文书档案管理办法Word文件下载.doc
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(六)负责办理本公司文书档案的鉴定工作,对己过保管期限的文书档案有明确继续保存或予以销毁的建议权。
第三章文书档案的业务处理
第八条文书资料的归档
(一)归档范围
1.具有查考利用价值的文件材料,报表、照片、声像等各种载体的历史记录资料;
2.己经办理完毕的文件材料。
归档范围大体可划分为三大部分,即:
上级和外单位来的文件材料;
本公司工作中形成的文件、资料;
下属单位报来的文件材料(具体归档文件材料内容参见附件1:
《文书档案归档范围》)。
(二)归档要求
1.档案的材料收集齐全完整;
2.按照文件的形成规律,保持文件之间的历史联系,照顾文件的保管价值,使归档的档案材料便于利用和保管;
3.档案的整理分类科学合理,编目符合规范要求;
4.档案装订整齐、牢固、美观,书写的字迹清楚、工整;
5.档案移交手续完整。
(三)归档时间
根据国家档案局《机关档案工作条例》规定和新疆电力公司要求,办理完毕的文件、资料应在次年二月底前向公司档案室移交归档(同时提交相对应的电子件到公司协同办公系统的档案管理模块中),并登记造册,一式两份,清点验收签字。
第九条文件资料和档案的鉴定
鉴定分两类:
一类是归档前的文件资料鉴定;
一类是归档后,随着档案保存时间的增长,有的保管期限到期,有的保存价值发生了变化,需要重新筛选调整。
档案鉴定应定期由档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。
(一)鉴定的依据。
上级和本公司制定的有关划分档案材料的保管期限表;
方法是逐件、逐张地进行审查、鉴定,决定文件材料的保管期限。
密级及原有档案保管期限升、降、销毁、密级降低或解密。
(二)划分保管期限。
档案保管期限规定为永久、30年、10年三种(见附件2:
《文书档案管理期限表》)。
永久保管:
原则上是指反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对企业“两个文明”建设和发展具有长远考查利用价值的档案。
30年保管:
原则上凡是反映公司的工作、活动,在相当长时间内本公司需要查考的档案。
10年保管:
凡是在较短时间内本公司需要查考的各类档案。
第十条根据国家有关保密规定和文件,资料的性质、作用以及兼顾企业参与社会竞争的需要,移交归档部门提出密级意见,经总经理工作部主任审定后,将档案密级划分为机密、秘密、商密二级、商密一级、工作秘密。
第十一条档案的分类统一按下列原则和方法进行:
(一)凡是上级机关制发的文件,按时间特征和问题特征类别相结合的方法分类。
(二)凡是本公司工作和活动中形成的文件、报表、资料等。
同样也按时间和问题特征相结合的方法分类,即把同一时期、同类内容的文件组合在一起归档。
(三)分类的档案要求文件材料齐全完整,能够反映文件的形成过程,保持文件之间的内在联系,便于查找、利用、保管。
第十二条档案的整理归档
(一)分类:
将各部门移送的文件资料按照各种特点进行分门别类,组成有机的整体。
掌握好保管期限、年代、机构问题三个界限,一般情况下不得混淆。
(二)排列:
根据文件材料的各种特点和有机联系,进行文件材料的先后次序排列。
即正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别放在一起,不得分开。
同时还应遵循批复在前请示在后,正件在前附件在后,印件在前定稿在后的原则。
(三)编写件号,固定文件位置,盖归档专用章,正确填写卷内文件目录和备考表。
(四)整理编目及装订归档。
第四章文书档案管理制度
第十三条文书档案管理人员的工作职责
(一)贯彻执行国家、自治区和新疆电力公司有关档案管理工作的方针、政策。
(二)严格按照档案管理科学程序和有关条例,档案法实施办法、制度做好文字材料及各种报表等的收集、分类、整理、编目、归档、登记、保管、统计利用等工作。
(三)遵纪守法,忠于职守,坚持原则,严守秘密,热情服务,尽职尽责。
(四)认真学习专业知识,不断提高档案管理水平。
第十四条档案的调阅
(一)公司档案室根据工作需要,编制必要的卷内目录、卡片、编辑档案文件汇集,分层次通过协同办公系统档案模块查询等多种检索工具。
积极主动地开展档案的利用工作,为公司各项工作服务。
(二)公司档案室保管的档案是现行档案,主要供应本公司和上级主管机关使用,不属于开放范围。
如对外提供利用需经主管领导批准。
(三)借阅档案材料必须遵守下列规定:
1.办理借阅和登记手续;
2.不得涂改、损坏所借文件、资料;
3.不准私自拆档,复制;
4.一般情况下不准带离档案室,如确应工作需要需请示总经理工作部主任同意方可借出;
5.严禁转借他人;
6.必须按借阅期限归还;
7.无直接工作关系人员需查阅涉及机要档案的,如党委会,总经理办公会及其它专业会议记录、纪要等,必须经主管领导同意后,由档案管理人员代查代阅。
第十五条文书档案的销毁
(一)按照有关销毁规定,档案室经过鉴定,己确无保存价值的档案,要及时进行清理、销毁。
(二)确定销毁的档案要逐一登记造册,经主管领导审核批准。
(三)销毁档案必须有两人以上监督实施,防止遗失泄密,监销人要在销毁清册上签名。
第十六条档案的移交
专兼职档案管理人员易职或调出,其直接领导要组织监督搞好档案材料的移交和接管。
第十七条损失档案材料的惩处
档案管理人员因玩忽职守。
使用档案材料人员因马虎轻率,保管不当,致使档案材料发生下列问题时,可根据情节轻重,分别或合并给予批评教育,党内、行政处分或经济制裁,直至追究法律责任等处理。
(一)丢失上级和本公司制发的文件;
(二)丢失重要经济、科技情报、资料;
(三)擅自公布档案材料、统计数字;
(四)泄漏机密。
第五章文书档案的保管利用
第十八条 文书档案的保管
(一)档案库房门窗要坚固,在保管工作中要做好防盗、防火、防水、防虫、防霉、防光工作,库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品。
(二)做好库房柜架的排列和编号,横竖成行,与窗垂直,以利通风避光。
(三)经常注意调节库房温湿度,保持库房整洁、卫生。
第十九条 文书档案的利用
(一)档案管理工作人员应熟悉公司历史和所保管的档案的存放位置,建立必要的查阅、检索工具,积极为档案利用者提供条件。
(二)建立公司档案的借阅制度,借阅制度应本着即便于利用查找,又利于保守公司机密。
(三)档案管理人员要忠于职守,充分履行自己的职责,不失密、不泄密,不私自将档案资料带出库外或摘抄有关内容。
第六章附则
第二十条本办法适用于文书档案管理工作,由公司总经理工作部负责解释。
第二十一条本办法自颁布之日起执行
附件:
1.文书档案归档范围
2.文书档案保管期限表
附件1
文书档案归档范围
(一)共同部门
1.各部门制发的各类文件,包括决议、决定、通知、指示、办法、纪要、条例、规定、批复、通报等;
2.各部门的年度、季度工作计划、总结、统计报表等;
3.各部门召开的各种大型会议的文件资料,包括开会请示、会议通知、议程表、报告、讲话稿、决议、决定、简报、会议纪要、会议典型材料、发言稿等;
4.上级机关颁发的,针对本公司的,或须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令、条例、规定、批复、通报等;
5.下级报来的请示,重要的专题报告和典型材料等。
(二)各部(室)
1.总经理工作部:
(1)上级机关颁发及公司起草的各类文件、通知、决定、规定等;
(2)公司的年度工作计划、规划、要点、各种会议材料、总结等;
(3)公司党委会议、总经理办公会及其扩大会议的记录、会议纪要、有关文件和汇报材料等;
(4)公司及下属单位印信启用,公司领导分工有关文件、资料等;
(5)用于承办上、下级通知报告的电话记录本;
(6)公司企业规章及企业规划等;
(7)工商行政管理、法制事务工作形成的文字材料及相关的资料等;
(8)重要的信访工作材料;
(9)文秘、机要、保密工作、文书处理、印信等
2.计划经营部:
(工程合同、协议、概算书、决算书、竣工报告等工程相关资料入科档)
(1)上级下达的各项计划指标,本单位年度、季度施工生产计划(含各类附表);
(2)公司年度、季度计划完成情况综合统计及分析资料;
(3)公司生产经营规划;
(4)更新改造、大修理基金计划及使用情况;
(5)定额调价及有关材料;
(6)公司范围内年度基建计划及完成情况有关文件、资料和各种统计报表;
(7)本公司构成固定资产的自身基地建设明细表;
(8)上级下达的基建指标或用地,本公司下达的自身基建有关指标、文件。
(9)经济活动分析资料。
3.市场部:
(工程招标书、投标书、中标通知书等工程资料入科档)
(1)上级机关及公司颁发的针对本部门须贯彻执行的意见、决定、通知、规定、管理办法、通报等;
(2)工程招标投标有关文件、相关资料等。
4.人力资源部:
(1)本公司及下属单位的机构设置、定编定员、编制调整,机构的合并、撤销、名称更改等;
(2)有关劳动组织、劳动定额、承包责任制等文件、材料、报表;
(3)上级部门和公司有关工资、奖励、津贴、劳动福利待遇及本公司调整工资的规定、方案、摸底调查、审批材料、请示、报告、计划、总结、统计报表;
(4)公司用工制度、劳动力调配的文件资料;
(5)公司工人辞退、退休、等上级部门及本公司文件、资料、审批表;
(6)公司职工行政奖励、处分的文件、材料、审批表;
(7)年度、季度劳动工资的各种统计报表及分析材料;
(8)公司劳务管理,即:
招用农民合同工等工作方面材料;
(9)上级和本公司制发的有关人事工作的文件、规章、制度、办法、统计报表等;
(10)司属各单位(部门)报来的请示及属于备案性质的重要文件;
(11)公司行政干部的任免、管理、调配、奖惩、转正、定级、福利待遇、干部定编、精简等有关的文件资料;
(12)公司干部、专业技术人员、科级干部、职工、花名册;
(13)复员转业干部、大中专院校毕业学员的招收、安排工作及人才交流等有关文件、材料;
(14)职改工作的有关规定和技术职务评定材料;
(15)上级和本公司制发的有关职工教育的通知、规定、制度、办法、要求等;
(16)公司职工教育的规划、计划、总结、分配方案;
(17)公司教育管理各种统计报表。
5.生产技术部
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