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接电话的礼仪知识
接电话的礼仪知识
接电话的礼仪知识
。
通话是现代社会最常见的一种交际方式。
它是运用电话等现代通讯工具进行交往,具有快捷、方便的特点。
尽管不是面对面地交谈,却能让人迅速获得信息,及时进行沟通。
在公务活动中,使用通话交流情况、沟通信息、商洽问题、答复事项,是一种最普遍的工作手段。
通话包括打电话和接听电话。
不论是使用普通电话还是移动电话,都要遵守一定的礼仪规范。
学会通话可以树立良好的电话形象。
如果缺乏电话使用常识,没有掌握通话的技巧和礼仪规范,就会影响公务活动的开展,甚至损害机关单位的形象。
怎样打电话?
谁不会打电话?
也许你会发出这样的疑问。
打电话确实是一种最常见的交际方式。
但是要正确掌握打电话的方法,还是需要注意一些问题的。
时间选择。
公务通话一般要在办公时间内进行,不要在下班之后打,更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假时间打,除非有特别紧急的事情。
如果是拨打国际长途电话,要注意时差,不要扰人清梦。
要掌握通话的时间,一般不宜过长,以不超过五分钟为好。
如果要通话较长时间,最好用面谈的方式。
如果只能通话,必须征询对方是否方便,否则就要另约时间联系。
表述得体。
通话表述要符合礼仪规范,不能高调门,语惊四座;口气谦恭有礼,热情、温和、亲切、自然。
语速适中,过快了容易让人听不清楚,产生匆忙应付的感觉;慢条斯理,拿腔拿调,也容易引起人的反感。
举止得当。
打电话要轻拿轻放,不要急不可耐,一遇到无法接通的情况就表现得很不耐烦,甚至甩话机。
电话接通后,要等铃声响过六遍后,确信对方无人接听,才挂断话机。
通话时不要抱着电话四处走动;仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通话都是不适宜的。
通话时也不要吃东西、抽烟、喝水、翻报纸杂志,甚至与旁边的人闲聊。
注意环境。
打电话要注意周围环境。
移动电话不要在嘈杂的大街上、一些公共场所通话。
办公室打电话,要避免谈话声、嬉笑声、咳嗽声。
如果有急事,可以先整顿一下通话环境,待安静下来再拨通电话。
怎样接电话?
接电话要注意以下礼仪:
及时接听。
电话铃声一响,要及时接听,不要慢腾腾地任由铃声响个不停。
一般在听到完整的铃声响后接起电话。
同时响起电话,要先接起一个,询问对方是否介意接听另一个电话,征得同意后才能接听另一个电话。
不要同时接听两个电话。
文明应答。
接听电话要做到有问必答,依问作答。
铃声响起,要拿起话筒问候对方,并自报家门:
你好!
这里是或你好!
我是,或者询问对方:
你好!
请问找哪位?
如果要找的人不在,最好告诉对方不在的原因,或告诉对方联系方法。
一般不宜用你是谁、你找谁、有什么事之类的话发问。
与对方通话,要尽量每问必答,但不要答非所问,东拉西扯,大聊其天。
对方交谈内容结束要即时道别,说声再见。
做好记录。
公务电话通常需要做记录。
平时要做好通话记录准备,电话记录簿或记录用纸、笔要准备好,不要通话后放下听筒,再找纸笔。
遇到听不清楚时,可以请求对方重复一遍,特别是对一些重要内容和涉及时间、地点、数量等,最好加以核实,避免记错。
一些特殊电话的接听。
对打错电话的,不要大声斥责对方,要接受对方的道歉,说声没关系后挂机。
对一些难缠的电话,要学会说不,设法摆脱对方的纠缠,委婉而坚决地拒绝对方的请求。
对一些诸如你猜猜我是谁、想知道我在干什么吗之类的谜语电话,可以用别让我猜谜了、我正忙着、我还有一些急事要做呢之类的话加以应对。
一般说来,人们在与自己同等级、同层次的人讲话时,表现比较正常,行为举止都会比较自然、大方。
但是,在与比自己地位高的人交往时,就可能感到紧张;表现比较拘谨,并且自卑感强;相反,在与社会地位低于自己的人讲话时,就会表现得比较自如、自信,甚至比较放肆。
比如,有的人在自己的上级面前从不敢妄言,在同一科室的也不多说话,可是在自己的下级或所管班组面前讲话时,则落落大方,侃侃而谈。
有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势,可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。
专家认为,上级与下级分工不同,是领导与被领导的关系。
与此同时,上下级也是合作关系。
如何做到精诚合作,工作卓有成效,妥善处理好上下级之间的关系至关重要。
上级同下级说话时,不宜作否定的表态:
你们这是怎么搞的?
有你们这样做工作的吗?
在必要发表评论时,应当善于掌握分寸。
点个头,摇个头都会被人看作是上级的指示而贯彻下去,所以,轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。
下级对上级说话,则要避免采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从,甚至唯唯诺诺的态度讲话,改变诚惶诚恐的心理状态,而要活泼、大胆和自信。
跟上级说话,要尊重,要慎重,但不能一味附和。
抬轿子、吹喇叭等等,只能有损失自己的人格,却得不到重视与尊敬,倒很可能引起上级的反感和轻视。
与上司相处主要有以下三点要特别注意:
1、不能越位在职场中,权力是代表着一种威严。
领导者与被领导者之间并不存在不可逾越的鸿沟,但是社会客观上却赋予这两者以不同的社会职能。
就被领导者来说,在工作上,不能超越自己的一定范围内的权限,不能越俎代庖。
如果下级替代了上级,定会招致上司的不满,还会给工作造成混乱。
下级要服从上级领导,要严格按照上级的指示工作,并维护上级的威信。
尊敬上级,争取上级的帮助和支持。
认清自己工作的位置和地位,尽可能地帮助上级排忧解难,识大体、顾大局。
2、上下级关系一定要摆正摆正位置是搞好上下级关系的前提。
也许有人会认为,与上级相处就是服从,完成其交办的任务。
其实远非如此。
作为被领导者来说,如果过傲,易把关系搞僵;过俗,易把上下级关系搞成权钱关系;过媚,易使正直的上级反感。
因此,被领导者的正确做法是对领导既热情又不过火,既大度相处又不缩手缩脚,在工作上,摆正领导与被领导的关系就显得尤为重要。
3、尊重领导愉快地完成上司交办的任务,并在工作中体现自己的创造性,如果确实完不成的要主动向领导说明原因。
初涉职场的新人对领导的决策不背后评判,更不能通过贬低领导来抬高自己。
记得一位朋友曾经说过:
千万不要蔑视你的上级,既然能做你的上级,就肯定有过你之处。
还有一位朋友说过:
不怕人整人,就怕依靠组织整人。
人整人是个人行为,人整人往往利害关系看得比较明白;依靠组织整人,动用上司组织系统内固有的权势和影响力整人,会让人如雾里看花,整了也不知道是怎么挨整的。
《三国志》里有几个人物:
祢衡、孔融和杨修。
三人皆为当时才俊,名望超群,都曾受到曹操器重。
不同则是祢衡目空一切,把谁都不放在眼里;孔融自视望族,几经辱上;杨修自作聪明,妄自揣测上司意图并且擅自提前泄密。
由于这三个人始终采取不和上司曹操合作的态度,或对上司轻薄无礼、或以戏辱上司为乐、或对上司意图不知深浅妄加推测并泄密或者参与上司家庭内部纷争,顽石不化,屡教不改,最后都又被曹操处死。
。
一、接电话的礼仪
1、第二次铃声响完是最佳的接听时机。
太快或太慢接听电话都是不合适的。
如果第一声响起后立刻拿起话筒,对方会没有思想准备。
就象你希望和某个人讲话,如果他猛然冲到你的面前,你也会吓一跳的;如果在第三声响后接听,对方已经有等待的感觉了。
所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。
如果你在第四声后才接听,应该有道歉的话语,如您好!
让您久等了。
2、接听电话的动作。
第一声电话铃声响起,我们可以把左手放在电话上,准备用左手拿话筒,右手进行电话记录、hat、here、h,1个H是指ho。
具体来讲,电话记录应该包括来电时间、来电人、来电事由、哪里打来电话、为什么来电话,怎样处理等。
在进行电话记录时对数字、对方说的某个时间、电子邮件地址等信息应该重复一遍给予确认。
5、电话中的称谓。
询问对方的姓名时应该说:
请问您贵姓?
,不能直接问你叫什么名字?
。
如果对方告诉你他的姓名,应该对姓名中的每一个字进行确认。
众所周知,姓名就是一个人的代表符号,对姓名的重视可以暗示对他的尊重,同时可以避免产生音同字不同的错误。
即便知道了对方的全名,在随后的称谓中也不要直呼其名,尽量使用姓+职务的称呼方式,或者说先生、女士。
6、措辞。
电话交谈应该语言简洁、措辞高雅,避免俚语或者不礼貌的语言。
7、声音的把握。
有研究显示,当你与别人交流时,你说话的内容对别人的影响占20%,而你的声音对别人的感染力占到80%。
因此,声音的作用不可小觑。
在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏,如果对方语速过快,你可以比他稍慢一点,反之,如果对方说话很慢,你可以比他稍快一点,两种情况都保持差距不太大。
如果两个人说话节奏相差很大,双方都会感觉到不和谐,会影响双方的愉快沟通;
总之,声音的把握能够经营电话交流的感觉,传递你积极、镇定的工作风格。
8、微笑的魅力。
不要以为电话另一端的人看不见你,就不必在意自己的表情。
其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。
不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言,即便那样,你的声音也是干涩的,毫无感染力可言。
微笑不只是表情,它是一种美好的感觉,在电话里看不到但是感觉的到!
9、你的情绪和身体姿态。
如果你趴在办公桌上接电话,声音会显得闷而不畅,会给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话,对方能够听出你有些急切。
因此,掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。
10、正确处理接电话过程中的各种情况。
如果对方要找的人不在,应该说他恰好不在,或者说公务外出,不要透露同事的去向。
若有留言需转告,应该记录下来,以免忘记交给同事,或者因为事情太多而弄错电话内容。
如果电话需要转接,应该说好的,请稍等。
若分机无人接听转回总机,应该用第一次接电话的方式接听。
如果电话中噪音比较大,听不清对方说话,应该直截了当的告诉对方对不起,我听不清您讲话,请您再拨一遍。
有时办公室内恰好有客人在,电话铃声响起时,应该对客人礼貌的说明对不起,我接个电话。
对自己没有及时接到的电话,应该在二十四小时以内给予回复,如果有特殊的情况没能及时回复,一定要向对方做一个简单的解释。
1
1、接电话的时间与挂断电话。
商务电话不是煲粥,时间一般不应超过三分钟。
挂断电话时,应该礼貌的说再见,并由打出电话的一方先挂断电话。
附送:
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控制工程毕业论文提纲范文一
摘要5-6
Abstrat6-7
第1章绪论10-18
1.1研究的意义及背景10-11
1.2电磁脉冲模拟器11-13
1.3瞬态电磁场理论13-14
1.4子空间辨识方法14-17
1.
4.1子空间辨识方法的算法基础14-16
1.
4.2子空间辨识方法发展现状16-17
1.5主要研究内容-18
第2章电磁脉冲模拟器研究-28
1电磁脉冲模拟器结构组成-23
1.1电磁脉冲模拟器几何结构-20
1.2电磁脉冲模拟器工作原理20
1.3电磁脉冲模拟器脉冲源原理20-23
2实验所用电磁脉冲模拟器23-27
1电磁脉冲模拟器工作区23-24
2电容放电式脉冲源24-26
3电磁脉冲模拟器控制器设计26-27
3本章小结27-28
第3章子空间参数辨识理论28-47
3.1几何投影28-31
3.
1.1正交投影28-30
3.
1.2斜向投影30-31
3.2状态空间模型描述31-34
3.
1过程形式描述31-33
3.
2新息形式描述33-34
3.3子空间辨识数据矩阵构造34-40
3.
3.1系统相关矩阵34-38
3.
3.2数据分块Hankel矩阵38-40
3.4子空间辨识实现过程40-43
3.
4.1能惯性矩阵状态序列41-42
3.
4.2广义可观测矩阵42-43
3.5仿真及实例分析43-46
3.
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