8档案管理制度.docx
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8档案管理制度
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档案管理制度
第一章总则
第一条为了加强...(以下简称“公司”)档案管理,有效地保护和利用档案,为公司的经营和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》及相关规定,结合公司实际情况,制定本制度。
第二条公司的档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经营活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录,包括:
党群档案、文书档案、项目档案和声像档案等。
第三条任何部门和个人都有维护档案完整和安全的义务。
第四条为确保公司档案的完整、准确、安全和有效利用,档案由公司综合业务部档案室集中管理。
第五条综合业务部是公司档案工作的管理部门,对档案工作实行统筹规划、统一管理;同时又是收集、保管公司档案和提供利用服务的职能部门,并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。
第六条公司各部门须指定专人做好文件材料的收集、整理归档工作,并将该项工作内容列入有关人员的职责范围。
各部门文件材料负责人应按规定立卷,并于次年三月底前向档案室移交上年的应存档的资料。
第二章党群档案的归档范围
第七条党群档案的归档范围包括党组织(党委、党支部、党小组,下同)档案、纪检监察档案、团组织档案和工会档案等。
第八条党组织档案的归档材料主要有:
(一)上级党组织颁发的与公司主管业务相关的需要贯彻执行的文件;
(二)上级党组织召开的需要贯彻执行的会议文件;
(三)本公司党组织会议文件;
(四)党组织制度文件;
(五)党员代表大会文件;
(六)公司党组织向上级部门报送的文件;
(七)党组织工作总结、调查研究、大事记;
(八)基层关于改选、增补党组织成员的相关文件及上级党组织的批复;
(九)公司党员组织关系;
(十)党组织主要领导在大会上的讲话。
第九条纪检监察档案的归档材料主要有:
(一)纪检监察会议材料;
(二)纪检违纪案件及案件复查相关文件;
(三)上级有关纪检工作指示文件;
(四)纪检监察举报及有关调查、处理材料。
第十条团组织档案的归档材料主要有:
(一)团组织建设相关文件;
(二)团组织大会文件;
(三)团员档案;
(四)团员团费收据等材料;
(五)评优申报材料及批复。
第十一条工会档案的归档材料主要有:
(一)上级有关工会工作的指示、决议、规定等;
(二)工会会议纪要;
(三)工会年度工作总结、计划、报告等材料;
(四)关于工会改选请示、报告及上级批复;
(五)工会关于经费开支、提取各项基金等规定、办法、通知;
(六)工会关于职工疗、休养办法、生活困难补助规定等文件;
第三章文书档案档案的归档范围
第十二条凡是反映公司工作、具有考察利用价值的文件材料,均属归档范围。
第十三条文书档案包括上级政府机关文件、投资集团文件、公司文件、相关单位的文件等。
(一)上级政府机关的下列文件应予归档:
1.政府机关下发的企业经营管理相关文件;
2.政府相关部门对公司实施的优惠政策相关文件;
3.关于公司财务管理、审计、财政纪律检查、外汇管理、税收方面的指示文件;
4.人事政策相关文件;
5.法律相关文件;
6.政府领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等;
7.政府相关部门对公司的批示、批复。
(二)投资集团文件下列文件应予归档:
1.投资集团颁发的需要贯彻执行的文件;
2.股东大会会议文件;
3.董事会会议文件;
4.投资集团制定的章程、各项规章制度等文件;
(三)公司文件下列文件应予归档:
1.公司有关会议记录、纪要;
2.公司印发的(包括向上级机关报送的)各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿;
3.公司领导因公务活动形成的重要文件,以及从其他单位带回与公司有关的文件;
4.公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等形成的文件;
5.公司章程、各项规章制度等文件;
6.公司历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料;
7.公司对外签订的协议、合同,以及在重大外事活动中形成的请示、报告、计划、工作往来文件等;
8.在法律事务中形成的文件材料;
9.公司内部审计、纪检、保卫工作中形成的重要文件;
10.重要固定资产统计表及移交凭证;
11.在基建工作中形成的计划任务书、协议书、土地证、合同、图纸、工程预算决算、基建财务、竣工验收说明等文件材料。
12.企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、用地规划许可证等重要证件;
13.公司领导任免文件;
14.员工考勤、培训、劳动合同、福利等相关文件;
15.物资政策、采购合同、物资运输及到货台账、货源状况的调查材料等;
16.存货管理文件材料、验收入库文件、物资发放凭证等。
17.财务报表、账簿、银行对账单等会计档案。
(四)相关单位与公司在工作中形成的其他重要文件。
第四章项目档案的归档范围
第十四条凡反映公司项目管理、具有参考利用价值的文件材料,均应归档。
第十五条项目档案的归档材料主要包括:
项目文件、经营管理、生产管理、贷款项目四大项。
(一)项目文件
1.对项目的决策意见;
2.项目建设上报文件;
3.项目建设批复文件;
4.可行性研究报告材料;
5.项目招投标文件及评标结果;
6.工程概算相关文件;
7.立项阶段文件;
8.设计阶段文件;
9.施工阶段文件;
10.竣工阶段文件;
(二)经营管理
1.市场调查报告及调查所得材料等;
2.市场预测方面的报告、计划、分析等;
3.产品销售计划、销售策略以及考核等文件材料;
4.产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表;
5.产品广告、样本、展销等宣传材料;
6.产品销售服务文件材料;
7.客户资料;
8.售后服务文件材料;
9.产品购销合同、协议;
10.与项目有关的文件及传真;
11.法律纠纷、法律诉讼、索赔的有关材料;
12.股东(大)会、董事会、监事会形成的会议纪要或决议。
(三)生产管理
1.安全生产的法规、条例及教育材料;
2.工伤事务处理文件材料;
3.能源管理制度与标准;
4.安全设备申报表,消防申请等;
5.关于能源方面的通知、请示、协议等;
6.各类质量达标、认证文件;
7.技术引进项目管理文件;
8.技术改造文件;
9.产品鉴定文件。
(四)贷款项目
1.办公会对项目的决策意见;
2.项目评估报告;
3.项目初步设计;
4.贷款合同、担保合同;
5.项目考查报告;
6.贷款展期申请;
7.同意贷款展期的会签单;
8.贷款展期协议书;
9.贷款合同展期的年报数;
10.起诉项目的有关材料。
第五章声像档案归档范围
第十六条凡是在公司工作活动中形成的,具有保存和利用价值的声像资料,均应报送档案室归档。
(一)公司重要工作及领导重大事务活动的纪实照片、录音、录像。
(二)企业形象宣传片、多媒体光盘等音像资料。
(三)召开重要会议,如年度工作会议、党建工作会议、党代会、职代会、团代会、专项活动、重要培训、文体活动等的声像资料。
(四)政府机关、集团领导等对公司进行考察、调研和指导工作的相关声像资料;
(五)项目立项、开工、剪彩、挂牌等中重大仪式的声像资料。
(六)重大节日活动、庆典活动的声像资料。
(七)公司荣誉:
获奖证书、奖牌、奖杯、奖状等的声像资料。
第六章归档要求
第十七条立卷归档的文件,应遵循文件形成规律的特点,保持文件材料之间的有机联系,保证文件齐全、完整、便于保管和利用。
第十八条立卷归档的文件一律要求原件,部门需要者可存复印件、复制品。
第十九条立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。
第二十条归档文书文件的整理部门一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,转发与被转发为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件。
起草文件、批阅文件一律用钢笔或签字笔。
第二十一条文件材料应区别不同情况进行排列。
不可分割的文件材料应顺序排列,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定稿之后。
第二十二条跨年度的请示与批复归档于复文年度;跨年度的总结归档于针对的最后年度;没有复文的归档于请示年度;跨年度的规划、计划归档于针对的第一年度;跨年度会议文件归档于会议召开年度。
第二十三条音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清新、底片相符,底片不得磨损。
第二十四条音像档案应加以必要的文字说明,一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。
第二十五条案卷需要注明标题及保管期限。
卷首为卷内文件目录。
卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。
卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备案表。
案卷所有文字均应工整清晰。
第二十六条案卷装订应保证结实、整齐、美观。
永久、长期保管的案卷,应用线绳以三孔装订。
装订前应注意文件底边和装订对侧的整齐,装订线不得压盖字迹。
第二十七条文件装订时应拆除金属物,折叠整齐。
装订线以外有字迹的应加边,残破的文件应修补好。
第七章档案的管理
第二十八条公司各类档案由综合业务部集中统一保管。
保持归档文件的完整、系统、准确的反映公司各项经营管理活动的面貌,符合统一规范。
第二十九条公司有关部门应加强档案资料的收集工作,并对接收到的档案分类整理、登记和安全保管。
第三十条对案卷保存情况应定期检查,定期更换防虫药物,发现霉变、破损等情况,应立即报告领导并及时采取抢救措施。
第三十一条档案管理人员调动工作时,严格做好移交手续。
第三十二条为确保档案的安全和有效提供利用,公司实行档案库房与办公室、阅览室三分开;档案库房须保持适宜的温、湿度,同时必须具备防火、防盗、防光、防虫等应急安全措施。
第三十三条严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。
第三十四条档案库房是机要重地,未经管理人员许可,不得擅自进入库房。
档案库房应随手关门,妥善保管好库房钥匙,下班前要检查门窗,切断电源。
第八章档案的借阅
第三十五条公司内部级档案资料向所有员工开放,提供档案信息的利用,为公司经营发展服务。
需要查阅时应向办公室档案管理人员办理查阅手续,查阅本部门内部级档案填写档案借阅登记表;查阅其他部门内部级档案,还需填写借阅申请单,详见档案借阅审批流程。
第三十六条档案查阅完毕,须及时归还,档案的借阅期限一般为一周,若有特殊原因需延长借阅期限者,应向档案管理人员办理续借手续。
档案管理人员应及时催缴,以免档案材料遗失。
第三十七条不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。
非档案管理人员不得随意进入档案库房,档案管理人员不得将档案带到室外,不得和外人谈论库内情况。
第三十八条保密档案的借阅规定
(一)凡借阅行为应在档案阅览室进行,任何人未经允许不得将保密档案带出档案库房外。
如有特殊情况需借出档案库房,必须在借阅手续中注明。
(二)公司各部门只能查阅本部门业务范围内的保密档案。
具体程序为:
填写借阅申请单,经本部门经理签字并报分管领导批准后,向档案管理人员办理查阅手续并查阅。
(三)查阅与本部门业务有关的其他类别的保密档案除办理第三十五条的手续外,还需经相关部门经理签字并报相关部门的分管领导批准后方可查阅。
查阅财务、投资类的保密档案以及其他绝密级的档案必须统一经董事长批准。
(四)摘录批准查阅的保密档案或对档案内容进行复制,应在查阅申请单中复制栏内加以说明(批准程序同上),并由档案管理人员负责操作,在复制件上加盖“公司档案室”的标识章后,方为有效。
第三十九条外单位来公司调阅档案,必须持组织介绍信,写明查阅内容,由相关部门经理签字并经公司主管副总批准后,方可查阅。
第四十条党组织档案只限党组织领导查阅,其他部门不得调阅,外单位需调阅须经董事长批准。
第四十一条借阅人员必须爱护好档案。
(一)查阅档案的人员,必须爱护档案材料,维护档案的完整、清洁并注意摘录或复制材料的安全和保密。
(二)档案管理人员对调阅的档案材料,必须做到手续清楚,归还时详细检查,如有损坏、拆散、失窃等情况,应及时向主管领导汇报追查处理。
第四十二条档案管理人员应严格遵守本管理制度,如有违反,将在本人绩效考核中视情节轻重予以扣分处罚,情节严重的,将赔偿经济损失,并依法追究法律责任。
第九章档案的鉴定与销毁
第四十三条档案库房的档案鉴定、销毁工作由公司主管领导组织档案管理部门和有关业务部门组成工作小组实施,鉴定档案要按照“保存从宽”、“销毁从严”的原则。
第四十四条档案库房销毁的档案,指己过保管期限案卷,经过鉴定确认无保存价值的档案材料。
第四十五条档案需销毁时,应由档案管理人员提出初步书面意见,经工作小组提出鉴定销毁意见,由档案管理人员负责编制销毁清单,经主管领导审批后执行。
第四十六条对批准销毁的档案,只能化为纸浆或焚毁,不能出卖或作其他用途。
第四十七条销毁档案时,应派两人监销。
销毁后,监销人员应在销毁清单上注明“已销”字样和销毁日期及销毁方式,并签名以示负责。
第四十八条销毁清单应一式两份,一份交档案库房归档,一份交上级主管领导。
第十章档案的统计
第四十九条档案的统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠、内容齐全。
第五十条档案数量统计:
(一)对本公司案卷按档案的类别分别进行数量统计;
(二)对档案破损情况进行统计;
(三)按类别、保管期限做好销毁档案数量统计。
第五十一条档案利用效果统计:
(一)档案借阅人次、卷次统计;
(二)档案利用社会效果、经济效果统计。
第十一章档案保密制度
第五十二条档案管理须严格遵守国家保密制度。
(一)在对外交往、公共场所、私人交往、通信中不得泄漏党、国家和公司的机密,不得向外提供档案和档案内容;
(二)机密档案应严格控制调阅范围,按照有关规定提供利用。
利用者由于工作需要使用档案,应妥善保管,不得擅自扩大阅读范围,用后即使归还;
(三)严禁档案文件材料外出复印,严禁向废品收购部门出售档案文件材料;
(四)如发现泄密、盗窃或出卖档案者,视情节轻重给予通报批评和经济制裁,涉嫌犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。
第十二章档案管理人员的岗位责任
第五十三条分管领导职责
(一)审定档案工作制度,并督促执行,解决档案管理工作中的实际问题;
(二)坚持集中统一管理档案的原则,逐步实现档案管理现代化。
第五十四条专职档案管理人员职责
(一)负责制定档案管理工作规章制度;
(二)对各部门档案的收集、整理、立卷归档工作进行监督和指导;
(三)负责做好档案的管理、利用、移交、鉴定和统计工作;
(四)维护档案的系统、完整、确保档案的安全,为公司的各项工作服务。
第十三章附则
第五十五条本制度自批准之日起生效。
第五十六条本制度由公司办公室负责解释。
附件
1、档案借阅审批流程
2、档案借阅申请表
附件1
档案借阅审批流程
附件2
...档案借阅申请单
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分管领导意见:
相关部门意见:
相关部门分管领导意见:
总经理意见:
档案管理员签字:
备注:
注:
1、借阅本部门密级档案,需分管领导签字;
2、借阅相关部门密级档案,另需经相关部门经理及相关部门的分管领导签字;
3、借阅财务、投资类密级档案以及其他类绝密级档案需董事长或总经理签字。
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