XX集团关于建立协同办公系统文档格式.docx
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我国的OA软件业经过从80年代末至今近15年的发展历史,已从最初的提供面向单机的辅助办公产品,发展到今天面向企业应用的大型协同工作的网络产品。
我国的OA市场经过15年的发展,取得了十分明显的进步,产品种类日趋繁多,产品的应用领域几乎渗透到国民经济的每一个角落。
办公自动化是现代办公管理的过程,不同于一般的“交钥匙”工程。
其面临最主要的挑战是最终用户的管理方式和管理技术的应用以及培训,网络化的OA系统并不局限于办公室,具有广泛的应用范围,从领导到各个业务职能部门乃至到所有的工作人员,几乎人人都可能成为OA系统的用户,因此,管理技术创新、用户培训和售后服务是否到位已成为系统能否顺利投入使用的关键。
第一代办公自动化是以数据为其处理中心传统的MIS系统。
它的最大特点是应用基于文件系统或/和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力。
其贡献在于把IT技术引入办公领域,比单纯的纸质文件提高了文件管理水平,但其缺乏对于协作型工作的处理能力,而办公过程主要是群组协作过程,如收发文等,因此,第一代办公自动化系统的“自动化”程度是有限的。
伴随网络技术的发展,软件技术也发生了巨大的变化,第二代办公自动化已实现了以工作流为中心的办公系统。
这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处,它以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑,以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块,实现了对涉及人、事、文档、会议等自动化管理。
之后,由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求,使得企业更需要越来越多的外界信息和企业内部知识的积累,并在它们之间不断地交换与碰撞中使知识获得再生和增值。
办公自动化不仅仅只是人际办公的计算机化,而是要融入新的管理方式及知识管理理念,通过新系统,办公自动化为领导层及各部门提供了全新高效的工作模式,于是第三代办公自动化系统蕴育而生,建立在企业Intranet平台之上,旨在帮助企业实现动态的工作管理和知识管理,使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。
事实上,现在的办公已经不再是简单的文件处理和单纯的行政事务,它的任务是提高企业整体的运作效率,进而提高企业的核心竞争力。
网络时代的OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统,可以联结企业各个岗位上的每个工作人员,联结企业各类信息系统和信息资源。
OA系统的运行不仅应当适应企业为提高运作效率而进行的机构调整,而且还可能促进企业资源合理配置的进程,甚至改革机构运作的流程。
也就是说,OA在模拟手工作业的同时,还将反作用于传统的办公流程,因特网的发展孕育着企业管理和经营模式的革命,同时也为办公自动化系统提供了一个广阔的舞台。
可以这样看待办公自动化与其它信息系统之间的关系:
企业的办公系统是所有员工与管理者都必须应用的系统,它结合有强大的通讯技术和工作流技术,它的信息多为文档是上下关联的信息,主要面向于企业的日常运作和管理。
在企业管理中借助IT技术构造适合企业组织架构的“信息快速通道”,帮助企业实现扁平化管理,企业无论是上传信息,还是下达指令,都能实现“零距离”的快速传递效果。
1.2公司办公系统现状
►协同办公完全依靠邮件系统,工作沟通、传送效率低。
集团下属多个分子公司,管理跨度大,紧靠邮件系统传递工作信息使得部门之间联系沟通不够顺畅,企业内部形成了一个个信息孤岛。
邮件系统的局限性造成人为不可控制的工作处理效率低、传送效率低等弊端。
►文件归档、存储与检索差
目前公司的文档大部分是电子文档,文件的归档与存储基本没有管理,很多文件在部门或个人邮箱存储,归档基本依赖综合行政部门进行,不便查询使用,一旦发生人员变动,就可能造成损失。
►安全无保证
公司的电子文件都是依靠电子邮件系统传输与存储的,唯一的保护安全方式是密码口令,在传送与存储中都是非常容易盗取的。
另外,文件的权限(修改、阅读、打印、保存等)没有任何保护,每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权限,且对文件的操作没有任何痕迹记录。
这样的传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传送出去。
如果没有发生重大泄密事件,完全仅依赖于员工的品质与目前并不可靠的技术保障。
随着公司不断发展,管理规模日益扩大,现有的办公系统已经不能满足公司的办公管理需求,暴露出来的最大弊端就是:
沟通不及时、传递信息量少、工作效率低、管理成本高,不利于公司的日常管理和业务拓展。
迫切需要建立一套适于公司管理的网络办公系统,有效提高公司的办公效率、质量,及执行工作的反馈。
介于此,综合行政部提出了建立协同办公系统的申请,公司领导非常重视并原则同意综合行政部负责组织筹建此项目的实施落实,要求我们依靠先进的信息处理技术,从根本上改善办公环境和条件,从而推动公司的整体管理服务水平,有利于帮助决策管理层跟踪了解市场开发及运营状况,提升管理的科学性;
有益于提升公司的基础管理水平,文件的归档与存储、数据库的搭建与分析,并合理利用网络的共享平台、方便的即时通讯技术,实现公司的信息共享、知识管理等。
第二章公司OA项目立项分析
2.1公司办公自动化需求
2.1.1建立顺畅的内部沟通系统
根据公司管理特点,各个职能部门需要管理分布在不同地理位置的合资公司及其业务,单靠现有的电子邮件、电话、传真或者召集各地负责人集中会议等的传统沟通方式进行沟通,在时间和效率上已经完全不能满足公司的管理要求。
例如,公司的财务部经常要向异地的相关负责人、部门、合资公司下发各类文件、培训资料等,同时,就某个问题经常需要与各地的相关人员进行讨论并收集意见。
现在的方式是一个问题或一份文件需要打几十个电话、发几十份电子邮件或传真,并进行确认,这样既花时间又花精力,很难进行有效的跟踪与监督。
因此迫切需要建立一种快捷、实用的沟通平台。
2.1.2建立知识管理平台
知识管理就是在适当的时候把相关的信息与知识传送到适当的人员,使其能够有效的利用信息与知识,采取行动,产生效益。
通过知识管理平台我们可以将公司各个部门、每位员工的思想、建议、经验等进行累积记录,系统的利用积累的信息资源、专家技能,改进公司的创新能力、快速响应能力,提高工作效率和员工的技能素质。
知识管理有很多目的:
战略规划、制定决策、解决问题、保护知识产权、商业情报、增强市场适应能力、动态学习等。
知识管理行为需要考虑通过创造、收集、储存、筛选、分析、分类、传播、共享、使用等。
公司需要通过知识管理来实现如下内容:
一、从日常工作中的经验案例、工作总结和任务协调过程中产生的知识通过知识沉淀系统积累成企业的资源,将散落在各个部门的文档、资料、报告、单据以及外协的咨询报告和专题信息集中统一管理。
利用全文检索、逻辑分类和知识地图,方便信息的查询和利用;
利用权限控制、版本管理和存取日志保证系统安全可靠。
A、企业文档知识的沉淀积累
►统一管理企业知识文档
通过知识管理系统,使得员工在工作过程中,自动将自己撰写的报告、知识文档集中保存在知识库系统中,而这些文档再经过知识管理办公协作系统的有效分类和过滤,可以有效的提炼,成为企业知识。
►弱化邮件系统带来的知识分散
邮件系统可以实现内部最基本的协同沟通,但同时也使得沟通过程中的文档被分散到每个人的邮箱中。
通过知识管理系统可以将工作过程中的文档转移到知识库中,邮件中只保留该文档的链接,这样一方面弱化了个人对邮件系统的依赖,另一方面减少有价值的信息通过邮件散落流失,还可以极大的减少邮件传递带来的系统资源(硬盘空间,服务器负荷)的负担。
B、提高员工的工作效率
通过在知识管理系统中提供“知识树”,配合强大的快速检索机制,可以使得员工查找企业知识所花费的时间得到有效的缩短,从而提高办公效率。
C、避免员工流动带来的企业知识流失
通过沉淀岗位案例,自动保存员工工作过程中的历史文档,可一定程度上将员工头脑中的知识转变成可阅读的属于企业的知识,建设好企业的知识库,即可以有效地规避员工流动带来的风险,新接任的员工在知识管理系统上可以检索到他的前任工作过程中的文档信息,看到前任留下的岗位案例等,能够尽快接替离岗员工的工作。
二、减少管理和培训费用
►新员工的培训:
只要登陆到知识管理系统,搜索到“新员工指南”,按照指南,一步步阅读了公司的规章制度、熟悉了办公环境、查阅了同事的资料和相片、清楚了自己的岗位职责、了解了公司的企业文化,最后在系统上做了一次新员工测试,测试的结果马上反馈给了他的主管和人力资源部门,人力资源部门根据结果再做出有针对性的培训,有效减少了培训环节,提高了员工自我培训的学习意识。
►其他员工的培训:
利用知识地图和知识门户,实现知识的有机分类和智能查询,实现知识关联,最大程度将知识在组织内有效传播。
2.1.3通过工作流程管理协调团队协作。
从公司的战略目标分解到项目开发、企业运营(董事会管理)直至到公司日常事务管理等每个环节的执行实施在系统中得以体现,提高公司整体的执行力。
通过梳理公司管理运作流程、各部门工作流程、人员流程,将公司规划实施到项目开发及运营当中,期间每个环节、部门、人员出现工作滞留,都会被系统真实的反映。
协同办公强化了战略协同、工作协同、应用与流程协同、知识协同、人力协同等多方面的管理和控制,使企业全面提升团队工作效率,降低协作成本,使决策更准确,管理更高效。
快速便捷地定义出适合各部门办公和管理需求的工作流程,使办公事务处理规范化,实现协同工作。
及时发现问题并不断优化协作流程,通过自动的任务传递提高流程运行速度,通过有效的邮件催办、短信催办提高工作人员的响应速度,并直接定义出造成工作滞留的部门或员工。
例如:
在我们项目开发及董事会管理中可以通过团队协作空间来实现团队项目管理过程,其中通过对项目任务分派、完成情况跟踪、成员管理、项目沟通、项目文档管理等实现进度控制和资源控制。
再例如:
公司的投资评审部,负责公司投资项目的评审,随时汇报项目的进展情况。
现在主要是通过“电话+E-Mail”的工作模式对项目进行管理,公司决策层很难及时获取每个项目的进展情况,查找项目的历史资料也比较困难。
因此,需要建立一套针对项目过程控制的信息化系统,帮助公司更好的控制项目的进展情况,有利于公司对项目做出准确和及时的决策。
2.1.4规范审批流程
采用办公系统的审批流程后,将公司目前的办公审批搬到了协同平台,解决了异地办公的冲突,并有效杜绝违反流程办事的现象。
2.1.5规范工作计划及执行实施的反馈
系统从个人操作平台到部门平台乃至协作空间都有制定工作计划及反馈功能,让管理者及时了解项目、部门、人员的执行情况。
2.1.6利用多种即时信息发布及通讯手段达成移动办公
所谓移动办公,就是指移动用户能够通过专网、公网、固网或无线网的各种设备接入众多业务的通信及信息应用系统。
他们可以通过各种移动设备随时随地,调用、查看公司内部信息或应用资源来处理企业日常办公业务、决策,突破传统办公因时间、空间的限制。
如系统的新闻发布、行政通知、手机短信、待办事宜等加快信息的流转,为企业提供一个信息发布、交流通信的有效场所,使员工能及时了解到与之工作相关的企业信息,达到信息共享。
公司规模不断扩大,公司的大部分领导经常需要出差,许多需要领导进行决策的工作不能得到及时的传递及处理。
因此,需要建立一套基于Internet平台的移动办公系统,方便领导或员工出差在外及时处理工作。
综上所述:
信息技术的发展为进一步提高公司的管理提供了快速通道,为此,公司需要建立一个知识共享与协作办公平台,通过信息发布、电子邮件、手机短信、在线联系等手段,提高分布在不同地域员工之间的沟通协作、文
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