《应用写作》摘要Word格式.docx
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公文有指导作用、沟通作用、凭证作用。
公文有13种(十二类),它们是命令(令)、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
公文的格式 公文的格式是指公文规范化的外部形式,包括公文的组成部分和项目、排列的位置和顺序、书写和打印的要求、用纸及装订的规格等。
一份完整的公文,由文头、内文、文尾三大部分组成。
(一)文头文头又称版头。
它位于公文第一页的上端,约占一张公文纸的1/3。
文头下方有一条红色间隔横线,将文头与内文分隔开来。
文头的必备项目有发文机关和发文字号;
必要项目有秘密等级、紧急程度、签发人、文件序号等。
发文机关是发出公文的机关,即公文的作者,用大号字套红印在文头的中央位置。
如果是下行文,须在发文机关后加印“文件”二字,如果是上行文、平行文就只印发文机关名称。
发文字号是为便于登记、管理而在发文时由发文机关编的序号。
一般由机关代字、年份、序号三部分组成(如果是联合发文,只标明主办机关发文字号)。
机关代字有习惯和规范的用法,不可任意改变;
年份应用阿拉伯数字全称书写,外加方括号,不能简称,亦不加年字;
序号按年度根据发文先后顺序排列,从“1号”始,前不加“第”字。
发文字号一般用黑体4号字印在发文机关红色字行下方的中央。
秘密等级有绝密、机密、秘密三个等级,它通常用黑体3号字印在文头的左上角,文件印制顺序号的下方。
紧急程度分特急、加急、平急三级,用黑体3号字标印在文头左上角密级的下一行。
签发人是发文机关批准发出文件的领导人。
一般外发公文不必印出签发人姓名,但上行文则要在文头右下角标注签发人姓名。
文件序号是指同一公文根据印数按顺序从“1”开始排列的数码。
一般公文不必排序号,但绝密、机密的公文须排序号。
序号顶格印在文头左上角。
(二)内文
内文是公文的主体,包括标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附件等项目。
标题是公文的题目。
完整的标题由发文机关加事由加文种构成。
联合行文的公文,如标题标明发文机关,应将全部单位逐一列出,主办单位须放最前。
主送机关是公文送达的机关。
下行文只能有一个主送机关,下行文可有多个主送机关,普发性公文可以不写主送机关。
主送机关的书写位置在标题后,正文前,左侧顶格。
正文是文件的主体和核心。
附件是附属于正文的文件或材料。
若公文有附件,应在正文之后、成文时间之前注明附件的名称及排列顺序。
附件有两种情况,一种附件是正文的有机组成部分,具有与正文同样的法律效力,如发布、批转、转发性通知所带的附件;
另一种附件是一些具体材料,它只对正文起说明、印证、参考作用,不具法律效力。
印章是机关权力的凭证。
公文除会议纪要外,均应在落款处加盖印章,印章须端正地盖在正文的右下角成文日期的上方,上不压正文,下要骑年盖月。
以领导人名义制发的公文,落款处应签署领导人的职务、姓名(或签名章),签名章不能与成文日期重叠,应盖在成文日期上方。
成文时间是公文开始生效的时间。
它通常以领导人签发的日期为准。
成文时间用方块汉字写明年、月、日的全称,标写在正文后的右下方,不用简称,不用阿拉伯数字;
法规性文件或由会议通过的文件,在标题下方注明生效日期或通过时间的,不另署时。
(三)文尾
文尾主要标明与理解、发出公文有关的事项,包括附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印制份数等项目。
附注是对正文有关内容或事项做出的注释或说明。
主题词是一组反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。
主题词的词与词之间不用标点,用空一格隔开。
抄送机关是除主送机关外公文要送达的机关。
它位于公文尾部,上下用两条横线隔开。
印发机关是负责印刷、发送文件的机关。
通常是发文机关的办公厅(室)。
印发时间是文件印制完成的时间。
它不同于成文时间,一般要比成文时间迟一至数日;
印发机关和印发时间在抄送机关下的同一行,前者居左,后者居右,上下用横线隔开。
印发份数在最后一条横线右下方,用括号标明印制的份数。
在公文的格式中,关于书写和用纸另有二条具体规定,就是文字从左至右横写、横排;
公文用纸一般为16开型,也可采用国际标准A4型210*297(毫米)。
公文写作应遵循的原则 公文写作应遵循的原则是:
重视体现政策;
坚持实事求是;
力求单纯明确;
遵守写作规范;
注意行文关系。
行文规则及关系 根据《国家行政机关公文处理办法》,行文规则有以下几条:
行文关系有三种,即上行文、平行文和下行文。
上行文是有隶属关系的下级机关向上级机关的行文;
下行文是有隶属关系的上级机关向下级机关的行文;
平行文是有隶属关系的平级机关和没有隶属关系的机关之间的行文。
上行文有议案、报告、请示;
下行文有命令(令)、决定、公告、通告、通报、批复、会议纪要;
主要是平行,但也可上行或下行的是函;
主要是下行,也可平行的是通知;
既可平行,也可上行或下行的是意见。
二、具体各式文种的特点及写作
(一)命令(令)
命令,简称令,是上级向下级发布的具有强制性,规定要执行的公文。
它的特点是发文的限制性(只有县级以上的人大常委会、政府机关及其首脑,才能在宪法及其它法律规定的权限范围内发布命令);
内容的明确性;
执行的强制性。
命令的适用范围:
依照有关法律规定发布行政法规和规章;
宣布施行重大强制性行政措施;
奖惩有关人员(一般是省级以上的机构发文);
撤销下级机关不适当的决定。
命令的写作:
命令由标题、编号、正文、签署四部分组成。
标题命令的标题一般由发文机关加文种构成,也有一些命令的标题由发文机关、事由、文种三部分构成。
编号中央人民政府和国家首脑颁发的命令单独编号,不用一般公文的发文号;
地方人民政府发布命令较少,一般不单独编号,而用一般公文使用的发文号。
正文(略)
签署和日期命令最后必须签署,署名可以是发文机关,也可以是发文机关的首脑。
(二)议案
议案,即提供审议、决策的文件,适用于各级人民政府及各级人民代表大会代表,按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表常务委员会提请审议的事项。
议案是一种特殊的公文,它只在各级人民代表大会或与之同级的常务委员会开会期间才使用,它的效能局限于会议期间。
它的特点有两个:
议案涉及的问题具有重要性和普遍性,且确有提交权力机关审议的必要性;
解决问题的方案具有可操作性。
议案与提案略有不同,提案是人民代表大会召开期间,由代表用书面形式向会议提出的意见或建议,有些提案可转为议案,但有些则不能;
议案也不是一般的意见,而是考虑得比较成熟的建议,并已形成规范性的文字,一经大会审议、表决通过,即具有法律效力。
议案的写作:
议案的标题一般由议案提出者、议案名称、文种三部分构成,议案的正文大体分两部分。
一部分是说明议案提出的理由、经过等;
另一部分是草案的文本;
议案最后要有签署和日期。
(三)决定
决定是对重要事项或者重大行动做出决策和安排的公文。
它特点是性质重要;
政策性强;
带强制性。
决定有决策型;
部署工作型;
知照型;
处理个案型。
决定的写作:
标题由发文单位、事由、文种三部分构成;
在标题下用括号标出作决定的日期,有的还标明由什么会议通过;
公布性的决定不写受文单位;
不写公布日期,不落款。
(四、五)公告通告
公告是向国内外宣布重要事项或法定事项的行政公文;
通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的行政公文。
公告和通告是一类公文的两个不同小种,它们的共同点是公开性和知照性,不同点是对象范围及重要程度有差别。
公告和通告的写作基本相同。
标题的制作可有四种形式:
发文单位加事由加文种、发文单位加文种、事由加文种、只用文种;
公告和通告的正文在写作方面无特殊要求,只需把要公布的事项扼要列出即可,倘若有阐明理由之必要,这一部分也不宜占太多篇幅;
最后是署名和署时。
(六)通知
通知是向特定受文对象通报、传达有关事项,以便对象知道或执行的行政公文。
在所有种类的公文中,通知使用频率最高,它既可下行,也可平行;
通知的基本特征是晓喻性,另外还有指导性和规范性。
通知有转发性、发布性、部署性、任免性、事务性等五种类型。
通知的写作:
通知的标题制作灵活性很大,可参照前述通告、公告的标题制作说明;
通知的正文也因其不同类型有不尽相同的写作要求,重点把握事务性通知的写法,详见P55;
(七)通报
通报是一种用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、通报重要情况的行政公文。
通报的特点是知照性和指导性,前者是基础,后者是目的;
通报有表彰先进、批评错误、传达事项等三种类型。
通告与通报的区别见P64。
通报的写作在标题的制作等其它方面与通知等文种区别不大,但要注意以下几点:
针对性要强,选例要典型,要掌握好政策,要处理好叙事和议论的关系。
(八)报告
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问的行政公文。
其主要特点是重陈述,有主见。
报告有综合报告和专项报告两个类型。
在写作方面,拟写报告要求陈述事实要清楚完整;
分析问题要精炼,观点要鲜明;
语言要朴实,格式要正确。
报告的标题多由事由加文种构成,正文后有惯用结语。
(九)请示
请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的行政公文。
一般说来,是下级机关在权限不够、能力不足、认识不清的情况下需使用的一个文种,它有超前性、说明性的特点。
请示与报告虽说都是上行文,但它们的区别还是很明显的:
请示在事前,报告在事后;
请示重说明理由与要求,报告重陈述情况与意见;
请示要求上级答复,报告则一般无此要求。
请示有请准类和请帮类两种。
请示在写作时须注意以下三点:
1、须遵守请示的行文规则。
请示的行文规则有:
一文一事,只写一个主送机关;
不得越级请示;
受双重领导的机关向上级机关请示,应写明主送机关和抄送机关,由主送机关作回复。
2、理由充分,要求合理。
3、格式正确,语言委婉。
请示的标题一般用完全式,有时也用事由加文种,但不能只用“请示”为题;
正文前写受文单位,正文后署名署时;
正文由理由、事项、结语三部分组成,结语常用的有“可否,请批示”等。
(十)批复
批复是上级机关答复下级机关请示事项的行政公文。
一般来说,省、市以上领导机关使用较多,其他级别的机关若需答复下级的请示事项,多用“复函”,而且即使是高级领导机关,若非重要或涉及面较大、影响较大的事情,通常也不使用“批复”。
批复的特点有针对性和权威性。
在写作方面,拟写批复时应注意以下两点:
注意有“复”有“批”;
态度要鲜明,措辞要准确、庄重。
(十一)函
函即信件,是机关用来处理公务的信件。
函较多用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题或向无隶属关系的有关主管部门请求批准。
函有适用面广和事务性强等特点。
函大致可分商洽函、询问函、答复函、请批函、知照函等。
(十二)会议纪要
会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的行政公文。
纪要与记录不同,会议记录是原始材料,会议纪要则是正式文件,是对会议记录加工整理的结果;
会议记录是有会必录,而会议纪要则是较重要的会议才需要。
会议纪要的作用有二:
沟通情况,
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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