第四章文件的整理与归档PPT格式课件下载.ppt
- 文档编号:15646181
- 上传时间:2022-11-10
- 格式:PPT
- 页数:40
- 大小:4.57MB
第四章文件的整理与归档PPT格式课件下载.ppt
《第四章文件的整理与归档PPT格式课件下载.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《第四章文件的整理与归档PPT格式课件下载.ppt(40页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
立卷的过程是怎么样的?
立卷程序立卷程序
(二)立卷特征
(二)立卷特征在立卷过程中,按文件的基在立卷过程中,按文件的基本特征确定文件分类和组卷本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
的原则和依据。
具有具有共同特征共同特征的和密切联系的和密切联系的文件组合在一起。
的文件组合在一起。
立卷特征就是按文件特征分立卷特征就是按文件特征分类和组卷。
类和组卷。
(二)立卷特征
(二)立卷特征立卷特征的分类立卷特征的分类
(1)按文件的问题特征立)按文件的问题特征立卷卷不同的事件、项目、专案。
不同的事件、项目、专案。
eg:
1、人事类、业务类、会计类、科研、人事类、业务类、会计类、科研产品类产品类2、科研开发产品档案(、科研开发产品档案(N72、N75、N85、N97)立卷特征的分类立卷特征的分类
(2)按文件的作者特征立)按文件的作者特征立卷卷文件责任者文件责任者Eg:
1、人事档案类、人事档案类2、图书著作类(图书馆)、图书著作类(图书馆)立卷特征的分类立卷特征的分类(3)按文件的名称特征立卷)按文件的名称特征立卷按文种进行分类和组卷按文种进行分类和组卷通知、报告、通报、计划、安排通知、报告、通报、计划、安排立卷特征的分类立卷特征的分类(4)按文件的时间特征立)按文件的时间特征立卷卷按年度分类按年度分类按月份分类按月份分类按日期分类按日期分类(5)按文件的地区特征立)按文件的地区特征立卷卷省省市市区区县县镇镇立卷特征的分类立卷特征的分类(6)按文件的通讯者特征)按文件的通讯者特征立卷立卷业务联系单位业务联系单位Eg:
1、客户资料、客户资料2、业务档案、业务档案3、会计档案、会计档案立卷特征的分类立卷特征的分类(7)其他特征立卷)其他特征立卷1、重要程度、重要程度2、姓名笔画、姓名笔画3、文件载体(文书、图片、音、文件载体(文书、图片、音频、视频、磁盘、光盘)频、视频、磁盘、光盘)
(二)立卷特征的运用
(二)立卷特征的运用立卷就把立卷就把零散无序的文件零散无序的文件按按文件之间固有的共同点和联文件之间固有的共同点和联系点系点分门别类、有机结合、分门别类、有机结合、组成案卷组成案卷。
待立卷的文书待立卷的文书
(二)立卷特征的运用
(二)立卷特征的运用常用:
常用:
按问题特征立卷按问题特征立卷按制发者特征立卷按制发者特征立卷按时间特征立卷按时间特征立卷(三)立卷特征结合运用形式(三)立卷特征结合运用形式“年度年度组织机构组织机构”分类分类eg:
2009人事档案人事档案2010会计档案会计档案“组织机构组织机构年度年度”分类分类eg:
人事档案人事档案2009会计档案会计档案2010(三)立卷特征结合运用形式(三)立卷特征结合运用形式“年度年度问题问题”分类法分类法eg:
2009M10产品专案产品专案2010N10产品专案产品专案“问题问题年度年度”分类法。
分类法。
M10产品专案产品专案2009N10产品专案产品专案2010
(二)立卷特征及其运用
(二)立卷特征及其运用(22)立卷特征在组卷中的具体运用)立卷特征在组卷中的具体运用一般应以按一般应以按问题特征问题特征组卷为主。
组卷为主。
按文件的按文件的主要共同特征主要共同特征组卷。
组卷。
根根据据文文件件的的类类型型,灵灵活活运运用用相相应应的的文件特征组卷。
文件特征组卷。
二、立卷的组织工作二、立卷的组织工作
(一)立卷环节的选择
(一)立卷环节的选择11文书处理部门立卷文书处理部门立卷(11)集中式。
()集中式。
(22)部门式。
)部门式。
(33)“谁办谁立卷谁办谁立卷”。
22文件处理部门与机关档案室结合立卷文件处理部门与机关档案室结合立卷(11)组织型。
)组织型。
(22)分工型。
)分工型。
(33)兼职型。
)兼职型。
二、立卷的组织工作二、立卷的组织工作
(二)立卷的准备工作
(二)立卷的准备工作11立卷工作会议立卷工作会议22立卷业务培训立卷业务培训33文件材料的收集和清理文件材料的收集和清理44机关档案室在立卷工作中的作用机关档案室在立卷工作中的作用二、立卷的组织工作二、立卷的组织工作(三)平时归卷(三)平时归卷11平时归卷的概念平时归卷的概念22平时归卷的目的平时归卷的目的33平时归卷的主要措施平时归卷的主要措施(11)建立和健全平时归卷制度。
)建立和健全平时归卷制度。
(22)要有平时归卷的物质条件。
)要有平时归卷的物质条件。
(33)注意平时的清查和归卷。
)注意平时的清查和归卷。
立卷工作立卷工作三、具体立卷程序三、具体立卷程序
(一)拟订(或修订)立卷类目
(一)拟订(或修订)立卷类目
(二)文件的归类和组卷
(二)文件的归类和组卷(三)确定案卷的保管期限(三)确定案卷的保管期限(四)拟写案卷标题(四)拟写案卷标题(五)案卷的编目与编号(五)案卷的编目与编号(六)填写与装订(六)填写与装订(七)归档(七)归档立卷程序立卷程序案案卷卷标标题题卷内文件的编号卷内文件的编号四、案卷质量四、案卷质量
(一)案卷质量要求的总原则
(一)案卷质量要求的总原则案案卷卷质质量量必必须须符符合合立立卷卷的的基基本本原原则则,即即遵遵循循文文件件材材料料的的形形成成规规律律和和特特点点,保保持持文文件件之之间间的的有有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
(二)案卷质量的一般要求
(二)案卷质量的一般要求11要符合规范化、标准化要符合规范化、标准化22归档的案卷应齐全完整归档的案卷应齐全完整四、案卷质量四、案卷质量(三)案卷质量的一般内容(三)案卷质量的一般内容(11)组卷合理。
)组卷合理。
(22)保管期限划分准确。
)保管期限划分准确。
(33)卷内文件的排列合理。
)卷内文件的排列合理。
(44)卷内目录清晰。
)卷内目录清晰。
(55)备考表填写完整。
)备考表填写完整。
(66)案卷封面填写清楚。
)案卷封面填写清楚。
(77)案卷题名拟写准确。
)案卷题名拟写准确。
(88)档号编制正确。
)档号编制正确。
(99)装订结实整齐。
)装订结实整齐。
(1010)字迹材料符合耐久性的要求。
)字迹材料符合耐久性的要求。
一、一、立卷改革立卷改革
(一)立卷改革卷工作的目的与方向
(一)立卷改革卷工作的目的与方向11立改革的目的立改革的目的(11)简化立卷方法。
)简化立卷方法。
(22)立卷技术的普及。
)立卷技术的普及。
(33)立卷工作现代化。
)立卷工作现代化。
22立卷工作改革的方向立卷工作改革的方向(11)改革立卷的方法,与现代科学管理的方法和)改革立卷的方法,与现代科学管理的方法和手段相适应。
手段相适应。
(22)以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。
)以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。
(33)立卷工作与档案工作一体化。
)立卷工作与档案工作一体化。
一、立卷改革一、立卷改革
(二)几种简易立卷方式的简介
(二)几种简易立卷方式的简介11“一事一卷一事一卷”22“立纯卷立纯卷”33“立薄卷立薄卷”44“以件代卷以件代卷”二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则
(一)
(一)归档文件整理规则归档文件整理规则编制目的与原则编制目的与原则11编制目的编制目的由由国国家家档档案案行行政政管管理理部部门门制制定定统统一一的的标标准准和和方方法,对归档文件整理工作加以引导和规范。
法,对归档文件整理工作加以引导和规范。
22编制原则编制原则(11)简化原则。
)简化原则。
(22)兼容原则。
)兼容原则。
(33)灵活性原则。
)灵活性原则。
(44)前瞻性原则。
)前瞻性原则。
二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则
(二)归档文件整理概述
(二)归档文件整理概述11归档文件整理归档文件整理归归档档文文件件的的整整理理以以件件为为单单位位进进行行装装订订、分分类类、排列、编号、装盒,使之有序化。
排列、编号、装盒,使之有序化。
22名词术语名词术语(11)归档文件。
)归档文件。
(22)归档文件整理。
)归档文件整理。
(33)件。
)件。
33归档文件整理的原则和要求归档文件整理的原则和要求二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则(三)归档文件整理方法和步骤(三)归档文件整理方法和步骤11装订装订22分类分类33排列排列44编号编号55编目编目66装盒装盒二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则(四)备考表(四)备考表11备考表结构备考表结构备备考考表表是是记记录录和和反反映映档档案案盒盒内内文文件件档档案案整整理理情情况况和和保保管管状状况况的的一一种种文文件件材材料料。
备备考考表表的的结结构构包包括括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
22备考表的项目及其内容备考表的项目及其内容(11)盒内文件情况说明。
)盒内文件情况说明。
(22)整理人。
)整理人。
(33)检查人。
)检查人。
(44)日期。
)日期。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 第四 文件 整理 归档