物资仓储保管及配送管理暂行规定.docx
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物资仓储保管及配送管理暂行规定.docx
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物资仓储保管及配送管理暂行规定
中石化中东研发中心EPC项目部
物资仓储保管及配送管理暂行规定
1总则
1.1为加强物资管理工作,使仓储配送管理接、检、保、送
各环节的行为规范化,更好地为中石化中东研发中心EPC项目
部的建设和生产服务,特制定本办法。
1.2物资仓储配送管理的中心任务是“及时、准确、完好、
齐备、经济”地完成物资接货、收料、验收、保管、保养、发料、配送工作,保证管道工程建设和生产的需要。
1.2.1对库存物资实行科学管理,研究和掌握各种物资在仓
储过程中发生量变和质变的原因与规律,采用有效可行的保管保
养方法,确保物资安全。
1.2.2对到库物资要进行验收,如有破损或不合格品应在交付凭证(proofofdelivery,以下简称POD)上注明并拍照取证后单独存放,并于当日通知供货方(雇佣物流公司送货的一方)派人检查、取证。
1.3各仓库负责根据经过清关公司确认的物资存储计划做
-1-
好到达本地物资的接货、根据POD做好验收入库、并做好保管
保养、发料配送、工程余料回收等项工作。
1.4除采购合同另有规定外,分包商应提供仓库并在接收物资后负责物资管理。
施工单位各分库应视物资配送仓储量情况进行具体库区规划,达到布局合理。
除采购合同另有规定外,货物到港或其他指定地点后各分包商应自行组织运输车队在港口或其他指定
地点卸货并转运至各自的各分库;库房设置应适应不同物资的保管要求;库区场地要满足所接受材料的堆放要求;库区道路路面为硬路面,库区场地应进行平整,地面应进行硬化,以便于运输装卸;完善库区排水、消防、照明、防火、防盗、防风等设施,保证库存物资的安全。
分包商的工程完工验收后还有余料的,返回项目部的采办部门,由采办部门负责余料的保管。
1.5根据储存物资数量、性能、周转规律,做好物资储存规
划,搞好料库设置、货位安排,充分利用库容。
1.6仓库应健全仓储管理、质检、计量、计算机管理等各业
务机构,采用先进的物资管理设备。
仓库都应建立健全各项管理
制度,配备相关标准,实行统一的图表、台帐、报表、凭证、原
始记录等基础资料,并做到档案化管理。
1.7本暂行规定所指的物资,是指有项目部负责采购并转交
给分包商施工用于工程主体的材料,包括营房材料。
不包括各分
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包商自行采购部分和先通过项目部采购但最终由分包商付款的材料,如施工用油料。
2物资到货、接货和提货
2.1物资接运是仓储管理工作的第一个环节,接运人员应认
真负责,提高工作效率,为物资验收、查询、索赔提供依据,以
避免不应有的物资货运损失,如不能影响索赔拒付,不能压滞送货车辆,避免压车费、避免因压车导致的船舶滞期费和其他经济损失等。
2.2接货准备:
2.2.1货物情况的了解。
了解接货物资的种类、性质、特点
及单件重量、外型尺寸等具体资料,以便及时组织安排接货所需
的劳动力、卸车及运输设备并针对物资特性采取有效措施,确保
接货工作的顺利完成和物资质量完好。
根据接货数量和分库情
况,保证充分的工作时间和卸力,以便在规定时间内完成接货工作。
2.2.2准备必要的装卸、运输机械和工具,清理货位,确定
并落实足够的存货场所,备足所需的垫料和其它设施,按时到达
指定地点或在仓库接货。
2.3供货单位送货到库。
-3-
接货人员应检查包装有无破损、大件数量是否和供方发货单
相符,对裸装、计重和无破损的箱装物资,保管员应当即验收(箱
装完好的可按大件交接并在规定时限内验收)。
发现问题,当场
请送货人员在供货方POD实收数上签字确认。
对质次、损坏、
污染变质、规格不符的,需在POD上写明并单独存放该货物,
待检验人员拍照核实后处理。
2.4接货提货工作完成后要认真填写到货记录,做到书写认真、栏目填写齐全、资料详实。
货物和随货资料(供方和承运方提供的资料)应当即向验收员、库房保管员办理交接。
3物资验收
3.1物资验收是仓储管理的重要环节,对到库物资的数量、
规格、质量进行检验,并在规定的时间内及时准确地完成,不能影响索赔拒付,不能压滞送货车辆,避免压车费、避免因压车导致的船舶滞期费和其他经济损失。
3.2组织形式:
物资的计量和外观质量检验,由检验人员根据合同及验收标
准,对物资进行检验,将检验结果汇总至仓库管理部门。
3.3验收准备:
3.3.1根据物资存储计划,准备好相应的产品技术标准、检
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测器具。
库房保管员要配合做好搬运机具、人力和存放货位以及
苫垫材料等准备工作。
验收时依据合同和国家标准中相关的产品
技术标准。
3.3.2核对证件,做好物资验收记录:
3.3.2.1根据物资存储计划,核对是否符合实际到货情况,
并于验收后将本次到货数记录在当月收货完成情况报表中。
3.3.2.2核对供货方出厂资料是否齐全。
如:
产品合格证、
质量证明书、出厂计量单、装箱单;机电设备应有说明书、图纸、
试验记录等。
3.3.2.3POD和送货方提供的相关资料,验收后应随货入库
建帐保管。
3.4实物验收:
3.4.1进行物资的外观质量检验。
3.4.2外观质量检验的要求是:
包装完好(特别是精密、贵
重器材、设备等)、数量相符、配件齐全、无损坏锈蚀、丝扣有
保护、防腐层无损伤、出厂资料齐全、随机附件不少、外观缺陷
不超过标准(或产品标准规定的形状、尺寸偏差)。
3.4.3数量检验:
3.4.3.1计重物资的数量检验:
3.4.3.1.1计重物资一般采用秤重按净重验收入库。
金属材料
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如合同规定用理论换算重量交货的,应验算理论重量(防腐钢管复合计量单位为kg/米、kg/根),如无差错则单独建帐存放,并
按理论重量发货;不能换算或抽查的物资,一律按过磅计量,逐磅填写计量单;若两种计量结果有差异(但理论重量验收无缺少)可按合理计量差处理。
3.4.3.1.2按件定量包装的物资,先检查总件数(含包装已破
损件)是否符合,然后可以抽检。
其抽检比例可根据该产品检验规定酌定,一般抽检5~20%。
抽检无问题,其余包装完好的可只点件数,不再称重计重。
但对包装已破损的,要按定量重新包装,并计算损失量。
抽检有差异时应全检。
3.4.3.1.3对按净重计算,带包装的物资,可抽取同批总件数
的5%过皮重求得平均皮重后计算净重。
对于拆包装后难以恢复
包装的物资,也可以只做毛重检验,但应和供方标明的毛重相符。
3.4.3.1.4对计重物资应建立计量单,并标明货物存放的货
位。
入库时要分层隔垫以便盘点和发放。
金属材料随货所带的质
量证明书、设备器材随货同行资料上应注明货位及收料凭证编
号,以避免错误。
本批材料发完后应在盘存材质书上加盖“材料
已供完”专用章。
3.4.3.2计件物资的数量检验:
3.4.3.2.1计件物资应全部清点件数,成套机电设备必须点清
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主机、部件、备件、附件等。
3.4.3.2.2固定包装数的小件物资,若内包装完好,可抽检
5%,如无短少及质量问题,可不再抽检,但总件数应和发货数
相符。
3.4.3.2.3用其它计量方法计量的物资,如木材、玻璃等按规
定的计量方法和计量单位计量验收。
3.4.4送检:
必要时对化工产品和防腐原材料以及部分金属材料进行送
检,经过化学成分检验或机械性能检验合格后将检验报告提交相
关管理部门。
3.5建立物资检验数据文件:
物资验收后,必须建立验收数据文件。
文件资料应包括且不
限于:
3.5.1POD;
3.5.2《检验差异报告单》;
3.5.3《事故报告单》;
3.5.4验收中发生“账外料”,因质次、残损发生的“拒付料”
而建立的《代管卡》;
3.5.5到货记录,包括各分库的货物汇总,如为管道,汇总
中应包含管号信息;
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3.5.6验收记录;
3.6器材验收中,一些具体问题的处理:
3.6.1凡由供货方提供的货物未齐全时,应及时向相关管理
部门填报《检验差异报告单》,以便尽快向供货方索取。
3.6.2凡属供货方造成的物资损坏、规格不符、质量不合格
等情况,应在我方POD上注明,并在当天报告相关管理部门,
待签署处理意见后,按处理意见办理。
在未获处理结果前,应将
实物和原包装保管好,以备和供方协商处理。
3.6.3在验收时产生的数量不符,收料库(无论损溢)均按
托收数入库记账,并报相关管理部门处理。
3.6.4承运单位直接送货,押运人员向收货仓库办理交接时,
对裸装物资必须点交件数、过秤、进行外观检验,确认其符合标
准。
3.6.5验收时限:
中午12点前抵达分库的整车货物应于当日
18点前卸完并完成卸货手续;中午12点后抵达的整车货物应于
次日上午12点前卸完并完成卸货手续;零星料应于当天之内卸
完并完成卸货手续;出现差异情况时,应在验毕后当天以内填报
《检验差异报告单》,并在POD中加入批注。
对于供货单位采用
车船直取方式从杂货船上卸货时,仓库应保证足够的人力、机力
等以保证仓库的接卸能力,杜绝压车现象的产生,避免产生压车
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费和船舶滞期费。
3.6.6凡在验收工作中发生的数量、质量、资料及其它问题,
应及时填报《检验差异报告单》,上报相关管理部门处理。
3.7检验时,业主、项目部采办部门和设计部门、分包商的采
办部门、当地保险公司等应派代表或委托第三方参加,并在相关
文件上签字。
业主和项目部采办部门根据EPC主合同和验收情
况完成采购签认,项目部的设计部门和分包商负责核实分包工程
需要领用的具体材料及合理数量。
当地保险公司则监视在卸货和
验收过程中发生的各种物资毁损,保留证据,并根据保险合同理
赔。
物资检验由项目部的采办部门牵头组织完成。
4物资入库
4.1物资已经验收合格后,应及时办理入库手续,入库的主要内容包括:
建立入库物资明细账、保管卡片和物资技术资料档案。
4.2建立入库物资账目:
4.2.1入库的所有物资都应建立收、发、存明细账及大类总
账。
4.2.2相关管理部门负责建立物资总账。
4.3建立材料卡片(货物标识):
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4.3.1材料卡片是反映物资动态的明细标识,材料入库后,
应及时填制材料卡片,亦即实物标签。
4.3.2材料卡片由各级仓库保管员负责填制,卡片上应标明
库存物资的名称、规格型号、级别、单价、货位号、生产厂、用
途、入库日期及实存数量等内容。
4.3.3材料卡片应直接悬挂在货位的明显部位(露天堆放的
物资卡片,应用塑料袋盛装或塑封),以便于标识、查对和管理。
4.3.4仓库保管员应根据收、发料的变动情况,随时变更登
记,并经常清点实物,以核对结余数与实物是否一致。
4.4建立物资资料档案:
物资资料档案是保存物资技术资料和出、入库有关单据资料
的档案,由各级仓库保管员负责收集、建立。
内容包括:
4.4.1物资入库时的各种凭证:
质量保证书(产品合格证)、
随机出厂资料、POD、物资入库验收记录、技术检验证件等。
4.4.2物资保管期间的检验记录,库内、外温度、湿度记录,
有关试验检查记录等。
4.4.3物资资料档案应一物一文件,各种资料应分类建立文
件并统一编号,以便于查阅。
4.5物资入库时即移交给分包商,项目部的采办部门提供物
资移交清单等文件给分包商确认,分包商签收后根据分包合同规
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定承担物资保管、保养、中转、出库(退库)、配送等责任,根
据本暂行条列管理物资,对物资的毁损、丢失向项目部承担赔偿
责任。
物资入库后项目部采办部门应根据项目财务部的要求提交
物资验收和移交报表。
分包商应根据项目财务部的要求按月提交
物资收发存报表及相关的支持文件。
4.6分包工程完工后,分包商余料退回项目采办部,退回
时,采办部与设计部会同审核分包商物资消耗的合理性,对于超出图纸设计要求的不合理消耗,分包商承担赔偿责任。
物资入库要把好数量关、质量关、单据填制关,严格管理,做到账、卡、物、质量对应相符,确保入库物资的准确、及时、安全。
5物资保管
5.1对不同类别的库存物资应按相应的要求进行保管,并根
据物资的不同性质,做到合理分库储存。
5.2库存物资要做到:
标志明显、材质不混、名称不错、数
量准确、规格不串;实现“四无”:
即无差错、无丢失、无损坏、
无变质;并做到“账、卡、物、资金”四对口。
5.3库存物资实行四号定位编号法,即:
库号、架号、层号、
位号(货区为库号、区号、排号、位号),料卡编号和账页编号
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应一致。
统一规定:
排号由左向右编,层号由上向下编,位号由
架头向里编;一个货架两面使用时,按两个货架编号。
对数量大
的物资可设副货位,主副货位都要有定位号,主货位注明全部数
量,副货位注明副货位的实际数量。
库存物资实行五五摆放。
统一规定:
右零左整、前零后整、
主零副整。
达到料架、标签、实物成一条线,过目成数,便于发
放和清点。
5.4易燃、易爆、易污染、易腐蚀的物资要隔离或专库储存,
并定期检查。
5.5精密、易碎及贵重物资要轻拿轻放,严禁挤压、碰撞、
倒置、震动。
5.6怕热、怕冻、怕潮、怕晒的物资,应存放库房或料棚保
管。
允许露天存放的物资要做好上盖下垫,雨雪后要及时清除积
水,保持通风干燥。
5.7有储存期限的物资,料卡上应标明储存期限,临近储存
期的物资应提前一个月向相关管理部门反映。
5.8一般设备和成套设备,实行配套管理,主机、附件、备
品、工具和随机出厂资料要成套妥善保管。
露天存放时要做到上
盖下垫,必要时配套的电机、仪表等可拆卸入库保管,同时标明
和主机配套关系。
带水的设备,要放水储存;带轮胎的设备,要
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将轮胎离地架空;易弯曲、变形的配件(如轴等)要吊挂存放。
成套设备,严禁拆套发出,若因生产特殊急需,须经相关管理部
门批准,方可拆套。
5.9库房必须配置干湿度计,加强库房温湿度的管理,要采
用通风、干燥等措施,使库房达到储存物资对温湿度的要求。
5.10仓库必须搞好清洁卫生。
仓库周围无杂草、垃圾,库
内应做到整洁、无尘土、无鼠、无白蚁、无虫害。
凡能入库物资
不得室外存放。
5.11保管员应掌握所管物资的储备定额。
超储进货,无动
态物资进货应及时反映,各料库应建立月收、发、存资金动态表。
5.12库存物资实行永续盘点制,即每日对有动态的物资要
进行盘点;当月无动态物资,抽查30%以上,季末、半年、年末
要全部盘点,确保“账、卡、物、资金”四对口,并填报相应报
表。
5.13清查中发现储存物资已有变质现象,危及使用价值时,
必须立即上报相关管理部门鉴定,并查明原因,分清责任,采取
措施,迅速处理,以减少损失。
5.14在仓储业务中,产生运耗、储耗、计量差、规格调整、
事故盈亏、报废等情况,需报相关管理部门办理。
5.15项目财务部门、采办部门、施工部及外部审计等在必
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要的时候到分包商仓库进行物资盘点。
并针对盘点中的差异进行分析,明确责任。
6物资保养
6.1新到库物资如发现有锈蚀现象,入库后必须进行保养。
6.2每月25日对需保养的库存物资,由保管员填写“物资保养维修计划表”,一式二份,一份交所属管理处批准后正式下达有关人员执行,一份作为料库保养记录用。
6.3申请物资保养的依据
6.3.1物资外观和技术状况;
6.3.2物资技术保管规程规定的保养周期、保养作业要求和
内容;
6.3.3入库后应维修保养物资。
6.4保养工艺和质量要求,由材料责任工程师负责制订和验
收。
凡配合件(部件、总成)和有精度要求的物资,在保养过程
和保养后组装时,要保证原有配合要求和精度,不得损伤物资。
6.5保养物资油封后,要按原包装装好,原有的合格证、说
明书、质量证明书等资料,要随同物资一起存放,不得产生错误。
6.6保养所需的油料、油漆等易燃物品,严禁接近火种,确
保作业安全。
保养机具应妥善保管保养。
-14-
6.7保养工作完成后要按有关栏目认真填写保养维修计划
表,并作为原始记录归档。
6.8根据保管规程规定,对保养过的锈蚀物资适当缩短储存
期限,应报相关管理部门批准。
6.9保养计划实际完成量由仓库保管员统计填写,未完成部
分要列入下月计划中继续执行。
7物资中转
7.1物资中转是指物资到达仓库后,需向其他仓库所在地通
过铁(公)路运输中转的物资。
7.2在中转物资时,原则上做到包装完好,箱件数与公路、
铁路运单相符。
仓库填制运料单应一式三份,其中制单自存、收货单位各一联,交接完毕后由收货单位签认后返仓库一联。
7.3坚持“一车一运料单”,派人押运中转的规定。
严禁产生同名称、规格、不同材质的物资混装中转及设备配套件混乱中
转等问题。
运料单要填写认真、齐全、准确、统一编号,经办人,承运人签字。
7.4用汽车中转设备、钢材、成品管等物资时,应在车厢内
隔垫胶皮或垫木,便于收货单位起吊卸车,提高作业时效和安全。
7.5收货单位在接货时,由验收员(或接运员)根据运料单
-15-
上所列器材的属性,送达分管料库;现场负责人要组织好卸车作业,做到准确、安全、迅速;如在作业中不慎发生货物损坏,责任者要如实填报《事故报告单》。
8物资出库和退库
8.1物资出库前,要严格按照经有关部门批准的用料计划进行分拣备货,严禁无计划供料。
出库时对照物资发料单上所列的名称、规格、型号、数量,并审核印鉴齐全无误,方可发料。
8.2物资出库不允许以借条借发器材。
事故抢险急用料,要
由用料单位提料人持所属管理处批准的急用料审批单并登记签
名,确认提用器材的名称规格和数量。
没入库的物资原则上不准
出库,如急用需填写《待验物资紧急放行审批表》,按规定审批
后,方可办理出库,并在一星期内补办出入库手续。
8.3物资出库时,发料人不得擅自离开现场,做到:
一查库
存、二动标签、三取料、四点交、五填制发料凭证有关栏目并签
字(章)。
要坚持物资先进先出的原则,不应出现因仓储原因造
成超期储存和超期无效物资。
8.4出库物资的原包装和封装件、出厂合格证,不准随意拆
除,必须随料发放。
器材凡附有出厂技术资料的应随料转交;同
批到达,分批发出的器材,其技术资料应复印随料发放。
-16-
8.5配送物资分拣备货时必须包装完好,填制发货清单或装
箱单,及时准确发运。
箱装件必须编箱号,按各箱所装货物填制
装箱单一式二份,一份自存,一份随货。
箱体上运输标记明显。
装箱和填制铁路货票时要按配送物资《发货通知单》逐件核实名
称、规格、型号、数量、资料、到站和收货单位,确认无误方可
发运。
如有对方查询时,要认真查对原始发货资料,找出原因,
及时答复。
8.6物资如需切割、截断、分桶、分包零发时,应按发料凭
证上分配数量进行整料零发,发料数量允许有±2%增减,填写
实发数量。
原则上不做分发处理。
8.7物资出库后,收料单位验收中发现规格不符,短少、溢
余,必须在验收期3天内向发料库提出查询,发料库应认真核对
原始发料记录,落实库存,如确属错发、少发、多发应予换发、
补发和退回。
8.8凡建设项目设计或计划变更,工程竣工余料,以及因错
领错发,产品有内在缺陷、不能使用,可在征得相关管理部门同
意及签认后向原供货方办理退库。
设计变更的设备以旧换新,多
余的设备退库处理。
8.9退货单位将退库物资预先列出退料清单,经相关管理部
门审批后,统一由计划员负责用红字填写发料单办理退库手续。
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各级仓库对退回的物资,核对名称、规格、数量、质量以及随货
应附的各种资料后,验收入库和记账。
8.10因错领错发、产品内部存在缺陷影响使用的物资需退
库时,应在三天内向发料库办理退料手续。
8.11物资出库中发生问题的处理:
8.11.1计划员开出的发料单所列名称、规格、型号、数量等,
与仓库账面和库存实物不符时,仓库应主动向计划员反映,以便
配送计划员及时处理。
8.11.2在发货中遇到物资叫法不同,型号有新旧等级之差或
规格说法不同时,应查对有关对照表或产品目录后再确定发货。
如名称、规格、性能、用途相同,只是叫法不同时,可以发货,
但必须在发料单上给予注明。
如果用料单位提出疑问时,可由设
计员核对后处理。
8.11.3当发料单上所列物资质量不合格、规格不符、配件不
配套、未经仓库验收或无技术证件等情况时,仓库应主动向相关
管理部门反映,说明情况。
8.12物资入库由保管员办理回收入库手续(修复品的修复
价、有残值的物资的残值应按相关管理部门要求评估,无残值的
按实物记账),物资发出由相关管理部门委托制单,仓库发料记
账。
修复品和废旧物资的处理由相关管理部门
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