档案管理操作手册(一)Word文档下载推荐.docx
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1、企业统一档案管理,和企业信息化系统集成。
2、能够维护企业全宗目录结构,支持分类标识符。
3、对于产品设计中的电子文档要能够自动导入到整编库中。
4、要能够建档、立卷、生成卷内目录、案卷目录、封面、备考表。
能够对整编库中的档案进行归档。
案卷文件及目录能够输出。
5、案卷、条目、封面、备考表能够输出Word,并能从Excel导入数据。
6、能够设置档案管理专用的角色,能够对档案付查询、借阅权限。
7、可以检索、借阅、借出归还等操作。
8、可以对档案使用情况进行统计。
2、功能描述
2.1、整编库
整编库主要完成文件和资料的收集和管理工作是档案工作的重点,也是工作量最大的工作。
整编库分为“科技档案”、“底图档案”、“会计档案”、“收文登记”、“强检设备”,能够实现建档、立卷、生成卷内目录、案卷目录、封面、备考表等。
案卷文件及目录能够输出Word,也能够从Excel文档导入数据到整编库中。
整编库(如上图),左边为项目结构树,右上方区域显示案卷级数据,右下方区域显示条目级数据
2.2、全宗目录维护
档案管理员设置项目结构时需要使用“全宗目录维护”功能,此功能可以新建/修改/删除项目节点,指定整编人等操作,具体方法如下:
选中某个项目后,点击后面绿色加号圆球按钮可新建项目。
选中某个项目后,点击后面白色按钮可修改项目。
选中某个项目后,点击后面红色叉后弹出层输入删除密码后可删除项目。
2.3、归档库
已完成整编的档案,申请项目归档后数据存放在“归档库”中,归档库可查看所有归档项目,能够退回整编库中重新整编:
选中某条案卷后,点击“查看案卷”按钮可查看所选案卷详情。
选中某条条目后,点击“查看条目”按钮可查看所选条目详情。
点击“返回整编库”按钮后整个项目返回到整编库中重新整编。
归档库中只能查看具有整编权限的项目。
2.4、人员权限设置
档案主管分配账户、设置档案员权限可使用“人员权限设置”功能,具体使用步骤如下:
点击“添加用户”按钮会弹出一个层,填写登录名和密码后保存数据即完成添加新账户。
在操作栏中点击“修改”按钮则修改所选数据信息。
在权限栏中点击“设置”会弹出一个层,可赋予账户权限“档案员”、“档案主管”。
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