职工人事档案管理标准Word格式文档下载.doc
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唐永光
本标准的批准人:
李志忠
本标准由韶关发电厂人力资源部负责解释。
广东省粤电集团公司韶关发电厂企业标准
Q/SHG-210.02.A0-2006
1范围
本标准规定了韶关发电厂职工人事档案管理工作的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。
本标准适用于韶关发电厂职工人事档案工作的管理。
规范性引用文件
中华人民共和国档案法
干部档案工作条例(组通字〔1991〕13号)
关于干部人事档案材料收集归档规定(组通字〔1996〕14号)
《广东省粤电集团有限公司职工人事档案管理制度》(粤电人部〔2003〕73号)
关于设立人事档案联络员的通知(粤电人部〔2006〕22号)
管理职能
人力资源部作为职工人事档案主管部门,负责本厂职工的人事档案管理。
管理内容与方法
查(借)阅职工人事档案
党委和组织人事部门因职工考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党入团、出国(境)、福利待遇、治丧等工作需要,准予查阅职工人事档案。
职工亲属入党、入团、升学、参军等政审,应由职工本人所在单位党组织出具证明材料,调查人不得查阅职工人事档案。
任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的人事档案。
职工人事档案一般不外借,如特殊情况必须借出的,时间一般不应超过两周。
查阅职工人事档案的人员,必须是党员;
非党员领导人员和非组织人事部门不得查阅职工人事档案,因工作确需了解职工的情况时,须经党委负责人同意后由档案管理部门提供有关情况。
查阅单位必须填写《查(借)阅职工人事档案审批表》,不得凭借调查介绍信和行政介绍信查阅职工人事档案。
查阅职工人事档案的党员,应随身携带工作证,与《查(借)阅职工人事档案审批表》同时使用。
经人力资源部负责人批准后,职工人事档案管理人员方可向查阅人提供职工档案的相关证明材料。
查阅职工人事档案必须在本厂阅档室进行。
查阅职工人事档案,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。
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Q/SHG-210.02.A0-2006
查阅职工人事档案,严禁写划、涂改、拆散、抽出、增添、撤换、污损档案材料。
复制档案材料必须请示人力资源部,未经批准,任何人不得擅自复制。
查档摘抄或复制的材料要加盖职工档案管理部门骑缝章,且不得给无关人员传看,用完后应自行销毁。
严禁在阅档室内吸烟。
以上事项若有违犯,将视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分;
属于假公济私者,按违反《中华人民共和国档案法》处理。
职工人事档案材料收集
职工人事档案管理部门,严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》中所规定的职工人事档案材料的收集范围与要求,全面、准确、及时地收集职工人事档案材料。
职工人事档案管理部门,掌握形成职工人事档案材料的信息,按照4.8.的要求建立联系制度,及时向有关部门收集新形成的职工人事档案材料。
职工人事档案管理部门,发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时,应及时通知形成材料的部门补送或补办手续;
发现该收集而未收集到的材料,应主动与有关部门联系催补;
根据工作需要,人力资源部门适时布置填写职工履历表,充实档案内容。
职工人事档案管理部门,要认真做好职工人事档案材料收集的登记工作,将收集的材料按照收集时间、材料来源等逐份登记。
职工人事档案材料鉴别归档
职工人事档案管理部门,要根据职工人事工作有关文件的要求,对收集的职工人事档案材料认真仔细地进行鉴别审查,确保归档材料的真实、完整、齐全。
归档的材料必须是办理完毕的正式材料。
材料应完整、齐全、真实,文字清楚,对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。
归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,须有组织盖章,规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等),一般应有本人的签字。
特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。
职工人事档案材料的载体应使用长26厘米、宽19厘米的办公用纸,材料左边应留出2至2.5厘米装订边。
文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。
不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
除电传材料需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。
收集的材料经鉴别审查,对不属于归档范围的材料,或转有关部门,或退本人,或按规定程序作销毁处理。
凡销毁材料,必须详细登记,并报请主管负责人审查批准。
对不齐全、不规范或手续不完备的材料,应及时通知形成材料的部门补送、作规范处理或补办手续。
发现伪造档案材料,涂改档案内容的,须清除伪造、涂改的档案材料,对当事人严肃查处。
对收集的职工人事档案材料,要在一个月内装入该职工的人事档案盒内,每两年装订入卷一次。
职工人事档案的转递
职工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。
转递职工人事档案,要通过机要交通或派党员专人送取,不准邮寄或交职工本人自带。
凡因违反规定,造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题的,要追究当事人和有关管理人员的责任。
转出的档案必须完整齐全,并按《干部档案整理工作细则》进行装订整理,不得扣留材料或分批转出,未经规范整理的档案不准转递。
转递职工人事档案,必须按统一规定的《职工人事档案转递通知单》的项目详细登记,严密包封。
档案转出逾期一个月未退回回执的,应以书面等方式催问,以防丢失。
收到外单位转入档案,经核对无误后,应在回执上签名盖章立即退回回执。
职工人事档案管理部门,确保职工档案能够随着职工调动或职务的变动而及时转递。
职工人事档案管理部门,必须严格执行转递制度,避免产生无头档案。
对已出现的无头档案应认真查转。
对确属查不到职工下落的,凡有保存价值的档案材料可移交职工原籍档案馆保存。
职工人事档案检查核对
不定期对库存职工人事档案进行检查核对,确保职工人事档案的安全。
建立登记和统计制度,在接收、转出、查(借)阅档案等日常工作中,认真做好记录,做到名册与档案相符,人与档案内容相符。
每年全面检查核对一次档案,重点核对职工人事档案底册所记载的与库存职工人事档案是否一致。
在下列情况下,应及时进行检查核对:
在水灾、火灾、地震、战争等突发事变之后;
发现虫害、霉变、潮湿等情况时;
怀疑某份档案可能丢失时;
管档人员更替,办理移交手续时。
职工人事档案保管保密
职工人事档案管理部门,要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房,配置铁质的档案柜,职工档案按保密号码科学陈列,对外不公开。
要切实抓好防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”措施的落实。
档案库房面积每千卷需20至25平方米,库房内应设置空调、去湿、灭火等设备,放置防虫防霉药品,采用防光窗帘和防盗门窗,保持库房的清洁和适宜的温、湿度(要求:
温度14至24摄氏度,相对湿度45--65%)。
职工档案库房为机要房,无关人员不得入内。
库房内严禁堆放杂物及易燃物品,严禁烟火。
离开库房要随手关门关灯,下班时一定要关门窗,关断电源总闸开关。
职工人事档案管理人员必须严格遵守党和国家的保密制度,不准向无关人员谈论档案内容,不准在电话里提供职工人事档案内容,不准携带职工人事档案材料进入公共场所,不准个人私自保存他人的档案材料。
工作中形成的废纸不得乱扔,一律按保密纸送纸厂搅浆或由两名以上同志负责监烧。
职工人事档案管理部门,要设置专门的阅档室和档案管理人员办公室。
档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
职工档案管理人员及其直系亲属的档案,由人力资源部指定专人保管。
严禁任何个人私自保存他人档案,对利用档案材料营私舞弊的,要视情节轻重,予以严肃处理。
职工人事档案管理人员职责
保管职工人事档案,为国家积累档案史料。
收集、鉴别和整理职工人事档案材料。
办理职工人事档案的查阅、借阅、转递和统计。
登记职工职务变动情况。
为有关部门提供职工的情况。
做好职工人事档案的安全、保密、保护工作。
调查研究职工人事档案工作情况,制定规章制度,搞好职工人事档案的业务建设和业务指导。
推广、应用职工人事档案现代化管理技术。
不定期向档案馆(室)移交死亡职工的档案。
送交职工人事档案材料归档工作
厂人事、纪检监察和教育培训、审计、政工、生经及工会等部门,均应建立健全送交职工人事档案材料归档制度,并认真贯彻执行。
形成职工人事档案材料的部门,在形成材料后的一个月内,要将材料送交人力资源部归档。
形成职工人事档案材料的部门,对管档部门提出的不符合归档要求的材料,有责任按规定办理补送或补办手续。
设立联络员
人力资源部人事档案管理专责为集团公司的档案联络员,负责本厂领导班子成员(含退居二线人员)人事档案材料的收集、鉴别、登记、转递归档。
厂属各部门,联络员由各部门一名在职中共党员员工担任,负责由本部门形成的员工(含部门领导)的人事档案材料的收集、鉴别、登记、转递。
联络员职责
联络员主要负责本厂(部门)员工(含领导人员)人事档案材料的收集、鉴别、登记、归档。
具体职责明确如下:
联络员应熟悉人事档案材料的收集范围及形成部门(见附件3),严格按照相关规定要求完成人事档案材料的收集、鉴别、转递工作。
汇总、整理当月收集的人事档案材料,认真填写“职工人事档案材料归档登记表”(见附件4)一式两份。
按照人事档案材料归档流程(见附件5),于每月20日前将上一月度收集到的人事档案材料移交给人事档案管理部门。
人事档案收集范围(详见附件3)
检查与考核
人事档案是推进人力资源管理信息化的基础,关系到员工的切身利益。
请各部门高度重视人事档案日常管理工作,落实责任到人。
对于逾期不报造成信息滞后者,人力资源部将根据情况在厂内进行通报批评。
附件
附件1、查(借)阅职工人事档案审批表
附件2、职工人事档案转递通知单
附件3、人事档案材料收集范围及相关责任部门汇总表
附件4、人事档案材料归档登记表
附件5、人事档案材料归档流程图
附件1:
查(借)阅职工人事档案审批表
查(借)阅单位
联系电话
查(借)阅人姓名
职务
政治面目
被查人姓名
查(借)阅理由
查
(借)
阅
内
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意
见
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- 职工 人事档案 管理 标准