行政事务管理手册原稿22Word格式.docx
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回收保险金(B)
自赔
(A)—(B)
自由
其他事项
(参考)
事故照片
(照片多时,另纸贴上提出)
5.10办公用品管理制度(创开目前未有,可借鉴)
1.0目的
为规范办公用品的管理,特制订本制度。
2.0办公用品种类
本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种:
2.1消耗品:
铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。
2.2管理消耗品:
签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。
2.3管理品:
剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。
工程部专用办公用具:
圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。
3.0办公用品的管理办法
3.1办公用品分为个人领用与部门领用两种。
“个人领用”系个人使用保管用品,如圆珠笔、橡皮;
“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及工程部专用办公具。
3.2消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定。
3.3领用管理基准(如圆珠笔每月发放一支),并可随部门或人员的工作调整发放时间。
3.4管理消耗品文具应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但消耗品不在此限。
3.5管理性办公用品列入移交,如有故障或损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿
或自购。
3.6办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”,交办公室统一采购,次月一日发放。
但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。
3.7每部门设立“办公用品领用记录卡”一张,由部门内勤员统一保管,于办公用品领用时分别登记,并控制文具领用状况。
3.8办公用品严禁取回家私用。
3.9办公室可向办公用品批发商采购,必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存,特殊办公用品办公室门无法采购者,可以经办公室门同意授权各部门自行采购。
3.10新进人员到职时由各部门提出办公用品申请,向办公室请领办公用品,并列入领用卡,人员离职时,应将剩余办公用品一并缴交办公室。
3.11印刷品(如信纸、信封、表格……)除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。
………各部门
………办公室
办公用品管理流程图
No
………总经理
Yes
………采购员
办公用品需求计划表
部门:
月份:
个人领用类(每人每月50元)
业务领用类
办公用品名称
部门
单价
数量
金额
小计
预算金额:
部门主管:
经理:
制表:
办公用品申请单
年月日
备注
部门领用
合计
主管:
申请人:
办公用品请购单
财管字第号
填单日期年月日
财产名称
规格
用途
单位
需用日期
估计价值
签注
请购部门负责人意见:
年月日
办公室主任意见:
总经理批准:
办公室用品领用单
年月日
项次
品名
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
合计金额
保管
管理部门
领用部门
主管
经办
点收
办公用品盘存报告表
编号
名称
上期结存
本期购进
本期发
放数
本期结存
备注
主管:
保管员:
5.11公司图书管理办法(不符合创开的情况,可删除)
1.0总则
1.1本公司图书的管理,除另有规定外,悉依本办法办理。
1.2本公司图书由总务科负责管理,并于每年5月12日各清点一次。
1.3新购图书除按顺序编号外,应将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本公司图书馆登记总簿”并填制图书卡插放于图书之末页。
1.4本公司图书由总务科编制目录卡以供员查阅。
1.5借书人以本公司员工为限。
1.6辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书,概不得外借,但必须阅览者限于当天归还,其借还手续比照办法第十四条、十五条规定办理。
1.7一般书报杂志可随意阅览,阅毕应归回原处,不得擅自携出公司或撕剪,但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考不在此限。
1.8员工所借图书,如遇清点或公务上需参考时,应随时通知收回,借书人不得拒绝。
1.9员工的借书分个别借书与科别借书两种,科别借书系指属某科之专用图书,由单位主管具名借用。
2.0借书时间、借阅期间及册数
2.1借书时间限办公时间内上午10点30分至11点,下午3点至3点30分,其他时间概不受理。
2.2借书期间一律为三星期,到期应即归还,倘有特殊事由需续借者,务必办理续借手续,但以续借一次为限。
2.3借书册数以四册为限。
2.4科别借书期间与册数不受前二条的限制,遇调(离)职应将借用图书全部归还。
3.0借还书手续
3.1员工欲借书应先查阅图书目录卡片,填写借阅单,持单向管理员取书,管理员将图书交借书人,应先抽出图书卡,由借书人签章后,一并与借阅单妥为保管。
3.2员工还书时应将所借图书交予管理员收讫,管理员除将借阅单归还借书人作废外,并应将图书卡归放书内。
4.0罚则
4.1员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写,如有破损或遗失等情况,一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。
4.2员工借书期限届满,经通知仍不还书者,或遇清点期而仍不还者,除未还书前应停止其借书权外,必要时并应签报议处。
5.0附则
5.1本办法未尽事宜随时呈请董事长裁决。
5.2本办法吃不开奉董事长核准后实施,修改时亦同。
图书资料借出卡
分类编号:
资料名称:
购入价格:
归档日期:
借出时限:
借出日期
借出人
归还签认
图书借阅登记表
年月日
书名
作者
出版单位
借阅人
归还日期
5.12印章管理制度(与创开现有制度比较后再修订)
1.0本制度就公司内使用的印章的制度,改正与废止、管理及使用方法作出规定。
2.0本规定中所指印章是在公司发行名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
3.0公司印章的制定、改记得与废止的方案由办公室主任提出。
‘
4.0办公室主任必须在提出的议案中对新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限作出说明。
5.0公司印章的刻制由办公室主任负责,更换或废止的印章应由规定的各管理人迅速交还总经理办公室主任。
6.0除特别需要,由办公室主任将废止印章保存三年。
7.0公司印章散失、损毁、被盗时,各管理者应迅速向公司递交说明原因的报告书,办公室主任则应根据情况依本章各条规定的手续处理。
8.0办公室主任应将每个印章登入印章登记台账内,并将此台账永久保存。
9.0印章在公司以外登记或申报时,应由管理者将印章名称、申报年月日以及申报者姓名汇总后报办公室主任。
10.0公司印章的使用依照以下手续:
10.1使用公司或高级职员名章时应当填写“公司印章申请单”。
(以下简称申请单),写明申请事项,征得部门领导签字同意后,连同需盖章文件一并交印章管理人;
10.2使用部门印章和分公司印章,需在申请单上填写用印理由,然后送交所属部门经理,获认可后,连同需要用印文件一并交印章管理人。
11.0公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。
印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。
12.0代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。
同时用印依据及用印申请单上应用代理人印章。
13.0公司印章原则上不准带出公司,如确因工作需要,需经总经理批准,并由申请用印人写出借据并标明借用时间。
14.0常规用印或需要再次用印的文件,如事先与印章主管人取得联系或有关文字证明者,可省去填写申请单的手续。
印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。
15.0公司印章的用印依照以下原则进行:
公司、部门名章及分公司名章,分别用于以各自名义行文时;
职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。
16.0用印方法:
16.1公司印章应盖在文件正面;
16.2盖印文件必要时应盖骑缝印;
16.3除特殊规定外,盖公司章时一律应用朱红印泥;
16.4股票、债券等张数很多,盖章麻烦时,在得到经理批准后,可采取印刷方式。
17.0本规定从发布之日起实行。
×
年×
月×
日
用印申请单
单位
申请日期
用印类别
份数
文件名称及说明
印鉴留存
核准
申请人
印章使用登记簿
盖章时间
文件名称及发文号
印章类别
盖章次数
批准单位
批准人
印章管理人及代行人印
5.13公司文件管理制度(如创开未有需补充)
为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。
2.0文件管理内容主要包括:
上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。
按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。
3.0收文的管理
3.1公文的签收
3.1.1凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。
在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。
对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
3.2公文的编号保管
3.2.1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。
须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。
3.2.2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。
3.3公文的阅批与分转
3.3.1凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。
3.3.2一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。
3.3.3为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。
3.4文件的传阅与催办
3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.4.2阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.4.3阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
3.4.4文件阅完后,应送交办公室机要秘书,切忌横传。
3.4.5办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
3.4.6按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室机要室通知到机要室阅文。
收文管理程序及要求
4.0发文的管理
4.1发文的规定
4.1.1全公司上报下发正式文件的权力集中于公司,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
4.1.2各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核。
公司同意发文,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×
字发文。
4.1.3对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由经理批准签发。
其余文件均由分管公司领导批准签发。
4.2发文的范围
4.2.1凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
4.2.2公司下发文件主要用于:
①公布公司规章制度;
②转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;
③公布公司体制机构变动或干部任免事项;
④公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
⑤发布有关奖惩决定和通报;
⑥其他有关公司的重大事项。
4.2.3公司上行文、外发文主要用于:
①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
②同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4.2.4在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。
4.2.5凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。
4.2.6各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。
5.0文件的立卷与归档
5.1文件的归档范围
5.1.1凡下列文件统一分别由两办负责归档:
①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;
②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;
③经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;
⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;
⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;
⑨公司日志和大事记;
⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
5.1.2业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。
5.2.2立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
5.2.3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
5.2.4上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
6.0文件的销毁
6.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
6.2经审核同意销毁的文件,应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
发文程序及要求
送发公文登记簿
日期
文号
收文单位
文别
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