为“2”确定即可。
如果要让文本内容自动适应页面的宽度,可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”。
3.巧设“列”距
在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行距”功能设置文本每行的间隔距离,但这里没有列距的设置选项。
如果要设置列之间的间隔距离,可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框,然后在“文档网络”选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”,再设置“字符”中每行的字符个数,例如“20”这样就可增加文字之间的距离,变相增加列距
Word技巧教程:
轻松删除分节符
分节符是我们在编辑文档页面格式时经常使用的一种格式标记,使用它可以很方便地将一篇文档分成若干小节分别进行页面的设置。
但是当我们把分节符插入到文档中去以后,又想把它删除怎么办呢?
要知道,在通常我们所使用的页面视图或大纲视图中是看不到分节符的。
其实只要单击“常用”工具栏上的〔显示/隐藏编辑标记〕按钮(如图1)就可以把它显示出来了。
然后将鼠标定位于分节符前或选中分节符,按下“Del”键就可以了。
图1
如果您的“常用”工具栏中看不到这个按钮,可以点击“常用”工具栏最右侧向下的三角箭头,然后选择“添加或删除按钮→常用”,并在展开的列表中选中“显示/隐藏编辑标记”就可以把它添加到工具栏中了(如图2)。
图2
以上操作在Word2003中可以轻松实现。
如果Word版本较低,可能在列表中找不到“显示/隐藏编辑标记”命令。
只要点击“工具→自定义”菜单命令,打开“自定义”对话框。
点击“命令”选项卡,在左侧的“类别”列表中选择“视图”,在右侧的“命令”列表中选中“全部显示”,再将此命令拖到“常用”工具栏中就行了。
Word技巧教程:
一次性插入多个相同的图片(符号)
我们在用Word编辑一些专业文档时,常常要在文档中插入一些相同的图片(符号),如果用“插入→图片→来自文件”命令来输入就太麻烦了。
建议大家用“替换”功能吧:
先用“插入→图片→来自文件”命令,插一个图片(符号)到文档中,然后在其他需要插入图片(符号)的地方输入一个字母(我用五笔输入法,就用字母“z”吧),等整篇文档录入完毕后,选中上述图片,执行一下“复制”操作,再按下“Ctrl+H”组合键打开“查找与替换”对话框(如图),在“查找内容”框中填入字母“z”,在“替换为”框中输入“^c”(字母“c”为小写),按“全部替换”按钮,即可将全文的字母“z”一次性替换为剪贴板上的图片(符号)了。
注意:
如果需要替换成不同的图片(符号),需要在文档中用不同的字母表示,然后分别替换。
Word技巧教程:
让数字和字母都站起来
不少朋友会发现,在Word中进行文本的纵向排版操作时,输入的数字和字母却是“躺”着的(如图1所示),如果想让这些数字和字母也能和文字一样“站”起来,该如何实现呢?
其实只要用好了Word中的“纵横混排”功能,这一效果就可以轻松实现了。
选定图1中的数字或字母,单击“格式”菜单中的“中文版式”,选择“纵横混排”命令,此时会打开“纵横混排”对话框(如图2所示),勾选其中的“适应行宽”复选框,单击(确定)按钮就可以看到最终的转换效果了。
小提示:
1.使用该技巧时应注意应用的数字的位数或单词不能过大,虽然系统能根据行宽压缩其大小,但字符过小会看不清内容。
2.该功能不支持对所有的数字和字母一起操作,只能一个一个地转换。
在实际操作时,我们可以先完成某个数字的转换操作,然后将其选定,再利用格式刷工具对其他数字和字母进行格式的复制(双击工具栏中的(格式刷)按钮可多次使用格式刷工具
Word技巧教程:
妙用Word状态栏图标
相信打开查找和替换对话框来查找和替换文档中的文字、录制宏、执行修订文档等功能大家平时使用得一定挺多的,但大家一般都是通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能的。
不过您知道吗?
利用Word2000的状态栏我们可以快速执行上述操作。
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