项目文件控制程序.doc
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项目文件控制程序.doc
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博迈科海洋工程股份有限公司
文件名称:
项目文件控制程序编号:
CD-G-PRD-0001
项目文件控制程序
0
2014-11-5
DCProcedure
Rev.
Date
RevisionDescription
DrawnBy
CheckedBy
ReviewedBy
ApprovedBy
BohaiOilMarineEngineering&SupplyCo.,Ltd.
ADD:
No.14,TheFourthAvenue,TEDA,TianJin,P.R.China,300457
Department:
Pages
DocumentNo.:
Rev.
DesignDepartment
16
CD-G-PRD-001
0
目录
1. 目的 3
2. 适用范围 3
3. 职责权限 3
3.1文件接收、发放及存档 3
3.2文件登记、追踪 4
3.3文件下发 4
4. 工作程序 4
4.1文件分类:
4
4.1.1内部文件 4
4.1.2外部文件 5
4.2文件及图纸的编写、审核和批准 5
4.2.1文件/图纸编写、审核及批准流程:
6
4.3文件格式规范:
6
4.3.1文件编号:
6
4.3.2发文及修改日期:
9
4.3.3版次 9
4.3.4文件的格式要求(含字体,字体大小,公司LOGO形式等) 10
4.4文件的输入及输出 12
4.4.1 文件的输入 12
4.4.2 文件的输出 14
4.5文件及图纸的修改 18
4.5.1修改申请说明 18
4.5.2修改审批 18
4.5.3文控修改 18
4.6文件升版 20
4.7文件的管理 20
4.8文件的有效性 22
引用 22
附表 22
项目文件控制程序
MD-G-PRD-0001
1.目的
本程序规定了项目图纸及相关文件格式的要求,设计图纸及文件的修改、评审、批准的程序,图纸文件的整理存档要求,以确保设计图纸及文件管理工作的规范化、标准化.通过对项目文件资料的有效控制,确保工作现场使用唯一有效的文件资料,形成统一规范的编写格式及处理程序。
并最终妥善保管文件,防止丢失、损坏,杜绝误用失效、作废的文件。
2.适用范围
本程序适用于本公司项目组所出版的所有图纸及文件(含适当范围的外来文件,指公司其他部门及外公司来文)的控制。
3.职责权限
文控是各类文件归口部门,负责收集,下发,保存所有文件,对文件的版次做出有效的控制,确保需参考文件的使用部门持有最新版次的文件。
对带有业主意见的文件及时追踪,并提醒文件制定部门做及时升版。
(注:
为做到有效追踪,及时提醒文件制定部门,文控在发文件前要向相关人员收集意见后,再注明提交的日期。
)对作废文件及时收回,并加盖“作废”章,并以邮件方式通知所有相关部门该文件号所涉及的所有版次的文件都已作废。
3.1文件接收、发放及存档
项目相关文件(内部+外部)均由项目文控接收、发放和存档。
文控需按照编写规范核对文件名称、编号、版次。
接收符合标准的文件后,编制登记表,发放至使用部门;不符合规范的文件退回至原编写部门更改。
同时,相对重要文件,文控需复印附件、扫描件上传至服务器留档保存。
3.2文件登记、追踪
文控接收到由工程师编制,上级领导审核后的文件,二次核对文件是否符合编写规范后,需及时登记、更新状态。
对申请查看文件状态的使用部门进行说明。
至少每周提供登记表供查看。
使用部门对带业主意见的文件在规定的时间内修改后,提交给项目文控进行登记、更新。
同时各部门应对本部门下发的文件做出登记,追踪控制。
3.3文件下发
项目经理或设计经理负责该项目技术文件和相关文件的批准。
经审核批准的文件,由文控按照各自项目程序文件要求,核对文件的名称、编号、版次,并第一时间下发到相关部门/使用部门,同时制作传送单,由接收人签字确认。
文控及时通知接收人和发送人,此版本文件已发送。
4.工作程序
4.1文件分类:
4.1.1内部文件
a公司内部使用的文件
主要指部门收发公司其他部门的文件或内部独立的管理文件。
主要指:
公司通知,材料单等。
b项目组各专业出版的图纸及技术文件
主要类别有:
l行政文件(备忘录、会议记录、日报、周月报等)
l技术文件(图纸、计算书、程序文件、数据表、材料单、技术规格书、工作指导等)
4.1.2外部文件
a来自业主方的文件
主要类别有:
技术文件(图纸、规格书、MTO、MTR)
行政文件(信函)
4.2文件及图纸的编写、审核和批准
文件及图纸的编写必须符合《项目文件控制程序》所规定的要求(若所从事项目有特殊要求除外)。
程序文件和设计图纸由各室分别拟制,传入项目管理平台(以下简称平台),在平台上进行校对并由室主任审核,最终由项目经理批准后发放.
4.2.1文件/图纸编写、审核及批准流程:
由各室工程师编制并签字
文件及图纸的编制
由各室工程师校核(除编制人以外的)并签字
文件及图纸的校核
由各室室主任审核并签字
文件及图纸的审核
文件及图纸的批准
项目经理批准确认并签字(如项目经理许可,可由设计负责人代与签字。
)
由项目文控接收,编制传送单,下发使用部门并追踪记录
文件及图纸的发出
4.3文件格式规范:
4.3.1文件编号:
4.3.1.1公司内部使用文件
XD-XX-YYY-0000
d流水号
c.文件代码
b.类别代码
a部门代码
A部门代码
附表Ⅰ
缩写
全称
部门
D
Department
部门
C
Construction
建造部
Q
QA/QC
质检部
E
Engineering
设计部
M
Management
项目管理
P
Procurement
采办部
HSE
Heatht,SaftyandEnviroment
安全环保部
B类别代码
附表Ⅱ
缩写
全称
部门
GE
General
通用
ST
Structure
结构
EL
Electrical
电气
IN
Instrument
仪表
PI
Piping
管系
CO
Telecom
通讯
MA
Mechanical
机械
HV
HVAC
空调
C文件代码缩写
附表Ⅲ
文件类型
缩写
Drawing
DWG
图纸
Calculations
CA
计算书
Datasheet
DS
数据表
Cause&EffectChart
IC
MaterialTakeOff
MTO
料单
Plan
PLN
计划
Report
RA
报告
Schedule
SCH
计划表
Specification
SP
规格书
TechnicalRequirement
TR
技术要求
WorkInstruction
WI
工作指导
List
LA
列表
EngineeringNotice
EN
Procedure
PRD
程序
Standards
SES
标准
Strategy
S
Procurement,TechnicalDoc
TPQ
MEMO
M
备忘录
LETTER
L
信函
MeetingMinutes/Notes
MOM
会议纪要
D“流水号”用四位阿拉伯数字表示文件顺序.例如:
0001表示第1号文件.
4.3.1.2项目图纸及相关技术文件
XXX-YYY-ZZZ-0000
d流水号
c.文件代码
b.部门代码
a项目代码
a项目代码:
各项目的代码例:
BJN0074
b部门代码:
见附表Ⅰ
c文件代码:
见附表Ⅲ
d流水号”用四位阿拉伯数字表示文件顺序.例如:
0001表示第1号文件
4.3.1.3行政文件编码规则参考技术文件
XXXX-YYY-ZZZ-0000
4.3.2发文及修改日期:
日期的编定统一以西历为主,顺序为年、月、日。
年以四码表示,月、日则以两码表示。
例如“2008/01/01”代表2008年1月1日。
4.3.3版次
a部门内部讨论方案及草案修改后的版次按英文大写字母:
A.B.C.……依次变更.
b正式发出的文件及图纸的版次按阿拉伯数字:
0.1.2.……依次变更.
c在项目中时,如果甲方对文件及图纸版次有其他要求,则应按照甲方要求执行.
4.3.4文件的格式要求(含字体,字体大小,公司LOGO形式等)
a一般来说,文件正文用仿宋体;文件的名称用黑体;英文和阿拉伯数字用Arial。
b文件的字体及字体大小的具体要求
(1)WORD版文件
封面:
文件名称用四号字体加黑书写(如果为英文的话,每个单词的首字母应该大写),项目名称采用小二号加黑字体书写(如果为英文的话,所有单词都大写),文件编号及其他需填写内容(包括版本,编制人,文件号及页数
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- 关 键 词:
- 项目 文件 控制程序