费用报销系统作指导及常见问题答疑.docx
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费用报销系统作指导及常见问题答疑
系统菜单及大体操作
1.主菜单
主菜单中包括统计页面、报销工作流(见单付款)、借支工作流(适用内部员工)、付款工作流(适用外部客户、供给商)、账户信息资料、我的申请类别(自己设置)。
1.1统计页面
统计页面能够直接查看各类单据的状态信息,方便用户快速了解单据还款情形。
1.2账户信息资料
利用费用报销系统起草工作流前最重要的是要录入正确的账户信息资料,即收款人信息。
点击“新增”即可添加账户信息:
注意:
请正确录入账户信息资料;收银员录入时需与OA财务治理下的个人银行账户资料信息一致,且账户处于正常状态,若是不一致会致使工作流无法提交。
账户资料录入后能够起草报销、付款或借款工作流:
1.1报销工作流
报销工作流(见单付款)要紧用于各经营、运作部门日常补充备用金报销和职能部门个人报销。
且经营、运作、职能部门申请的借款单、付款单(除资金挑唆、银行还贷、车辆还贷、车辆付款、月发月送)点击“冲借款”/“冲付款”后也会自动关联到报销单进行转报销。
操作步骤:
1、点击新增按钮,显现编辑界面:
注意:
请检查申请人部门及申请人公司,若是费用报销系统和通信录都显示错误,请联系IT效劳中心;若是通信录显示正确但费用报销系统中显示错误,请联系财务信息化项目推动小组进行修改。
2、确信无误后选择工作流名称:
3、正确填写收款方信息、汇款日期及电话号:
选择收款方后会自动弹出对应的账户性质、省份、开户行等信息。
4、点击“新增”添加费用类型及金额:
其中费用类型的选择是依照第2步中所选择的工作流名称而对应显现的,如工作流名称为“日常”即显现以下选择:
5、填写报销金额后界面会显示总金额、核定金额等项目:
若是同一个工作流名称需要选择几个费用类型的话可利用批量新增:
进行费用类型批量选择界面:
6、填写相关是由说明后即可点击“提交”按钮提交工作流,或点击暂存,临时保留申请信息:
7、若是工作流需添加附件,要先点击“暂存”按钮,然后点击“附件”按钮:
选择附件并上传:
添加附件后点击“保留”按钮即可提交工作流。
8、暂存的工作流可选中后点击“编辑”按钮进行修改:
9、工作流较多时可点击“查询”按钮进行搜索:
输入查询条件:
10、新增工作流时有相同类型的可直接复制,幸免所有信息都要从头填写的麻烦:
1.3借支工作流
借支工作流适用于经营、运作、职能内部人员因生活费、出差金额不足等其他符合公司借支治理规定的费用,需要向公司借款的情形。
步骤:
(申请步骤同报销工作流,再也不重复)
借支工作流共有5种,且费用类型均为“员工借支”:
不同于报销工作流的是借支工作流需要转报销(即冲借款):
借款工作流审批完成后,选中需要冲借款的项目后点击“冲借款”即可在费用报销工作流中生成一条对应的转报销工作流。
1.1付款工作流
付款单适用于公司对外支付给客户或供给商的款项,如:
工程款、银行还贷、车辆还贷,采购款,房租等。
步骤:
(申请及冲付款操作同付款工作流)
1.1我的申请类别
我的申请类别要紧用于设置用户日常工作中比较经常使用的工作流名称及费用类型,幸免每次申请时都要花费时刻查找:
点击“新增”后即可显现添加界面:
选择对应费用类型:
注意:
设置后每次起草工作流时只能看到自己添加的工作流及费用类型,若是需要起草其他类型请从头添加或清空我的申请类别。
常见操作问题答疑
一、权限问题
1.新入职员工,在打借支时,点击OA首页的费用报销显示404未找到,找不到JSP文件;
答:
显现该提示是指没有费用报销系统权限,请联系财务信息化项目推动小组开通。
注:
所有效户在OA首页的系统菜单里都会有“费用报销”图标,但只有领导级以上的人员、职能员工及收银员才会有起草的权限,一般员工除私人借款时可开通权限外一概无权限。
二、账户设置问题
起草工作流之前第一要在费用报销系统主菜单“账户信息资料”录入账户信息,不然起草工作流时无法找到对应的账户信息,会致使工作流无法提交;
账户性质分为如下四类:
1.子公司账户:
对公账户,一样用于大区出纳;
2.收银员卡账户:
丰顺子公司账户:
自行填写,提交时与OA-办公平台-财务治理-银行账户治理中的账户信息进行校验;
3.内部员工账户:
可将自己平常报销用的账号信息填写并保留;
4.公司外部账户:
对外付款的业务,可将供给商账户保护到系统中。
注:
假设账户信息发生变更,可将不用的账户禁用掉,再从头新增。
常见异样:
1.已经在OA-办公平台-财务治理-银行账户治理中录入了账户信息,打工作流时收款方里面是空白的,仍是选不到账号,打字也打不进去,如何办?
答:
在OA中录入账户后,还需要在费用报销系统-账户信息资料中录入账户信息,保留后再打工作流就能够够选到账号了,不需要手动填写。
2.提交工作流时提示“挪用OA接口错误,没有找到对应的账户信息”如何办?
答:
碰到这种情形,要把费用报销系统中的账户资料与OA中的账户信息查对,收银员卡查对途径:
OA--办公平台-财务治理--个人银行账户--个人银行账户查看录入,看账户信息是不是录入,会计是不是审核,与费用报销中的账户资料是不是一致;子公司账户那么在对公银行账户-对公账户查看录入中查对。
查对内容同收银员卡。
3.提交工作流时提示收款方,账户性质等不能为空,从头选择账户仍是如此,如何办?
答:
碰到这种情形时,要先把收款方里的内容清空,然后再从头选择账户,账户信息资料就会自动带出。
4.新交接的收银员,在费用报销系统中录入银行账户信息时,直接把原收银员的账号、姓名修改成我的,能够吗?
答:
不能够,原收银员异动或离职,账户已注销,应禁用该账户,然后再新增新收银员的账户,不得在原收银员账户信息上做修改,以避免账户信息交叉,阻碍您的日常报销。
三、费用类型选择
1.在报销物业治理费时,在日常里怎么找不到那个费用类型?
答:
物业治理费在工作流名称房租下,工作流途径为:
付款单-房租-物业治理费。
2.公司给领导配置的商务车产生的油费、路桥费在报销时应该选择什么费用类型?
答:
公司给区长,总监等领导配置的商务车产生的油费、路桥费等费用在报销时,应该选择商务车利用费。
工作流途径为:
报销单-日常-商务车利用费或付/借款单-日常-商务车利用费。
3.部门申请房租费用打了日常借支,转报销的时候怎么找不到房租那个费用类型?
答:
房租费用有专门的工作流名称【房租】,若是申请付款,要打付款工作流,工作流途径为付款单-房租-房租费;若是是直接报销,工作流途径为:
报销单-房租-房租费。
房租税金、物业治理费、取暖费同理。
4.对公账户开户和汇款等产生的开户费,手续费报销时应该选择什么费用类型?
答:
为方便财务部报销对公账户开户费,手续费等费用,我部新增费用类型:
账户治理费,汇款手续费,工本费,工作流途径为:
报销单-日常-账户治理费/汇款手续费/工本费。
5.成婚贺礼申请、生小孩贺礼申请、小孩营养教育费申请应该怎么起草工作流?
答:
这三类工作流有专门的工作流名称【全程无忧】,申请请走报销工作流,工作流途径为:
报销单-全程无忧-成婚贺礼申请/生小孩贺礼申请/小孩营养教育费。
6.部门报销固定资产、办公用品、低值易耗品等购买费用应该怎么起草工作流?
答:
1)、采购中心报销资产采购类费用有专门的工作流名称“物资资产采购”,工作流途径为:
报销单/付款单-物资资产采购-办公设备/机械设备/IT设备/运输设备/低值易耗品/劳保费。
依照资产类型选择对应的费用类型,依如实际情形(有无发票)选择报销工作流或付款工作流。
2)、除采购中心外的部门报销该类费用,请选择工作流名称“日常”,工作流途径为:
报销单-固定资产采购/低值易耗品或付款单-固定资产采购。
7.采购中心报销跟招聘、培训有关的低值易耗品采购费用要选择什么费用类型?
答:
依照账务处置细那么规定:
凡是跟招聘、培训有关的低值易耗品采购费用都应划入招聘费和培训费。
因此我部在“物资资产采购”工作流中新增费用类型:
其他(招聘),教学设施设备(为培训采购的低值易耗品设备)。
工作流途径为:
付款单/报销单-物资资产采购-教学设施设备/其他(招聘)。
请采购员依照具体费用合理报账。
8.报销社保卡费用和生育保险费用应该如何起草工作流?
答:
关于报销为员工购买社保支付的社保卡费用和返还社保局汇到我司的员工生育保险费用,统一走付款工作流,工作流途径为:
付款单-社保-社保卡费用/员工生育保险。
1).社保卡费用:
公司代员工办社保时的社保卡费用,此费用会从员工工资中扣除。
2).员工生育保险:
我司代收员工生育保险返还给员工部份,要扣除已经发放的生育津贴。
9.对公账户开户和汇款等产生的开户费,手续费报销时应该选择什么费用类型?
答:
为方便财务部报销对公账户开户费,手续费等费用,我部新增费用类型:
账户治理费,汇款手续费,工本费,工作流途径为:
报销单-日常-账户治理费/汇款手续费/工本费。
10.部门报销给客户发票兑奖的费用是不是要走费用报销流程?
答:
为方便营业部报销发票兑奖费用,标准操作流程,我部新增费用类型“发票兑奖支出”,即日起营业部报销发票兑奖费用需起草费用报销工作流,工作流途径为:
报销单-日常-发票兑奖支出。
专门提示:
费用承担部门应选择部门所属财务部。
注意:
费用承担部门选择部门所属财务部。
11.部门新员工参加新员工培训产生的交通费,报销时费用类型应该选择交通费仍是培训交通费?
答:
因培训产生的交通费应该选择日常-培训交通费,日常-交通费一样是指市内交通费,即造访客户、去银行办理业务等产生的交通费。
12.报销部门饮用水费用,费用类型是选择水电费仍是办公费?
答:
部门饮用水不属于水电费核算内容,应该选择办公费,请各部门报销时注意区分这两种费用,正确选择费用类型。
13.报销经营部门新开点时所产生的费用应该选择什么费用类型?
答:
经营部门新开点时所产生的费用,包括选点费用、人员工资、办公费、培训费、差旅费用、印刷费、注册记录费等费用在报销时选择开办费,工作流途径为付款单-日常-开办费或报销单-日常-开办费。
四、打印相关
费用报销系统打印第一要添加可信站点:
添加可信站点后假设显现异样,可参照以下两种情形及解决方式:
1.在打印费用报销明细表时,老是会跳出“限制此站点”,无法打印,如何办?
答:
在工作流界面,点击打印,会弹出费用报销明细表页面,在该页面点击鼠标右键,在弹出的界面当选择打印,就能够够把当前明细表打印出来。
2.打付款/借款工作流时,找不到打印按钮,怎么打印?
答:
付款/借款单是不需要打印的,等拿到发票,转报销时直接打印转报销工作流明细就能够够了。
五、操作相关
1.什么缘故我的工作流打开后不能暂存和提交?
答:
因为工作流双击或查看进入的只是查看界面因此无法进行编辑,正确方式为选中工作流后点击编辑,如此才能对工作流进行修改、暂存和提交。
2.打运作本钱付款工作流时,什么缘故费用类型只显示现金和银行存款?
答:
因为运作本钱仅限运作部门申请,经营部门日常本钱请走报销单—日常或借款单—日常。
3.打报销单项选择择工作流名称时,只显示一个名称,其他的都看不到-如图1,如何办?
答:
那个是因为自己设定的经常使用申请类别中只有一个,能够返回主菜单-如图2,打开我的申请类别,把里面的内容选中,删除,再进入报销工作流编辑界面,就能够够选到所有的工作流名称-如图3。
(借款单、付款单同理)
4.什么缘故报销工作流提交后,出纳审批提示预算不足,无法审批下去?
答:
在报销工作流提交之前,选中一行,点击预算查询,能够看到该费用类型的预算余额,假设报销金额大于预算余额,那么说明超出预算,出纳无法审批,要修改报销金额后再提交。
5.在打借款单-日常时,费用类型为空,从头选择工作流名称也不显示,如何办?
答:
把之前选择的工作流名称“日常”删掉,从头选择,就会自动带出费用类型“员工借支”。
6.异动到新部门,费用报销系统中的部门也更改了,可是我复制之前的工作流时,申请人部门是正确的,但费用承担部门仍是默许之前部门,如何办?
答:
复制工作流,费用承担部门会直接复制过来,可不能更改,若是方才改换了部门和子公司,打工作流时请新增工作流,以后能够复制这条新增的工作流。
7.在利用批量新增功能时,把需要的费用类型移到右边后,点击确信,没有反映,如何办?
答:
利用批量新增功能时,要把移到右边的费用类型选中,即在费用编码前面的框里打钩,然后再点击确信,才能新增费用类型。
8.打开暂存的工作流上传附件时,上传按钮是灰色的,如何办?
答:
暂存的工作流,双击或点“查看”进入,都无法对工作流进行修改,也无法上传附件,正确方式是选中该工作流,点击“编辑”进入,然后进行修改、上传附件、提交。
9.想收回报销工作流,可是在OA工作流界面,“收回”按钮是灰色的,点击没有反映,如何办?
答:
费用报销工作流在OA-工作流界面是无法收回的,要进入费用报销系统主菜单,在报销工作流界面,选中该工作流,点击收回按钮,收回工作流。
(借/付款单同理)
10.在打费用报销工作流时,选好了费用类型,可是修改费用承担部门后,费用类型就没有了,如何办?
答:
在打工作流时,要先选择费用承担部门,若是先选了费用类型,那么修改部门后,费用类型就会为空,要从头选择。
11.什么缘故我的应酬费报销工作流老是被退回?
答:
起草应酬费工作流时,费用说明写上应酬费,具体详情写在“事由及说明”里或做成“附件”上传,领导在审批时能够看到事由,假设写在其他地址,那么不予审批。
注:
该工作流审批终止后,会自动屏蔽附件、事由及说明。
六、系统异样
1.借款转报销工作流会计在审批时,提示预算余额不足,找预算治理部处置后,仍然无法审批,如何办?
答:
碰到这种情形,有两种解决方式:
1、让会计对该工作流审批不同意;2、申请人收回该工作流并删除。
然后从借支工作流里从头推转报销工作流,就能够够正常审批了。
2.费用工作流提交时提示:
挪用OA接口错误(新增单据获取OA编码错误):
1557438,提交不了,如何办?
答:
其实这条工作流在OA系统--工作流--我的工作流中已经生成,1557438确实是工作流号,由于网络或OA不稳固致使报错,碰到这种情形,请先联系IT效劳中心进行处置,不要删除该工作流从头起草。
3.费用报销系统中申请人部门和申请人子公司不对,如何办?
答:
在费用报销系统中起草工作流时,请先查对申请人部门和申请人公司是不是正确,若是有误或空白,请联系财务信息化项目推动小组修改,不要在信息有误的情形下起草工作流,若是已经提交,请收回或联系审批人退回。
4.什么缘故工作流在OA中显示已经审批完成,在费用报销系统中却显示审批中或未审批?
答:
当OA系统不稳固时,起草工作流或审批工作流,就会报错,造成OA与费用报销系统状态不一致,因此,当OA异样时,请不要提交工作流或审批工作流。
当提交工作流显现该提示时,请联系IT效劳中心处置,不要删除该工作流。
七、常见操作答疑
1.我的付/借款工作流页面上的“是不是转报销”已经显示【是】,什么缘故“已报销金额”里还显示为空呢?
答:
:
付/借款工作流在转报销工作流提交后,“是不是转报销”下面就会显示【是】,但已报销金额里的内容要转报销工作流审批同意后,才会显示。
例如付款单:
1625053、1620488,二者都已转报销并提交,但1625053转报销工作流还未审批,因此已报销金额未显示。
2.在打费用报销工作流时,报销明细金额里能够写负数吗?
答:
不能够,报销明细金额里不能有负数,若是显现负数,那么会计审批时会报错,无法审批,请在提交工作流时认真检查,以避免被退回。
3.打费用报销工作流时,费用说明的填写有无具体要求?
答:
在填写费用说明的内容时尽可能简单、明了,具体说明说明或替票等信息请在“事由及说明”里填写,如请XX用饭产生的应酬费、由XX发票作为替票等信息直接写在事由及说明里,不要在费用说明和备注中表现。
注:
替票等说明说明请在事由及说明中填写填写。
4.我的付款/借款工作流分两次转报销,第一次转报销的工作流尚未批完,能够再转一次吗?
答:
在上一次转报销工作流没有审批完成的情形下,是不能再次转报销的,必需等上个报销工作流审批流程终止,才能再次转报销。
5.从哪里能够看到我的借支是不是已经转报销,报销了多少?
答:
打开借支工作流界面,能够看到“是不是转报销”“已报销金额”“借报差额”三个字段。
以工作流1277108为例,是不是转报销显示‘是’,表示已经推转成报销工作流,已报销金额为1000表示已经报销了1000,借报差额为空表示已经全数报销,假设有金额,那么表示还未报销完。
(付款单同理)
6.能够把之前起草的工作流都导出来吗?
答:
此刻系统已新增“导出工作流”功能,在主菜单界面,点击“导出工作流”,下载,保留,就能够够看到之前起草的所有工作流。
7.员工私人借款:
1)新员工生活费借支,员工本人应该怎么操作?
答:
用新员工本人的OA,在费用报销系统中起草借支工作流,工作流名称选择”员工私人借款”,申请人默许员工本人,然后完善其他信息,点击提交即可。
(注:
私人借支不用转报销)
2)新员工生活费借支,支付现金前,收银员应该如何操作?
答:
以现金支付新员工借支,收银员要先在OA中挂借支,步骤为:
OA-办公平台-财务治理-借支单治理-增加,在新增界面录入借支信息,点击保留。
然后在借支单治理中找到新增的借支,查对借款人和金额是不是正确。
3)新员工生活费借支,支付现金后,收银员应该如何操作?
答:
收银员支付现金后,要起草报销工作流补充备用金,工作流名称选择“日常”,费用类型选择“员工私人借支”,收款人选择收银员本人,然后凭借支人填写、领导签字的借支单报销。
注:
收款方选择收银员的账户。
8.付款工作流转报销了一部份,剩下的钱汇到子公司账户,也写了缴款单,可是仍然存在借报差额,如何办?
答:
把余款汇到子公司账户后,还需要点击冲付款进行转报销,转报销工作流费用类型选择“银行存款”,该工作流审批完毕后借支就会冲销完毕。
(借款单同理)
9.打费用报销工作流时,相同的费用类型要选择很多遍,可不能够归并为一条呢?
答:
能够,例如交通费,多人的交通费能够按总金额归并到一路,然后把明细以EXCEL表格的形式上传到附件。
(其他费用类型同理)
10.从哪里能够看到借款单/付款单还有几条没有转报销?
答:
进入费用报销系统主菜单,能够看到单据统计界面,其中,共计条数指已审批同意的工作流(借款单/付款单)个数,已还款指已转报销的工作流个数,未还款指还未转报销的工作流个数。
注:
共计个数只统计已同意的工作流个数,不同意或汇款失败的不在统计范围之内。
11.我的付款工作流在冲付款时老是提示“单据已被推式生成,不能重复活成”,可是我在那个页面看不到生成的单据,如何办?
答:
由付款单推转生成的单据不在付款单界面,要在主菜单-报销工作流里才能看到,选中该工作流,点击编辑进去,把工作流补充完整,点击提交即可。
(借款单同理)
12.什么缘故我的工作流再次提交的时候会显示“单据已经被推式生成,不能重复活成”这是怎么回事?
答:
借报差额为0的单据为已经报销完毕的单据无需再推.
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