总经办制度.docx
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总经办制度
河北华庭地产
总经办运营管理制度
2019年12
序号
修订人
日期
备注
1
赵秋馨
2019.12
2
3
4
5
第一部分总经办岗位职责………………………………………………3
第二部分总经办组织架构………………………………………………13
第三部分部门工作流程…………………………………………………14
(1)入离职流程………………………………………………………14
(2)招聘流程………………………………………………………15
(3)办公用品采购流程………………………………………………16
(4)员工转正办理流程………………………………………………16
(5)劳动合同签订流程………………………………………………17
(6)会议运营管理流程………………………………………………17
(7)人事工作标准……………………………………………………17
(8)行政工作标准……………………………………………………17
第一部分总经办岗位责任
总经办主任岗位说明书
岗位名称
总经办主任
岗位编号
所在部门
总经办
岗位定编
1
直接上级
常务副总
所受监督
常务副总、部门员工
直接下级
人资专员、行政专员、运营文员、司机、总经理助理
本职工作
负责公司制度规范化管理;负责完善人力行政管理制度与组织建设支持等各项工作;开发人力资源,严格控制行政费用支出;规划、指导、协调公司行政服务、保证基本设施的正常运行;为公司其他部门做好辅助工作,确保公司各项管理工作的正常进行。
职责与工作任务
职责一
职责表述:
通用职责
工作任务
负责本部门与其他各部门的业务协调工作
负责根据公司战略编制本部门的年度、季度、月度计划,监督计划落实
负责本部门的任务下达,制定任务目标、执行原则及部门考核制度
负责本部门各岗位人员的招聘面试及专业培训
负责部门内各项文件、资料的管理
部门内费用的控制
职责二
职责表述:
公司制度规范化管理
工作任务
协助总经理组织建立健全公司各项管理制度、工作流程、工作计划等
检查公司各项工作秩序、制度、流程等是否制定到位;
制定具体的奖惩条例,按照程序,实施奖惩措施并备案管理
职责三
职责表述:
依据公司的战略发展目标,编制和实施人力资源规划
工作任务
负责制定和完善公司人力资源管理制度体系并监督执行
根据公司经营计划,拟订人力资源需求与配置计划,报总经理审批后组织实施,并适时提出调整建议
组织公司招聘工作并协调重要岗位的人员安排,确保人员合理利用
制定年度员工培训计划并组织实施,并对培训效果进行评估
组织制定公司的绩效考核指标体系及相应的激励机制,建立有效的绩效考评体系并组织实施
管理本部门日常工作,负责本部门员工工作考核、激励及部门资金的预算和控制
拟定人力资源成本预算,监督控制预算的执行情况
协调员工与公司的关系
职责四
职责表述:
负责公司人力资源战略的执行
工作任务
根据公司战略发展情况,组织制订公司人力资源管理制度、薪酬福利制度、绩效考核、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则和人力资源部工作流程,并组织实施。
根据公司战略发展情况,适时提出组织架构设置和岗位职责修订改进方案,形成组织结构调整方案,报总经理审核。
职责五
职责描述:
全面负责人力资源管理的各项事务
工作任务
负责公司内部人力资源的合理调配,报请总经理审批
督导招聘工作,组织中层及以上人员的招聘、选拔
负责制定公司员工的培训和发展计划,组织安排对员工的培训
负责组织员工的绩效考核,并对考核结果做出评价
组织公司薪酬管理工作,编制公司年度薪酬计划和薪资调整方案,审核公司员工每月的工资
处理劳动纠纷,必要时呈报总经理协调
负责建立公司内部的沟通机制,及时了解员工的思想动态
职责六
职责描述:
组织开展公司的绩效管理工作
工作任务
参与制订公司各部门的绩效考核体系和激励政策方案
指导公司各部门绩效考核实施和推进绩效管理工作
负责监督和检查绩效考核的实施情况
负责审核所收集和汇总的绩效评估档案
负责受理绩效投诉并反馈信息
职责七
职责表述:
负责企业文化建设,并负责跟踪落实办公例会的决议
工作任务
根据总经理安排,组织制订企业文化手册,并进行宣传与贯彻执行,具体开展企业文化活动
负责组织公司行政文书、档案管理工作
召集组织公司办公例会和其他有关会议,并检查会议的落实情况
职责八
职责表述:
根据公司的战略发展目标,组织编制行政工作计划和目标
工作任务
负责公司各项规章制度的拟定、执行与监控
全面公司行政、后勤的管理工作,按时拟定各项工作计划
根据公司年度经营预算,合理控制各项行政费用支出
公司行政费用的预算管理;审核行政费用报销单
做好公司的后勤保障工作,持续加强各岗位人员的服务意识
负责公司重要会议、重大活动的筹备组织工作,接待重要来访客户
负责与外界有关部门和机构保持良好的工作关系
负责督促管理制度的有效执行,负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性
职责九
职责表述:
行政后勤保障工作
工作任务
负责公司内外环境管理,包括办公场所整体布置、绿化、卫生保洁等,负责员工工位的调整及分配
对公司资产、办公用品、证照、印章、车辆、档案等工作负有管理责任
督导行政文员做好来客接待、员工考勤、办公用品、固定资产管理等行政事务工作
督导司机做好车辆使用与管理工作
负责领导组织员工活动
职责十
完成领导交办的其他工作
岗位权限:
对公司办公例会会议决议执行情况的监督权
公司行政管理各项制度拟定、监督、执行权
对公司所有员工违反公司行政管理制度的处罚权
改善公司管理建议权
对办公室的安全、防火、卫生清洁的检查监督权
对所有下级工作的督查权,工作争议裁决权
对公司所有员工录用、转正、调薪、调动、升迁提议、审查、核查权
对公司重要资质证件的保管权、公务车辆的调度权
对公司编制内招聘审核权
对公司员工出勤的监督权
对公司人事管理制度、员工手册的解释权
对员工绩效考核数据和事项的核实权
对本部门预算内的费用管理权
对员工投诉的核实权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
公司相关部门、政府相关部门
任职资格:
教育水平
本科及以上学历
专业
工商管理、行政管理、人力资源管理等管理类相关专业
工作经验
8年以上房地产行政人力资源管理经验,5年以上同岗位工作经验
技能要求
对房地产业比较熟悉,对行政及人力资源管理有深入了解,并由丰富的管理经验,善沟通,熟练应用各类办公软件
其他:
工作环境
公司总部办公
工作时间
按照公司规定工作时间执行,根据工作情况加班
汇报对象
常务副总
使用工具
一般办公自动化工具
人资专员岗位说明书
岗位名称
人资专员
岗位编号
所在部门
总经办
岗位定编
1
直接上级
总经办主任
所受监督
部门经理、公司所有员工
直接下级
无
本职工作
协助部门经理完成人力资源相关工作,包括但不仅限于负责人员招聘、绩效考核、薪酬核算、办理人员的任免、调薪、调动、奖惩、入职、离职、社保等各项事务
职责与工作任务
职责一
职责表述:
协助人力行政部经理制订、修订人力资源管理制度与人力资源计划,适时提出调整建议。
工作任务
根据公司人力资源状况和和规划,对公司员工薪酬、福利体系的制定、变更,公司行政管理制度制定、变更提出意见
负责公司组织架构、岗位说明书及相关人力文件的修订、汇总
负责各项人力资源管理流程的编制、修订、执行
对人力资源计划进行修订和汇总、执行
职责二
职责表述:
组织招聘工作
工作任务
负责收集各部门人员需求信息,编制招聘计划,上报部门经理审批
协同人事行政部经理选择招聘渠道,制作招聘广告,发布招聘需求信息
组织应聘者筛选、初试,安排人员复试、选拔应聘者,确定适用人员
办理试用员工入职手续
职责三
职责描述:
组织培训工作
工作任务
收集各部门培训需求,制订年度、月度培训计划,上报部门经理审批
制订员工培训服务合同并组织签定
开发、完善培训课程体系
安排培训讲师、场地,准备培训资料,组织培训活动
职责四
职责表述:
组织绩效考核
工作任务
定期发放考核表
督促各部门填写考核意见,收集考核表并汇总考核结果,上报经理审核
职责五
职责表述:
组织薪酬管理
工作任务
统计审核各部门员工的罚款、扣款事项
按月编制、上报工资报表及办理工资审批单
结算按公司规定正常离职人员的工资
登记、办理公司员工的各类社会保险
制订调薪计划,上报人事行政部经理审核后实施
职责六
职责表述:
劳动关系管理
工作任务
组织试用期合格的员工签订劳动合同,建立员工档案并及时更新
办理员工离职手续并管理其档案材料;
协助部门经理组织执行调解、仲裁、诉讼等程序处理劳动纠纷
职责七
完成领导交办的其他工作
岗位权限:
对公司相关规章制度修订的建议权
对员工考核指标的督促权
对员工招聘录用的建议权
对员工培训组织管理的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
外部相关联系单位
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历
专业
人力资源管理相关专业
工作经验
从事人力资源管理3年及以上
技能要求
熟悉国家相关劳动法规,执行力强,具备一定的文字功底
其他:
工作环境
公司总部办公
工作时间
按照公司规定工作时间执行,根据工作情况加班
汇报对象
部门经理
行政专员岗位说明书
岗位名称
行政专员
岗位编号
所在部门
总经办
岗位定编
1
直接上级
总经办主任
所受监督
部门经理
直接下级
无
本职工作
协助人力行政部经理制订、修订公司行政管理制度,适时提出调整完善建议,负责来人来访接待、办公用品的采购、发放、管理,固定资产的管理,公司各项印章的管理、行政档案的管理及后勤保障工作
职责与工作任务
职责一
职责表述:
外勤管理
工作任务
每日早九点,下午两点向总经理汇报经理级以上人员外勤情况
职责二
职责表述:
收集、整理及归档公司各类资料和合同
工作任务
负责内部资料文档的保管保密工作,确保技术资料和施工图纸的完整性
收集各个部门的归档资料
月底和各个部门确认交接手续保证交接无误
职责三
职责表述:
公司行政印章与证件管理
工作任务
保管公司公章、法人章,按照用印规定进行使用登记;
根据需要,为员工开具公司介绍信
保管公司营业证书等相关证件并及时进行年审等工作
职责四
职责表述:
行政档案保管
工作任务
管理公司各项书籍、报刊、音像资料,并分门别类整理,做好员工领用登记工作,并及时催还
管理以公司名义发布的文件和资料,做好相应的收发、传阅、整理、归档工作
管理公司来往信函、公文及文书等行政档案
职责五
职责表述:
办公用品管理
工作任务
根据需要填制办公用品申购计划,上报人事行政部经理审批后组织采购
组织办公用品的发放和领用登记
负责公共办公设施的保管与日常维护
负责公司固定资产的定期盘查与盘点,做好固定资产调配工作,保证账实相符
职责六
职责表述:
后勤保障管理
工作任务
监督办公场所的卫生、形象
负责公司各项办公电话费用的缴纳,保障公司通讯畅通
负责公司各项水电费、物业费等相关费用的管理缴纳,保证正常办公
职责八
完成领导交办的其他工作
岗位权限:
对公司行政管理制度修订的建议权
对公司各项印章、证件的管理权,经总经理审批后方可使用
对公司各项行政档案的管理权
公司办公卫生的监督权
对公司办公用品、固定资产的管理权、调配权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
对外联系工商行政管理部门
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历
专业
行政管理类相关专业
工作经验
从事行政管理工作2年及以上
技能要求
具备一定的沟通协调能力,具备一定的文字编写能力,熟悉档案管理
其他:
工作环境
公司总部办公
工作时间
按照公司规定工作时间执行,根据工作情况加班
汇报对象
部门经理
使用工具
一般办公自动化工具
运营专员岗位说明书
岗位名称
运营专员
岗位编号
所在部门
总经办
岗位定编
1
直接上级
总经办主任
所受监督
全体员工
直接下级
无
本职工作
负责各个岗位会议事项的督办,整理部门会议纪要和公司会议纪要,撰写公司各种发文
职责与工作任务
职责一
职责表述:
承办部门日常文件的打印、收发、归档、会议纪要
工作任务
承担本部有关文件的打印、复印
参加本部门内部会议,做好会议记录
负责各类会议、评审纪要的整理与归档
负责本部与公司各部门之间各类文件的收发、信息传递
做好公司级会议的会议记录工作,会后及时整理会议纪要
职责二
职责表述:
撰拟公司文件
工作任务
根据总经办主任要求,撰拟公司文件、公司函、信件等
适时向接收方发送公司文件、公司函、信件等
协助总经办主任制订、修订行政管理制度,适时提出调整完善建议
职责三
总经理下达的其他工作安排
职责四
银行客户按揭回款手续的办理
岗位权限:
对各个部门工作未完成情况的督促
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
银行
任职资格:
教育水平
大专及以上学历
专业
文秘及相关专业
工作经验
3年以上房地产相关工作经验
技能要求
熟练操作电脑,熟练操作各类办公软件;
具备良好的沟通协调能力,具备一定的文字功底;
其他:
工作环境
公司总部
工作时间
按照公司规定工作时间执行,根据工作情况加班
汇报对象
总经办主任、总经理
使用工具
办公电脑
总经理司机岗位说明书
岗位名称
总经理司机
岗位编号
所在部门
总经办
岗位定编
1
直接上级
总经办主任
所受监督
公司所有员工
直接下级
无
本职工作
全面负责公司车辆行驶安全和日常维护,协助人力行政经理制定公司车辆管理相关制度
职责与工作任务
职责一
职责表述:
安全完成出车任务
工作任务
根据总经理要求按时出车
行车时严格遵守交通规则,安全完成出车任务
一旦发生事故,并积极配合处理
积极提出有关行车安全的合理化建议
职责二
职责表述:
车辆的日常维护
工作任务
定期对车辆进行全面清洁,保持整洁的车貌
出车前仔细检查车辆状况,发现问题及时排除或上报,并认真做好记录
按规定到指定地点维修、保养车辆,并提供详细的支出明细
职责三
职责描述:
办理车辆的相关手续
工作任务
按照相关要求及时办理专管车辆的年检、验证、缴费、保险等相关手续
除行车本外,其他关于车辆的相关证件一律交由行政专员保管,个人不得私自截留
职责五
完成领导交办的其他工作
岗位权限:
车辆使用维护权
车辆相关手续的办理权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
对外联系车辆管理部门
任职资格:
教育水平
高中及以上学历
专业
不限
工作经验
从事小型机动车驾驶5年及以上
技能要求
驾驶技能(执C1照以上),车辆的日常维护技能,工作谨慎,吃苦耐劳
其他:
工作环境
一般办公环境
工作时间
根据公司规定办公时间,经常加班
汇报对象
总经理
使用工具
专管车辆
第2部分总经办组织架构
第3部分部门工作流程
入离职流程
1、入职流程:
2、
离职流程:
招聘流程
办公用品采购流程
员工转正办理流程
劳动合同签订流程
1、试用期转正后签订劳动合同
2、销售人员除外,等候公司决定
会议运营管理流程
1、每周三具体时间待定、周六上午10点,组织召开运营会,参与人员副总、总经办主任、运营专员。
根据周六例会计划事宜进行督办,由总经办当天出会议纪要发给与会人员。
2、每周六周例会上午9点召开,由总经办出会议纪要,当天发给与会人员。
3、月例会在每月最后一个周六或次月第一个周六召开,上午9点,由总经办出会议纪要,当天发给与会人员。
4、收集各部门会议纪要,钉钉备档。
周五收集工程和设计会议纪要、周一收营销部会议纪要,找相关部门人员索要。
人事类工作标准
1、每月12号提交工资审批给财务进行审核,每月14号前找总经理签字。
2、每月18号之前进行保险申报。
3、每月10号前核对日志情况,进行奖惩。
4、每月10号前人力月报制作完毕,针对上月招聘、培训、出勤进行分析。
5、每周五提交周工作总结、周资金计划。
6、每月最后一个周五或次月第一个周五提交月工作总结。
7、每月第三周周五提交下月资金计划。
8、提交招聘申请,招聘周期15天-30天。
9、每周去工程部1次、营销中心2次。
考核或者做工作支持。
10、每月3号提交上月工作总结和下月工作计划,进行评分10号出考核结果进行奖励。
行政类工作标准
1、总经办每天留人值班待总经理下班后离开,有总助在职就由总助值班。
2、每天早9点,下午2点报经理级以上员工外勤给总经理。
3、每天安排人员打扫卫生。
4、对烟酒、车辆进行登记,每月对使用情况进行分析,每月对行政费用支出进行分析。
5、对绿植随时更新,并且养护。
6、每月5号统计需采购的办公用品,10号左右进行采买。
7、每月25日对全公司进行固定资产盘点明细发至财务和副总,年底进行全年固定资产盘点分析。
8、审核公司行政费用。
河北华庭房地产开发有限公司
总经办
2019.12
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