项目档案管理办法Word下载.doc
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项目档案管理办法Word下载.doc
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三、档案管理控制措施
(一)本项目档案工作与项目建设同步管理。
所有建设项目立项时就应明确归档范围。
签订设计、监理、施工等协议(合同)时,要对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。
检查工程进度与工程质量时,要同时检查工程档案的收集和整理情况,发现问题及时整改。
进行工程质量评定和验收时,要同时验收应归档文件的完整、准确性及质量,并在验收后及时整理归档。
(二)各参建单位应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。
“四纳入”即将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理,纳入施工管理考核范围,纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责,纳入经济责任制。
“三参加”即建设项目专职或兼职档案员要参加有关工程会议和工程质量验收,参加设备开箱,随时掌握档案材料的动态情况。
四、文件材料的收集、整理、归档职责
(一)各参建单位应按照项目档案的归档范围,按时完成各自合同内项目的档案文件的收集、整理和归档工作
(二)项目文件的收集范围包括项目前期文件、综合管理性文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件等:
1、项目前期文件,指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、征地拆迁、设计以及工程准备过程中形成的文件,由项目办负责,其中勘察、设计文件由勘察和设计部门负责。
2、综合性管理文件,指业主在项目建设过程中形成的管理文件,主要有各种批文、请示、通知、会议纪要、简报、情况汇报、总结等,由项目办负责。
3、项目竣工文件,指竣工时形成的反映施工过程和项目实体真实面貌的文件,由施工文件、监理文件和竣工图组成。
施工文件和竣工图由施工单位负责,监理文件由监理单位负责。
4、设计部门确保设计变更文件的完整性。
5、项目竣工验收文件,指工程完成后质量评定、试运行阶段及竣工验收形成的文件,由项目办负责。
(三)施工单位竣工文件编制完成后,由施工单位、监理单位和建设单位有关人员对竣工文件的完整、准确和系统情况以及案卷编目、装订等质量进行审查,合格后,施工单位和监理单位在案卷上签字确认,连同审查记录移交给建设单位。
(四)各参建单位同时做好照片、音像档案的收集和归档工作。
五、档案的信息化管理
(一)根据《江苏省基本建设项目档案验收办法》中关于建立项目档案数据库的要求,本项目档案将应用“航闸工程档案全过程控制管理信息系统”进行管理。
(二)全部案卷目录和文件级目录录入档案管理信息系统,项目综合管理性文件和竣工图实行全文数字化管理,同时制成不可擦除型光盘保存。
六、档案的整理、归档
(一)归档时间:
各参建单位在建设项目完成后三个月内,将应归档的文件经过系统整理、编目、装订后,向建设单位档案管理机构归档。
(二)归档数量:
竣工图为4套,其它竣工文件为原始件1套。
(三)归档质量:
文件的系统整理和立卷应符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定及有关标准。
文件制作要求字迹清楚,图面整洁,签字手续完备。
档案必须完整、系统、准确,成套,真实记录和反映项目建设的全过程和客观情况,图物相符、技术数据可靠。
七、档案质量检查与验收
(一)档案质量检查
1、施工单位档案质量的检查按四级进行,即编制单位自查,监理单位复查,建设单位三查,验收小组终查。
2、监理单位档案质量的检查按三级进行,即编制单位自查,建设单位复查,验收小组终查。
(二)档案验收
1、本项目在竣工验收前必须先通过项目档案验收,凡项目档案未经审查验收通过的项目,不得办理项目竣工验收手续,不得进行工程费用结算,不得申报优质工程。
(三)项目交工验收前由省交通厅组织项目档案的初步验收;
项目竣工验收前,由省档案局组织项目档案验收。
(四)项目档案验收之前,建设单位应组织各参建单位的有关负责人和相关人员,对项目档案的完整、准确和系统性进行自检自评,对发现的问题进行限期整改,并向项目档案的验收部门提交验收申请和自检报告。
八、项目档案的移交
项目档案由建设单位汇总后统一向管理单位移交,移交时应填写档案移交的内容、案卷数,办理交接手续。
移交工作一般应在工程竣工验收后三个月内完成。
附件:
1、连云港港疏港航道建设项目文件归档范围及保管期限表
2、连云港港疏港航道工程项目档案质量要求
3、连云港港疏航道工程项目竣工图编制要求
附件1连云港港疏港航道建设项目
文件归档范围及保管期限表
1
工程项目批文
永久
1.1
项目建议书及其报批文件
1.2
可行性研究报告及其评估、报批文件
1.3
项目评估、、论证文件
1.4
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
1.5
设计任务、计划任务书及其报批文件
1.6
开工批准文件
2
综合管理性文件
2.1
工程组织机构、人员管理文件
2.2
计划、投资、统计、质量管理文件
长期
2.3
规范、标准、规划、方案、规定等文件
2.4
纪检监察、档案管理、安全生产、劳动竞赛等文件
2.5
会议纪要、简报、总结、汇报、计划等
永、长
2.6
宣传报道、声像文件
2.7
其他文件
3
征地拆迁文件
3.1
征地拆迁工作总结
3.2
征地报批文件、用地红线图、土地使用证
3.3
征地移民安置补偿批准文件、协议书、会议纪要
3.4
征拆数量统计表(土地、房屋、杆线等)
3.5
征拆过程中与地方来往文件
3.6
征地赔偿政策文件
3.7
建设前地形地貌的状况、照片
4
招投标、合同管理文件
4.1
招标书、招标修改文件,招标补遗及答遗文件
4.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件,修正文件、施工执照
4.3
资格预审文件
4.4
开标议程、开标大会签字表,评标纪律,评标人员签字表,评标记录、报告等招标过程文件
4.5
中标通知书,承包发包合同、协议
4.6
概算、预算、差价管理
4.7
合同变更报批文件
4.8
专项变更申请、批复文件
4.9
索赔等涉及法律事务文件
4.10
代理招标委托书、合同、代理招标报告书
5
设计文件
5.1
地质、水文、地形、地貌、控制点等勘测文件
5.2
总体设计规划
5.3
方案设计
5.4
初步设计报批文件
5.5
施工图设计文件
5.6
工程设计计算书
5.7
设计评价、鉴定
5.8
设计变更审批来往文件
6
施工文件
6.1
土建施工文件
6.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
6.1.2
施工组织设计、施工技术方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
6.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定
6.1.4
建筑材料试验、强度试验报告
6.1.5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批
6.1.6
施工定位、测量、复核记录、地质勘探
6.1.7
土、岩试验报告、基础处理
6.1.8
隐蔽工程验收记录
6.1.9
施工记录
6.1.10
工程质量检测、评定、汇总
6.1.11
沉陷、位移、变形观测记录
6.1.12
技术总结、施工日记、大事记
6.1.13
交工验收记录证明
6.1.14
竣工报告
6.1.15
缺陷责任期以及扫尾工程
6.1.16
事故处理报告
6.1.17
施工声像材料
6.1.18
竣工图
6.2
设备制造及安装文件
6.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
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- 项目 档案 管理办法
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