电子文档管理和销毁制度样本.docx
- 文档编号:12768539
- 上传时间:2023-04-22
- 格式:DOCX
- 页数:8
- 大小:19.31KB
电子文档管理和销毁制度样本.docx
《电子文档管理和销毁制度样本.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《电子文档管理和销毁制度样本.docx(8页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
电子文档管理和销毁制度样本
电子文档管理和销毁制度
文献编号:
Q/NC—IWI—04-
版本/修订:
A/0
编制人:
李伟
审定人:
张米兰
批准人:
张惠民
电子文档管理和销毁制度
第一章总则
第一条为了公司信息化建设需要,规范公司形成电子文献归档与管理工作,维护电子文献真实性、完整性和有效性,保证电子文档安全和信息可用性,充分发挥电子文档凭据参照作用,依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实行办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-《电子文献归档与管理规范》等关于法规,特制定本制度。
第二条基本术语解释
(一)电子文献:
是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于U盘、光盘、移动硬盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、解决,并可在通信网络上传送文献。
(二)归档电子文献:
是指具备参照和运用价值并作为档案保存电子文献。
(三)电子文献逻辑归档:
指在计算机网络上进行,不变化原存储方式和位置而实现将电子文献管理权限向档案部门移送过程。
(四)电子文献物理归档:
指把电子文献集中下载到可脱机保存载体上,向档案部门移送过程。
(五)电子文献真实性:
指对电子文献内容、构造和背景信息进行鉴定后,确认其与形成原始状况一致。
(六)电子文献完整性:
指电子文献内容、构造、背景信息和元数据等无缺损。
(七)电子文献有效性:
指电子文献应具备可理解性和可被运用性,涉及信息可辨认性、存储系统可靠性、载体完好性和兼容性。
(八)背景信息:
指描述生成电子文献职能活动、电子文献作用、办理过程、成果、上下文关系以及对其产生影响历史环境等信息。
(九)元数据:
指描述电子文献数据属性数据,涉及文献格式、编排构造、硬件和软件环境、文献解决软件、字解决和图形工具软件、字符集等数据。
第二章管理体制和职责
第三条公司应明确电子文献归档管理工作分管领导,协调解决实际问题,为电子档案保管、查验、复制提供支持。
第四条公司各部门从电子文献产生时就要有严格管理制度和技术办法,对其实行超前管理。
电子文献形成、承办、运转、整顿与归档等工作,由承办部门负责,要将电子文献整顿归档工作纳入电子文献承办人岗位职责,以保证电子文献真实性、完整性和有效性。
第五条公司各部门兼职档案员负责本部门形成电子文献收集、积累与向档案室移送工作。
第六条对电子文献寻常管理监督、指引、检查和分类保管、开发运用等工作,由公司档案室负责。
档案室应对电子文献形成、积累、鉴定、归档及电子档案保管与运用实行全过程管理。
第七条归档电子文献与其她门类和载体档案实行集中统一管理。
档案室应配备与业务部门互相兼容计算机软、硬件系统,保证归档电子文献有效识读。
并应开发有关电子文档管理系统软件,管理归档电子文档。
公司档案管理人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统操作技能,运用归档电子文档,积极开展档案编研、信息开发和服务运用工作。
第三章电子文献收集、积累
第八条各部门在重要职能活动中产生电子文献,凡有查考运用价值均应定期制作文献备份,并要及时逻辑归档。
采用物理归档归到档案室后电子文献,仍要在本部门保存一年后方可删除或销毁。
第九条收集积累电子文献类型
(一)电子文献稿本
电子文献按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文献。
(1)定稿电子文献:
用计算机起草文献时形成最后一稿电子文献,记录了文献最后修改成果,有重要凭证、根据价值,收集时需贯彻必要签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节责任者。
对特别重要文献历次草稿需要保存时,每一稿应以不同标记加以区别。
(2)正式电子文献:
将修改、签发完定稿电子文献正式制作完毕,能行使其文献职能,其标记应以正式文献文号注明。
重要收集积累定稿和正式版本电子文献,草稿视状况保存。
电子文献稿本代码为:
M—草稿性电子文献;U—非正式电子文献;F—正式电子文献.
(二)电子文献信息类型
要收集积累电子文献类型有文本文献、图像文献、图形文献、影像文献、声音文献、多媒体文献、超媒体链结文献、程序文献和数据库文献。
1、文本文献:
指用计算机文字解决技术形成文字文献、表格文献等,收集时应注明文献存储格式、文字解决工具等,必要时同步保存文字解决工具软件。
归档时应重点收集定稿电子文献和正式电子文献。
文字型电子文献以XML、RTF、TXT、NSF为通用格式,归档后档案室要尽量用软件转为PDF格式保存,以保证电子文献真实性和不可改动。
2、图像文献:
指用扫描仪、数码相机等外部设备获得静态图像文献。
对用扫描仪等设备获得采用非通用格式图像电子文献,收集时应将其转换为通用格式,如无法转换,则应将有关软件一并收集。
扫描型电子文献以JPEG、TIFF为通用格式。
3、图形文献:
指采用计算机辅助设计或绘图工具获得静态图形文献,归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题,不要漏掉有关软件及各种数据信息。
对用计算机辅助设计或绘图等设备获得图形电子文献,收集时应注明其软硬件环境和有关数据。
4、影像文献:
指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得动态图像文献。
对用视频或多媒体设备获得文献以及用超媒体链接技术制作文献,应同步收集其非通用格式压缩算法和有关软件。
要归档视频和多媒体电子文献以MPEG、AVI为通用格式。
5、声音文献:
指用音频设备获得并经计算机解决文献,归档时应注意收集其属性标记和有关软件。
音频电子文献以WAV、MP3为通用格式。
6、超媒体链接文献:
指用计算机超媒体链接技术制作文献。
7、数据库文献:
指用计算机软硬件系统进行信息解决等过程中形成各种管理数据、参数等。
数据库文献以DBF、XLS文献为通用格式。
8、计算机程序:
指计算机使用商用或自主开发系统软件、应用软件等。
对用专用软件产生电子文献原则上应转换成通用型电子文献,如不能转换,收集时则用连同专用软件一并收集归档。
(三)电子文献载体类型
当前重要有U盘、光盘、移动硬盘等介质载体类型。
第四章电子文献归档
第十条电子文献归档范畴
电子文献归档范畴参照公司制定各门类档案纸质文献归档范畴。
此外,还应将各部门形成有重要参照运用价值数据库文献和有关软件、多媒体课件、超媒体链接文献(WEB网页)、数字化影像文献、声音文献、CAD图形文献等电子文献收集积累归档。
(电子文献归档范畴附后)
第十一条电子文献归档
电子文献归档可分为两步进行,对实时进行归档先做逻辑归档,然后定期完毕物理归档。
一、逻辑归档:
具备稳定可靠网络环境、有严密安全管理办法以及对内容重要电子文献制作了纸质版本部门,可以直接向档案室实行逻辑归档,其基本规定是:
(一)电子文献归档操作由详细经办人完毕,办理完毕电子文献要注明标记。
(二)档案室要会同各部门设定查询归档电子文献权限。
(三)网络管理人员要把归档电子文献物理地址存储于指定计算机服务器上,服务器必要采用双机备份等可靠备份办法。
(四)归档电子文献要有该电子文献产生及运营过程背景信息及元数据。
(五)局域网内部要有可靠安全防范办法,系统设备更新时,必要制定严密数据转换办法,保证数据精确无误并能在新系统中运营。
(六)电子文献归档后,档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复电子文献。
(七)各部门设备更新时要及时做好数据向新设备转换工作,做好数据更新记录,将转换后新数据向档案室移送归档。
二、物理归档:
档案部门应在每年一季度将已逻辑归档电子文献分门别类地制作成光盘,并制作相应《归档电子文献登记表》一式两份,待各归档部门确认无误后双方订立,以实现物理归档。
物理归档基本规定是:
(一)电子文献承办人应依照归档范畴,在电子文献产生时就相应归档电子文献标注一定标记(文献题名、形成日期、编号等)。
(二)各部门办理完毕电子文献,在规定期限内进行逻辑归档,凡在网络中予以逻辑归档电子文献,均应定期完毕物理归档。
物理归档电子文献仍要在部门保存一年后方可销毁。
(三)特殊格式电子文献(非通用格式),归档时应在存储载体上同步备份相应查看软件。
对用数据库管理系统生成数据库文献,数据库构造字段名为非中文构造归档时应附数据库构造阐明书,标明每个字段中文名称;如记录内容用代码表达应所有转换为中文表达,以保证数据库信息可运用性。
第十二条电子文献鉴定
电子文献鉴定工作,涉及对电子文献真实性、完整性、有效性鉴定及拟定密级、划定保管期限等。
各部门兼职档案员对归档电子文献要进行文献真实性、完整性、有效性检查,发现问题及时采用补救办法。
第五章归档电子文献移送
第十三条电子文献形成部门普通应在每年一月底前将上年度办理完毕属归档范畴电子文献向档案室移送归档,数据库文献可视状况按月或按季度向档案室移送归档。
第十四条档案室应对已归档电子文献每套载体及其技术环境进行检查,合格率必要达到100%。
检查项目如下:
1、载体有无划痕,与否清洁;
2、有无病毒;
3、核算归档电子文献真实性、完整性、有效性检查及审核手续;
4、核算登记表、软件、阐明资料等与否齐全;
5、对特殊格式电子文献,应核算其有关软件、版本、操作手册等与否完整。
凡检查不合格,应及时重新制作,并再次对其检查。
检查合格应填写《归档电子文献登记表》,双方签字确认。
登记表一式两份,一份交电子文献形成单位,一份由档案室保存。
第六章归档电子文献整顿
第十五条归档电子文献整顿
(一)把带有归档标记电子文献按载体和文献类别代码进行相对集中分类组织存储载体。
(二)归档电子文献以件为单位进行整顿。
(三)电子文献编制分类号。
(四)存储载体编号方案为:
存储载体类型代码—文献格式代码—顺序号。
存储载体类型代码为:
GP-光盘;CP-磁盘等。
文献格式代码为:
T-文本文献;I-图像文献;G-图形文献;V-影像文献;A-声音文献;H-超媒体链结文献;D-数据库文献;P-程序文献等。
电子文档编号方案为载体编号—文献号。
(五)把通过度类电子文献按存储载体编号重新排列,将必要著录项目输入计算机数据库内,编制机读目录和简要检索工具。
其基本著录项目为:
序号、题名、责任者、文号、文献形成时间、全文标记、实体分类号、电子文档号(盘号及件号)、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。
归档电子文献著录应符合国家档案著录规则基本规定。
第七章电子档案保管、记录、运用
第十六条归档电子文献移送到档案室后,档案室要封存保管。
第十七条接受入库电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采用恢复办法。
第十八条随着计算机技术和设备发展更新,设备环境更新时应确认库存载体与新设备兼容性;如不兼容,应进行归档电子文献载体转换工作。
库存电子档案要在完整、精确性有保障前提下,同步转换更新复制。
复制或补救新版后,原载体仍需保存三年。
第十九条对电子档案复制分为相似载体原样复制和不同载体转换复制。
在同等条件下,要优先考虑载体可靠性和先进性。
第二十条磁性载体上归档电子文献,每四年要复制转存一次。
需急救光盘应及时复制,原载体保存时间不少于四年。
第二十一条保管归档电子文献要采用专门保护设备和保护技术手段。
归档电子文献载体应直立存储于防磁、防光、防尘、防有害气体装具中,常温保存;距离强磁场10米以上。
第二十二条随着系统设备更新或系统扩充,应及时对归档电子文献进行迁移操作。
第二十三条归档电子文献提供运用要注意如下事项:
(一)封存电子档案不得运用和外借,运用时要使用电子档案复制件。
(二)电子档案查阅运用时应遵守保密规定。
对具备保密规定归档电子文献普通不在网上提供运用,确有必要以联网方式运用时,应严格遵守关于保密规定,并采用稳妥安全保密办法。
第二十四条电子文献保管期限参照纸质文献材料保管期限关于规定执行。
超过保管期限电子档案应实行销毁,并要保证载体与信息彻底销毁。
第二十五条属于保密范畴归档电子文献,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。
不属于保密范畴归档电子文献可进行逻辑销毁。
第二十六条综合管理部应及时按年度对归档电子文献接受、保管、运用和鉴定销毁状况进行记录。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 电子 文档 管理 销毁 制度 样本