新形势下提升医院办公室行政效能的思考Word格式文档下载.doc
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1、医院办公室的定义:
办公室的基本含义是办公处所。
而在各类医疗机构中,办公室则特指一种职能部门。
医院办公室基本的功能,是将医院内部的各个职能机构有机地结合起来,形成一个“运行整体”从而保证医院行政业务目标的实现[2]。
2、办公室工作的作用:
办公室凭借实施医院内部管理的基本功能,成为医院的枢纽、中介和窗口。
枢纽,办公室是管理工作的中心,处于枢纽地位。
它与医院内部的职能部门相比,虽然都是在院领导的直接指挥下活动,但其活动内容是为领导的决策活动提供建议和意见,处理医院的内部事务,包括制定各种组织活动的规则,提供各种保障等[3]。
上级的指令要通过办公室传达下去,并处理和传递信息。
中介,办公室是医院内部承上启下的联络部,处于中介地位,在纵向层级方面,办公室是医院决策层和执行层的中介,是领导和职能部门联系的纽带;
在横向部门方面,办公室联系各职能部门的桥梁,是各种信息的集散地和开发利用中心。
窗口,办公室是医院通向社会的窗口。
办公室负责收发文件和接待来访,有更多机会与外界接触。
它的办事效率和工作质量及礼仪风范,都在一定程度上反映医院的公众形象。
随着医疗体制的深化改革,医院办公室的管理工作必须与医院的发展目标相一致,不断调整重心,以适应社会的需要。
对办公室人员的素质提出了更高的要求。
3、医院办公室的工作职责
(1)认真执行党的路线方针政策、执行上级有关文件、指示、规定和医院的决定、决议等,负责布置、督促、检查执行落实情况。
(2)当好院长的参谋助手,协助院长、副院长了解情况,收集反馈信息。
为领导决策提供参谋,及时上传下达,受理各部门和科室的请示报告,并呈交领导批示[4]。
(3)根据院长提示及院长办公会议的决议,负责组织起草全院综合性工作计划、报告、规划、制定各种文件及医院日常行政事项的通知安排。
(4)负责组织安排院办公会议、全院行政会议及院长召开的其他专门会议,作好记录,整理纪要,发出决议、通知,并检查贯彻落实情况,严守党和国家及医院机密。
(5)负责协调全院各部门、各科室综合性工作,带头执行好院长办公会的各种决议、决定。
管理医院办公室日常事务。
(6)负责全院行政公文、上级机关及学校来函、来文登记、资料管理和归档、保密工作,负责医院行政和党的印章的管理和使用,对外开出介绍信、公函并随时做好登记。
(7)
认真执行人事管理制度规定,协调上级人事部门及院领导做好全院人事管理方面的各项具体工作。
(8)
负责全院岗位津贴、工作量考核、考勤管理等方面的各项具体工作。
(9)负责院工会、统战和离退休的日常管理工作。
(10)
负责领导活动的安排和对外联络工作及接待上级领导机关和兄弟院校的领导来院检查工作及参观、学习、交流等活动和校内各职能部门的联系工作。
(11)
搞好医院办公自动化和信息网络化系统的建设和维护工作。
(12)负责全院保密、安全保卫和来信来访等工作。
(13)负责挂号室收费、统计室的日常管理工作。
(14)负责全院重大事件及有关资料收集登记工作。
(15)做好办公室职责范围内的全院职工的各项服务工作。
(16)负责医院车辆管理工作。
(17)完成上级部门和院领导
交办的其他工作。
二、目前医院办公室人员来源及现状
医院办公室人员主要来源分三种类型:
一是“业务转型”的人员,主要是从医师、护士、医技部门转岗的一些同志,他们的学历高,职称高,同时有的还兼管病房工作,双肩挑,尚未脱离临床工作,他们没有受过系统的医院行政管理能力知识培训和未从正规的院校管理专业毕业,缺乏现代科学医院行政管理知识及经验,在实际工作中投入的管理精力不够,其管理主要是传统式管理。
在“干中学”在“学中干”,需转变思维方式,适应新形势。
二是“社会转业”的人员,一方面,这部分人大多是从其他领域过来,之前没有从事过医院行政工作。
这些人综合素质参差不齐,没有受过医院系统的管理训练,他们之前所在的企业管理方式、工作对象及方式方法和医院不同,因此这些人进入医院后除了要适应医院的管理工作以外,还要着力转变工作方法和作风。
他们往往带有原来企业的一些工作习惯,这些工作习惯不一定都能适应医院的工作,有的甚至还可能会负面地影响到医院工作的进行。
另一方面,这些人会从一定程度上给医院带回一些新鲜的血液,有助于医院引进吸收其他企业的先进管理思路与方法,以及有利于医院对人才的培养。
三是“学生型”的人员,主要是从高等院校毕业分配直接走上管理岗位工作的同志。
这些同志年纪轻,学历高,掌握了一定的管理理论知识,语言表达能力强,接受新事物、新知识、新理念比较快,但社会阅历和实践经验缺乏,从学校到医院工作,身份角色、工作任务、生活环境都发生了变化,必须积极去适应新环境,加强学习,尽快掌握管理业务知识,提高自身业务水平,才能成为医院现代管理型的行政管理者。
从以上可以看出正规院校行政管理专业从事行政管理工作的人员较少,由于历史原因造成管理人员来源多样,素质参差不齐,有的在一个岗位上一干就是十几年,学历低,职称低,年龄大的一般管理人员偏多。
三、医院办公室工作现存的问题
医院办公室工作多又杂,小而细,牵涉面广,每项业务都牵涉到其他部门,件件事情都关联到整个医院的工作大局。
对上要当好领导的参谋助手;
对下要将院领导的指示传达下去;
对外要将医院的良好形象展现出来,做好与兄弟医院的对口支援工作;
对内要将医院办公室的“内务”打理的井井有条。
做好这些工作,既要理解和吃透上级领导的决策意图和工作要求,又要摸清下情、搞好调研,还要理顺、协调内外关系[5]。
即使这样,由于工作目标不明、服务对象不清、自身职责定位不准、工作创新意识不够、人员年龄老化、缺乏激情与活力等问题的存在,或多或少地影响着办公室行政效能的提高,制约着办公室工作的健康发展。
1、观念落后,意识不到位
1、1缺乏创新意识院办整体节奏不规则,相对临床工作人员较慢,往往导致院办人员整体工作激情较低,创新意识淡薄,甚至会跟不上医院变革的步伐,院办人员循规蹈矩的情况比较普遍,不能自觉适应新的形势,适应新的任务。
1、2缺乏大局意识院办工作内容繁杂,往往会导致院办人员工作起来乱了阵脚,做事不分主次,不能从乱象中看到主线,同时,医院办公室位居医院的管理层位,院办人员容易形成高高在上、自我为中心的服务态度,对于下面的需求常出现服务不到位的情况,严重影响到临床的工作效率。
1、3缺乏奉献精神现在医院普遍存在院办精神风貌松懈的问题,迟到早退、工作懒散的现象在整个医院办公室属最典型的,医院里会常见临床医生加班加点,而对于院办人员却是很少见的。
1、4缺乏服务精神和以病人为中心的意识现在的消费市场上流行将消费者供为上帝,但在大多数医院里医院工作人员才是上帝。
如今由于信息不对称等一系列原因,医院掌握了医患主动权,这就使一些医院办公人员养成了“情绪办事”的习惯,病人花钱不讨好现象普遍存在。
2、与上下内外的关系处理不到位
2、1对外关系的好坏关系到医院的发展是步履维艰还是一帆风顺。
处理好对外关系是院办的一项艰巨任务,而目前很多医院都很注重维系好本医院与上级主管部门的关系,却忽视了处理好与兄弟单位的相互帮扶关系、与社会团体的相互影响关系、与新闻媒体的相互配合关系,导致的后果仍然是不可小觑的。
2、1对内各种关系处理的好坏影响到医院整体水平与综合实力的发挥。
由于院办处于上传下达的中间地位,对上或对下的一些矛盾是在所难免的,因此院办人员经常会面对人际关系的尴尬局面,很多人往往会意气用事,这不仅影响到工作的正常进展,而且还会使大家都陷身于不愉快的工作环境中,而如何化解这种种境况就要看院办人员的协调能力了。
3、缺乏对医院办公室工作人员的激励体制
医院办公室工作人员虽处于医院管理层位,但工资低、奖金少却是个不争的事实,这使得院办员工的工作积极性不高,甚至出现“磨洋工”混工资的现象,这严重影响到院办的行政效率,久而久之甚至会影响到医院的效益。
4、信息获取与反馈的滞后
院办为医院的耳目,是信息来源的中心。
一方面,很多医院办公室人员形成散漫的工作习惯要么对于信息不敏感,不善于收集信息,要么只在于收集信息的量而不注重质,不经过筛选就上报,结果无形中加重了领导的负担。
另一方面,医院信息系统落后也导致了医院获取信息的滞后,很多医院网络系统落后,或者没有及时升级,导致与其他医院存在信息上的差距,同时院办人员的计算机水平也制约着医院信息化的发展。
5、院办人员素质参差不齐,管理水平有待提高
医院办公室人员的构成复杂,大多由卫生技术人员、军队转业复原人员、工人岗位转岗人员、大学生等构成,人员素质差距大,大多数人仍在“干中学,学中干”,但他们仍离职业化要求相差很远。
有少数管理者在其位不谋其政,工作缺乏主动性,遇事怕得罪人,出现扯皮、推诿等现象,因此,在这种管理背景下获得较高的管理水平是很艰辛的。
6、医院缺失人文环境
现在大多数医院过于追求经济效益,而又不懂得塑造活跃的人文环境,超重的工作任务压在员工身上,使得员工们喘不过气,加上院办工作本来就很复杂,单调乏味的工作内容容易使得整个院办工作压力过大,形成死气沉沉的工作气氛,严重影响到医院办公室的行政效能。
在这种情况下就显得人文环境的重要性了,适当地开展些活动,注重对员工的人文关怀,会对员工的工作效率起到意想不到的作用。
四、新形势下医院办公室工作面临的新挑战
随着新医改方案的出台,办公室改革方向日益明朗,医院的管理模式、运行机制、服务理念等也不断发生着变化,医院办公室工作的内容也日益呈现出服务多元化、参谋深层化、工作现代化、管理科学化等新动向,这就需要院办工作人员在工作内容、方式上进一步延伸和创新,以提高工作效能、更好服务大局。
[6]
1、服务多元化。
医院办公室“事多人杂”,随着医务工作面向市场,其服务对象、服务内容、服务方式都出现了新的变化,使办公室工作服务性呈现了多元化的发展趋势。
它不仅要为整个医务行政机关工作服务,也要为医务领导服务。
随着现代领导的素质不断提高,各级领导对办公室工作也提出了更高的服务要求,从过去的文牍性、事务性服务转变到为领导提供科学化决策服务,在更高更深的层次上发挥参谋助手作用。
这就进一步要求办公室工作人员不仅要有较强的文字功底,而且必须掌握一定的现代科技知识,能够熟练地运用各种现代办公手段,以适应各级领导多元化的服务要求。
2、参谋深层化。
医院办公室发挥参谋作用具有其他部门机构所不具有的岗位优势、职能优势、机制优势。
医院办公室是各位领导直接主管的综合办事机构,联系上下、沟通左右,工作涉及面广,信息来源广,同时,又最能了解领导的意向和活动规律及决策过程,这些为医院办公室参谋作用提供了有利的条件[6]。
为了适应参谋工作需求,医院办公室要加强相关机构建设,要设立信息调研,督促检查机构,为行政领导决策,抓好工作落实等方面发挥积极主动作用。
一方面要发挥办公室工作信息主渠道作用,注重加强对各类业务信息的搜索、综合、分析和反馈。
另一方面根据领导行政决策
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